Die beste Zusammenarbeit findet oft an einem Whiteboard statt. Das Aufschreiben eines Gedankens in Worten oder das Skizzieren eines Bildes oder eines Diagrammes hilft Ihnen, besser zu denken, Ideen zu entwickeln und schneller umzusetzen.
Die Zeiten, in denen ein Team in einem Konferenzraum um ein Whiteboard herum saß und Ideen heraussprudelten, sind jedoch vorübergehend vorbei – zumindest bis COVID-19 vollständig ausgemerzt ist. Und während die meisten Teams von zu Hause aus arbeiten, um letzteres zu unterstützen, sind digitale oder Online-Whiteboards für sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Creately – einen visuellen Arbeitsbereich/ein Online-Whiteboard für die Zusammenarbeit in Echtzeit – nutzen können, um die Arbeitsabläufe von Remote-Teams durch visuelle Zusammenarbeit zu verbessern.
Die Bedeutung der visuellen Zusammenarbeit für Remote-Teams
Für die Zusammenarbeit in Remote-Teams gibt es viele Möglichkeiten und Werkzeuge, um den Prozess zu erleichtern. Die Zusammenarbeit mit visuellen Mitteln zeichnet sich jedoch aus mehreren guten Gründen aus.
- Unser Gehirn kann visuelle Inhalte schneller erfassen als Sprache oder Text. Wenn Sie etwas schnell verdeutlichen wollen, können Sie es mit einem Diagramm, einer Tabelle oder einer Skizze veranschaulichen.
- Sprachbarrieren können überwunden werden. Jeder versteht ein Bild oder ein Diagramm, und die Aufschlüsselung einer komplexen Idee mit Hilfe einer visuellen Darstellung hilft jedem, sie schneller zu verdauen, ganz gleich, welche Sprache er spricht.
- Bietet Struktur für Diskussionen, Besprechungen und Planungssitzungen. Das Skizzieren einer Idee, eines Designs, eines Systems oder eines Prozesses mit Hilfe einer Mind Map, eines UI-Mockups, eines Anwendungsfalldiagramms oder eines Flussdiagramms gibt etwas Abstraktem eine formidable Gestalt, die für jeden verständlich ist – auch für jemanden mit wenig technischem Wissen.
- Es verbessert das Gedächtnis. Wenn wir etwas hören, erinnern wir uns in der Regel nur an 10 % davon, aber wenn es von einem Bild begleitet wird, erinnern wir uns wahrscheinlich an 65 % der Informationen.
- Die Phantasie und damit die Innovation wird angeregt. Möchten Sie schneller neue Ideen entwickeln? Beginnen Sie mit einer Mind Map. Es hilft, den freien Fluss der Gedanken zu erfassen und Ideen sinnvoll zu organisieren.
- Hilft dabei, ein gemeinsames Verständnis für das Gesamtbild zu entwickeln. Wenn jeder an der Ausarbeitung einer Idee in einem gemeinsamen Raum mitwirkt, trägt dies dazu bei, die Vision und das Wissen über das Konzept anzugleichen.
- Steigert die Beteiligung und das Engagement. Mit einem Online-Whiteboard haben alle Teilnehmer Zugang zum selben Raum und können sich frei mit visuellen Mitteln ausdrücken.
Wie man Creately zur Verbesserung der Remote-Zusammenarbeit einsetzt
Als visueller Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit kann Creately auf verschiedene Weise genutzt werden, um die Effizienz von Remote-Teams zu steigern.
Brainstorming & Ideenentwicklung
In einem Büro würde eine Brainstorming-Sitzung normalerweise vor einem Whiteboard stattfinden. Entfernte Teams nutzen dazu meist Videokonferenzen oder eine Chat-Plattform.
Eine Online-Leinwand ist weitaus brainstorming-freundlicher als jede der oben genannten Methoden. Alle Teilnehmer haben Zugang zu demselben Raum und können so Ideen in Echtzeit austauschen und diskutieren.
Mit Creately können Sie einen Videoanruf in der App selbst starten und beobachten, wie Ihr Team während der Sitzung Ideen auf der Leinwand einfügt. Für ein effektives Brainstorming auf Creately, gehen Sie folgendermassen vor:
- Ein Dokument erstellen, es benennen und Mitwirkende hinzufügen
- Mit einer vorgefertigten Vorlage wie der unten abgebildeten beginnen.
- Beauftragen Sie einen Moderator mit der Entwicklung des Diagramms und der Organisation der Ideen auf der Leinwand
- Kennzeichnen Sie das Diagramm farblich, um die von verschiedenen Personen eingebrachten Ideen hervorzuheben
- Verwenden Sie dieselbe Leinwand, um die gesammelten Ideen zu diskutieren, zu finalisieren und nach Prioritäten zu ordnen
- Verwenden Sie Kommentare, um Notizen für alle hinzuzufügen, die sich später auf das Diagramm beziehen möchten
- Teilen Sie den Link zum Dokument auf Slack, damit jeder schnell auf das Diagramm zugreifen kann
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Sprint-Planung
Ein Whiteboard ist für jedes Sprint Planning Meeting unerlässlich. Und glücklicherweise können Teams, die von zu Hause aus arbeiten, dank der Verfügbarkeit von Online-Whiteboards die Sitzung so abhalten, als ob sie sich im selben Raum befänden.
Um Creately effektiv für die Sprintplanung zu nutzen,
- Halten Sie vor jeder Sitzung Vorlagen bereit und teilen Sie diese mit dem Rest des Sprint Planning Teams. Sie können auch die vorgefertigten Vorlagen verwenden, die Sie in den unten stehenden Ressourcen finden.
- Beauftragen Sie eine bestimmte Person mit der Bearbeitung und Aktualisierung der Vorlagen
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Online-Sitzungen und Workshops
Mit integrierten Videokonferenzen, einer unendlichen Leinwand, Echtzeit-Zusammenarbeit und einer Reihe von bearbeitbaren Vorlagen kann Creately den gesamten Prozess der Durchführung eines Online-Meetings oder Workshops unterstützen.
Was sich für Creately Online-Meetings bewährt hat, ist Folgendes:
- Halten Sie die Vorlagen bereit und teilen Sie sie dem Team vor der Sitzung oder dem Workshop mit
- Klärung der Leitlinien für ihre Verwendung. Sie können einen Abschnitt auf der Vorlage selbst hinzufügen oder dies separat tun
- Um den Zugriff zu erleichtern, erstellen Sie sie mit der Creately Google Drive-Integration, mit der Sie die Zugriffsrechte von dort aus steuern können. Oder teilen Sie einen bearbeitbaren Link im entsprechenden Slack-Kanal.
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Wie man ein produktives Remote Meeting durchführt
Projektplanung
Egal, ob es sich um ein Entwicklungs-, Design- oder Marketingprojekt handelt, Sie können Creately nutzen, um mit den entsprechenden Werkzeugen daran zu arbeiten.
Creately bietet Zugang zu mehr als 50 Diagrammtypen, darunter Flussdiagramme, Gantt-Diagramme, UML-Diagramme, UI-Mockups, Wireframes, Mindmaps, etc. Und die vorgefertigten Vorlagen decken ein breites Spektrum an Szenarien ab, von Projektchartas bis hin zu gängigen Marketingmodellen.
- Beziehen Sie das Team in alle Planungssitzungen ein. Ihr Input kann durch die Verwendung der Creately-Projektplanungsvorlagen, die in unserem visuellen Leitfaden zur Projektplanung aufgeführt sind, effektiv erfasst werden
- Erstellen Sie einen separaten Ordner, der für das Team in Creately freigegeben ist, und verschieben Sie alle projektbezogenen Dokumente dorthin. So können Sie alle Ressourcen an einem gemeinsamen Ort verwalten.
- Verwenden Sie ein Gantt-Diagramm oder einen Projektzeitplan, um den Aufgaben-/Projektfortschritt zu markieren. Übertragen Sie jemandem die Verantwortung für die regelmäßige Aktualisierung des Dokuments.
- Teilen Sie den Fortschritt mit den Beteiligten, indem Sie ihnen einen Link zu den relevanten Creately-Dokumenten schicken
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Was halten Sie von Visual Collaboration?
Mit Bildern wird alles besser. Wir denken, dass Creately dies bereits bewiesen hat. Die Frage ist, wie Sie die visuelle Zusammenarbeit einbeziehen, um Ihre Arbeit zu verbessern.
Versuchen Sie, Creately in Ihre täglichen Aufgaben einzubinden und sehen Sie, wie es Ihnen helfen kann, Ihren Arbeitsablauf zu verbessern. Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in den unten stehenden Kommentaren mit.
Dieser Beitrag ist Teil der Creately-Serie mit Tipps und bewährten Praktiken für das Arbeiten von zu Hause aus. Weitere Themen sind
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