La gestión de proyectos conlleva muchos desafíos. Sin embargo, una forma eficaz de asegurarse de que logra su objetivo es crear un cronograma de gestión de proyectos. Es una herramienta simple, pero ayuda a que todos estén en sintonía y agiliza los procesos de planificación y gestión de un proyecto.
Tal vez esté rediseñando su proceso de gestión de proyectos o recién comience su carrera en este campo. Sea cual sea el caso, esta sencilla guía lo ayudará a crear un cronograma de gestión de proyectos eficaz.
Aquí hay algunos otros recursos que pueden resultar útiles en la gestión de proyectos;
La guía fácil para crear una carta de proyecto exitosa
La guía fácil para comprender las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos
La guía visual para planificar un proyecto
La guía SMART para agilizar el proceso de planificación de su proyecto
¿Qué es una línea de tiempo del proyecto?
Una línea de tiempo es una herramienta que se utiliza para visualizar una secuencia de eventos en orden cronológico. Por lo tanto, una línea de tiempo de proyectos representa una descripción visual de alto nivel de los pasos del proyecto de principio a fin. Destaca qué tareas ya se han completado, qué tareas están en progreso y qué se hará en el futuro.
Los elementos que se incluyen en la línea de tiempo de un proyecto pueden variar según el tamaño del proyecto y la cantidad de detalles que desea mostrar con él. Podría ser una línea de tiempo muy detallada con múltiples tareas y subtareas o una simple con información de alto nivel.
El cronograma de un proyecto generalmente debe consistir en una lista de las tareas, las fechas de inicio y finalización, la duración de las tareas y las dependencias de las tareas.
Una línea de tiempo de gestión de proyectos puede tener muchas formas, aunque los diagramas de Gantt han sido el tipo de línea de tiempo más popular durante décadas.
Diagrama de Gantt Chart vs. Línea de tiempo de proyecto
Un diagrama de Gantt es una herramienta que ofrece una visión detallada de un proyecto al resaltar las dependencias de la tarea y el progreso de la tarea y el proyecto.
Por otro lado, una línea de tiempo retrata el progreso general del proyecto.
Si bien un diagrama de Gantt le brindaría una mirada más cercana a las tareas individuales del proyecto, la línea de tiempo del proyecto solo le brindará una descripción general de alto nivel del proyecto. Aunque puede mostrar las dependencias de las tareas, puede omitirlas, a diferencia del diagrama de Gantt, que debe mostrar la relación entre las tareas.
El cronograma de un proyecto puede parecerse a un diagrama de Gantt, aunque un diagrama de Gantt no puede parecerse a un cronograma de proyecto.
Por qué necesita una línea de tiempo del proyecto
- Es una manera fácil de comunicar información de alto nivel sobre su proyecto a los gerentes y partes interesadas.
- Mantiene a todos en la misma página y alinea sus objetivos y metas
- Ayuda a identificar las prioridades del proyecto y a tomar decisiones efectivas.
- Simplifica el proceso de mantener los proyectos en marcha y monitorear su progreso.
- Ayuda con la asignación de recursos y la gestión del tiempo.
Cómo crear una línea de tiempo de gestión de proyectos
Una línea de tiempo de gestión de proyectos transmite una imagen completa de un proyecto, incluidos los eventos y fechas importantes. Aunque pareciese fácil de hacer y entender, crear uno implica varios pasos que alguien nuevo encontraría difíciles.
Por tal motivo, hemos desglosado y enlistado el proceso a continuación. Siga estos 6 pasos para simplificar su tarea de crear una línea de tiempo del proyecto.
Paso 1: Definir el alcance y los objetivos del proyecto
Antes de comenzar con la línea de tiempo de su proyecto, debe haber definido el alcance de su proyecto.
La definición del alcance, que juega un papel fundamental en el plan del proyecto, define las acciones que debe tomar para producir los entregables esperados del proyecto. También destaca los objetivos del proyecto, los plazos y los costos asociados.
El alcance también arrojará luz sobre los hitos clave de su proyecto que necesitará saber al crear su cronograma.
Dependiendo del alcance del proyecto, su proyecto puede tener una o varias metas que pueden ser externas (más importantes para el patrocinador del proyecto) o internas (más importantes para las partes interesadas internas). También debe tener sus objetivos bien establecidos antes de pasar al siguiente paso.
De igual forma, preste atención a las preferencias de las partes interesadas, ya que es posible que deba asegurarse de que la línea de tiempo de su proyecto también las satisfaga.
Paso 2: Identificar los entregables del proyecto
Enumere los productos específicos producidos como resultado del trabajo que el equipo lleva a cabo durante el proyecto. Estos son los entregables del proyecto.
Dividir los objetivos del proyecto en entregables lo ayudará a enumerar fácilmente las tareas del proyecto y estimar el tiempo para ellas. Una herramienta que puede utilizar para simplificar este paso es la estructura de desglose del trabajo (WBS).
La estructura de desglose del trabajo lo ayudará a identificar las tareas dependientes, asignar responsabilidades y determinar los costos y riesgos asociados. Puede consultar nuestra guía fácil de estructuras de desglose de trabajo para aprender a crear una en 6 sencillos pasos.
Paso 3: Crear una lista de actividades
Analice los entregables en su estructura de desglose del trabajo e identifique las actividades (paquetes de trabajo) que necesita completar para realizarlos.
En este paso, también debe especificar las tareas que dependen de otras y las tareas que se pueden realizar simultáneamente.
Paso 4: Estime el tiempo necesario para las tareas
Ahora que conoce los pasos que debe seguir para completar cada entregable, enfóquese en determinar el tiempo necesario para hacerlo.
En este paso, debe ser lo más preciso posible, ya que estimar incorrectamente el tiempo de las tareas dará como resultado una línea de tiempo errónea. Para evitar esto, usted puede:
- Consultar a los responsables de las tareas o expertos en la materia de su equipo
- Consulte proyectos anteriores y descubra el tiempo necesario para completar productos similares
- Evite sobrestimar o subestimar los plazos
Al mismo tiempo, es posible que deba prestar atención a la disponibilidad de recursos, especialmente a los miembros de su equipo. Si están trabajando en otros proyectos, es posible que deba considerar ampliar el plazo designado para las actividades de las que son responsables.
Paso 5: Determine metas
Los hitos del proyecto ayudan a identificar cuánto progreso ha logrado y cuánto más necesita para avanzar.
Los entregables del proyecto que identificó anteriormente pueden servir como hitos en su línea de tiempo, o puede seleccionar hitos en función de cómo desea resaltar el inicio y el final de una tarea. Por ejemplo, podría ser el final de una etapa del proyecto y el comienzo de otra.
Paso 6: Cree su cronograma de gestión de proyectos
A estas alturas ya sabe cuáles son los entregables y las tareas del proyecto, cuánto tiempo tomarán y los hitos clave del proyecto que indican el progreso del proyecto.
¡Excelente! Esto es lo que básicamente necesita para comenzar a construir su cronograma de gestión de proyectos.
- En base a la duración de su proyecto, seleccione un período de tiempo (es decir, días, semanas, meses, etc.)
- Agregue las tareas en función de su prioridad. Resalta la duración de las tareas ajustando su duración.
- Agregue los hitos para mostrar el progreso durante el proyecto
A continuación se muestran algunas plantillas prefabricadas para ayudarlo a comenzar
¿Listo para su próximo proyecto?
Administrar un proyecto es difícil, sin embargo, si se usan las herramientas adecuadas, muchos desafíos se pueden superar fácilmente. Los cronogramas de gestión de proyectos son una de esas herramientas creativas que lo ayudarán a usted y a su equipo a progresar de manera eficiente.
¿Cuál es su herramienta de gestión de proyectos favorita? ¿Tienes algo que agregar a la publicación? Compártalo con nosotros en la sección de comentarios a continuación.
