Nu dit jaar meer teams vanuit huis moeten werken, is het belangrijker dan ooit om na te gaan hoe de werkprocessen kunnen worden gestroomlijnd.
Vooral een proces als brainstormen, een georganiseerde, gedetailleerde en soms zelfs zorgvuldige activiteit. Zelfs ter plaatse vereist brainstormen de volledige betrokkenheid en aandacht van de deelnemers.
En als iedereen vanuit huis werkt, zijn er nog meer hindernissen te nemen.
Heb je onze Ultieme Gids voor Thuiswerken al gelezen?
Lees verder om te ontdekken hoe je in 6 stappen effectief online kunt brainstormen met je remote team.
Stap 1: Identificeer de aanwezigen
Hoewel het over het algemeen effectief is om het aantal deelnemers tussen de 8-10 te houden wanneer je online brainstormt, is het hebben van een divers team van cruciaal belang voor een succesvolle brainstormsessie.
Afhankelijk van het doel van de bijeenkomst, kunnen de aanwezigen variëren. Zorg ervoor dat het team dat je kiest bestaat uit personen met verschillende vaardigheden en deskundigheid die relevant zijn voor het te bespreken onderwerp.
Maak de zaken effectiever door een mix van introverte en extraverte, en creatieve en niet-creatieve deelnemers op te nemen. Dit zal meer uiteenlopende antwoorden opleveren.
Ter plekke hoef je je alleen maar om te draaien en het te vragen. Maar als iedereen in verschillende delen van het continent/de wereld werkt, is het belangrijk dat je extra moeite doet om met hen te overleggen voordat je een tijdstip voor de sessie vaststelt.
Stap 2: Stuur een inleidende e-mail naar de vergadering
Het doel van deze inleidende e-mail is je team te laten weten wat het kan verwachten en hen in staat te stellen zich van tevoren op de sessie voor te bereiden.
De e-mail moet details bevatten over het doel van de sessie (d.w.z. het probleem en de oplossing die je zoekt), eventueel ondersteunend materiaal, de agenda, links naar relevante hulpmiddelen of bronnen, kalendergebeurtenis, en de e-mailuitnodiging voor de bijeenkomst.
Zodra de e-mail is verzonden, neem je contact op (hetzij met een andere e-mail of via je chatplatform) en controleer je of zij de uitnodiging hebben ontvangen. Je kunt het ook gebruiken als een kans om hen eraan te herinneren research te doen rond het onderwerp om ideeën te verzamelen van tevoren, wat op zijn beurt tijd zal besparen tijdens de sessie.
Stap 3: Kies een effectief hulpmiddel om online te brainstormen
Of je nu kiest voor een berichtenplatform, een videovergadering of een online whiteboard, zorg ervoor dat het goed genoeg is om te voldoen aan de behoeften van je remote team.
Slack is niet alleen een chatplatform, maar het kan ook dienen als een dashboard voor brainstormsessies. Kies een specifieke channel (of maak een nieuwe channel) voor de sessie en breng iedereen op de hoogte van het tijdstip en het doel, via een uitnodiging per e-mail of op de channel zelf. Tijdens de sessie kan iedereen zijn ideeën inbrengen als nieuwe berichten. Aan het eind van de sessie heb je een hele lijst met ideeën die je later kunt analyseren en rangschikken op prioriteit.
Dit is een geweldig hulpmiddel voor videoconferenties, vooral met een grote groep mensen. Net als tijdens een persoonlijke brainstormsessie kan je zaken bespreken tijdens een videogesprek, maar je kan ook de chatoptie gebruiken om een tekstbericht in te spreken. Om alles effectiever te maken, is het beter om een facilitator aan te wijzen die de verantwoordelijkheid op zich neemt om de ideeën van anderen op te schrijven.
Creately is een online whiteboard waar teams in real-time kunnen samenwerken aan ideeën met behulp van visuals of diagrammen zoals mind maps. Maak vóór de vergadering een document aan, geef het een naam en deel de toegang ertoe door hun e-mailadressen toe te voegen of door de link naar het document gewoon te delen in je Slack-kanaal om je team onmiddellijk toegang te geven. Je kunt ook de Creately plugin voor Google Drive gebruiken om je bestanden rechtstreeks vanuit Google Drive te maken en te beheren. Zodra de sessie begint, kan iedereen zijn ideeën delen op het canvas (wijzigingen zullen ook worden weergegeven in de preview van de link die je hebt gedeeld op je Slack-kanaal).
Stap 4: Stel een tijdslimiet en hou je eraan
Eén ding dat over het hoofd wordt gezien tijdens een remote brainstormsessie is de tijd. Het is echter belangrijk om rekening te houden met de agenda van de deelnemer, aangezien elke extra tijd die aan de vergadering wordt besteed, ten koste gaat van zijn/haar persoonlijke tijd.
Soms bevinden teamleden zich niet in dezelfde tijdzone. Hoewel het voor jou misschien net na het ontbijt is, kan een half uurtje langer vergaderen hun lunchpauze onderbreken.
Stap 5: Vertrouw op geschikte brainstormmethoden
Hoewel er tal van brainstormtechnieken bestaan, werken ze niet allemaal tijdens een online brainstormsessie. Een techniek als “role storming” kan bijvoorbeeld het beste werken als iedereen in dezelfde ruimte is.
Echter kunnen niet alle technieken helpen bij het onderwerp waarover je aan het brainstormen bent. Zo werken mindmaps het beste voor het genereren van ideeën, terwijl een techniek als “5 waaroms” of oorzaak- en gevolg analyse misschien beter helpt bij het oplossen van een probleem of het vinden van de hoofdoorzaak van een probleem.
Het is belangrijk om aan het begin van de sessie te vermelden welke methode zal worden gebruikt en ook de regels of richtlijnen die met de techniek samenhangen te verduidelijken.
Hier is een lijst van nuttige hulpmiddelen voor het genereren van ideeën. Ze zijn gekoppeld aan bronnen waarin wordt uitgelegd hoe ze moeten worden gebruikt.
- 5 waarom-analyse
- Oorzaak en gevolg analyse
- Lotus Diagram
- Zes denkhoeden
- MoodMood boards
- SCAMPER
- SIPOC
- Ideeënborden
Stap 6: Beëindig de vergadering
Nadat je zoveel informatie hebt verzameld als je wilt, moet je tijd uittrekken (moet ook in de agenda worden opgenomen) om ze te sorteren en samen te vatten.
Een affiniteitsdiagram kan je helpen gegevens te categoriseren, prioriteiten te stellen en de resultaten te presenteren aan zowel het team als de belanghebbenden.
De essentiële gids over hoe online te brainstormen
Daarna volgt het opstellen van een actieplan, waarvoor weer een vergadering nodig is. Of als je dat ook in de agenda hebt ingepland, kan je een sjabloon voor een actieplan gebruiken om snel de punten uit te zoeken.
Klaar voor je volgende online brainstormbijeenkomst?
Online brainstormen is om een paar goede redenen effectiever dan brainstormen face to face. Het vermindert de momenten waarop dominante deelnemers de overhand nemen en hun meer introverte collega’s overschaduwen. Omdat het gevoel van anonimiteit toeneemt, stimuleert virtueel brainstormen deze introverte deelnemers om hun creatieve ideeën gretiger te delen.
Bovendien, aangezien iedereen niet in dezelfde ruimte is, verhoogt online brainstormen de diversiteit van ideeën; aangezien de kans om beïnvloed te worden door de ideeën van anderen minimaal is, zal het meerdere verschillende ideeën van de deelnemers naar boven brengen.
Heb je tips over hoe je succesvol online kunt brainstormen om met ons te delen? Laat het ons weten in de commentaren hieronder.
