Przewodnik do wizualnego planowania projektu

Niektóre projekty są łatwe w zarządzaniu, podczas gdy inne wymagają wiele wysiłku. W obu przypadkach, posiadanie odpowiedniego planu projektu pomoże Ci upewnić się, że zostanie on zrealizowany bezbłędnie. Jeśli masz jasny obraz wszystkiego, co musi się wydarzyć i jak zamierzasz to zrobić w określonym czasie, możesz zminimalizować – jeśli nie całkowicie wyeliminować – szanse na niepowodzenie projektu. W tym poście, zebraliśmy listę technik planowania projektu, które można wykorzystać do stworzenia solidnego planu projektu i wykonania go z powodzeniem. Będziemy przyglądać się różnym obszarom planowania projektu, takim jak proces planowania, planowanie zasobów, zarządzanie wiedzą, mapowanie procesów, podejmowanie decyzji i zarządzanie ryzykiem.

Proces planowania

Na pierwszym etapie planowania projektu należy wyznaczyć cele, stworzyć zarys planu projektu i przeanalizować potrzeby budżetowe. Możesz wykorzystać poniższe techniki planowania projektu, aby szybko wykonać te zadania.

Cele SMART

SMART to kryterium wyznaczania celów i zadań dla projektów. Według SMART, cele Twojego projektu powinny być konkretne, zmierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie.

Sprawdź nasz Przewodnik po metodzie SMART usprawniający proces planowania projektu.

Struktura podziału pracy (Work Breakdown Structure)

Struktura podziału pracy (WBS) jest narzędziem zarządzania projektami używanym do wizualizacji wyników projektu w strukturze hierarchicznej. Pomaga kierownikom projektów rozbić złożone działania projektowe na proste i łatwe do zarządzania zadania.

Jak go używać

Krok 1: Pierwszym krokiem do stworzenia WBS jest zrozumienie zakresu projektu. Oznacza to, że należy określić cele projektu, produkty, zadania, terminy itp. 

Krok 2: Określenie kluczowych produktów. Kluczowe produkty to te, które są niezbędne dla powodzenia projektu i powinny pojawić się na poziomie 2 struktury podziału pracy. 

Krok 3: Zidentyfikuj grupy zadań do wykonania lub elementy projektu na najniższym poziomie WBS. Zbierz zespół projektowy i interesariuszy, aby określić wszystkie prace niezbędne do ukończenia kluczowych produktów.

Krok 4: Utwórz słownik WBS, który zawiera definicję i zakres prac do wykonania (grupy zadań) w diagramie.

Macierz priorytetów jest narzędziem planowania projektu, które służy do określania, które działania należy traktować priorytetowo, a których należy unikać, aby jak najlepiej wykorzystać czas i zasoby. Pomaga to w podejmowaniu lepszych decyzji.

Jak jej używać

W macierzy priorytetów, na osi x należy zaznaczyć nakład pracy związany z danym działaniem, a na osi y jego wpływ. Macierz priorytetów stwarza 4 możliwości:

1. Pilne i ważne – są to działania, które mają duży wpływ i wymagają niewielkiego wysiłku, aby je wykonać. Lepiej skupić się na tego typu projektach, najszybciej jak tylko możesz.
2. Niepilne i ważne – są to projekty/działania, które mają duży wpływ i wymagają dużego wysiłku. Chociaż nie należy pozwolić, aby przyćmiły pilne i ważne projekty, to należy je dobrze zaplanować przed realizacją.
3. Pilne i nieważne – są to projekty o niskim priorytecie, które mają niewielki wpływ i wymagają niewielkiego wysiłku. Możesz nad nimi pracować, kiedy masz czas, pomiędzy szybkimi zwycięstwami a dużymi projektami. Możesz też oddelegować je do innego zespołu.
4. Niepilne i nieważne – są to zadania, które mają niewielki wpływ, ale wymagają dużego wysiłku. Zaleca się unikać ich wykonywania, a jeśli nie da się ich uniknąć, skorzystać z pomocy fachowca, który sprawnie je zakończy

Struktura podziału kosztów

Struktura podziału kosztów (oparta na WBS) jest jedną z technik planowania projektu, która służy do przypisania kosztów do różnych części projektu (do działań na najniższym poziomie struktury podziału pracy). Służy on do porównania rzeczywistych kosztów z budżetem.

Jak go używać

Krok 1: W strukturze podziału pracy, upewnij się, że wszystkie pakiety pracy reprezentują odrębne i definiowalne zadania. Przypisz każdemu pakietowi roboczemu datę rozpoczęcia i zakończenia. Krok 2: Każdemu pakietowi roboczemu, który zidentyfikowałeś, nadaj konkretną kwotę budżetu. Upewnij się, że wyznaczyłeś do tego celu odpowiedzialnego właściciela budżetu. Krok 3: Przeanalizuj koszty i określ, ile projekt będzie Cię kosztował na każdym poziomie struktury podziału pracy.

Analiza trendu kamieni milowych

Analiza trendu kamieni milowych jest techniką planowania projektu służącą do śledzenia kamieni milowych w projekcie. Pomaga zidentyfikować, czy praca związana z kamieniem milowym projektu wyprzedza lub spóźnia się z harmonogramem.

Jak jej używać

Krok 1: Odwołaj się do harmonogramu projektu i zdefiniuj kamienie milowe projektu. Lepiej nie mieć dużo kamieni milowych, bo będzie to wyglądać myląco na wykresie analizy trendu kamieni milowych. 

Krok 2: Na wykresie MTA oś y reprezentuje skalę czasową projektu, a oś x reprezentuje skalę czasową raportu. Możesz użyć konkretnej linii o konkretnym kolorze lub konkretnego kształtu znacznika, aby symbolizować kamień milowy na wykresie. Dodawaj kamienie milowe do wykresu na koniec każdego okresu sprawozdawczego. 

Krok 3: Odwołaj się do wykresu MTA, aby zidentyfikować trendy kamieni milowych w Twoim projekcie. Zapoznaj się z tym postem, aby dowiedzieć się, jak szczegółowo działa analiza trendu kamieni milowych.

Planowanie zasobów

Aby skuteczniej realizować projekty, należy odpowiednio rozdysponować zasoby. Na etapie planowania zasobów należy zwrócić uwagę na rodzaje zasobów potrzebnych do realizacji zadań projektowych oraz określić czas trwania każdego zadania.

Wykresy Gantta

Wykresy Gantta są narzędziem i techniką planowania projektu, która służy do planowania i monitorowania zadań. Mogą być również wykorzystywane do przekazywania kosztów i wydatków na różnych etapach projektu.

Jak go używać

Krok 1: Rozbij projekt na poszczególne zadania i przypisz im wiersze na wykresie Gantta. 

Krok 2: Każde zadanie ma swoją oś czasu. Możesz je oznaczyć kolorami według własnych potrzeb. Na oś czasu nakładana jest linia postępu i za jej pomocą zaznaczamy, ile pracy zostało już wykonane nad zadaniem. Zapoznaj się z naszym postem Jak skutecznie używać wykresów Gantta do planowania projektów, aby dowiedzieć się więcej na temat używania wykresów Gantta w planowaniu projektów.

Więcej szablonów wykresów Gantta.

Schematy organizacyjne

Schematy organizacyjne to techniki planowania projektu, które można wykorzystać do wizualizacji zespołu projektowego – jego ról i odpowiedzialności. Za jego pomocą można nie tylko podkreślić hierarchię i strukturę raportowania, ale także wykorzystać go przy przydzielaniu zadań poszczególnym osobom.

Jak go używać

Krok 1: Zbadanie dostępnych zasobów i skojarzenie je z zadaniami. 

Krok 2: Zrozumienie hierarchii / struktury raportowania zespołu projektowego. 

Krok 3: Używając szablonu schematu organizacyjnego, takiego jak ten poniżej, możesz przypisać każdej osobie jej miejsce w schemacie. Możesz dodać niezbędne informacje, takie jak role i obowiązki, dostępność itp. na schemacie organizacyjnym. Odnosząc się do niego, możesz przydzielić każdemu z osobna odpowiednie zadania.

Więcej szablonów schematów organizacyjnych.

Zarządzanie wiedzą

Podczas pracy nad projektami zespół musi odwoływać się do różnych zasobów, takich jak tutoriale, protokoły ze spotkań, dokumenty procesowe itp. w celu wykonania niektórych obszarów swojej pracy. Gdyby istniało jedno miejsce – coś w rodzaju bazy danych – gdzie mogliby uzyskać dostęp do wszystkich informacji, zaoszczędziłoby to wiele czasu.

Mapy wiedzy/mapy myśli

Mapy myśli to narzędzie, które służy do porządkowania informacji. Zespoły projektowe wykorzystują mapy myśli podczas sesji burzy mózgów, aby uchwycić swobodny przepływ pomysłów i uporządkować je w łatwy do zrozumienia sposób. Mogą być również wykorzystywane jako mapy wiedzy, które przechowują niezbędne informacje.

Jak ich używać

Krok 1: Zbierz zasoby, do których zespół musi się odwoływać i skategoryzuj je. Na przykład: W projekcie budowy strony internetowej, posty na blogu, filmy, infografiki na temat planowania strony internetowej mogą być skategoryzowane jako samouczki planowania strony internetowej. 

Krok 2: Korzystając z Creately, możesz dodać odpowiednie linki. Po prostu kliknij na kształt, przejdź do Właściwości i dodaj swój link w sekcji Link do URL lub diagramu

 Krok 3: Jeśli chcesz osadzić diagram na stronie internetowej, opublikuj go jako diagram interaktywny za pomocą przeglądarki Creately Viewer.

Mapa myśli zasobów projektu

Mapowanie procesów

Jeśli wyjaśnisz, jak krok po kroku wykonać określone zadanie, każdy – niezależnie od tego, czy zna ten proces, czy nie – będzie mógł go wykonać bez trudu. To właśnie tutaj mapowanie procesów wchodzi do gry.

Mapy procesów

Mapy procesów to narzędzie, które służy do wizualizacji etapów pracy oraz osób, które są za nie odpowiedzialne. Aby dowiedzieć się, czym są mapy procesów, jakie są symbole map procesów, rodzaje map procesów oraz jak narysować mapę procesów, zapoznaj się z naszym Prostym przewodnikiem po mapowaniu procesów.

Wykres PERT

PERT to skrót od angielskiej nazwy Project Evaluation Review Technique. Pomaga mapować procesy od początku do końca. Wykres PERT pomaga zespołom szybko zidentyfikować „wąskie gardła” w projektach, które mogą być natychmiast usunięte. Pomaga to zaoszczędzić wiele czasu w dłuższej perspektywie, zamiast czekać na pojawienie się problemów. W tym szczegółowym przewodniku po wykresach PERT opisaliśmy, jak korzystać z tej techniki planowania projektów i jakie korzyści można dzięki niej osiągnąć.

Więcej szablonów wykresów PERT

Burze mózgów i sesje decyzyjne zajmują zwykle dużo czasu podczas procesu planowania projektu i w trakcie jego realizacji. Burza mózgów jest niezbędna do wymyślania kreatywnych pomysłów, ale jest też niezastąpioną techniką przy podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów.

Diagramy pokrewieństwa

Diagramy pokrewieństwa są używane do grupowania dużego zbioru pomysłów/danych/opinii pod konkretnym tematem lub kategorią w oparciu o ich wzajemne powiązanie. Może służyć do uporządkowania pomysłów wygenerowanych podczas burzy mózgów w logiczny sposób.

Jak go używać

Krok 1: Zbierz kompetentny zespół do sesji burzy mózgów 

Krok 2: Zapisz każdy pomysł/opinię, którą podzieliłeś się podczas sesji 

Krok 3: Posortuj pomysły według ich podobieństw

Krok 4: Zgrupuj je razem i nadaj każdej grupie nazwę dla identyfikacji

Wykres PICK

Wykres PICK to kolejna technika planowania projektu, którą możesz wykorzystać do uporządkowania pomysłów po sesji burzy mózgów. Pomaga zidentyfikować, które pomysły są łatwe do wdrożenia, a które przynoszą wysokie zyski lub innymi słowy, które pomysły są najbardziej przydatne.

Wykres PICK to kolejna technika planowania projektu, którą możesz wykorzystać do uporządkowania pomysłów po sesji burzy mózgów. Pomaga zidentyfikować, które pomysły są łatwe do wdrożenia, a które przynoszą wysokie zyski lub innymi słowy, które pomysły są najbardziej przydatne.

Jak go używać

Zgodnie z tabelą PICK, możesz oznaczyć swoje pomysły jako:

• Możliwe: są to pomysły, które są łatwe do wdrożenia, ale mają niską opłacalność,
• Wdrożenie: pomysły w tej części wykresu są łatwe do wdrożenia i mają wysoką opłacalność,
• Wyzwanie: tutaj pomysły są trudniejsze do wdrożenia, a korzyści z nich płynące są trudne do określenia,
• Zabij: te pomysły są trudniejsze do wdrożenia i mają niską opłacalność.

Kiedy umieścisz swoje pomysły z burzy mózgów na matrycy, stanie się jasne, nad którym pomysłem powinieneś pracować najpierw, a którego powinieneś unikać.

Drzewo decyzyjne

Kiedy masz do wyboru kilka kierunków działania, możesz użyć drzewa decyzyjnego, aby przeanalizować różne wyniki wyboru tych opcji.

Jak go używać

Krok 1: Zidentyfikuj i zdefiniuj decyzję i umieść ją na początku diagramu. 

Krok 2: Zapisz możliwe rozwiązania na liniach połączonych z kolejnymi poziomami kształtów drzewa decyzyjnego. 

Krok 3: Nałóż wyniki tych rozwiązań na kształty połączone liniami. Możesz użyć owalu, aby reprezentować wyniki, które są pewne. A jeśli wynik prowadzi do nowej decyzji, umieść go na prostokącie. 

Krok 4: Zbierz swój zespół decydentów i przejrzyj analizę, aby dokonać ostatecznego wyboru.

Więcej przykładów drzew decyzyjnych

Zarządzanie ryzykiem

Ryzyko jest nieuniknionym elementem projektów, a najlepszym sposobem na zminimalizowanie wpływu, jaki może ono mieć na realizację celów, jest wcześniejsze przygotowanie się do niego. Identyfikując i analizując ryzyko z wyprzedzeniem, można uniknąć negatywnych skutków, które mogą wpłynąć na wyniki projektu. W naszej Liście najlepszych wizualnych technik zarządzania ryzykiem opisaliśmy 11 skutecznych technik zarządzania ryzykiem, które można wykorzystać do identyfikacji, oceny i kontroli ryzyka.

Rozszerz listę technik planowania projektu

W artykule omówiliśmy przydatne wizualne techniki planowania projektów, które możesz wykorzystać do planowania swojego projektu. Są one nie tylko łatwe w użyciu, ale również efektywne, jeśli chodzi o planowanie projektów, podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów, zarządzanie wiedzą itp. Czy znasz więcej technik planowania projektu, które możemy dodać do naszej listy? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.