Kiedy przychodzi do planowania projektu, struktura podziału pracy jest jedną z pierwszych rzeczy, nad którymi musi pracować kierownik projektu.
W tym przewodniku wyjaśnimy, czym jest struktura podziału pracy (WBS), jak ją stworzyć i udostępnimy Ci szablony WBS dla kilku scenariuszy. Możesz je edytować i eksportować jako SVG i obrazy lub udostępnić je współpracownikom w celu współpracy.
Co to jest struktura podziału pracy (Work Breakdown Structure)?
Struktura podziału pracy jest popularnym narzędziem zarządzania projektami. Jest to diagram, który pomaga rozbić duże projekty na mniejsze i łatwiejsze do zarządzania części, które zawierają produkty projektu lub rezultaty, które mają zostać osiągnięte.
Jest to podział projektu zorientowany na wyniki, który dzieli produkty projektu na pod-dostawy i pakiety prac, które definiują pracę, czas trwania i koszty dla zadań, które muszą być wykonane.
Ma on strukturę hierarchiczną. Zwykle lepiej jest mieć trzy poziomy dekompozycji w WBS. W przypadku bardziej złożonego projektu można dodać czwarty i piąty poziom.
Korzyści wynikające z zastosowania struktur podziału pracy
- Wizualizuje zakres projektu, ułatwiając jego planowanie
- Ułatwia precyzyjne przypisanie odpowiedzialności zespołowi projektowemu
- Pomaga zidentyfikować kamienie milowe projektu i punkty kontrolne
- Pomaga w oszacowaniu czasu i kosztów projektu oraz alokacji zasobów
- Wizualizuje ważne części projektu i pomaga zidentyfikować obszary ryzyka
- Pomaga ustalić jasne ramy czasowe dla projektu i zapewnia, że żadna praca nie jest dublowana lub pomijana
Składowe struktury podziału pracy (Work Breakdown Structure)
Poniżej przedstawiamy elementy struktury podziału pracy oraz typowe terminy, z którymi można się zetknąć podczas jej tworzenia.
Pakiety pracy: Są to najniższe części w strukturze podziału pracy. Definiują pracę, czas trwania i koszty zadań, które muszą być wykonane, aby ukończyć produkty. Nie powinny być zależne od innych pakietów prac, a ich ukończenie nie powinno trwać dłużej niż 10 dni.
Rezultaty (Deliverables): Rezultaty działań, produkty lub mierzalne wyniki, które zostaną stworzone na koniec każdego kamienia milowego.
Zasady, których należy się trzymać przy projektowaniu WBS
Poniżej przedstawiamy zasady, których należy przestrzegać przy projektowaniu struktury podziału pracy.
- Zasada 100%: Reguła ta pomaga kierownikowi upewnić się, że wszystkie wysiłki projektowe zostały uchwycone i nic niepowiązanego nie zostało włączone do struktury. Zgodnie z nią suma zadań “dzieci” (na dowolnym poziomie) musi być równa 100% zadań nadrzędnych.
- Wszystkie produkty i podprodukty muszą się wzajemnie wykluczać, co oznacza, że nie powinny pojawiać się dwukrotnie w strukturze podziału pracy. Pomaga to uniknąć nieporozumień i powielania zadań.
- Zasada 8/80: Zgodnie z tą zasadą pakiety prac lub praca wymagana do stworzenia produktów końcowych nie powinna trwać mniej niż osiem godzin i więcej niż osiemdziesiąt godzin.
- Struktura podziału pracy musi być skoncentrowana na wynikach lub rezultatach, a nie na działaniach, które należy wykonać, aby je osiągnąć. Skup się na tym, co, a nie na tym, jak.
Jak stworzyć strukturę podziału pracy
Poniżej przedstawiamy listę kroków, które należy podjąć, aby stworzyć strukturę podziału pracy od podstaw.
Krok 1: Zbierz swój zespół, aby zidentyfikować produkty i subprodukty projektu. Obejmuje to kierowników projektu i ekspertów merytorycznych.
Krok 2: Zbierz niezbędne dokumenty, takie jak karta projektu, deklaracja zakresu projektu oraz plan zarządzania zakresem projektu.
Krok 3: Zidentyfikuj kluczowe produkty projektu. Powinny one znaleźć się na drugim poziomie WBS. Kluczowe produkty będą niezbędne do ukończenia projektu i będą realizowane przez niezależne zespoły – co oznacza, że ten sam zespół nie będzie pracował nad realizacją innego produktu.
Krok 4: Z pomocą ekspertów merytorycznych należy podzielić kluczowe produkty na mniejsze części pracy (pakiety pracy) lub, innymi słowy, zidentyfikować pracę, która jest niezbędna do ukończenia każdego produktu.
Krok 5: Stwórz słownik WBS, który jest dokumentem zawierającym definicję i zakres poszczególnych elementów w strukturze podziału pracy. Słownik WBS będzie zawierał takie informacje jak nazwa i identyfikator pakietu roboczego, nazwisko osoby, do której jest przypisany, termin realizacji, szacowany koszt, itp. Pomoże to zespołowi lepiej zrozumieć pakiety prac.
Krok 6. Możesz stworzyć WBS używając różnych formatów, takich jak tekstowe struktury podziału pracy, struktury tabelaryczne lub bardziej wizualne, takie jak diagramy przepływu. Gdy struktura jest już gotowa, należy ją udostępnić zespołowi. Strukturę podziału pracy Creately można szybko udostępnić pozostałym członkom zespołu za pomocą bezpiecznego łącza udostępniania – po udostępnieniu można współpracować w czasie rzeczywistym.
Szablony struktury podziału pracy
Struktura Podziału Pracy dla Budownictwa
Struktura podziału pracy dla zarządzania projektem
Szablon struktury podziału pracy
Przykład struktury podziału pracy
Wszelkie komentarze do Nasz przewodnik po strukturach podziału pracy
Tworzenie struktury podziału pracy może być zniechęcającym zadaniem. Postępuj zgodnie z krokami zawartymi w tym przewodniku i skorzystaj z szablonów, aby uprościć proces tworzenia WBS.
Masz coś do podzielenia się? Czy daj nam znać swoje myśli w sekcji komentarzy poniżej.