Prosty przewodnik jak stworzyć skuteczną kartę projektu

Jednym z pierwszych kroków w fazach cyklu życia zarządzania projektem jest opracowanie karty projektu. Pomaga poinformować wszystkich członków zespołu, za co są odpowiedzialni i co należy zrobić.

Zdefiniujmy kartę projektu i omówmy, jak ją stworzyć. Dodaliśmy kilka przydatnych szablonów kart projektów, które pomogą Ci rozpocząć projekt. Dostosuj je do swoich upodobań i eksportuj jako obrazy lub SVG, aby dodać je do prezentacji lub dokumentów.

Czym jest karta projektu?

Karta projektu jest dokumentem, który określa wizję projektu, zakres, cele, zespół projektowy i jego obowiązki, kluczowych interesariuszy oraz sposób jego realizacji lub plan wdrożenia. Jest on również znany jako sprawozdanie z projektu i raport z definicji projektu.

Pomaga określić poziom uprawnień kierownika projektu oraz kierunek rozwoju projektu.

Karta projektu:

    null
  • Opisuje cel i wyniki projektu,
  • Prawnie upoważnia do rozpoczęcia projektu,
  • Pomaga pilnować terminów realizacji projektów,
  • Pomaga zidentyfikować ograniczenia i ryzyka oraz zdefiniować środki zapobiegawcze,
  • Przedstawia ogólny przegląd budżetu,
  • Pomaga dopasować cele projektu do interesów interesariuszy.

Karta projektu a plan projektu

Karta projektu jest wysokopoziomowym dokumentem inicjującym, który składa się tylko z kilku stron. Zawiera on listę celów projektu, zakres, wizję, zespół, jego obowiązki oraz interesariuszy.

Plan projektu, z drugiej strony, jest szczegółowym dokumentem, który opisuje, jak osiągnąć cele projektu. Wyjaśnia on rezultaty projektu, plan działania, wymagane zasoby i kamienie milowe.

Jak opracować kartę projektu

Tutaj przyjrzymy się, jak stworzyć kartę projektu, identyfikując jej kluczowe elementy.

1. Określenie wizji projektu

Wizja projektu wyrażona jest poprzez jego cel końcowy i przeznaczenie. Można je podzielić na:

Zakres: Wyjaśnij granice projektu w zakresie celów projektu, wyników, kosztów, terminów i pracy do wykonania. Definiowanie zakresu projektu na wczesnym etapie jego realizacji jest ważne, ponieważ będzie miało wpływ na koszt i harmonogram projektu.

Cele: Wyznaczając cele, upewnij się, że spełniają one kryteria SMART, czyli że są konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie. Biorąc pod uwagę ogólne cele organizacji, ustal około 5 celów, które mają być zrealizowane do końca projektu.

Rezultaty: Wymień produkty, które powstaną na koniec każdego pomyślnego osiągnięcia celu.

2. Zidentyfikuj interesariuszy i klientów

Interesariusze to osoby, które mają kluczowy udział lub interes w pomyślnym zakończeniu projektu. Mogą to być zarówno osoby z firmy, jak i spoza niej, w tym osoby finansujące projekt, jak również członkowie zespołu i klienci.

Możesz użyć mapy interesariuszy, takiej jak ta poniżej, aby podzielić interesariuszy na kategorie i sprawić, że informacje, które masz pod ręką, będą bardziej przejrzyste i łatwe do zrozumienia.

Mapa interesariuszy - Analiza interesariuszy
Mapa interesariuszy (Kliknij szablon, aby edytować go online)

3. Utwórz schemat organizacyjny

Teraz gdy już zidentyfikowałeś zespół projektowy, sprecyzuj jego obowiązki.

Użyj schematu organizacyjnego, aby wypisać ich nazwiska, role i obowiązki. Jednocześnie można podkreślić relacje sprawozdawcze pomiędzy członkami za pomocą linii łączących.

Schemat organizacyjny Szablon
Szablon schematu organizacyjnego (Kliknij szablon, aby edytować go online)

4. Zdefiniuj kamienie milowe projektu

Kamienie milowe reprezentują ważne wydarzenia w cyklu życia projektu i obejmują daty rozpoczęcia i zakończenia projektu, pomyślne ukończenie kluczowych produktów itp.

Szablon harmonogramu projektu
Szablon harmonogramu projektu (Kliknij szablon, aby edytować go online)

5. Utwórz plan zasobów

Wymień wszystkie zasoby, których potrzebujesz do realizacji projektu: sprzęt, maszyny, ludzi, materiały itp. To może pomóc w przydzielaniu budżetu.

6. Ustal budżet projektu

Wymień wydatki, jakie Twoja organizacja będzie musiała ponieść, aby zrealizować plan. Ponieważ wydatki te mogą ulec zmianie w trakcie realizacji projektu, można dokonać przybliżonych szacunków. Należy również zanotować osobę, która będzie odpowiedzialna za zatwierdzanie wydatków.

7. Wymień zależności, ograniczenia i ryzyka

Zależności: Zidentyfikuj i wypisz zależności projektowe, czyli działania, które będą miały wpływ na rozpoczęcie lub zakończenie innego zadania.

Ograniczenia: Określ czynniki, które utrudniałyby postęp w osiąganiu wyników projektu. Na przykład brak środków lub czasu.

Ryzyko: Ryzyko może wystąpić na każdym etapie cyklu życia projektu. Ważne jest, abyś je wcześniej zidentyfikował i podjął odpowiednie środki ostrożności. Oto kilka świetnych technik zarządzania ryzykiem, które mogą się tu przydać.

8. Opracuj plan wdrożenia

W tym miejscu tworzysz plan działania, podkreślając kluczowe daty lub kamienie milowe.

Szablon planu działania
Szablon planu działania (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Wizualna karta projektu

Zazwyczaj karta projektu obejmuje 5-6 stron. Jest to jeden z głównych powodów, dla których są one pomijane w procesie zarządzania projektami. Łatwiejszym sposobem na napisanie karty projektu, którą każdy może szybko przeczytać i zrozumieć, przy minimalnym wysiłku, jest wizualizacja.

Wizualne karty projektu, takie jak te poniżej, pomogą Ci zebrać wszystkie elementy karty projektu na jednej stronie. Są one łatwe do odczytania i przyjemne wizualnie.

Poniżej przedstawiamy kilka przykładów wizualnych kart projektów. Możesz je edytować online, aby dodawać lub usuwać elementy i dostosowywać je do potrzeb Twojego projektu. Pobierz je jako SVG lub jako obrazy, aby dodać je do prezentacji, stron internetowych, wiki firmowych, dokumentów itp.

Szablon 1

Karta projektu Szablon
Szablon karty projektu (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Szablon 2

Przykład karty projektu
Przykład karty projektu (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Szablon 3

Jednostronicowa karta projektu
Jednostronicowa karta projektu (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Co sądzisz o tym przewodniku?

Przez cały cykl życia projektu, karta projektu odgrywa istotną rolę w utrzymaniu spraw na właściwym torze. W tym przewodniku opisaliśmy, czym jest karta projektu, jak ją stworzyć oraz kilka edytowalnych szablonów kart projektów.

Znasz najlepsze praktyki, których przestrzegasz podczas tworzenia karty projektu? Podziel się nimi z naszymi czytelnikami w sekcji komentarzy poniżej.

Leave a comment

*
*

2 + 14 =

Powrót do góry