Utrzymanie projektu na właściwym torze od początku do końca, przy jednoczesnym zapobieganiu niewłaściwemu wykorzystaniu zasobów, czasu i pieniędzy, zależy od tego, jak dobrze zarządzasz fazami cyklu życia projektu.
W zależności od rodzaju projektu i jego wymagań liczba faz cyklu życia projektu może ulec zmianie. W tym poście omówimy wszystkie 5 z nich i kroki, które należy wykonać podczas każdej z nich.
Co to jest cykl życia projektu?
Cykl życia projektu to proces, przez który przechodzą kierownicy projektu podczas jego realizacji. Obejmuje on sekwencję faz, przez które przechodzi projekt od momentu jego zainicjowania do zamknięcia.
Co to jest 5 faz cyklu życia projektu?
Rozbicie projektu na kilka etapów ułatwia zarządzanie i kontrolę nad nim oraz pracę nad poprawą jego jakości.
Inicjowanie projektu
Pierwsza faza inicjacji stanowi fundament dla kilku następnych etapów zarządzania projektem. W tym miejscu definiuje się projekt na szerokim poziomie.
Na tym etapie:
- Ocenisz wartość i wykonalność projektu, aby zdecydować, czy należy go kontynuować. Podczas studium wykonalności należy sprawdzić, czy przy dostępnych zasobach można spełnić wymagania projektu i opracować uzasadnienie biznesowe;
- Zidentyfikujesz interesariuszy projektu. Tutaj przeprowadzisz analizę interesariuszy, aby zidentyfikować ich i ich potrzeby oraz nadać im priorytety w oparciu o ich wpływ;
- Określisz produkty projektu. Możesz użyć kamieni milowych, aby podzielić złożone produkty na mniejsze części, dzięki czemu łatwiej będzie je śledzić;
- Zdefiniujesz cel i wymagania (takie jak potrzebne zasoby, budżet i czas) projektu. Utwórz kartę projektu lub dokument inicjujący projekt zawierający te informacje. Powinien on również zawierać listę potrzeb biznesowych, celów, interesariuszy i ryzyk projektowych.
Przydatne materiały
Prosty przewodnik po zarządzaniu interesariuszami
9 narzędzi wizualnych do zbierania wymagań dla Twojego oprogramowania
Planowanie projektu
W fazie planowania cyklu życia projektu opracowuje się strategię wykonania poszczególnych etapów projektu lub innymi słowy określa się, co dokładnie należy zrobić, aby osiągnąć wcześniej zdefiniowane cele.
Na tym etapie:
- Zacznij od jasnego zdefiniowania celów projektu i jego zakresu. Możesz użyć kryteriów SMART, które prowadzą Cię do wyznaczania celów, które są konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i terminowe;
- Ustal, co musi być zrobione i stwórz strukturę podziału pracy, która pomoże Ci podzielić projekt na łatwe do opanowania zadania oparte na produktach projektu;
- Stwórz wykres kamieni milowych lub wykres Gantta, na których można wyświetlić kluczowe kamienie milowe i roadmapy produktu, które nakreślają oś czasu projektu i kamienie milowe projektu;
Szablon harmonogramu projektu
Szablon roadmapy produktu
- Oszacuj i przydziel niezbędne zasoby oraz skompletuj zespół i wyjaśnij jego role i obowiązki;
- Stwórz plan zarządzania ryzykiem, identyfikując potencjalne zagrożenia, które mogą utrudnić postępy projektu i określając kroki, które należy podjąć, aby je ograniczyć;
- Stwórz plan komunikacji określający strategię komunikacji z interesariuszami;
- Zrób analizę kosztów, aby upewnić się, że wszystko zmieści się w Twoim budżecie. Należy również ustalić mierniki wydajności na podstawie zakresu projektu, kosztów i harmonogramu, aby ocenić postępy i zapewnić, że projekt pozostanie na właściwej drodze.
Przydatne materiały
Wizualny przewodnik po planowaniu projektu
Lista najlepszych technik wizualnego zarządzania ryzykiem
Prosty przewodnik po tworzeniu skutecznego planu komunikacji
Wykorzystanie wykresów Gantta i schematów blokowych w planowaniu projektu
Realizacja projektu
W fazie realizacji wdrażasz to, co zaplanowałeś. Zadaniem kierownika projektu jest tutaj pilnowanie błędów i nadzorowanie zespołu przy jednoczesnym upewnianiu się, że wszyscy trzymają się pierwotnego planu.
- Tworzenie diagramów przepływu pracy lub mapowania procesów, które określają kroki, jakie zespół/osoba musi podjąć, aby ukończyć każdy kamień milowy oraz pozyskanie wymaganych zasobów;
- null
- Zorganizuj spotkanie rozpoczynające projekt, na którym możesz prześledzić diagramy przepływu pracy, diagramy kamieni milowych, struktury podziału pracy itp. Pomóż im zrozumieć, czego dokładnie się od nich oczekuje;
- Przekazywanie aktualizacji projektu interesariuszom i organizowanie spotkań dotyczących statusu projektu, jeśli to konieczne;
- Śledzenie postępów i aktualizacja harmonogramów projektów oraz wprowadzanie zmian w planach projektowych w zależności od potrzeb;
Przydatne materiały
Prosty przewodnik po przepływach pracy | Z edytowalnymi szablonami przepływów pracy
Monitorowanie projektu
Ta faza wymaga od kierownika projektu monitorowania wyników projektu i komunikowania statusu interesariuszom.
Do pomiaru postępów można wykorzystać kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), takie jak trzymanie się harmonogramu, utrzymywanie budżetu pod kontrolą, pomyślne osiąganie wyników projektu itp.
W razie potrzeby wymyśl sposoby optymalizacji wydajności i wprowadź zmiany w planie zarządzania projektem, aby upewnić się, że przynosi on najlepsze wyniki.
Zamknięcie projektu
Faza ta oznacza zamknięcie projektu, gdy dostarczony zostaje końcowy rezultat. Wyciągnięte wnioski można wykorzystać do optymalizacji procesów projektowych i wysiłków zespołu podczas przyszłych projektów.
Na tym etapie:
- Uwolnij zasoby, które zostały wykorzystane do realizacji projektu i przeznacz je, łącznie z tym, co pozostało z budżetu, na przyszłe projekty;
- Oceniaj sukces projektu i dziel się raportami z interesariuszami. Zidentyfikuj, co zadziałało, a co nie i odpowiednio udokumentuj informacje, aby móc je wykorzystać w przyszłości;
- Oceń, jak zespół sobie radził, poinformuj ich, gdzie muszą się poprawić i wyróżnij ich za sukces;
- Formalnie zakończ współpracę z wszystkimi wykonawcami, którzy zostali zatrudnieni do realizacji projektu.;
- Wspólnie z zespołem stwórz plan dokończenia zadań, które nie zostały zrealizowane w trakcie projektu.
Zakończenie cyklu życia projektu może być zaznaczone spotkaniem zamykającym lub przyjęciem, aby uczcić sukces i pogratulować zespołowi.
Jaka jest Twoja strategia zarządzania projektami?
Każdy projekt, duży czy mały, prosty czy złożony przechodzi przez te kilka faz. Zadaniem kierownika projektu jest posiadanie solidnej strategii zarządzania cyklem życia projektu, która pozwoli utrzymać wszystko na właściwym torze.
Jaka jest twoja strategia? Podziel się swoimi doświadczeniami w sekcji komentarzy poniżej.
