Der einfache Leitfaden zum Reengineering von Geschäftsprozessen

Business Process Reengineering ist ein entscheidendes Element auf der Agenda vieler großer und kleiner Unternehmen in vielen Branchen, wobei das verarbeitende Gewerbe und das Bank- und Finanzwesen die führenden Sektoren sind. Es ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse aus einer neuen Perspektive zu betrachten, um zu verstehen, wie sie neu gestaltet werden können, um ihre Arbeitsweise zu verbessern.

In diesem Leitfaden wollen wir das Konzept des Business Process Reengineering vereinfachen, indem wir erklären, was es ist und welche Prozessschritte es gibt. Wir haben auch Vorlagen für Geschäftsprozesse bereitgestellt, die Sie sofort verwenden können, um Ihr eigenes BPR-Projekt zu starten.

Was ist Business Process Reengineering?

“Business Reengineering ist das grundlegende Überdenken und radikale Umgestalten von Geschäftsprozessen, um dramatische Verbesserungen bei kritischen, zeitgemäßen Leistungskennzahlen wie Kosten, Qualität, Service und Geschwindigkeit zu erreichen” – Michael Hammer und James Champy

Business Process Reengineering ist ein Ansatz zur Verbesserung der organisatorischen Leistung durch die Steigerung der Effizienz und Effektivität der Prozesse, die im gesamten Unternehmen existieren. Neben der Neugestaltung der Geschäftsprozesse geht es auch um die Neugestaltung der zugehörigen Systeme und Organisationsstrukturen.

In der Regel sind es Gründe wie neue Marktchancen, zunehmender Wettbewerb, schlechte finanzielle Leistungen und sinkende Marktanteile, die eine Umgestaltung der Geschäftsprozesse erforderlich machen.

BPR umfasst die Analyse und Umgestaltung mehrerer wichtiger Komponenten eines Unternehmens. Dazu gehören,

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• Strategie
• Organisation
• Prozess
• Technologie
• Kultur

BPR umfasst drei Phasen: die Analysephase, die Entwurfsphase und die Umsetzungsphase. Es wird auch als Neugestaltung von Geschäftsprozessen, Änderungsmanagement von Geschäftsprozessen und Unternehmenstransformation bezeichnet.

Vorteile des Business Process Reengineering

BPR spielt eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Unternehmensleistung in Bezug auf Kosten, Qualität, Lieferung, Mitarbeiterproduktivität usw. Es hilft auch

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• Geschäftsprozesse und Systeme zu rationalisieren
• Unternehmen leicht an den Wandel der Zeit anzupassen und die Betriebskosten zu senken
• Die Rentabilität des Unternehmens zu verbessern und den Wettbewerbsvorteil zu erhalten
• Die Mitarbeiterproduktivität zu steigern
• Die Kundenzufriedenheit durch Verbesserung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu erhöhen 

Grundsätze des Business Process Reengineering

Nachfolgend sind die 7 Grundsätze des Reengineering aufgeführt, die von Michael Hammer und James Champy vorgeschlagen wurden.

1. Organisieren Sie nach Ergebnissen, nicht nach Aufgaben.
2. Identifizieren Sie alle Prozesse des Unternehmens und ordnen Sie sie nach der Dringlichkeit der Umgestaltung
3. Integrieren Sie die Informationsverarbeitung in die eigentliche Arbeit, die die Informationen hervorbringt
4. Behandeln Sie geografisch verteilte Ressourcen so, als wären sie zentralisiert
5. Verknüpfen Sie parallele Aktivitäten im Arbeitsablauf, anstatt nur ihre Ergebnisse zu integrieren
6. Legen Sie den Entscheidungspunkt dorthin, wo die Arbeit ausgeführt wird, und bauen Sie die Kontrolle in den Prozess ein
7. Erfassen Sie Informationen einmalig und an der Quelle

Wenn Sie mehr über diese Grundsätze erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel.

BPR-Implementierung | Business Process Reengineering-Schritte

Das Reengineering eines Prozesses konzentriert sich auf die Neugestaltung eines Prozesses als Ganzes, was ein grundlegendes Überdenken der Art und Weise beinhaltet, wie die organisatorische Arbeit durchgeführt werden sollte, um eine drastische Verbesserung zu erreichen. Darin unterscheidet sich BPR von der Prozessverbesserung, die sich nur auf funktionale oder inkrementelle Verbesserungen konzentriert.

Reengineering ist möglicherweise nicht in allen Situationen angebracht, vor allem, wenn Ihre Prozesse nur optimiert werden müssen und wenn Ihr Unternehmen keine dramatischen Veränderungen anstrebt. In einem solchen Fall können Sie sich für eine Technik zur Prozessverbesserung entscheiden.

Schritt 1: Festlegung der Vision und der Unternehmensziele

Hier muss die Unternehmensleitung die Geschäftslage, die Erwartungen der Kunden, den Wettbewerb, die Möglichkeiten usw. ermitteln.

Dadurch wird es einfacher, die Notwendigkeit von Veränderungen zu verstehen und eine klare Vorstellung davon zu entwickeln, wo das Unternehmen in Zukunft stehen soll. Klären Sie dann die Ziele in qualitativer und quantitativer Hinsicht.

Schritt 2: Ein kompetentes Team zusammenstellen

Das von Ihnen ausgewählte Team muss funktionsübergreifend zusammengesetzt sein, da Fachwissen und Wahrnehmungen aus allen Ebenen des Unternehmens erforderlich sind, um die Wahrscheinlichkeit eines Fehlschlags zu minimieren.

Es sollte in der Verantwortung der obersten Führungsebene liegen, eine klare Vorstellung von den durchzuführenden Aktivitäten zu haben und die strategische Richtung vorzugeben. Außerdem brauchen Sie einen Betriebsleiter, der sich mit den Abläufen auskennt. Ebenso wichtig ist es, die richtigen Ingenieure mit unterschiedlichen Fachkenntnissen aus verschiedenen Bereichen zu haben, um das Team komplett zu machen.

In dieser Phase ist es wichtig, dass die Ziele und Strategien richtig umrissen werden. Sie können auch Umfragen und Benchmarking-Aktivitäten durchführen, um Kundenbedürfnisse zu ermitteln und die Konkurrenz zu analysieren.

In diesem Schritt ist es auch notwendig, den übrigen Mitarbeitern den Business Case für den Wandel und die Ziele des Projekts zu vermitteln. Dies wird auch ihr Feedback fördern und ihnen helfen, sich auf das vorzubereiten, was auf sie zukommt.

Schritt 3: Verstehen Sie den aktuellen Prozess

In diesem Schritt müssen Sie den/die Prozess(e) auswählen, den/die Sie umgestalten wollen. Solche Prozesse, die nicht mehr funktionieren, funktionsübergreifend sind, wertschöpfend sind, Engpässe aufweisen oder eine große Auswirkung auf die Organisation haben, können prioritär behandelt werden.

Sobald Sie diese ausgewählt haben, sollten Sie sie mithilfe von Flussdiagrammen oder Prozesslandkarten abbilden, um sie gründlich zu analysieren und Lücken, Ineffizienzen, Blockierungen usw. zu ermitteln.

Definieren Sie dann die richtigen KPIs für die Prozesse, um zu überwachen, dass der Prozess nach der Implementierung die gewünschte Wirkung erzielt.

Schritt 4: Umgestaltung des Prozesses

Behalten Sie Ihre Vision im Hinterkopf und entwerfen Sie einen neuen Prozess, der die Ineffizienzen des vorherigen Prozesses wirksam beseitigt. Hier werden Sie eine Karte des zukünftigen Zustands erstellen, die die Lösungen aufzeigt, die Sie für die Probleme des aktuellen Prozesses identifiziert haben.

Schritt 5: Implementierung des überarbeiteten Prozesses

Sobald der Prozess umgestaltet ist, können Sie einen kleinen Test durchführen, um zu sehen, wie er funktioniert, indem Sie ihn anhand der zuvor festgelegten KPIs überwachen. Auf diese Weise können Sie die notwendigen Anpassungen vornehmen, bevor Sie den Prozess unternehmensweit einführen. Wenn das neue Verfahren besser funktioniert als das derzeitige, können Sie es in größerem Umfang einführen.

BPR-Methoden

Es gibt verschiedene Methoden für das Business Process Reengineering, von denen wir im Folgenden einige zusammen mit den einzelnen Schritten aufgeführt haben. Sie zeigen weitere Möglichkeiten zur Umgestaltung von Geschäftsprozessen auf, die über die oben genannten hinausgehen.

Hammer/Champy-Methodik

Die von Hammer und Champy eingeführte Methodik hat das Business Process Reengineering populär gemacht. Es umfasst sechs Schritte.

Schritt 1: Der CEO, der den Reengineering-Prozess einleitet, sollte ihn den Mitarbeitern vorstellen, indem er die aktuelle Situation des Unternehmens und seine Zukunftsvision für das Unternehmen erläutert.

Schritt 2: Identifizierung von Geschäftsprozessen im Hinblick auf ihre Interaktion innerhalb des Unternehmens und in Bezug auf die Außenwelt. Hier können Prozesslandkarten verwendet werden, um die Prozesse zu visualisieren.

Schritt 3: Wählen Sie die Prozesse aus, die das Potenzial haben, nach ihrer Umgestaltung einen Mehrwert für das Unternehmen zu bringen, und diejenigen, die leicht umgestaltet werden können.

Schritt 4: Analysieren Sie die aktuelle Leistung der Prozesse im Vergleich zu dem, was von ihnen in Zukunft erwartet wird.

Schritt 5: Gestalten Sie den ausgewählten Geschäftsprozess um unter Einsatz von Kreativität, Querdenken und Vorstellungskraft.

Schritt 6: Setzen Sie die umgestalteten Prozesse um.

Die Davenport-Methodik

Davenport stellt die Informationstechnologie in den Mittelpunkt des Business Reengineering. Das Davenport-Modell umfasst sechs Schritte.

Schritt 1: Entwickeln Sie Unternehmensvisionen und Prozessziele.

Schritt 2: Identifizieren Sie die Geschäftsprozesse, die überarbeitet werden sollten. Davenport rät, nicht mehr als 15 Prozesse auf einmal auszuwählen.

Schritt 3: Verstehen Sie die Funktionsweise und Leistung der ausgewählten Prozesse. Und setzen Sie Leistungsmaßstäbe für die neu gestalteten Prozesse.

Schritt 4: Untersuchen Sie, wie informationstechnische Instrumente und Anwendungen auf die neu gestalteten Geschäftsprozesse angewendet werden können.

Schritt 5: Entwerfen Sie einen funktionierenden Prototyp des neuen Geschäftsprozesses. Geben Sie dem Team die Möglichkeit, den Prototyp zu untersuchen und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.

Schritt 6: Implementieren Sie den getesteten Prototyp in der gesamten Organisation.

Manganelli/ Klein Methodik

Manganelli und Klein geben an, dass man sich nur auf die Geschäftsprozesse konzentrieren sollte, die für die strategischen Ziele des Unternehmens und die Kundenanforderungen entscheidend sind.

Schritt 1: Bitten Sie alle Beteiligten, Ziele zu definieren und sich auf das Business Reengineering-Projekt vorzubereiten.

Schritt 2: Wählen Sie die wichtigsten Geschäftsprozesse für die Neugestaltung aus.

Schritt 3: Untersuchen Sie die derzeitige Leistung der ausgewählten Prozesse und legen Sie fest, welche Leistung Sie in Zukunft erreichen wollen.

Schritt 4: Entwickeln Sie Informationstechnologie zur Unterstützung neuer Prozesse. Und gestalten Sie neue Arbeitsumgebungen für die Menschen.

Schritt 5: Implementieren Sie die neu gestalteten Prozesse und die neuen Arbeitsumgebungen innerhalb der Organisation.

Kodak-Methodik

Die Kodak-Methode wurde von der internationalen Kodak-Organisation entwickelt und wird in allen Kodak-Einrichtungen weltweit angewendet.

Schritt 1: Planen Sie das Projekt zur Umstrukturierung der Prozesse und legen Sie alle Regeln und Verfahren für die Projektverwaltung fest.

Schritt 2: Stellen Sie Ihr Projektteam zusammen, weisen Sie Projektmanager zu und entwerfen Sie ein umfassendes Prozessmodell für das Unternehmen.

Schritt 3: Gestalten Sie die ausgewählten Prozesse um. Dieser Schritt sollte mit einem Plan für eine Pilotimplementierung der umgestalteten Prozesse abgeschlossen werden.

Schritt 4: Implementieren Sie die neu gestalteten Prozesse in der gesamten Organisation. Passen Sie die Infrastruktur des Unternehmens an die Anforderungen der neuen Prozesse an.

Schritt 5: Der letzte Schritt wird parallel zu den anderen Schritten durchgeführt. Hier sollte das Projektteam Wege finden, mit den Hindernissen umzugehen, die während des Reengineering-Projekts auftreten können.

Was sind Ihre Ideen zu BPR?

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen dabei geholfen hat, den Einstieg in das Business Process Reengineering zu finden. Haben Sie noch Fragen? Teilen Sie sie uns in den Kommentaren unten mit.