Ponieważ w tym roku, coraz więcej zespołów musi pracować w domu, bardziej niż kiedykolwiek ważne jest, aby określić, jak ulepszyć procesy robocze.
Szczególną uwagę należy zwrócić na taki proces, jak burza mózgów, która jest zorganizowanym, szczegółowym, a czasem również żmudnym działaniem. Burza mózgów, nawet przeprowadzana w miejscu pracy, wymaga pełnego zaangażowania i uwagi uczestników.
Kiedy wszyscy pracownicy pracują w domu, to pojawia się jeszcze więcej przeszkód do pokonania.
Czy czytałeś już nasz Przewodnik po pracy w domu?
W dalszej części artykułu dowiesz się, jak w 6 krokach skutecznie przeprowadzić burzę mózgów online z zespołem pracującym zdalnie.
Krok 1: Określenie uczestników
Podczas burzy mózgów w sieci zazwyczaj efektywnie jest utrzymywać liczbę uczestników na poziomie 8-10 osób. Posiadanie zróżnicowanego zespołu jest kluczowe, aby sesja burzy mózgów była udana.
W zależności od celu spotkania, liczba uczestników może się różnić. Upewnij się, że w skład zespołu, który wybierzesz, wchodzą osoby o różnych umiejętnościach i wiedzy specjalistycznej związanych z omawianym tematem.
Zwiększ efektywność działań poprzez włączenie do nich mieszanki introwertyków i ekstrawertyków, uczestników kreatywnych i niekreatywnych. Pozwoli to na uzyskanie bardziej zróżnicowanych odpowiedzi.
Na miejscu, aby sprawdzić zaangażowanie zespołu, wystarczy się odwrócić i ich o coś zapytać. Ale kiedy wszyscy pracują w różnych częściach kontynentu/świata, ważne jest, abyś zadał sobie dodatkowy trud i poznał uczestników burzy mózgów przed ustaleniem terminu sesji.
Krok 2: Wyślij e-mail wprowadzający do spotkania
Celem tego e-maila jest poinformowanie Twojego zespołu, czego może się spodziewać i umożliwienie mu wcześniejszego przygotowania się do sesji.
Email powinien zawierać szczegóły wyjaśniające cel sesji (tj. problem i rozwiązanie, którego szukasz), wszelkie materiały pomocnicze, agendę, linki do odpowiednich narzędzi lub zasobów, wydarzenie w kalendarzu oraz email z zaproszeniem na spotkanie.
Po wysłaniu maila, skontaktuj się z uczestnikami ( wysyłając mail, albo poprzez platformę czatową) i sprawdź, czy każdy otrzymał zaproszenie. Możesz również wykorzystać tę okazję, aby przypomnieć im o konieczności przeprowadzenia badań na dany temat, aby zebrać pomysły przed czasem, co z kolei pozwoli zaoszczędzić czas podczas sesji.
Krok 3: Wybierz skuteczne narzędzie do realizacji burzy mózgów online
Niezależnie od tego, czy wybranym przez Ciebie narzędziem jest platforma komunikacyjna, połączenie wideokonferencyjne, czy tablica online, upewnij się, że jest ono wystarczająco wydajne, aby zaspokoić potrzeby Twojego zespołu pracującego zdalnie.
Slack nie jest tylko platformą do czatowania, może również służyć jako tablica rozdzielcza do burzy mózgów. Wybierz konkretny kanał (lub utwórz nowy) dla sesji i powiadom wszystkich o czasie i celu, wysyłając zaproszenie e-mail lub na samym kanale. Podczas sesji, każdy może przedstawić swoje pomysły jako nowe wiadomości. Pod koniec sesji będziesz miał całą listę pomysłów, które możesz później przeanalizować i nadać im priorytety.
Jest to doskonałe narzędzie do prowadzenia wideokonferencji, zwłaszcza z dużą grupą osób. Podobnie jak podczas osobistej sesji burzy mózgów, możesz omówić sprawy podczas rozmowy wideo bądź skorzystać z opcji czatu, gdzie wyślesz wiadomość tekstową. Jednak, aby wszystko było bardziej efektywne, lepiej jest wyznaczyć moderatora, który powinien wziąć na siebie odpowiedzialność za zapisywanie pomysłów.
Creately to tablica online, na której zespoły mogą współpracować w czasie rzeczywistym nad pomysłami przy użyciu wizualizacji lub diagramów, takich, jak mapy myśli. Przed spotkaniem stwórz i nazwij dokument. Następnie podziel się dostępem do niego, dodając adresy e-mail uczestników lub po prostu udostępniając link w swoim kanale Slack, aby dać natychmiastowy dostęp do dokumentu swojemu zespołowi. Można również użyć wtyczki Creately dla Google Drive, aby tworzyć i zarządzać plikami bezpośrednio z Google Drive. Po rozpoczęciu sesji, każdy może podzielić się swoimi pomysłami na kanwie (zmiany zostaną odzwierciedlone w podglądzie linku, który udostępniłeś na swoim kanale Slack).
Krok 4: Wyznacz limit czasu i trzymaj się go
Jedną z rzeczy, która zostaje pominięta podczas zdalnej sesji burzy mózgów jest czas. Ważne jest jednak, aby szanować harmonogram uczestnika, ponieważ każdy dodatkowy czas poświęcony na spotkanie będzie stanowił uszczerbek dla czasu wolnego.
Zdarza się, że rozproszone zespoły nie zawsze znajdują się w tej samej strefie czasowej. Chociaż dla Ciebie może to być tuż po śniadaniu, poświęcenie dodatkowego pół godziny na zakończenie spotkania może zakłócić czyjąś godzinę lunchu.
Krok 5: Polegaj na odpowiednich metodach burzy mózgów
Chociaż istnieje wiele technik burzy mózgów, nie wszystkie z nich mogą się sprawdzić podczas sesji burzy mózgów online. Na przykład, technika taka jak burza ról może najlepiej pasować, gdy wszyscy znajdują się w tym samym pomieszczeniu.
Nie wszystkie techniki mogą pomóc w temacie, wokół którego prowadzisz burzę mózgów. Na przykład, mapy myśli najlepiej sprawdzają się przy generowaniu pomysłów, podczas gdy technika taka, jak “5 dlaczego” lub analiza przyczynowo-skutkowa może pomóc lepiej w rozwiązaniu problemu bądź znalezieniu jego pierwotnej przyczyny.
Ważne jest, aby wspomnieć o metodzie, która będzie stosowana na początku sesji i wyjaśnić zasady lub wytyczne związane z tą techniką.
Oto lista przydatnych narzędzi do generowania pomysłów. Są one połączone z zasobami wyjaśniającymi, jak z nich korzystać.
- Analiza 5 powodów
- Analiza przyczyn i skutków
- Lotus Diagram
- Sześć myślących kapeluszy
- TabliceTablice nastrojów
- SCAMPER
- SIPOC
- Tablice pomysłów
Krok 6: Zakończenie spotkania
Po zebraniu tylu informacji, ile chcesz, poświęć czas (powinien być również uwzględniony w agendzie) na ich uporządkowanie i podsumowanie.
Diagram pokrewieństwa może pomóc w kategoryzowaniu danych, nadawaniu im priorytetów i prezentowaniu wyników zarówno zespołowi, jak i interesariuszom.
Niezbędny przewodnik po tym, jak przeprowadzić burzę mózgów online
Następnym krokiem jest stworzenie planu działania, co samo w sobie wymaga kolejnego spotkania. Jeśli natomiast zostało to zaplanowane w agendzie, możesz użyć szablonu planu działania, aby szybko określić pozycje.
Gotowy na następne spotkanie w ramach burzy mózgów online?
Burza mózgów online jest bardziej efektywna niż burza mózgów w cztery oczy z kilku ważnych powodów. Ogranicza to momenty, w których dominujący uczestnicy przejmują kontrolę, przyćmiewając swoich bardziej introwertycznych kolegów. Wirtualna burza mózgów, potęgując poczucie anonimowości, zachęca tych introwertycznych uczestników do chętniejszego dzielenia się swoimi kreatywnymi pomysłami.
Ponadto, ponieważ wszyscy nie są w tym samym pomieszczeniu, kiedy burza mózgów online zwiększa różnorodność pomysłów; ponieważ szansa bycia pod wpływem pomysłów innych jest minimalna, wydobędzie to wiele różnych pomysłów od uczestników.
Masz jakieś wskazówki, jak skutecznie przeprowadzić burzę mózgów online, którymi chcesz się z nami podzielić? Daj nam znać w komentarzach poniżej.
