Наглядное руководство по планированию проекта

Наглядное руководство по планированию проекта 

Некоторыми проектами просто управлять, иные же требуют больших усилий. В любом случае, наличие грамотно составленного плана поможет вам обеспечить его безупречную реализацию. Если у вас есть четкое представление обо всем, что должно быть сделано и о том, как это будет реализовано в рамках заданного периода времени, вы сможете если и не исключить, то хотя бы минимизировать вероятность провала. В этой публикации мы представим список методов, которые вы можете использовать для составления качественного плана проекта и его успешной реализации. Мы рассмотрим различные аспекты планирования: организация процесса планирования, планирование ресурсов, управление информацией, построение карты процессов, принятие решений и управление рисками.

Процесс планирования

На первом этапе планирования проекта необходимо определить цели, составить план проекта и проанализировать бюджет. Для быстрого выполнения этих задач вы можете использовать приведенные ниже методы планирования проекта.

SMART-цели

SMART — это критерий для постановки целей и задач для проектов. Согласно SMART, цели вашего проекта должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными к срокам.

Структура декомпозиции работ

Структура декомпозиции работ (WBS) — это инструмент управления проектами, используемый для визуализации результатов проекта в иерархической структуре. Он помогает руководителям проектов разбить сложную проектную деятельность на простые и управляемые задачи.

Как его использовать

Шаг 1. Первым шагом создания структуры декомпозиции работ является понимание масштаба проекта. Это означает, что вам необходимо определить цели проекта, результаты, задачи, сроки и т.д. 

Шаг 2. Определите ключевые результаты. К ключевым результатам относятся такие, которые важны для успеха проекта; они должны находиться на уровне 2 вашей структуры разбивки работ. 

Шаг 3. Определите пакеты работ или результаты проекта на самом низком уровне структуры. Соберите проектную команду и заинтересованные стороны, чтобы сообща определить весь объем работ, необходимых для достижения ключевых результатов. 

Шаг 4: Создайте расшифровку структуры, которая содержит определение и объем элементов (пакетов работ) в составе диаграммы.

Пример структуры разбивки работ (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Матрица приоритетности

Матрица приоритетности- это инструмент планирования проекта, который используется для определения того, какие меры находятся в приоритете, а каких следует избегать, чтобы максимально эффективно использовать свое время и ресурсы. Этот инструмент помогает принимать оптимальные решения.
Как его использовать

В матрице приоритетов действий по оси x откладываются усилия, необходимые для той или иной к деятельности, а по оси y — ее результативность. Матрица приоритетов приоритетности предлагает 4 варианта категоризации:

1. Быстрые результаты/Срочно —  это действия, которые приносят большую отдачу и не требуют больших усилий для их завершения. Лучше максимально сосредоточиться на таких задачах.
2. Крупные проекты/Не срочные — это важные задачи/мероприятия, которые требуют больших усилий. Их нельзя выполнять в ущерб задачам с  быстрым результатом и необходимо тщательно планировать до начала выполнения.
3. Текущая работа/Делегировать — это низкоприоритетные задачи, которые не являются важными и не требуют больших усилий. Вы можете работать над ними, когда у вас есть время в перерывах между задачами первых двух категорий или делегировать другой команде.
4. Каторжный труд/Отложить или игнорировать — это задачи, которые приносят низкую отдачу, но требуют больших усилий. Рекомендуется избегать их выполнения, а если избежать их невозможно, прибегать к помощи специалистов, которые смогут эффективно с ними справиться. Матрица приоритетности (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Структура разбивки затрат

Структура разбивки затрат (на основе структуры декомпозиции работ) —  это один из методов планирования проекта, который используется для распределения затрат по различным частям проекта (по видам деятельности на самом низком уровне структуры разбивки работ). Он используется для сравнения фактических расходов с бюджетом.

Как его использовать

Шаг 1: В своей структуре разбивки работ убедитесь, что все комплексы работ оформлены как отдельные и разграничиваемые задачи. Назначьте каждому дату начала и окончания для каждого комплекса работ. 

Шаг 2: Определите конкретную сумму бюджета для каждого комплекса работ и назначьте ответственных держателей бюджета. 

Шаг 3: Изучите затраты и определите, во сколько вам обойдется проект на каждом уровне структуры разбивки работ.

Динамический анализ ключевых этапов

Динамический анализ ключевых этапов – это метод планирования проекта, используемый для отслеживания поэтапной реализации проекта. Он помогает определить, соответствует ли графику работа по тому или иному этапу проекта. 

Как его использовать

Шаг 1. Ознакомьтесь с графиком проекта и определите основные этапы проекта. Лучше, чтобы их было не очень много, чтобы не перегружать диаграмму не иметь много вех, чтобы не выглядеть запутанно на диаграмме динамического анализа ключевых этапов. 

Шаг 2: На диаграмме динамического анализа ключевых этапов ось y представляет собой временные рамки проекта, а ось x – временные рамки отчета. Для обозначения вехи на графике можно использовать линию определенного цвета или маркер определенной формы. Добавляйте этапы в график в конце каждого отчетного периода. 

Шаг 3: Обратитесь к диаграмме, чтобы определить тенденции развития вех в вашем проекте. Из этой статьи, вы сможете более подробно узнать, как устроен динамический анализ ключевых этапов.

Планирование ресурсов

Для более эффективного выполнения проектов необходимо правильно распределять ресурсы. На этапе планирования ресурсов необходимо обратить внимание на типы ресурсов, необходимых для выполнения задач проекта, и определить продолжительность выполнения каждой задачи.

Диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта — это инструмент и методика, которая используется для планирования и контроля выполнения задач по проекту. Также  этот метод можно использовать для фиксации затрат и расходов на разных стадиях проекта.

Как его использовать

Шаг 1: Разбейте проект на отдельные задачи и назначьте им строки на диаграмме Ганта. 

Шаг 2: У каждой задачи есть продолжительность во времени, и вы можете выделить их нужным цветом. Поверх временной шкалы расположена линия прогресса, с помощью которой можно отметить, сколько работы было выполнено по каждой из задач. Прочитайте нашу статью Как использовать диаграммы Ганта для безукоризненного планирования проектов, чтобы узнать больше об использовании диаграмм Ганта.

Другие шаблоны диаграмм Ганта

Организационная структура

Схемы организационной структуры — это инструмент планирования проекта, который применяется для визуализации проектной команды и распределения ролей и обязанностей внутри нее. С их помощью можно не только изобразить иерархию и структуру подотчетности, но и использовать его при распределении задач между сотрудниками.

Как использовать этот метод

Шаг 1: Изучите доступные вам ресурсы и соотнесите их с задачами.

Шаг 2: Разберитесь в иерархии/структуре подотчетности внутри команды проекта.

Шаг 3: Используя шаблон оргструктуры, подобный приведенному ниже, вы можете назначить каждому сотруднику свое место. Вы можете внести в организационную структуру необходимую информацию, например, роли и обязанности, доступностьи т.д. На основании этих данных, вы можете давать каждому участнику соответствующие задания.

Другие шаблоны организационных структур

Управление знаниями

При работе над отдельными частями проекта команде приходится обращаться к различным ресурсам, таким как практические руководства, протоколы совещаний, документы по процессам и т.д. Если есть единое место (нечто вроде базы данных) где можно получить доступ ко всей необходимой информации, это поможет сэкономить время.

Диаграммы связей (mind maps)

Диаграммы связей — это инструмент, который используется для организации информации. Проектные команды используют диаграммы связей во время мозговых штурмов, чтобы зафиксировать свободный поток идей и структурировать их в понятной форме. Кроме того, их можно использовать в качестве ментальных карт, на которых хранится необходимая информация.

Как его использовать

Шаг 1: Соберите ресурсы, к которым команда должна обращаться, и распределите их по категориям. Например, в рамках проекта по созданию веб-сайта записи в блоге, видео, инфографика по планированию веб-сайта могут быть отнесены к категории “Справочные материалы по планированию веб-сайта”. 

Шаг 2: Используя Creately, вы можете добавить соответствующие ссылки. Просто щелкните фигуру, откройте меню “Свойства” и добавьте свою ссылку в разделе “Ссылка на URL-адрес или диаграмму ” 

Шаг 3: Если вы вставляете диаграмму на веб-страницу, опубликуйте ее как интерактивную диаграмму с помощью Creately Viewer.

Диаграмма связей для ресурсов проекта

Картирование процессов

Если вы пошагово объяснили, как выполнить то или иное задание, то любой, вне зависимости от того, знаком он с процессом или нет, сможет выполнить его без труда. Для этого-то и нужно построение карты процессов.

Карты процессов

Карты процессов — это инструмент, который используется для визуализации этапов рабочей деятельности и людей, которые за нее отвечают. Чтобы узнать, что такое карты процессов, символы карт процессов, типы карт процессов и как нарисовать карту процессов, ознакомьтесь с нашим простым руководством по составлению карт процессов.

Диаграмма PERT

PERT расшифровывается как Project Evaluation Review Technique (Метод корректировки и оценки проекта). Он помогает от начала до конца выстроить схему ваших процессов. Диаграмма PERT помогает командам быстро выявлять проблемные аспекты проектов, которые можно мгновенно устранить. Это помогает сэкономить много времени в долгосрочной перспективе и не ждать, пока проблемы появятся сами собой. В этом подробном руководстве по диаграммам PERT мы рассказали, как использовать этот метод планирования проекта и какие преимущества даст вам его применение.

Другие шаблоны диаграмм PERT

Мозговой штурм/принятие решений

Как проавило, сессии мозгового штурма и принятия решений занимают немало времени в процессе планирования проекта и на всем протяжении его реализации. Мозговой штурм не только необходим для генерирования творческих идей, но и является незаменимым приемом при принятии решений и решении проблем.

Диаграммы сродства

Диаграммы сродства используются для группировки большого набора идей/данных/мнений в рамках определенной темы или категории на основе их соответствия друг другу. Его можно использовать для логического упорядочивания идей, полученных в ходе мозгового штурма.

Как его использовать

Шаг 1: Соберите компетентную команду для проведения мозгового штурма. 

Шаг 2: Запишите каждую идею/ мнение, высказанное во время мозгового штурма.

Шаг 3: Отсортируйте идеи по степени их сходства.

Шаг 4: Сгруппируйте их вместе и дайте каждой группе название.

Диаграмма PICK

Диаграмма PICK —  это еще один метод планирования проекта, который можно использовать для организации идей после мозгового штурма. Это поможет вам определить, какие идеи легко реализовать и какие имеют высокую отдачу, или, другими словами, какие идеи являются наиболее полезными.

Как его использовать

Согласно диаграмме PICK, вы можете обозначить свои идеи как

• Возможные: это идеи, которые легко осуществить, но с низкой отдачей
• К реализации: идеи в этой части диаграммы легко реализуемы и имеют высокую отдачу
• Вызовы: здесь идеи сложнее реализовать, а отдачу трудно определить
• Без шансов: эти идеи труднее реализовать и они имеют низкую отдачу

После того как вы разместите идеи, полученные в результате мозгового штурма, на матрице, станет яснее, над какой идеей вам следует работать в первую очередь, а от какой лучше вовсе отказаться.

Дерево принятия решений

Когда вам предлагается несколько вариантов действий, вы можете использовать дерево принятия решений для анализа различных результатов этих решений.

Как его использовать

Шаг 1: Выявите и сформулируйте вопрос и поместите его в начало диаграммы. 

Шаг 2: Запишите возможные ответы на линиях, идущих к следующему уровню фигур дерева решений. 

Шаг 3: Поместите результаты ответов на эти вопросы в фигурах, к которым идут линии. Вы можете использовать овал для обозначения конечных результатов. Если же результат приводит к новому вопросу, поместите его в прямоугольник. 

Шаг 4: Соберите команду лиц, принимающих решения, и просмотрите результаты получившегося анализа, чтобы сделать окончательный выбор

Другие примеры схем дерева принятия решений

Управление рисками

Риски —  неизбежный элемент проектов, и лучший способ минимизировать их влияние на достижение ваших целей —  подготовиться к ним заранее. Заранее выявляя и анализируя риски, вы можете избежать негативных результатов, которые могут повлиять на итоги проекта. В нашем полном списке визуальных методов управления рисками мы рассмотрели 11 эффективных методов управления рисками, которые вы можете использовать для выявления, оценки и контроля рисков.

Расширение списка методов планирования проекта

Здесь мы рассмотрели полезные визуальные техники, которые вы можете использовать в качестве методов планирования проектов. Они не только просты в использовании, но и эффективны при планировании проектов, принятии решений, решении проблем, управлении информацией и т.п. Знаете ли вы другие методы планирования проектов, которых пока нет в списке? Расскажите нам о них в комментариях под публикацией.