La organización de eventos puede ser una tarea tediosa si no se tiene un plan adecuado. Cuanto más grande sea el evento, más detalles tendrá que tener en cuenta al planificarlo y más desafíos tendrá que superar.
En esta publicación, le ayudaremos a planificar un evento de la manera más fácil. Para simplificarlo aún más, también hemos agregado plantillas que puede editar de inmediato y poner en marcha su proyecto.
Cómo planificar un evento
Desde la fase de planificación previa hasta el día del evento, hay mucho que organizar y seguir.
Siga los pasos de planificación de eventos a continuación para ahorrar tiempo y presupuesto al organizar una función exitosa.
Cree una lista de verificación
Una lista de verificación puede marcar una gran diferencia cuando se trata de planificar un evento.
Una lista de verificación de planificación de eventos lo ayudará a usted y a su equipo a realizar un seguimiento de las cosas que necesita tomar en cuenta para ejecutar las cosas sin problemas.
A continuación se muestra una plantilla de lista de verificación para planificación de eventos en forma de mapa mental. Puede personalizarlo de acuerdo con su evento e invitar a su equipo a colaborar en él también en tiempo real.
Establezca el objetivo del evento
Establecer el objetivo de su evento es una de las primeras cosas que debe hacer al planificar un evento. Los objetivos pueden ser diversos; ingresos, la atención de los medios, recaudación de fondos, el lanzamiento de un nuevo producto, etc.
Defina el propósito de su evento o lo que quieres lograr con él. Asegúrese de que el objetivo que establezca se adhiera a los criterios SMART, o en otras palabras, sea específico, medible, alcanzable, realista y oportuno.
Organice a su equipo
Reúna un equipo competente que pueda ayudarlo a lograr la meta que se ha propuesto y pueda delegar su trabajo sin problemas.
Un organigrama como el siguiente puede ayudarle a asignar funciones y responsabilidades y las relaciones de informes entre los miembros del equipo.
A medida que asigna las responsabilidades a cada miembro, también es importante encontrar formas de comunicarse con ellos (ej, chat, correo electrónico, etc.) durante el proceso de planificación. No olvide celebrar reuniones periódicas con los involucrados para discutir el progreso de la planificación y cualquier problema.
Cree una línea de tiempo de planificación de eventos para resaltar las tareas individuales que necesita completar y los plazos relevantes. Ayudará a su equipo a realizar un seguimiento de las cosas.
Determine un presupuesto
Antes de comenzar a planificar, debe considerar su presupuesto y ver si la planificación de su evento se alinea con él.
Las siguientes son las áreas clave para las que necesita asignar un presupuesto (establezca costos realistas para cada elemento). Es posible que algunos de estos artículos no tengan costos fijos, pero es importante hacer estimaciones aproximadas para decidir si realmente puede pagarlos.
- Lugar: esto podría incluir los pagos que debe realizar por el alquiler del salón o las habitaciones, los depósitos de seguridad, el estacionamiento, etc.
- Personal – Considere el presupuesto que debe asignar para las comidas, el transporte y el alojamiento del personal, especialmente si el evento es fuera de la ciudad.
- Alimentos y bebidas: los alimentos y el agua son elementos esenciales que necesita para el evento. Considere varias opciones de catering hasta que encuentre una que se ajuste a sus necesidades y presupuesto.
- Entretenimiento – ¿Necesitarás músicos, DJs o oradores? Asigne dinero para ellos, así como los costos asociados de transporte y vivienda.
- Decoraciones: si va a decorar el salón de eventos o el escenario con flores, luces, etc., también debe estimar el costo.
- Marketing: esto debe incluir cualquier dinero que tendrá que gastar en su esfuerzo para comercializar su evento, ya sea para anuncios de Facebook o carteles y volantes.
- A/V – Esto incluye todo el equipo como micrófonos, parlantes, WiFi, cables, proyectores, etc.
Invite a los miembros del equipo a cargo de las diferentes áreas a completar el cuadro con los costos relevantes.
Establezca la fecha y reserve su lugar
Es posible que tenga una fecha preestablecida si se trata de un evento recurrente. Sin embargo, si depende de usted, aquí hay algunas cosas a las que debe prestar atención.
- ¿Tiene suficiente tiempo para planificar antes del día del evento?
- Omita días festivos religiosos u oficiales
- Compruebe si los horarios de los participantes clave están libres ese día.
- Dependiendo del lugar y el tipo de evento, considere el clima
- Seleccione una fecha alternativa
Una vez que haya seleccionado una fecha, comience a buscar un lugar que se adapte a sus necesidades. Aquí también hay que tener en cuenta
- Si está disponible en la fecha y con cuánta anticipación es necesario reservarlo
- Sus políticas de pago, reembolso y cancelación.
- Si se ajusta al tipo de evento que está planeando.
- ¿El lugar proporciona equipo A/V, WiFi?
- Sus arreglos de asientos y necesidades de estacionamiento
Identifique socios y patrocinadores
Las organizaciones comunitarias y los patrocinadores corporativos pueden ayudarlo a reducir costos, encontrar más oportunidades publicitarias, ampliar su audiencia y ayudarlo a planificar el evento. Asegurarse al buscar socios y patrocinadores, de que su visión complemente la suya.
Promueva su evento
Hay varias formas de promocionar su evento. Dependiendo de la mejor manera de llegar a su público objetivo, puede aprovechar el marketing por correo electrónico, los folletos, las redes sociales, la televisión, la radio o las invitaciones, etc.
Prepare su material de marketing según lo permita su presupuesto. Esto podría incluir logotipos, pancartas, carteles, volantes, invitaciones, boletines, etc.
Preparaciones finales
Faltan solo unos días para su evento y hay algunas cosas más que debe hacer para evitar contratiempos.
- Confirme con su proveedor de alimentos y revise el menú, la presentación de los alimentos y los detalles de la porción, etc.
- Asegúrese de que el lugar esté listo para instalarse en la fecha y hora que lo ha reservado.
- Compruebe todo el equipo que necesita para el evento. No olvide probarlos para ver si funcionan cuando finalmente los esté configurando.
- Cree un programa de eventos para usted y su equipo
- Envíe recordatorios a los asistentes, presentadores/conferencistas, patrocinadores y socios
¿Listo para promocionar su próximo evento?
Ya sea que sea un planificador de eventos experimentado o un novato, esperamos que estos pasos lo ayuden a (re)organizar su proceso de manera efectiva. Tenga las herramientas adecuadas y el equipo adecuado listo y listo. Asegúrese de utilizar nuestras plantillas de planificación de eventos cuando esté planificando su próximo evento.
¿Tiene algún consejo de planificación de eventos para compartir con nosotros? Háganos saber en la sección de comentarios.
