Простое руководство по планированию человеческих ресурсов с инструментами и шаблонами

Ни для кого не секрет, что залогом бесперебойной работы организации являются ее сотрудники – ну, те, которые умело выполняют свою работу. И получить таких сотрудников, работающих в вашей организации, можно только с помощью правильного планирования человеческих ресурсов.

В этом посте мы упростили для вас процесс управления персоналом, проведя вас через все его этапы. Воспользуйтесь предоставленными шаблонами, чтобы еще больше упростить процесс планирования.

Что такое планирование человеческих ресурсов

Планирование человеческих ресурсов – это процесс, в ходе которого организации оценивают текущие человеческие ресурсы, прогнозируют будущие потребности или нужды, выявляют пробелы и разрабатывают план по их заполнению.

По сути, планирование человеческих ресурсов, также известное как планирование рабочей силы и планирование трудовых ресурсов, помогает вам обеспечить наличие нужного количества людей с соответствующими навыками на нужных должностях в нужное время.

Важность планирования человеческих ресурсов

Планирование человеческих ресурсов играет важную роль в обеспечении того, чтобы необходимые навыки были доступны организации, когда это необходимо для достижения ее стратегических целей. Кроме того, существует еще несколько важных причин, по которым планирование человеческих ресурсов имеет решающее значение для организации.

  • Это помогает убедиться, что имеющиеся трудовые ресурсы используются оптимально
  • Она способствует достижению стратегических целей и задач организации, обеспечивая своевременный наем нужных людей для удовлетворения спроса на рабочую силу
  • В нем содержится информация, необходимая для выполнения других HR-функций, таких как найм, отбор, продвижение, обучение и развитие и т.д., и определения HR-политика
  • Она помогает организации адаптироваться к изменениям в окружающей среде, вызванным конкуренцией, технологиями, государственной политикой и т.д., которые могут привести к необходимости в новых сотрудниках, новых навыках и т.д.
  • Он помогает определить потребности в рабочей силе, необходимые для успешной реализации планов по расширению и диверсификации производства
  • Это также помогает предвидеть недостаток или избыток рабочей силы и принять необходимые меры для разрешения ситуации
  • Он помогает разработать планы карьерного роста для отдельных сотрудников и определить, какое обучение и развитие им необходимо

4 шага в процессе планирования человеческих ресурсов

Процесс планирования человеческих ресурсов включает в себя 4 основных этапа.

Шаг 1: Определить текущее предложение человеческих ресурсов

Процесс планирования начинается с анализа текущего кадрового резерва. Определите сильные и слабые стороны вашей организации в отношении количества сотрудников, их навыков, опыта, квалификации, должностей, уровня производительности, возраста, льгот, уровня заработной платы, владения языками, предыдущей работы и т.д.

Есть несколько способов, которыми вы можете пойти на этот шаг.

  • Ссылайтесь на отзывы о прошлой работе
  • Соберите данные из вашей системы информации о человеческих ресурсах
  • Поговорите с руководителями отделов, чтобы получить представление о сотрудниках, работающих под их началом
  • Спросите самих сотрудников с помощью анкеты
  • Заставьте сотрудников провести самооценку себя с помощью SWOT-анализа

После того как вы собрали большое количество информации о текущих сотрудниках, перенесите ее в отчет об инвентаризации навыков. Ниже приведен наглядный шаблон для инвентаризации навыков, который легче использовать и понять.

Шаблон инвентаризации навыков
Шаблон инвентаризации навыков (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Шаг 2: Прогнозирование будущего спроса на человеческие ресурсы

Этот шаг требует, чтобы вы сначала поняли будущие цели организации, поскольку они окажут значительное влияние на будущие потребности в человеческих ресурсах.

Прежде чем определить будущие потребности, необходимо также учесть такие факторы, как текучесть кадров, тенденции рынка или отрасли, технологические достижения, которые помогут автоматизировать процессы, выход на пенсию, повышение по службе, увольнения и т.д.

Шаг 3: Проанализируйте разрыв между спросом и предложением на рабочую силу

Теперь, когда вы выяснили, какие навыки имеются в вашем арсенале и какие вам понадобятся в будущем, вы можете четко увидеть существующие пробелы.

Может ли текущее предложение сотрудников в организации помочь выполнить будущие требования?

Придется ли вам предлагать программы обучения и развития, чтобы повысить квалификацию нынешних сотрудников для достижения целей компании?

Если этого недостаточно, то вам придется нанимать новых сотрудников с соответствующим набором навыков, чтобы соответствовать спросу на рабочую силу в будущем.

Важно соблюдайте баланс между спросом и предложением при планировании человеческих ресурсов.

Шаг 4: Разработка и реализация плана по устранению недостатков

Затем следует разработка плана действий.

Если существует дефицит сотрудников, вы можете потратить свои усилия на наем новых сотрудников, обучение существующих, аутсорсинг или межведомственный перевод.

С другой стороны, при избытке сотрудников, возможно, придется рассмотреть возможность увольнения, добровольного выхода на пенсию, переводов и т.д.

После разработки плана он должен быть интегрирован с общей стратегией организации. И очень важно контролировать план и оценивать его эффективность на протяжении всего времени.

Инструменты планирования человеческих ресурсов

Вы можете использовать эти инструменты на различных этапах процесса кадрового планирования. Они могут помочь вам проанализировать возможности вашего нынешнего персонала и определить будущие потребности. Представленные шаблоны можно редактировать в режиме онлайн; просто нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его в режиме онлайн.

SWOT-анализ

SWOT расшифровывается как сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. Он может быть использован как инструмент для самооценки отдельными сотрудниками, или как стратегический инструмент для оценки текущего состояния организации.

Сильные и слабые стороны – это внутренние факторы. Например, сильной стороной вашей организации может быть наличие квалифицированных сотрудников, а слабой – недостаточное количество квалифицированных сотрудников.

Возможности и угрозы – это внешние факторы. Например, наличие на рынке квалифицированных сотрудников может стать для вас отличной возможностью, если вы нанимаете персонал. С другой стороны, угрозу для вас может представлять конкурент, переманивающий ваших сотрудников более высокими зарплатами.

SWOT-анализ – один из самых популярных инструментов, используемых при анализе ситуации. Некоторые другие инструменты анализа ситуации, которые вы можете использовать при планировании трудовых ресурсов, описаны в нашем руководстве по анализу ситуации.

SWOT-анализ для планирования человеческих ресурсов
Шаблон SWOT-анализа (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Организационная схема

Организационная схема – это визуальное представление иерархии/структуры организации. В нем также подчеркиваются отношения подчинения между сотрудниками, их роли и обязанности. В планировании человеческих ресурсов он может использоваться различными способами,

  • Для записи информации о текущих ролях сотрудников, обязанностях, навыках, опыте и т.д. Вы также можете добавить дополнительную информацию, такую как их образовательные квалификации и демографические данные. Это поможет вам быстро определить подходящий персонал для работы.
  • Составление “дорожной карты” потребностей в персонале. Недостаток и избыток рабочей силы можно отметить и на организационной схеме вашей компании.
Организационная схема для кадрового планирования
Организационная схема для кадрового планирования (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Матрица RACI

Это диаграмма, которую менеджеры проектов используют для распределения ролей и обязанностей между задачами в проекте. В нем указывается, кто должен нести ответственность, отчитываться, консультироваться и информировать в ходе проекта.

Шаблон матрицы RACI
Шаблон матрицы RACI (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

9 Box Grid

Сетка из 9 ячеек, также известная как матрица “производительность-потенциал”, широко используется при развитии сотрудников и планировании преемственности. Он помогает оценить существующих сотрудников по их текущей производительности и будущей потенциальной производительности.

Рейтинг ваших сотрудников с помощью 9-блочной сетки поможет вам выявить сильных сотрудников и тех, кто отстает.

9 Шаблон сетки ящиков для планирования человеческих ресурсов
9 Шаблон сетки ящиков (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Сценарное планирование

Существует множество сценариев, таких как технологический прогресс, стихийные бедствия, политические или экономические изменения, которые могут кардинально изменить будущее направление развития вашей компании. Как правило, вы можете не предвидеть их появления или не планировать их.

Включив планирование сценариев в процесс стратегического планирования, вы сможете определить эти различные сценарии будущего, обсудить, как они повлияют на вашу организацию, и принять меры предосторожности.

Вы можете включить сценарное планирование в планирование человеческих ресурсов, изучив сценарии, которые предполагают изменение ваших будущих потребностей в рабочей силе.

Обратитесь к нашему ресурсу по сценарному планированию, чтобы узнать об этом инструменте более подробно.

Шаблон матрицы сценарного планирования
Шаблон матрицы сценарного планирования (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Диаграмма замены

Это диаграмма, которая похожа на организационную схему. Он используется для выявления потенциальных кандидатов, которые могут заменить сотрудника, уходящего на пенсию, переходящего на другую работу и т.д. Для каждой значимой должности в компании могут быть разработаны индивидуальные карты замещения с указанием потенциальных заместителей.

Шаблон диаграммы замещения для планирования человеческих ресурсов
Шаблон графика замены (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)

Есть ли советы по улучшению планирования трудовых ресурсов?

В этом посте мы рассказали обо всем, что вам нужно знать о планировании человеческих ресурсов, особенно если вы новичок. И мы уверены, что представленные шаблоны помогут вам запустить свой проект.

Вы уже являетесь экспертом в области планирования трудовых ресурсов? Поделитесь советами об инструментах и процессах, которыми вы пользуетесь, в разделе комментариев ниже.

Leave a comment

*
*

шестнадцать + 4 =

Вернуться наверх