Nie jest tajemnicą, że kluczem do sprawnego funkcjonowania organizacji są jej pracownicy. Kompetentni pracownicy wykonujący swoją pracę we właściwy sposób to jedna z ważniejszych kwestii. Sposób, aby uzyskać tego rodzaju pracowników pracujących w Twojej organizacji, może być możliwe tylko poprzez właściwe planowanie zasobów ludzkich.
W tym poście uprościliśmy dla Ciebie proces zarządzania zasobami ludzkimi, prowadząc Cię przez każdy z jego etapów. Skorzystaj z dostępnych szablonów, aby jeszcze bardziej usprawnić proces planowania.
Czym jest planowanie zasobów ludzkich
Planowanie zasobów ludzkich jest procesem, w którym organizacje oceniają obecne zasoby ludzkie, prognozują przyszłe wymagania lub potrzeby, identyfikują luki i wymyślają plan ich wypełnienia.
Zasadniczo, planowanie zasobów ludzkich, znane również jako planowanie siły roboczej, pomaga zapewnić, że masz odpowiednią liczbę osób z odpowiednimi umiejętnościami na odpowiednim stanowisku pracy w odpowiednim czasie.
Znaczenie planowania zasobów ludzkich
Planowanie zasobów ludzkich odgrywa ważną rolę w zapewnieniu, że niezbędne umiejętności są dostępne dla organizacji, gdy jest to potrzebne do osiągnięcia jej celów strategicznych. Ponadto istnieje jeszcze kilka innych ważnych powodów, dla których planowanie zasobów ludzkich jest kluczowe dla organizacji.
- Pomaga upewnić się, że istniejąca siła robocza jest optymalnie wykorzystywana,
- Wspiera osiąganie strategicznych celów i zadań organizacji poprzez zapewnienie, że odpowiedni rodzaj ludzi jest zatrudniany w celu zaspokojenia zapotrzebowania na siłę roboczą w odpowiednim czasie,
- Dostarcza informacji niezbędnych do realizacji innych funkcji HR, takich jak rekrutacja, selekcja, awans, szkolenia i rozwój itp. oraz definiuje politykę HR,
- Pomaga organizacji dostosować się do zmian w środowisku spowodowanych konkurencją, technologią, polityką rządu, które mogą skutkować potrzebą nowych pracowników, nowych umiejętności itp.,
- Pomaga określić zapotrzebowanie na siłę roboczą niezbędną do pomyślnej realizacji planów ekspansji i dywersyfikacji,
- Pomaga również w przewidywaniu niedoborów lub nadwyżek siły roboczej i podejmowaniu niezbędnych kroków w celu opanowania sytuacji,
- Pomaga opracować plany kariery dla poszczególnych pracowników i określić, jakich szkoleń i rozwoju potrzebują.
4 kroki procesu planowania zasobów ludzkich
W procesie planowania zasobów ludzkich można wyróżnić 4 ogólne kroki.
Krok 1: Określenie obecnej podaży zasobów ludzkich
Proces planowania rozpoczyna się od analizy aktualnej puli pracowników. Zidentyfikuj mocne i słabe strony swojej organizacji w odniesieniu do liczby pracowników, ich umiejętności, doświadczenia, kwalifikacji, stanowisk, poziomu wydajności, wieku, świadczeń, poziomu wynagrodzenia, języków, którymi się posługują, wcześniejszego zatrudnienia itp.
Istnieje kilka sposobów na wykonanie tego kroku.
- Odnieś się do poprzednich ocen wydajności,
- Gromadzenie danych z systemu informacji o zasobach ludzkich,
- Porozmawiaj z kierownikami działów, aby dowiedzieć się, jacy pracownicy pod nimi pracują,
- Zapytaj samych pracowników za pomocą kwestionariusza,
- Zachęć pracowników do dokonania samooceny za pomocą analizy SWOT.
Po zebraniu dużej ilości informacji o obecnych pracownikach, przenieś je do raportu spisu umiejętności. Poniżej przedstawiono wizualny szablon wykazu umiejętności, który jest łatwiejszy do zastosowania i zrozumienia.
Krok 2: Prognozowanie przyszłego zapotrzebowania na zasoby ludzkie
Ten krok wymaga, aby zrozumieć przyszłe cele organizacji, ponieważ będą one miały znaczący wpływ na przyszłe zapotrzebowanie na zasoby ludzkie.
Przed określeniem przyszłych potrzeb należy również wziąć pod uwagę takie czynniki, jak wskaźnik rotacji pracowników, trendy rynkowe lub branżowe, postęp technologiczny, który pomoże zautomatyzować procesy, przejścia na emeryturę, awanse, zwolnienia itp.
Krok 3: Analiza luki pomiędzy podażą a popytem na pracę
Teraz kiedy już sprecyzowałeś, jakie umiejętności są dostępne w Twojej organizacji i jakie będą Ci potrzebne w przyszłości, możesz wyraźnie zobaczyć istniejące luki.
Czy obecna podaż pracowników w organizacji może pomóc w spełnieniu przyszłych wymagań?
Czy będziesz musiał zaoferować szkolenia i programy rozwojowe, aby podnieść kwalifikacje obecnych pracowników, aby spełnić cele firmy?
Jeśli to nie wystarczy, trzeba będzie zatrudnić nowych pracowników z odpowiednimi umiejętnościami, aby sprostać zapotrzebowaniu na siłę roboczą w przyszłości.
Ważne jest, aby zachować równowagę między popytem a podażą w planowaniu zasobów ludzkich.
Krok 4: Opracowanie i wdrożenie planu w celu wypełnienia luk
Następnie przychodzi czas na opracowanie planu działania.
W przypadku deficytu pracowników można przeznaczyć środki na zatrudnianie nowych pracowników, szkolenie obecnych, outsourcing lub przesunięcia między działami.
Z drugiej strony, jeśli jest nadmiar pracowników, może być konieczne rozważenie zwolnień, dobrowolnych programów emerytalnych, transferów itp.
Po opracowaniu planu, powinien on być zintegrowany z ogólną strategią organizacji. Ważne jest też, aby monitorować plan i oceniać jego skuteczność w czasie.
Narzędzia do planowania zasobów ludzkich
Z narzędzi tych można korzystać na różnych etapach procesu planowania zatrudnienia. Mogą one pomóc w analizie możliwości obecnego personelu i określić przyszłe potrzeby. Udostępnione szablony są edytowalne online, wystarczy kliknąć na szablon, aby go edytować online.
Analiza SWOT
SWOT to skrót od słów: mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia. Może być wykorzystywany jako narzędzie do samooceny przez poszczególnych pracowników lub jako narzędzie strategiczne do oceny aktualnego stanu organizacji.
Mocne i słabe strony to czynniki wewnętrzne. Na przykład, mocną stroną Twojej organizacji może być obecność wykwalifikowanych pracowników, ale słabą stroną może być niewystarczająca liczba wykwalifikowanych pracowników.
Szanse i zagrożenia to czynniki zewnętrzne. Na przykład, dostępność wykwalifikowanych pracowników na rynku może być świetną okazją dla Ciebie, jeśli zatrudniasz. Z drugiej strony, Twój konkurent podbierający Ci pracowników z lepszym wynagrodzeniem może stanowić dla Ciebie zagrożenie.
Analiza SWOT jest jednym z najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych podczas analizy sytuacji. Kilka innych narzędzi analizy sytuacyjnej, które możesz wykorzystać w planowaniu zasobów ludzkich, opisaliśmy w naszym przewodniku po analizie sytuacyjnej.
Schemat organizacyjny
Schemat organizacyjny jest wizualną reprezentacją hierarchii/struktury organizacji. Podkreśla również relacje sprawozdawcze między pracownikami, ich role i obowiązki. W planowaniu zasobów ludzkich można go wykorzystać na wiele sposobów np.
- null
- Rejestrowanie informacji o obecnych rolach pracowników, ich obowiązkach, umiejętnościach, doświadczeniach itp. Możesz również dodać dodatkowe informacje, takie jak ich wykształcenie i dane demograficzne. Pomoże Ci to szybko zidentyfikować właściwy personel do danej pracy;
- Stworzenie roadmapy potrzeb kadrowych. Niedobory i nadwyżki siły roboczej można zaznaczyć również na schemacie organizacyjnym firmy.
Macierz odpowiedzialności
Jest to schemat, który kierownicy projektów wykorzystują do przypisania ról i odpowiedzialności do zadań w projekcie. Podkreśla, kto powinien być odpowiedzialny, rozliczany, konsultowany i informowany podczas realizacji projektu.
Matryca wydajności i potencjału
9 Box Matrix, znana również jako matryca wydajnościowo-potencjałowa, jest szeroko stosowana w rozwoju pracowników i planowaniu sukcesji. Pomaga ocenić obecnych pracowników pod kątem ich obecnej wydajności i przyszłej potencjalnej wydajności.
Ocena pracowników za pomocą matrycy wydajności i potencjału pomoże Ci zidentyfikować silnych pracowników i tych, którzy pozostają w tyle.
Planowanie scenariuszowe
Istnieje wiele scenariuszy, takich jak postęp technologiczny, klęski żywiołowe, zmiany polityczne lub ekonomiczne, które mogą drastycznie zmienić przyszły kierunek rozwoju Twojej firmy. Zazwyczaj nie można ich przewidzieć, ani zaplanować.
Włączając planowanie scenariuszowe do procesu planowania strategicznego, można zidentyfikować te różne scenariusze przyszłości, przedyskutować, jak wpłyną one na organizację i podjąć środki zapobiegawcze.
Planowanie scenariuszowe można połączyć z planowaniem zasobów ludzkich, analizując scenariusze, które dotyczą zmieniającego się zapotrzebowania na siłę roboczą w przyszłości.
Aby dowiedzieć się więcej o tym narzędziu, zapoznaj się z naszymi zasobami na temat planowania scenariuszowego.
Diagram planowania zastępstw
Jest to diagram, który jest podobny do schematu organizacyjnego. Służy on do identyfikacji potencjalnych kandydatów, którzy mogą zastąpić pracownika odchodzącego na emeryturę, przenoszącego się itp. Dla każdego istotnego stanowiska w firmie można opracować indywidualne karty zastępstw wraz z potencjalnymi zastępcami.
Masz jakieś wskazówki dotyczące usprawnienia planowania zasobów ludzkich?
W tym poście, mamy w zasadzie uwzględnione wszystko, co musisz wiedzieć o planowaniu zasobów ludzkich, zwłaszcza jeśli jesteś początkujący. Wierzymy, że dostarczone szablony pomogą Ci rozpocząć Twój projekt.
Jesteś już ekspertem w dziedzinie planowania zasobów ludzkich? Podziel się wskazówkami na temat narzędzi i procesów, w komentarzach poniżej.
