Was ist Prozessdokumentation | Der einfache Leitfaden zur Prozessdokumentation

• Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch dessen Komplexität. Es sind mehr Schritte, mehr Personen und mehr Dinge involviert, die nicht immer auf die effizienteste Weise arrangiert werden können. Es mag entmutigend klingen, die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zu überdenken, aber es wird Ihnen zwangsläufig zu erheblichen Effizienzsteigerungen verhelfen. DieProzessdokumentation ist der erste Schritt dazu! Dieser einfache Leitfaden für die Prozessdokumentation wird Ihnen dabei helfen, alles richtig zu machen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren;
• Was ist Prozessdokumentation?
• Warum tun Sie es? Die Bedeutung der Prozessdokumentation
• Wie man einen Prozess dokumentiert
• Tipps und Tricks: Bewährte Praktiken der Prozessdokumentation
• Was ist für Sie drin? Vorteile der Prozessdokumentation
• Easy Starter Prozess-Flussdiagramm-Vorlagen

Was ist Prozessdokumentation?

Die Prozessdokumentation beschreibt detailliert, wie ein Geschäftsprozess auszuführen ist. Sie umfasst alle Arten von Dokumenten, die einen Prozess unterstützen, wie

• richtlinien
• checklisten
• tutorials
• formulare
• screenshots
• links zu anderen Anwendungen
• prozesslandkarten

Es wird als Leitfaden verwendet, um Mitarbeitern auf allen Ebenen, einschließlich Entscheidungsträgern und Interessenvertretern, ein schnelles Verständnis der Unternehmensprozesse zu ermöglichen.

Warum es tun? : Die Bedeutung der Prozessdokumentation

Die Dokumentation eines Prozesses hilft Ihnen, 5 wichtige Dinge zu erreichen: 1) Hilft, Prozesse zu verbessern. Ermitteln Sie Engpässe und Ineffizienzen, indem Sie die genauen Prozesse dokumentieren. Sie werden schnell sehen, welche Prozesse Sie verbessern oder abschaffen müssen. 2) Hilft bei der Schulung von Mitarbeitern. Sie können Prozessdokumente verwenden, um neuen Mitarbeitern zu helfen, ihre Aufgaben zu verstehen und sich mit den Prozessen vertraut zu machen, an denen sie beteiligt sein werden. Selbst erfahrene Mitarbeiter können diese Dokumente immer wieder zu Rate ziehen, um sich zu vergewissern, dass sie den Prozess richtig ausführen. 3) Es hilft, das Wissen des Unternehmens zu bewahren. Führen Sie Aufzeichnungen über Prozesse, die nur einigen wenigen Fachleuten bekannt sind. Auf diese Weise können die Neuankömmlinge die Arbeit problemlos fortsetzen, auch wenn sie ausscheiden. 4) Sie trägt zur Risikominderung und zur Aufrechterhaltung der betrieblichen Kohärenz bei. 5) Eine detaillierte Verfahrensdokumentation ist auch ein wesentlicher Bestandteil von Patenten und Geschäftsgeheimnissen.

Wer ist in die Prozessdokumentation involviert?

Bei der Prozessdokumentation gibt es 3 wichtige Rollen des Eigentümers. In einigen Fällen kann ein und dieselbe Person alle drei Rollen übernehmen.

Wie man Prozesse dokumentiert

Die Verwendung einer schrittweisen Methode zur Dokumentation eines Prozesses hilft Ihnen, diesen schnell zu erledigen.

Schritt 1: Identifizieren und benennen Sie den Prozess

Überlegen Sie, welchen Prozess Sie zuerst dokumentieren wollen. Bestimmen Sie den Zweck (warum und wie der Prozess der Organisation nützt) und geben Sie eine kurze Beschreibung des Prozesses.

Schritt 2: Definieren Sie den Prozessumfang

Beschreiben Sie kurz, was in dem Prozess enthalten ist und was nicht in den Prozessumfang fällt bzw. was nicht darin enthalten ist.

Schritt 3: Erklären Sie die Prozessgrenzen

Wo beginnt und wo endet der Prozess? Wodurch wird sie ausgelöst? Und woher wissen Sie, wann es fertig ist? Legen Sie diese Grenzen genau fest.

Schritt 4: Identifizieren Sie die Prozess-Outputs

Legen Sie fest, was durch den Prozess produziert werden soll oder welches Ergebnis der Prozess nach seinem Abschluss erzielen soll.

Schritt 5: Identifizieren Sie die Prozess-Inputs

Listen Sie auf, welche Ressourcen zur Durchführung der einzelnen Prozessschritte erforderlich sind.

Schritt 6: Brainstorming zu den Prozessschritten

Sammeln Sie alle Informationen zu den Prozessschritten von Anfang bis Ende. Beginnen Sie entweder mit dem, was den Prozess auslöst, oder beginnen Sie am Ende des Prozesses und verfolgen Sie die Schritte bis zum Ausgangspunkt zurück.

An der Brainstorming-Sitzung sollten diejenigen teilnehmen, die direkt für die Prozessaufgaben verantwortlich sind oder jemanden, der sich damit auskennt, da sie präzise Daten liefern können.

Schritt 7: Organisieren Sie die Schritte der Reihe nach

Nehmen Sie die Liste der Schritte, die Sie sich ausgedacht haben, und bringen Sie sie in eine bestimmte Reihenfolge, um einen Prozessablauf zu erstellen.

Beschränken Sie die Anzahl der Schritte auf ein Minimum, und wenn ein Schritt mehr als eine Aufgabe umfasst, führen Sie diese unter dem Hauptschritt auf.

Schritt 8: Beschreiben Sie, wer involviert ist

Legen Sie fest, wer für die einzelnen Prozessaufgaben verantwortlich ist. Definieren Sie ihre Rollen. Vergessen Sie nicht, die Berufsbezeichnung und nicht den Namen zu nennen.

Nehmen Sie auch Rücksicht auf die Personen, die auf das Dokument verweisen werden. Schreiben Sie sie so, dass jeder Mitarbeiter mit einem angemessenen Kenntnisstand sie lesen und verstehen kann.

Schritt 9: Visualisieren Sie den Prozess

Dies dient der besseren Übersichtlichkeit und Lesbarkeit Ihrer Dokumentation. Stellen Sie die zuvor ermittelten Prozessschritte in einem Prozessablaufdiagramm übersichtlich dar.

Schritt 10: Ausnahmen vom normalen Prozessablauf beachten

Ein Geschäftsprozess folgt aus verschiedenen Gründen nicht immer dem gleichen Ablauf. Nennen Sie diese Ausnahmen und welche Schritte unternommen werden, um sie zu beheben.

Schritt 11: Kontrollpunkte und Messungen hinzufügen

Ermitteln Sie, wo im Prozess Risiken auftreten könnten, und fügen Sie Kontrollpunkte hinzu, um den Prozessverantwortlichen bei der Überwachung des Prozesses zu unterstützen.

Einführung von Messverfahren, um die Wirksamkeit des Prozesses zu ermitteln und ihn zu verbessern.

Schritt 12: Überprüfung und Test des Prozesses

Versammeln Sie alle Beteiligten und überprüfen Sie das von Ihnen erstellte Prozessablaufdiagramm. Gibt es irgendwelche fehlenden Schritte? Ist alles in Ordnung? Testen Sie anschließend, ob Sie etwas übersehen haben.

Tipps und Tricks: Bewährte Praktiken der Prozessdokumentation

• Halten Sie das Dokument einfach und prägnant. Es sollte zwar technisch genau sein, aber auch leicht verständlich.

• Es sollte ein geeigneter Plan zur Aktualisierung der Dokumente vorhanden sein, wenn sich der Prozess ändert. Achten Sie darauf, es mindestens einmal im Jahr zu überprüfen.

• Sie können auch einen Prozessverantwortlichen zuweisen, der regelmäßige Überprüfungen vornehmen und andere über die Änderungen informieren kann.

• Führen Sie für jeden Prozess eine eigene Dokumentation, um Verwechslungen zu vermeiden.

• Wenn Sie Prozesse zum ersten Mal dokumentieren, vermeiden Sie es, die gesamte Organisation auf einmal zu erfassen. Beginnen Sie mit einem einzelnen Prozess innerhalb einer Abteilung oder einem wichtigen Prozess, der für die gesamte Organisation gilt.

• Bewahren Sie die Dokumente an einem Ort auf, der für jeden, der danach sucht, leicht zugänglich ist.

• Stellen Sie sicher, dass es bei Bedarf leicht überarbeitet werden kann und die neue Version leicht an alle Beteiligten verteilt werden kann.

• Lassen Sie Dokumente über ein Prozessdokumentationstool online an einem zentralen Ort speichern. Dies hilft automatisch bei den beiden oben genannten bewährten Verfahren.

• Verwenden Sie bei Bedarf geeignete Beispiele, Grafiken, Farbkodierungen, Screenshots, mehrere Plattformen usw.

• Vergewissern Sie sich, dass die Prozessdokumentation mit den bestehenden Standards Ihrer Organisation übereinstimmt.

• Wenn Sie den Prozessablauf in verbaler Form erläutern, sollten Sie dies immer durch Grafiken – ein Prozessablaufdiagramm – ergänzen.

• Fügen Sie Ihren Geschäftsprozess-Flussdiagrammen Swimlanes hinzu, um zwischen verschiedenen Prozessrollen, Zeitplänen usw. zu unterscheiden.

• Erstellen Sie einen Leitfaden für die Prozessdokumentation, den jeder als Standardvorlage für die Dokumentation eines Prozesses verwenden kann.

• Nutzen Sie vorhandenes Dokumentationsmaterial, Aufzeichnungen, Interviews, Fallstudien, Feldtagebücher von Projektmitarbeitern und das Wissen der Mitarbeiter, um Informationen für die Prozessdokumentation zu sammeln.

Was ist für Sie drin? Vorteile der Prozessdokumentation

• Helfen Sie dabei, alle Beteiligten auf die gleiche Seite zu bringen, indem Sie eine gemeinsame Ansicht der Prozessschritte bereitstellen. Eine gemeinsame Sichtweise ist für die Kohärenz notwendig.

• Wenn es eine klare Prozessdokumentation gibt, können Änderungen an den Prozessen zeitnah und unkompliziert vorgenommen werden.

• Die Prozessdokumentation hilft bei der Ermittlung idealer Bedingungen für eine effektive Zusammenarbeit und Leistung.

• Sie hilft auch bei der Ermittlung von Engpässen und Ineffizienzen in Prozessen (selbst in “ausgefeilten” Verfahren), die sonst möglicherweise unbemerkt bleiben.

• Ein klar dokumentierter Prozess spart Zeit und verhindert Fehler, indem er Unklarheiten beseitigt und klare Anweisungen gibt.

• Reduziert Kosten und unnötige Ausgaben von Ressourcen.

• Trägt zur Verbesserung der Gesamtqualität der Prozesse und der Qualität der Ergebnisse bei.

• Steigert die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

• Da klar festgehalten wird, wie die Prozesse ablaufen sollen, ist es einfacher, Arbeiten auszulagern.

• Die Prozessdokumentation trägt auch dazu bei, dass Prozesse bei Bedarf leicht automatisiert werden können.

Easy-Starter-Prozessdokumentationsvorlagen

Im Grunde genommen hilft die Prozessabbildung dabei, die dokumentierten Informationen wie Prozessschritte, Prozessrollen, Inputs und Outputs in einem rationalisierten Bild darzustellen. Nachfolgend finden Sie Vorlagen für Prozessablaufdiagramme/Prozessabbildungen, die Sie schnell online mit Informationen über Ihre organisatorischen Prozesse bearbeiten können. Klicken Sie auf die Vorlage, um sie im Creately-Editor zu öffnen.

Vorlage 1

Vorlage 2

Vorlage 3

Vorlage 4

Feedback zum Easy Guide zur Prozessdokumentation

Dieser Leitfaden zur Prozessdokumentation enthält alles, was Sie wissen müssen, um einen Prozess richtig zu dokumentieren. Befolgen Sie die Schritte zur Prozessdokumentation, die wir oben besprochen haben, und nutzen Sie die Vorlagen für Prozessablaufdiagramme, um einen qualitativ hochwertigen Dokumentationsprozess zu gewährleisten. In unserer Community finden Sie weitere Vorlagen für Prozessablaufdiagramme. In unserem nächsten Leitfaden werden wir Techniken zur Prozessverbesserung erörtern, mit denen Sie Ihre Geschäftsprozesse problemlos rationalisieren können.