Jak korzystać z cyklu PDCA (Deminga) do usprawnienia zespołowych sesji rozwiązywania problemów?

Cykl PDCA to świetne narzędzie, które pomaga utrzymać zespół w ryzach oraz pomaga uporządkować jego myśli i działania. Zbyt często wiele zespołów ma tendencję do zbaczania z kursu, gdy są na wczesnym etapie pracy zespołowej i niewiele lub nic nie wiedzą o poprawie jakości. Tu właśnie może pomóc cykl PDCA.

Cykl PDCA wydaje się dość łatwy do zrozumienia, ale składa się na niego wiele warstw. W tym poście omówimy każdy etap cyklu PDCA i udostępnimy narzędzia, których możesz użyć, aby go przyspieszyć.

Dowiedzmy się, jak możesz wykorzystać tę potężną technikę, aby usprawnić sesje rozwiązywania problemów w swoim zespole.

Co to jest PDCA?

Najlepszym sposobem na opisanie tego cyklu jest grafika. Cykl ten przebiega zgodnie z ruchem wskazówek zegara poprzez cztery kroki: Planuj, Wykonaj, Sprawdź i Działaj (z ang. Plan, Do, Check i Act). Opisuje on proces, który zespół może wykonać, badając proces i opracowując plan, przeprowadzając test, sprawdzając wynik i wdrażając go na pełną skalę.

Cykl PDCA jest iteracyjną, czteroetapową metodą zarządzania. Może być wykorzystywana przez zespoły do rozwiązywania problemów i znajdowania rozwiąań oraz do usprawniania procesów biznesowych. Wiele organizacji wykorzystuje cykl PDCA do organizowania swoich wysiłków w zakresie poprawy jakości.

Jedną rzeczą, o której należy pamiętać, stosując cykl PDCA, jest to, że jest to proces ciągły, a nie proces typu end-to-end, dlatego nigdy się nie kończy; kroki należy powtarzać wielokrotnie w celu ciągłego doskonalenia.

Gdy dojdziesz do ostatniego etapu, musisz wrócić do początku i zacząć wszystko od nowa. To ciągłe poszukiwanie problemów, doskonalenie systemu produkcji i obsługi oraz jakości i wydajności w celu ciągłego obniżania kosztów.

Jest to zasadnicza część filozofii lean manufacturing, popularnie stosowana jako ramy dla ciągłego doskonalenia w zarządzaniu i produkcji.

Cykl PDCA został pierwotnie opracowany w 1930 roku przez eksperta ds. jakości Waltera Shewarta – stąd znany jest również jako cykl Shewarta. Została ona później zastosowana w zarządzaniu przez dr. W. Edwardsa Deminga i stał się znany jako cykl Deminga.

Korzyści wynikające z zastosowania cyklu PDCA

null
• Metoda rozwiązywania problemów, która zapewnia szybki sposób na znalezienie skutecznego rozwiązania,
• Zapewnienie stałego, ciągłego doskonalenia,
• Może być wdrożony w firmach każdej wielkości i jest łatwy do zaadaptowania i wdrożenia,
• Stworzenie możliwości stałego monitorowania efektywności realizowanego projektu,
• Wykrywanie wszelkich zagrożeń i problemów na czas, zanim doprowadzą one do strat finansowych,
• Zwiększenie świadomości pracowników na temat procesu i roli, jaką w nim odgrywają.

Wiąże się to jednak również z pewnymi wadami. Cykl PDCA wymaga zaangażowania wszystkich odpowiedzialnych osób, co może okazać się trudne, jeśli są one zaangażowane w inne projekty. Ponadto, wymaga wielu kroków, od analizy do testowania, dlatego nie jest doskonałym narzędziem do rozwiązywania nagłych problemów.

Kiedy stosować cykl PDCA

null
• Aby przeprowadzić nowy poprawy lub projekt zmiany,
• Podczas projektowania nowego produktu, usługi lub procesu,
• Podczas planowania, wdrażania i kontroli zgodności,
• Do śledzenia i rozwiązywania problemów,
• Wdrażanie ciągłego doskonalenia,
• Ocenę procesu biznesowego związanego z konkretnym problemem, który jest rozwiązywany.

W większości organizacji model jest powszechnie wykorzystywany do wprowadzania zmian i usprawniania procesów.

Jak korzystać z cyklu PDCA

Cykl PDCA składa się z czterech etapów. Wymieniliśmy je poniżej wraz z krokami, jakie należy wykonać.

Plan – Identyfikacja i analiza problemu

Ten etap kończy się stworzeniem planu działania, który można przetestować. Aby to zrobić, należy najpierw zidentyfikować problem wraz z procesem, który wymaga poprawy.

null
1. Wybierz, zdefiniuj i opisz proces: początek, koniec, sekwencja kroków pomiędzy nimi, co robi, ludzi zaangażowanych, sprzęt, materiały i zasoby, które są wykorzystywane oraz warunki środowiskowe.
2. Identyfikacja kluczowych graczy: klientów wewnętrznych i zewnętrznych, dostawców, właścicieli procesów i operatorów.
3. Rozumienie oczekiwań klientów: identyfikacja specyficznych potrzeb zarówno klientów zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Czego chcą, kiedy, gdzie, w jakich ilościach itd.
4. Badania: przejrzyj dostępne dane historyczne dotyczące procesu, aby zrozumieć jego wydajność i zidentyfikować dalsze dane, które będą potrzebne do właściwego zrozumienia procesu.
5. Określ problem związany z procesem: na przykład, może on być spowodowany niespełnieniem oczekiwań klienta, dłuższym czasem cyklu, brakiem zasobów itp.
6. Zidentyfikuj pierwotną przyczynę: przeprowadź burzę mózgów wokół problemu, aby znaleźć jego główne przyczyny.
7. Znajdź rozwiązanie: Opracowanie rozwiązań, które można zastosować w celu usprawnienia procesu. Ustal priorytety rozwiązań na podstawie ich skuteczności.
8. Opracowanie planu działania: Zidentyfikuj kroki, które musisz wykonać, aby wdrożyć plan, potrzebne zasoby, osoby odpowiedzialne oraz ustal ramy czasowe.

Oto kilka narzędzi, których możesz użyć w tym kroku,

• Diagramy przepływu / mapy procesów: diagramy przepływu mogą być używane do wizualizacji procesu i zapewniają szybki przegląd przepływu kroków od początku do końca. Dodaj tory pływackie, dzięki którym możesz także wyróżnić różne działy lub zaangażowanych właścicieli.

• Diagram pokrewieństwa: narzędzie to pomaga skategoryzować wszystkie dane, które zbierasz z badań, ankiet, informacji zwrotnych, rozmów itp. W ten sposób będziesz w stanie zrozumieć wszelkie tematy w danych, które mogą być przydatne przy szukaniu rozwiązania.

• Diagram przyczynowo-skutkowy: narzędzie to przydaje się, gdy Ty i Twój zespół musicie przeprowadzić burzę mózgów wokół problemu, aby zidentyfikować jego podstawowe przyczyny.

• Matryca wpływu i wysiłku: podczas ustalenia priorytetu rozwiązań można użyć matrycy wpływu i wysiłku, aby uszeregować rozwiązania na podstawie ich skutków i wysiłku, jaki trzeba włożyć w ich realizację.

• Plan działania: wykorzystaj go, aby szybko zidentyfikować i przekazać reszcie zespołu kluczowe zadania, potrzebny personel, zasoby oraz ramy czasowe planu

Wykonaj – Opracowanie rozwiązań i wdrożenie planu

Na tym etapie testowany jest plan opracowany w pierwszym kroku.

Próba powinna być przeprowadzona na małą skalę z udziałem klientów, w laboratorium lub w warunkach produkcyjnych. Wdrożenie małego projektu pilotażowego, aby najpierw zaobserwować wyniki, pomaga zidentyfikować błędy bez konieczności ponoszenia ogromnych kosztów całkowicie nieudanego projektu.

Równie ważne jest posiadanie określonych mierników, których można użyć, aby zrozumieć, jak skuteczne jest wybrane rozwiązanie w eliminowaniu zidentyfikowanego problemu.

Sprawdź – oceń wyniki

Zespół sprawdza wyniki planu testów na bieżąco. Czy wydajność procesu uległa poprawie? Czy grupa klientów zauważyła zmianę?

W trakcie zbierania danych z planu testów zidentyfikuj, co zadziałało, a co nie poszło zgodnie z planem.

Przeanalizuj dane i zmierz wyniki, aby określić, czy wybrane rozwiązanie może być wdrożone na dużą skalę. Jeśli rozwiązanie nie okazało się tak skuteczne, jak myślałeś, będziesz musiał opracować plan innego rozwiązania i powtórzyć kroki Wykonaj i Sprawdź ponownie.

Działaj – wykorzystaj informacje zwrotne do poprawy i zmiany planów

W tym kroku następuje pełna realizacja planu. Zastosuj usprawnienia, które odkryłeś podczas testu w planie przed jego wdrożeniem.

W tym kroku następuje pełna realizacja planu. Zastosuj usprawnienia, które odkryłeś podczas testu w planie przed jego wdrożeniem.

null
• Przekazanie pozostałym członkom organizacji informacji o ulepszonym planie i jego znaczeniu,
• Zapewnienie niezbędnych szkoleń dla pracowników, aby pomóc im w modyfikacji ich ról zawodowych,
• Standaryzacja procedur w celu zapewnienia, że wszyscy używają tego samego formatu podczas przeprowadzania procedury,
• Wdrożenie procesu monitorowania i kontroli realizacji zmodyfikowanego procesu.

Tutaj możesz ponownie wykonać swój obecny stan przy użyciu schematu blokowego z kroku pierwszego, aby pokazać nowy i ulepszony proces.

Gotowy na cykl PDCA?

Cykl Deminga lub cykl PDCA jest doskonałym narzędziem do kierowania działaniami doskonalącymi w organizacji. Kroki zilustrowane powyżej są dość łatwe do naśladowania i pozwolą generować skuteczne wyniki, jeśli trzymać się ich trzymał.

Chcesz się z nami podzielić informacjami na temat cyklu PDCA? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.