Proceso de reclutamiento de 7 pasos para mejorar la tasa de conversión y experiencia de candidatos.

Incrementar  el flujo de candidatos y la tasa de conversión se ha convertido en un reto común en muchas organizaciones. Para atraer a los talentos adecuados en el momento oportuno, es necesario contar con un proceso de contratación eficaz.

Uno de nuestros principales objetivos para este año ha sido ampliar nuestro equipo. Al principio, era naturalmente necesario revisar nuestro proceso de contratación para ver qué podíamos hacer para aumentar nuestra tasa de conversión de candidatos.

Empezamos por redefinir nuestro proceso de contratación en función de nuestras necesidades de contratación. Como resultado, pudimos mejorar la experiencia de los candidatos, lo que condujo a una mejor conversión de los mismos.

En este post, compartiremos los pasos que hemos dado para optimizar nuestro proceso de contratación.

Desarrollar un proceso de contratación infalible

El proceso de contratación puede variar de una empresa a otra en función de la estructura organizativa, el proceso de selección, la naturaleza de las operaciones, etc. Pero todo proceso de contratación bien planificado debe ayudar al equipo de contratación a reclutar al candidato adecuado.

En Creately, seguimos un proceso de contratación de 7 pasos que nos ayuda a encontrar, atraer y retener al tipo de candidatos adecuado. Los pasos son;

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  1. Identificar las necesidades de contratación
  2. Preparar las descripciones de los puestos de trabajo
  3. Diseñar una estrategia de contratación
  4. Filtrar y preseleccionar a los candidatos
  5. Realizar entrevistas
  6. Evaluar y hacer la oferta
  7. Incorporar al nuevo empleado

Paso 1: Identificar las necesidades de contratación

¿Cuáles son sus necesidades de contratación? Puede ser que un empleado se haya ido o que se haya abierto un nuevo puesto de trabajo. Una vez que identifique las vacantes existentes, podrá definir las especificaciones del puesto de trabajo, como habilidades, conocimientos, experiencia, etc.

Puede determinar sus necesidades de contratación checando

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  • Cualquier carencia de productividad, habilidades o competencias que necesite cubrir.
  • Un aumento repentino de la carga de trabajo que su equipo no puede manejar.
  • Cualquier empleado que vaya a dejar la empresa próximamente.

En Creately, utilizamos un organigrama que lista los empleados actuales y sus habilidades. Esto nos ayuda a ver de un vistazo qué habilidades existen en nuestra empresa y qué habilidades necesitamos en el futuro. El organigrama se actualiza con cada nueva contratación.

Plantilla de organigrama con responsabilidades
Plantilla de organigrama con responsabilidades (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Paso 2: Preparar las descripciones de los puestos de trabajo

Una vez que conozca las carencias de habilidades, conocimientos y experiencia que necesita cubrir, defina la función del puesto, las responsabilidades y los deberes.

Una descripción completa del puesto le ayuda a saber qué debe buscar en los posibles candidatos. También sirve como filtro  para que los candidatos autoevaluen  si son adecuados para el puesto  antes de enviar  su solicitud, lo cual  resulta  que haya más candidatos relevantes.

Los elementos que deben incluirse en una descripción del puesto son

  • Título
  • Responsabilidades
  • Cualificaciones y aptitudes necesarias
  • Remuneración, prestaciones y beneficios
  • Ubicación

Aquí hay un pequeño truco que seguimos en Creately: antes de escribir la descripción del trabajo, hacemos un esfuerzo adicional para crear un perfil de  candidato.

Al igual que un perfil  de comprador, el perfil del candidato a un puesto de trabajo es un retrato semi-ficticio de un candidato ideal para el puesto que se está contratando.

La creación de un perfil de  candidato le ayuda a identificar lo que busca su empresa, cómo y dónde encontrarlo. Y le da la oportunidad de

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  • Redactar descripciones de puestos de trabajo más relevantes, formularios de solicitud de empleo, correos electrónicos, material de formación, etc.
  • Identificar los mejores canales de reclutamiento
  • Crear contenidos de alta calidad y personalizados para atraer a candidatos relevantes
  • Entender el perfil y requisitos que las personas involucradas necesitan en un candidato.
  • Actualizarlo y reutilizarlo en el futuro
Pasos del proceso de reclutamiento de los candidatos
Perfil del candidato (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Paso 3: Diseñar su estrategia de contratación

Aquí es donde se decide cómo atraer y retener a los candidatos ideales. En este paso  debe considerar si puede encontrar un posible candidato dentro de la propia empresa o si necesita contratar a alguien de fuera.

En su estrategia, debe tener en cuenta:

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  • La zona geográfica a la que se dirige
  • El método de contratación (referencias de empleados, medios sociales, entrevistas en vídeo, etc.)
  • Creación de anuncios de empleo relevantes
  • Canales para publicar anuncios de empleo (redes sociales, bolsas de trabajo, sitios web de empresas, etc.)

Esa muy útil haber esbozado todo el proceso de contratación en forma de diagrama de flujo.

Esto nos ayudó a mantener el proceso bien organizado, a mantener a todo el equipo de contratación en el mismo canal, a asegurarnos de que nos atenemos al plan y a no saltarnos ningún paso importante.

Diagrama de flujo del proceso de contratación Pasos del proceso de contratación
Diagrama de flujo del proceso de contratación (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Paso 4: Filtrar y preseleccionar a los candidatos

Su estrategia de contratación ha sido un gran éxito y ha acumulado un montón de solicitudes. ¿Qué es lo siguiente?

Estos son los pasos que seguimos cuando nos enfrentamos a este mismo reto

  • En primer lugar, clasificamos las solicitudes para encontrar las que reúnen los requisitos mínimos
  • A continuación, separamos los currículos con las credenciales preferidas. Aquí consideramos las experiencias, las certificaciones, las competencias técnicas y de dominio y las habilidades del solicitante.
  • Se pre seleccionará a los candidatos que reúnan las cualificaciones mínimas y las credenciales requeridas.
  • Si hay alguna duda respecto a su perfil, tomaremos nota para que se aclare durante la entrevista.

Paso 5: Proceso de entrevista

Después del formulario de solicitud o del anuncio de empleo, es aquí donde su candidato potencial entrará en contacto directo con usted. Así que es el momento de causarles una buena impresión como posible empleador.

Y aquí es donde más hay que preocuparse por la experiencia del candidato.

Esto es lo que hicimos para mejorar la experiencia de los candidatos

Programa de entrevistas visualizadas

Para facilitar las cosas tanto a nuestro equipo como al candidato, hemos visualizado el proceso de la entrevista. Es claro y ayuda a eliminar cualquier confusión.

Lo adjuntamos al primer correo electrónico que enviemos a nuestro candidato seleccionado. Esto les ayuda a entender en qué consiste el proceso, cuánto tiempo llevará y a prepararse en consecuencia.

Plantilla del programa de entrevistas
Plantilla del programa de entrevistas (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Compartimos la imagen, destacando los pasos completados y el siguiente paso que deben preparar en los próximos correos electrónicos.

Programa de entrevistas para el candidato
Programa de entrevista para el candidato (Haga clic en la plantilla para editarla en línea)

Deje que ellos mismos agenden  la entrevista en el  horario preferente

Ser flexible y mostrar disposición a trabajar en función del horario del candidato es una gran ventaja para usted. Desde nuestras sesiones de selección telefónica hasta las sesiones de debate, dejamos que el candidato reserve por sí mismo la entrevista en los espacios disponibles  con Calendly.

Simplemente compartiremos el enlace en el correo electrónico correspondiente para que no haya problemas para ambos.

Paso 6: Haga la oferta

Este es el momento de checar las referencias personales o laborales del candidato. Y si todo está bien, puede hacer la oferta.

Sin embargo, existe la posibilidad de que el primer candidato prometedor que haya seleccionado no lo acepte. En ese caso, hay que estar preparado para ampliar la oferta al segundo o tercer mejor candidato.

Paso 7: Inducción de empleados

Luego viene la incorporación de los empleados. Aquí es donde se hace que el nuevo empleado se adapte. Esto no sólo incluye mostrar a la nueva persona por la oficina y presentarla a los demás.

Esto también incluye ayudarles a entender sus responsabilidades y proporcionarles los recursos y la formación necesarios para ayudarles a aprender. Hemos tratado este tema en estos dos recursos con más detalle.

Mejores prácticas de incorporación de empleados

Guía visual para la formación de nuevos empleados

¿Cuál es su proceso de contratación?

Estos pasos nos han ayudado a simplificar y agilizar nuestro proceso de contratación. Pero no hemos terminado ahí. Lo supervisamos y revisamos con frecuencia, lo que nos ayuda a mantenerlo optimizado.

Sin embargo, es posible que estos pasos no se adapten a todas las empresas, ya que el proceso de contratación es específico en cada organización. Esto no significa que no pueda personalizar estos pasos para adaptarlos a sus propias necesidades. Comparta con nosotros los pasos adicionales que sigue en su proceso de reculatamiento en la sección de comentarios a continuación. 

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