10 крупнейших проблем управления проектами и как их избежать

Если проект – это корабль, то управление проектом – это его парус. Управление проектом – это то, что обеспечивает руководство конкретным проектом, чтобы направить его к успеху. Однако при выполнении проекта можно столкнуться с беспрецедентными проблемами управления проектами.

Creately совместно с командой Proofhub и ее директором по маркетингу Вартикой Кашьяп провели Twitter-чат, намереваясь пролить свет на 10 самых больших проблем в управлении проектами и на то, как их избежать.

Ниже приводится список проблем и ответы участников на них.

Вызовы

  1. Демонтаж изолированных структур и создание среды, способствующей эффективному и результативному сотрудничеству и общению в рамках проекта
  2. Вклад правильного планирования в успех проекта
  3. Решение проблем управления проектом, возникающих, когда проектная команда не обладает необходимыми навыками для решения поставленной задачи
  4. Важность плана действий на случай непредвиденных обстоятельств в управлении проектом
  5. Создание среды подотчетности, в которой команда берет на себя ответственность за свои действия и должным образом выполняет возложенные на нее роли
  6. Улучшение взаимодействия с заинтересованными сторонами и обеспечение того, чтобы все были на одной волне
  7. Установление четких целей и критериев успеха для обеспечения успеха проекта
  8. Важность приобретения правильного программного обеспечения для управления проектами
  9. Улучшение взаимодействия проектной команды и укрепление доверия
  10. Распределение ресурсов на проект

Как устранить замкнутость и создать среду, способствующую эффективному и результативному сотрудничеству и общению в рамках проекта?

Команда проекта не может функционировать изолированно. Успешное выполнение проекта зависит от того, насколько эффективно каждый член команды сотрудничает друг с другом при выполнении задач. В связи с этим команда Proofhub подчеркнула важность ведения всех коммуникаций, связанных с проектом, через один общий портал, доступный всем членам команды.

“Подключите всех к одному коммуникационному порталу и позвольте всем ядерным командам участвовать без творческих ограничений. Каждый учит каждого!”

Proofhub

Дополняя заявление Proofhub, CMO Вартика Кашьяп также заявила, что использование коммуникационных инструментов и создание межфункциональных команд может обеспечить эффективное и результативное сотрудничество в рамках проекта.

“Создавайте межфункциональные команды. Используйте средства коммуникации. Обеспечить более открытую и прозрачную культуру”

Вартика Кашьяп

А как насчет удаленной работы? Пандемия способствовала быстрому росту удаленных схем работы из-за закрытия магазинов и ограничений на поездки. Creately направил Кашьяпу вопрос о дополнительных шагах, которые компания должна предпринять, чтобы избавиться от силосов в среде удаленной работы.

В ответ Кашьяп подчеркнул важность прозрачной культуры труда.

“Сделайте прозрачность новой культурой. Относитесь к общению как к улице с двусторонним движением. Боритесь с ямами продуктивности/вовлеченности с помощью виртуальных культурных инициатив”

Вартика Кашьяп

Исследование утверждает, что около 39% проектов терпят неудачу из-за недостатков в планировании проекта. Как планирование способствует успеху проекта?

Бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр однажды заявил: “Планы – ничто, планирование – все” План жизненно важен при выполнении проекта.

Компания Proofhub подчеркнула важность наличия надлежащего плана проекта.

“Планирование проекта сродни компасу и рулю на парусном судне. Вы все равно доберетесь до места назначения без них, просто это займет на 100 лет больше времени”

Proofhub

Участница Нандини Сехедев отметила многочисленные преимущества наличия плана проекта.

“Планирование проекта жизненно важно для предотвращения или минимизации рисков и количества неудач. Планирование проекта помогает направлять спонсоров, команды, заинтересованные стороны; а менеджер проекта ориентируется на сложных этапах проекта”

Нандини Сехдев

Как справиться с проблемами в управлении проектом, возникающими, когда у проектной команды нет необходимых навыков для решения поставленной задачи?

В процессе работы над проектом вы можете столкнуться с беспрецедентными трудностями или проблемами. В таких обстоятельствах вы сможете решить их без заметного влияния на ход проекта, если вооружитесь необходимыми навыками для борьбы с ними. Представьте себе ситуацию, когда вы не знаете, как решить проблему? Что же делать дальше?

Proofhub подчеркнул, что совместная работа команды над визуализацией рассматриваемой проблемы приведет к другой перспективе и вероятным решениям.

“Соберите команду, заставьте их говорить, выслушайте их и помогите им представить, что не так. Большинство команд способны решать проблемы, но медленно их подхватывают. Если вы станете их путеводной звездой, они найдут конец туннеля”

Proofhub

Визуальные рабочие пространства, такие как Creately, могут быть эффективными в отслеживании ваших шагов и переоценке процессов. Например, вы можете использовать причинно-следственную диаграмму, чтобы ( выяснить основные причины проблемы, и использовать карты ума ( для мозгового штурма решений.

Причинно-следственная диаграмма - проблемы управления проектами
Диаграмма причин и следствий (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)

Как устранить пробелы в навыках? Открыто общаться и создавать среду, в которой члены команды могут участвовать в увлекательном обучении.

“Открытое общение необходимо, если вы надеетесь успешно сократить разрыв в квалификации. Вы также можете создавать увлекательные учебные мероприятия, и недостаточно просто проводить обучающие программы, необходимо оценивать, насколько эффективны ваши стратегии”

Proofhub

Насколько важен план на случай непредвиденных обстоятельств в управлении проектом?

Ровное плавание в любой момент может превратиться в шторм, и если вы не обладаете достаточным мастерством, чтобы противостоять ему, вся миссия может зайти в тупик. План на случай непредвиденных обстоятельств может подготовить вас к успешному преодолению непредвиденных обстоятельств.

“Часто говорят, что ваш план А никогда не должен нуждаться в плане Б. Но на самом деле вам нужны планы С, D, E и F, просто на всякий случай. Непредвиденные обстоятельства – это беспокойство о проблемах сегодня, которые потенциально могут свести вас с ума завтра”

Proofhub
План действий на случай непредвиденных обстоятельств - проблемы управления проектами
План действий в чрезвычайных ситуациях для бизнеса (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)

Как вы можете создать атмосферу подотчетности, в которой команда берет на себя ответственность за свои действия и должным образом выполняет возложенные на нее роли?

Первым шагом в обеспечении подотчетности в управлении проектами является четкое определение целей проекта и соответствующее распределение обязанностей между членами команды. Однако важно отметить, что существует разница между подотчетностью и ответственностью.

Например, ответственным членом команды может быть человек, которому поручено выполнение конкретного задания. Ответственность можно разделить. Подотчетный член команды является лицом, принимающим окончательное решение по заданию.

Кашьяп считает, что наделение людей необходимыми навыками и ресурсами для выполнения своей работы позволит им быть ответственными.

“Ваша цель должна заключаться в том, чтобы предоставить сотрудникам навыки и ресурсы, необходимые для выполнения их работы, а затем создать среду, в которой им будет легко взять на себя ответственность за свои решения и действия”

Вартика Кашьяп

С другой стороны, компания Proofhub подчеркнула, что четкое понимание ожиданий от проекта и последствий ответственности каждого человека создаст атмосферу подотчетности.

“Ответственность лучше всего понимается, когда ожидания ясны, а последствия более ясны. Покажите им весь игровой набор – мишень, дротик, как бить и что происходит, когда они промахиваются”

Proofhub

Creately задал вопрос: “Что происходит, когда члены команды не справляются со своими обязанностями?” В ответ на это компания Proofhub заявила, что первым шагом является беседа с человеком и, соответственно, предоставление обратной связи о том, как необходимо изменить ход действий.

“Ваш первый шаг – поговорить с заинтересованными лицами. Затем обеспечьте обратную связь, чтобы люди знали, что нужно изменить. То, что вы узнаете в ходе обсуждения, создает контекст для следующих действий, которые вы предпринимаете”

Proofhub

Невовлеченный клиент может стать причиной множества проблем. Как улучшить взаимодействие с заинтересованными сторонами и добиться того, чтобы все были на одной волне?

Еще одним ключевым фактором, определяющим успех проекта, является взаимодействие с заинтересованными сторонами. Взаимодействие с заинтересованными сторонами – это поиск поддержки и обратной связи с заинтересованными сторонами проекта для обеспечения достижения его целей.

Правильное управление заинтересованными сторонами включает в себя надлежащий анализ заинтересованных сторон с использованием реестра заинтересованных сторон для определения их требований. Вовлеченность заинтересованных сторон, как правило, выше в начале проекта и снижается по ходу его реализации. Чтобы избежать этого, важно поддерживать постоянную связь с заинтересованными сторонами с помощью инструментов совместной работы, средств удаленного общения и так далее.

Шаблон реестра заинтересованных сторон - проблемы управления проектами
Шаблон реестра заинтересованных сторон (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)

Предоставляйте своим клиентам ежеминутные обновления, информацию из первых рук, своевременные отчеты и общайтесь с ними по установленному графику”. Привлеките их к участию, и вам никогда не придется перелистывать страницу. Именно это больше всего нравится нашим клиентам в работе с ProofHub!”

Proofhub

Плохо определенные цели и задачи могут погубить проект. Как установить четкие цели и критерии успеха для обеспечения успеха проекта?

Вы всегда должны ставить SMART-цели. Следующий шаг – разработать четкий план действий для достижения этих целей в течение срока реализации проекта. Наличие такого плана действий обеспечит четкое понимание того, кто за что отвечает, с указанием сроков выполнения каждой задачи.

Шаблон плана действий - проблемы управления проектами
Шаблон плана действий (нажмите на изображение, чтобы отредактировать его онлайн)

“Четкая цель – это то, с чем могут согласиться и клиент, и менеджер, и сотрудник. Главное – не дать никому опередить себя в постановке целей”

Proofhub

Сехдев повторил, что постановка целей ведет к определению задач для достижения этой цели. Это будет вашим путеводным светом на протяжении всего проекта.

“Постановка цели склоняет к разработке предложения, а затем к определению задач, которые помогут достичь цели. Когда вы знаете свои цели, вы можете определить задачи, то есть – как, почему и что вам нужно сделать для планирования проекта.”

Нандини Сехдев

Между тем, Кашьяп подчеркнул, что правильное сочетание планирования, контроля и мониторинга может определить, как проект может быть завершен в установленные сроки и в рамках бюджета.

“Правильное сочетание планирования, контроля и мониторинга может иметь значение для того, как менеджеры проекта завершат проект в срок, в рамках бюджета и с высококачественными результатами”

Вартика Кашьяп

Насколько важно приобрести правильное программное обеспечение для управления проектами?

Правильное программное обеспечение для управления проектами может повысить производительность и эффективность работы межфункциональных команд. Это делает общение более быстрым, легким и помогает в процессе принятия решений.

В связи с этим Proofhub подчеркнул, что это одно из самых важных решений, когда речь идет о проведении проекта.

“Безусловно, это одно из самых важных решений. Большинство команд слишком поздно осознают, как много они могут улучшить, имея в своем распоряжении правильный инструмент управления проектами. 85 000+ наших пользователей согласятся с этим!”

Proofhub

На какие основные факторы следует обратить внимание при покупке инструмента управления проектами? Анализ требований проекта и целей, поставленных командой, поможет вам определить наиболее подходящее программное обеспечение для управления проектами.

“Знайте свои проблемы, чтобы лучше сформулировать свои потребности, понять, как инструменты могут помочь, и определить критерии для оценки инструментов”

Proofhub

Как улучшить взаимодействие проектной команды и укрепить доверие?

Общение является ключевым фактором для улучшения сотрудничества в рамках проекта и укрепления доверия. Важно создать среду, в которой члены команды могут обмениваться знаниями и совместно работать над решением проблем.

Свободно делитесь знаниями”. Учитесь друг у друга. Гибко перераспределяйте рабочую нагрузку, чтобы устранить неожиданные узкие места, помогать друг другу выполнять задания и укладываться в сроки, а также совместно использовать ресурсы”

Вартика Кашьяп

Компания Proofhub также подчеркнула, что улучшение коммуникации приведет к улучшению сотрудничества, поскольку каждый сможет поделиться своими идеями.

“Сотрудничество – это все, что связано с общением, и подбадривайте людей из вашей команды, чтобы они могли выразить себя. Руководители должны поощрять новые идеи и позволять каждому свободно выражать свои мысли. В результате сотрудничество улучшится”

Proofhub

Такие инструменты, как Creately, помогут вам лучше сотрудничать в режиме реального времени, даже если вы работаете удаленно. Такие инструменты обеспечивают бесперебойное межфункциональное взаимодействие.

Есть ли какие-то приемы “ледокола”, которые можно использовать для укрепления доверия?

“Прозрачность, доверие к своей команде, запрос на общение и обратную связь и ответ на общение и обратную связь”

Proofhub

Какие факторы следует учитывать при распределении ресурсов на проект?

Эффективное распределение ресурсов направлено на распределение ограниченных ресурсов наиболее подходящим и экономичным способом. Эта ответственность часто возлагается на менеджера проекта, чтобы обеспечить правильное распределение и учет каждого ресурса.

Подчеркивая нехватку ресурсов, Кашьяп отметил, что управление проектами – это достижение большего за меньшие деньги.

“Распределение ресурсов в управлении проектами – это достижение большего за меньшие деньги. Проанализируйте объем проекта Определите ресурсы Имейте резервный план на случай изменения клиента Разделите проект на более мелкие задачи”

Вартика Кашьяп

Proofhub, с другой стороны, подчеркнул важность наличия инструмента управления проектами для повышения эффективности управления проектами.

Sналичие специалистов Требования к квалификации проекта Цели проекта Существующие текущие задачи Нагрузка на проект Хотя все это необходимо, умный инструмент управления проектом поможет вам сделать эти моменты менее беспокойными.”

Proofhub

При управлении проектом вы обязательно столкнетесь с непредвиденными проблемами и препятствиями. Важно, чтобы вы обладали необходимыми навыками и инструментами для преодоления таких трудностей и успешного завершения проекта.

Leave a comment

*
*

двенадцать − четыре =

Вернуться наверх