La colaboración es un elemento crucial que impulsa el rendimiento de la fuerza laboral.
Refuerza el trabajo en equipo y alienta el pensamiento innovador y la contribución equitativa de los miembros del equipo para lograr objetivos de manera eficiente.
Un estudio de Stanford de hace unos años muestra que incluso la mera percepción de trabajar en un equipo aumenta el rendimiento de un individuo.
Dado que COVID-19 ha afectado la forma en que las empresas funcionan globalmente, el trabajo en equipo y la colaboración se han vuelto aún más importantes. También se han hecho más difíciles de ejecutar ya que los muchos trabajan desde casa.
Como resultado, las empresas dependen cada vez más de herramientas de colaboración remota en línea para continuar impulsando la innovación, aumentar la productividad de los empleados y seguir siendo relevantes.
A continuación, enumeramos cinco herramientas populares de colaboración remota que puedes utilizar para mejorar la comunicación y el trabajo en equipo entre los empleados, sobre todo entre aquellos que actualmente trabajan desde sus casas.
Herramienta de colaboración de documentos y archivos – Google Docs / Google Drive
Las aplicaciones para compartir documentos y archivos juegan un papel importante en un conjunto de herramientas de colaboración. Ayudan a los equipos a compartir y colaborar fácilmente en documentos comunes en línea.
Las investigaciones muestran que los equipos pueden crear documentos un 33% más rápido con una herramienta de administración de documentos que elimina la necesidad de archivos adjuntos.
Un líder en esta categoría es Google Docs. Permite crear documentos, editarlos / revisarlos y compartirlos con otros, desde cualquier dispositivo y desde cualquier parte del mundo.
También puedes descargar documentos en múltiples formatos de archivo según sea necesario. La integración con Google Drive te permite organizar tus documentos de forma ordenada y administrar los permisos en toda la organización.
Usar para:
- Tomar notas durante las reuniones en línea
- Desarrollar ideas en colaboración durante una sesión de lluvia de ideas
- Colaborar en tiempo real en la edición de un documento
- Rastrear el progreso del documento con el historial de versiones
- Compartir documentos importantes con miembros del equipo, clientes o partes interesadas
- Dar feedback instantáneo sobre documentos o sugerir cambios
Espacio de trabajo visual para colaboración: Creately
Se estima que más del 60% de la Generación X y Millennials colaboran más a través de medios visuales que otros medios.
Las imágenes nos ayudan a comunicar mejor nuestras ideas, procesos, flujos de trabajo, diseños, etc. Es por eso que la mayoría de las salas de conferencias tienen pizarras blancas; para ayudar a agregar un aspecto visual a lo que se discute.
Las plataformas de colaboración visual reemplazan esta pizarra tradicional con un lienzo infinito basado en la nube donde varias personas pueden trabajar juntas para desarrollar sus ideas y diseños utilizando elementos visuales y diagramas.
Un gigante en la industria es Creately. Ofrece un lienzo en línea infinito y escalable con características de dibujo intuitivas que ayuda a los equipos a colaborar en tiempo real en la visualización de conceptos.
También tiene miles de plantillas prefabricadas basadas en varios escenarios para marketing, desarrollo, diseño, ingeniería, recursos humanos, gestión de proyectos y equipos ágiles.
Su perfecta integración con Google Drive, Confluence y Slack ayuda aún más a fortalecer la colaboración entre equipos multifuncionales.
Usar para:
- Hacer una lluvia de ideas usando mapas mentales, tableros de ideas, diagramas de espina de pescado, etc.
- Hacer Sprint Planning en línea con tu equipo Scrum
- Colaborar en tiempo real en torno al desarrollo de ideas / planes utilizando imágenes y diagramas, desde cualquier lugar
- Planificar y revisar los flujos de usuarios, wireframes y maquetas de UI
- Visualizar estadísticas e información para informes, documentos, presentaciones, etc.
- Compartir y recibir feedback en los mismos documentos de parte de compañeros de trabajo, partes interesadas y clientes
Aplicación de mensajería de equipo – Slack
La colaboración comienza con una comunicación adecuada entre los empleados.
Y existen muchas aplicaciones especialmente diseñadas para facilitar la comunicación entre equipos, ya sea que trabajen desde la misma ubicación o de forma remota.
Si bien Microsoft Teams está diseñado para grandes empresas, a menudo se considera difícil de configurar en comparación con Slack.
Entonces, para esta publicación, decidimos seguir con Slack. Aunque Microsoft Teams tiene una base de usuarios más grande, Slack simplemente es más fácil de configurar y usar, y es la opción adecuada para la mensajería instantánea para empresas.
Slack es una gran herramienta de comunicación para equipos de todos los tamaños, ya sean internos o remotos. Cualquier equipo puede conectarse con compañeros de trabajo a través de mensajes instantáneos, videollamadas e incluso crear canales separados no relacionados con el trabajo para socializar.
Usar para:
- Reemplazar correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes de texto
- Guardar información importante, documentos, enlaces a recursos, etc. guardados en el historial de chat. Puedes descubrirlos rápidamente con la opción de búsqueda
- Establecer recordatorios para ti y para tu equipo para eventos importantes (por ejemplo, la reunión diaria)
- Crear espacios comunitarios divertidos para que los equipos se vinculen con cosas no relacionadas con el trabajo
- Resolver problemas, notificar a otras personas, hacer lluvias de ideas y comparta actualizaciones de tareas / proyectos
- Compartir tu estado de disponibilidad durante el horario laboral
Herramienta de reunión en línea – Zoom
Cuando se trabaja de forma remota, no es posible reunirse y trabajar en persona; no obstante, la videoconferencia permite conversaciones “cara a cara” virtualmente.
Para un equipo remoto, estas conversaciones son vitales para generar confianza y proporcionar las señales visuales necesarias para una comunicación efectiva.
Hay muchas herramientas en el mercado. Bloomberg informa que el mercado global de videoconferencia se expandirá a una tasa de crecimiento anual compuesta de 9.2% hasta 2025, haciendo crecer ese mercado a un valor de 6.7 mil millones de dólares. También establece que el 51% de los trabajadores había recibido videollamadas para trabajar desde una oficina en casa mientras que el 33% lo había hecho desde una instalación de coworking.
Una herramienta popular utilizada en todo el mundo para videoconferencias es Zoom . Desde el comienzo de la pandemia de COVID-19, Zoom ha aumentado su base de usuarios a un nivel récord. Se estima que la compañía ha agregado 2.22 millones de usuarios activos mensuales hasta ahora en 2020, mientras que en 2019 agregó 1.99 millones.
Usar para:
- Videoconferencias y audioconferencias con compañeros de trabajo
- Realizar reuniones remotas con miembros del equipo, clientes, partes interesadas, etc.
- Realizar entrevistas remotas y realizar sesiones de capacitación para nuevos empleados remotos
- Realizar seminarios web y otros eventos de marketing
- Programar y grabar reuniones
- Compartir pantalla
Gestión de proyectos – Favro
En los últimos años, el software de gestión de proyectos / tareas se ha vuelto extremadamente popular, ahora aún más, ya que la mayoría de los equipos tienen miembros que trabajan de forma remota.
Ya sea que estés buscando simplemente organizar las tareas del proyecto o un sistema de nivel empresarial para planificar y monitorear proyectos, hay una solución para todos.
Favro ofrece un espacio único para que los equipos distribuidos colaboren en la planificación, organización y seguimiento del progreso de las tareas / proyectos en los que están trabajando.
Usar para:
- Visualizar el trabajo en progreso utilizando hojas de ruta y listas, identificar atascos y permanecer sincronizados como equipo
- Crear y colaborar en el contenido necesario para proyectos dentro de la aplicación
- Planificar proyectos y asignar tareas y deberes entre los miembros del equipo
- Crear listas de trabajo para hacer en el futuro y colecciones (espacios de trabajo) para equipos separados
- Revisar y dar feedback sobre proyectos para pares
Cuáles son sus herramientas de colaboración remota favoritas?
La clave para una colaboración remota fluida es usar la herramienta adecuada para el propósito correcto y usar un conjunto limitado de herramientas para evitar crear confusión. Para promover el uso más eficiente de estas herramientas, es ideal escribir pautas claras sobre cuándo y cómo usarlas y compartirlas con el equipo.
Esperamos que estas cinco herramientas de colaboración remota te ayuden a realizar el trabajo de manera eficiente. Por favor, escriban sus comentarios en la sección de comentarios a continuación.
