Está planejando transformar a sua visão em realidade? E qual é a melhor maneira de evitar desafios e problemas durante esta jornada? Um plano de ação sólido.
Mostraremos 6 passos para explicar como escrever um plano de ação. Depois de se familiarizar com eles, vá em frente e use os modelos editáveis abaixo para começar a planejar imediatamente.
O que é um Plano de Ação?
Um plano de ação é uma lista de verificação para as etapas ou tarefas que você precisa completar a fim de atingir os objetivos que você definiu.
É uma parte essencial do processo de planejamento estratégico e ajuda a melhorar o planejamento do trabalho em equipe. Não apenas no gerenciamento de projetos, eles também podem ser usados por indivíduos para preparar uma estratégia para atingir seus próprios objetivos pessoais.
Os componentes de um plano de ação incluem
- null
- Uma descrição bem definida do objetivo a ser alcançado
- Tarefas/etapas que precisam ser realizadas para atingir o objetivo
- Pessoas que estarão encarregadas de realizar cada tarefa
- Quando estas tarefas serão concluídas (prazos e marcos)
- Recursos necessários para a realização das tarefas
- Medidas para avaliar o progresso
O que é ótimo em ter tudo listado em um local é que isso facilita o acompanhamento do progresso e o planejamento eficaz das coisas.
Um plano de ação não é algo que está gravado em pedra. À medida que sua organização cresce e as circunstâncias circundantes mudam, você terá que revisitar e fazer ajustes para atender às necessidades mais recentes.
Por que você precisa de um plano de ação
Às vezes as empresas não gastam muito tempo para desenvolver um plano de ação antes de uma iniciativa, o que, na maioria dos casos, leva ao fracasso. Se você não ouviu antes, “falhar ao planejar é planejar falhar”, disse Benjamin Franklin supostamente uma vez.
O planejamento ajuda-o a preparar-se para os obstáculos que o esperam e a mantê-lo no bom caminho. E com um plano de ação eficaz, você pode aumentar sua produtividade e se manter concentrado.
Aqui estão alguns benefícios de um plano de ação que você deve conhecer;
- Oferece uma direção clara. Como um plano de ação destaca exatamente quais passos a serem tomados e quando devem ser completados, você saberá exatamente o que você precisa fazer.
- Ter seus objetivos escritos e planejados em etapas lhe dará um motivo para permanecer motivado e comprometido durante todo o projeto.
- Com um plano de ação, você pode acompanhar seu progresso em direção ao seu objetivo.
- Como você está listando todas as etapas que precisa completar em seu plano de ação, isso o ajudará a priorizar suas tarefas com base no esforço e no impacto.
Como Escrever um Plano de Ação | Melhores Práticas
Pelo que parece, criar um plano de ação parece bastante fácil. Mas há vários passos importantes que você precisa seguir com cautela, a fim de obter o melhor dele. Eis como escrever um plano de ação explicado em 6 passos simples.
Passo 1: Defina seu objetivo final
Se você não está claro sobre o que você quer fazer e o que quer alcançar, você está se preparando para o fracasso.
Está planejando uma nova iniciativa? Comece por definir onde você está e onde você quer estar.
Resolvendo um problema? Analise a situação e explore possíveis soluções antes de dar prioridade a elas.
Então escreva o seu objetivo. E antes de ir ao próximo passo, passe o seu objetivo através dos critérios SMART. Ou, por outras palavras, certifica-te de que é
- null
- Específico – bem definido e claro
- Mensurável – incluem indicadores mensuráveis para acompanhar o progresso
- Atingível – realista e realizável dentro dos recursos, tempo, dinheiro, experiência, etc. que você tem
- Relevante – alinha-se aos seus outros objetivos
- Oportuno – tem uma data de acabamento
Use esta planilha de metas SMART para simplificar este processo. Compartilhe-a com outros para obter suas opiniões.
E consulte nosso guia fácil para o processo de estabelecimento de metas para aprender mais sobre como estabelecer e planejar suas metas.
Passo 2: Liste os passos a serem seguidos
O objetivo é claro. O que deve fazer exatamente para realizá-lo?
Crie um modelo básico para listar todas as tarefas a serem executadas, datas de vencimento e pessoas responsáveis.
É importante que você certifique-se de que toda a equipe esteja envolvida neste processo e tenha acesso ao documento. Desta forma, todos estarão conscientes dos seus papéis e responsabilidades no projeto.
Certifique-se de que cada tarefa esteja claramente definida e que seja executável. Se você se deparar com tarefas maiores e mais complexas, divida-as em tarefas menores que sejam mais fáceis de executar e gerenciar.
Dicas: Use um modelo de Matriz RACI para esclarecer as funções e responsabilidades do projeto, e planejar projetos
Passo 3: Priorize tarefas e adicione prazos
É hora de reorganizar a lista, priorizando as tarefas. Alguns passos você pode precisar priorizar, pois eles podem estar bloqueando outros passos secundários.
Adicione prazos e certifique-se de que eles são realistas. Consulte a pessoa responsável pela sua realização para compreender a sua capacidade antes de decidir sobre os prazos.
Passo 4: Estabeleça Marcos
Os marcos podem ser considerados mini-passos até o objetivo principal final. A vantagem de acrescentar marcos é que eles dão aos membros da equipe a expectativa de algo e os ajudam a permanecerem motivados, mesmo que a data final de vencimento esteja longe.
Comece a partir do objetivo final e trabalhe no seu caminho de volta enquanto você estabelece os marcos. Lembre-se de não manter pouco ou muito tempo entre os marcos que você estabeleceu. A melhor prática para marcos é espaça-los com duas semanas de intervalo.
Passo 5: Identifique os recursos necessários
Antes de iniciar o seu projeto, é crucial garantir que você tenha todos os recursos necessários à disposição para completar as tarefas. E se eles não estiverem disponíveis no momento, você precisa primeiro fazer um plano para adquiri-los.
Isto também deve incluir o seu orçamento. Você pode atribuir uma coluna do seu plano de ação para marcar o custo de cada tarefa, se houver alguma.
Passo 6: Visualize o seu plano de ação
O objetivo deste passo é criar algo que todos possam entender num relance e que possa ser compartilhado com todos.
Quer que o seu plano de ação tenha a forma de um fluxograma, gráfico de Gantt ou tabela, certifique-se de que está comunicando claramente os elementos que foram identificados até agora – tarefas, donos de tarefas, prazos, recursos, etc.
Este documento deve ser de fácil acesso para todos e deve ser editável.
Passo 7: Monitore, avalie e atualize
Atribua algum tempo para avaliar o progresso que você fez com sua equipe.
Você pode marcar tarefas que são completadas como feitas neste plano de ação final, chamando a atenção para como você progrediu em direção ao objetivo.
Isto também irá trazer à tona as tarefas que estão pendentes ou atrasadas, caso você precise descobrir porquê e encontrar soluções adequadas. E depois atualize o plano de ação de acordo.
Modelos de Planos de Ação
Plano de ação empresarial
O Guia Fácil de Fazer um Plano de Negócios para Apresentações
Plano de ação de marketing
Plano de ação estratégico
Modelo de plano de ação corretivo
Encontre mais modelos de Planos de Ação Corretivos
O Guia Fácil para Desenvolver um Plano de Ação Eficaz
O Guia Fácil para a Criação de um Plano de Contingência Empresarial
Modelo de plano de ação
Mais alguma dica sobre como criar um plano de ação?
Um plano de ação é concebido para orientar o seu caminho para atingir os seus objetivos. Transforma a sua visão em metas e passos acionáveis. E ajuda-o a manter-se concentrado e motivado.
Desde um colaborador individual de uma organização até departamentos maiores podem fazer uso de planos de ação para conduzir o seu caminho em direção à realização de seus objetivos.
Talvez você esteja prestes a criar o seu primeiro plano de ação, ou já é um profissional em escrevê-los. Seja como for, gostaríamos de ouvir a sua opinião sobre como escrever um plano de ação. Compartilhe-os conosco na seção de comentários abaixo.
