Het doel van elke organisatie is haar topprestatie efficiënt te bereiken. Als je over de nodige instrumenten en technieken beschikt om prestatieproblemen op te sporen, de onderliggende oorzaken te isoleren, processen te verbeteren en de juiste interventies op het gebied van werknemersprestaties te bieden, kan dit op een kosteneffectieve manier gebeuren.
Dat is waar we ons in deze post op richten door te proberen je kennis te laten maken met verschillende visuele technieken die kunnen worden gebruikt om de organisatorische prestaties te verbeteren.
Probleemoplossend gereedschap
Het oplossen van problemen in een bedrijfsomgeving kost meer tijd dan in welke andere situatie dan ook. Van het vinden van het probleem tot het implementeren van de oplossing en het bewaken van het resultaat, heb je wellicht een systematische aanpak nodig. De volgende visuele technieken zullen je helpen dit wervelende proces te vereenvoudigen.
Onderlinge relatiediagrammen
Wat is het?
Een interrelatiediagram visualiseert de oorzaak-en-gevolgrelaties die binnen een reeks vraagstukken bestaan. Als je het oorzakelijk verband achter een probleem probeert te achterhalen, kan dit hulpmiddel je helpen.
Hoe doe je dat?
Stap 1: De eerste stap is het identificeren van het probleem dat de vooruitgang van je organisatie, processen enz. vertraagt. Het probleem moet bovenaan in het diagram staan; om het te benadrukken kun je het in een andere kleur of in een groter formaat weergeven.
Stap 2: Brainstorm over de redenen die volgens jou het probleem zouden kunnen veroorzaken dat je eerder hebt vastgesteld.
Stap 3: Analyseer de oorzaken die je hebt gevonden en zoek uit wat het verband is tussen oorzaak en gevolg. Verbind oorzaken en gevolgen met pijlen. Als de invloed van de oorzaak op het gevolg sterker is, accentueer die dan door de pijl donkerder te maken. En als de relatie zwakker is, kun je die weergeven met een stippellijn.
Stap 4: Vervolgens moet worden geanalyseerd wat de onderliggende oorzaken zijn. Als een bepaalde oorzaak meerdere pijlen heeft die er vanaf wijzen, dan kun je het beschouwen als een hoofdoorzaak van je probleem. En als er een item is waar veel pijlen naar wijzen, dan is dat een belangrijk resultaat. Zodra je deze details kent, is het veel gemakkelijker voor je om met een oplossing te komen.
Analyse van de Onderliggende Oorzaak
Wat is het?
Analyse van de onderliggende oorzaak is een ander instrument dat wordt gebruikt om de onderliggende oorzaak van een probleem vast te stellen. Het helpt je een probleem tot op de bodem uit te zoeken en permanente oplossingen te vinden.
Hoe doe je dat?
Er zijn een aantal hulpmiddelen beschikbaar om een analyse van de onderliggende oorzaak uit te voeren en deze zijn
5 Waarom
5 waarom-analyse is vrij gemakkelijk te doen. Zodra je je probleem hebt gedefinieerd, moet je je team vragen waarom het zich voordoet. Laat ze hun redenen geven. Vraag nog vier keer waarom, terwijl je diep graaft en de oorzaak analyseert. Je kunt een schema met 5 waarom’s gebruiken, zoals het schema hieronder, om de informatie snel te kunnen raadplegen.
Visgraatdiagram (Ishikawa-diagram/oorzaken-en-gevolgen-diagram)
Raadpleeg onze Ultieme gids voor visgraatdiagrammen om alles te leren wat je moet weten over dit type diagram. Zodra je klaar bent, kun je een visgraatdiagram zoals hieronder gebruiken om je analyse van de hoofdoorzaak uit te voeren.
Affiniteitsdiagrammen
Wat is het?
Een affiniteitsdiagram is een brainstormtechniek die wordt gebruikt om een groot aantal informatie/gegevens te ordenen door gelijksoortige of verwante ideeën onder één thema te groeperen. En het is een geweldige manier om samen met een team een probleem te onderzoeken.
Hoe doe je dat?
Stap 1: Definieer het probleem waarvoor je een oplossing moet vinden. Als je een duidelijke probleemstelling hebt (d.w.z. hoe kunnen we onze projecten versnellen), zal het voor je team gemakkelijker zijn om ideeën aan te dragen.
Stap 2: Zet je team aan het denken en kom met ideeën om het probleem op te lossen. Zij kunnen hun eigen ideeën presenteren of met elkaar praten en als groep ideeën presenteren.
Stap 3: Categoriseer of groepeer je ideeën voor een gemakkelijke analyse. Je kunt een interrelatiediagram, een visgraatdiagram of de 5 waarom-analyse gebruiken om de hoofdoorzaken te vinden voor het probleem dat je hier analyseert.
Tools voor procesverbetering
Als het gaat om kostenverlaging, verbetering van de dienstverlening, verhoging van de productiviteit en kwaliteitsverbetering, is procesverbetering de sleutel. De volgende visuele hulpmiddelen die we gaan bekijken, zullen helpen bij je procesverbeteringsprojecten.
Schildpaddiagrammen
Wat is het?
Schildpaddiagrammen zijn een kwaliteitsinstrument dat de elementen van een proces visualiseert, zoals wie erbij betrokken is, inputs, outputs, middelen enz. Het helpt om het proces te begrijpen vanuit het oogpunt van zowel het management als de werknemers.
Hoe doe je dat?
Hier is hoe je elk vakje van het schildpaddiagram invult
Inputs – Hier moet je alle inputs of hulpmiddelen vermelden, zoals documenten, informatie, materiaal dat je nodig zult hebben om het proces uit te voeren.
Outputs – Wat zijn de eindresultaten van je proces? Dit kan het eindproduct, documenten en verslagen omvatten.
Wie is erbij betrokken – In dit deel moet je de proceseigenaars vermelden, en de personele middelen die nodig zijn om het proces te voltooien.
Met wat – Hier moet je een lijst maken van de niet-menselijke middelen die nodig zijn om het proces uit te voeren
Proces / Hoe wordt het gedaan – Hier voeg je verwijzingen toe naar documenten die vertellen hoe elke stap moet worden uitgevoerd
Maatregelen – Vermeld de prestatie-indicatoren aan de hand waarvan je kunt bepalen of het proces een succes of een mislukking is
Voor een uitgebreide lijst van procesverbeteringstechnieken die Lean en Six Sigma tools omvat, zie onze Eenvoudige gids voor procesverbeteringsmethodologieën
Hulpmiddelen voor strategische planning
Strategische planning is je beste kans op een concurrentievoordeel en betere organisatorische prestaties. De volgende hulpmiddelen voor strategische planning hebben een visuele aanpak en helpen om strategieën doeltreffend vorm te geven en uit te voeren.
Scenario Planning
Wat is het?
Scenarioplanning is een instrument dat je kunt gebruiken om veronderstellingen te maken over de toekomst en hoe je organisatorische omgeving dienovereenkomstig zal veranderen. Met scenarioplanning kun je je een beeld vormen van de verschillende realiteiten waarmee je bedrijf in de toekomst te maken kan krijgen. Dit zal je helpen antwoorden te vinden om elke alternatieve realiteit met succes tegemoet te treden.
Hoe doe je dat?
Raadpleeg dit artikel voor een gedetailleerde handleiding voor het uitvoeren van een scenarioplanning.
Stap 1: Identificeer de drijvende krachten van je bedrijf, zoals de verschuivingen in de economie, de technologie, enz. Houd ook rekening met de interne veranderingen die gevolgen kunnen hebben voor je bedrijf. Neem alle drijvende krachten in aanmerking, ook die waarvan je denkt dat zij de groei van je bedrijf kunnen beïnvloeden, en maak er een lijst van.
Stap 2: Welke onzekerheden hebben de zwaarste gevolgen voor je onderneming? Kies twee onzekerheden waarvan je denkt dat ze de ernstigste gevolgen voor je bedrijf zullen hebben.
Stap 3: Vorm een matrix met de 2 onzekerheden als as en de business drivers. Met de matrix kun je vier plausibele scenario’s bedenken die je zullen helpen bij het nemen van beslissingen over de toekomst van je bedrijf.
Stap 4: Ten slotte kun je met ujew team bespreken hoe je op elk van deze scenario’s moet reageren.
SOAR-analyse
Wat is het?
SOAR staat voor Strengths, Opportunities, Aspirations, and Results (Sterke punten, Kansen, Aspiraties en Resultaten). Het is een kader voor strategische planning dat een organisatie helpt zich te concentreren op wat ze goed doet, wat moet worden verbeterd en waarin de stakeholders het meest geïnteresseerd zijn.
Hoe doe je dat?
Stap 1: Wanneer je je team voor de brainstormsessie samenstelt, zorg er dan voor dat ze uit verschillende afdelingen komen en verschillende vaardigheden en ervaring hebben, zodat je een reeks perspectieven in overweging kunt nemen.
Stap 2: Stel een vragenlijst of een leidraad op waarnaar kan worden verwezen bij het ondervragen van de deelnemers tijdens de sessie.
Stap 3: Probeer samen met het team de positieve voorwaarden te achterhalen die hebben bijgedragen tot het succes van je onderneming in het verleden. Vaststellen van aspiraties en gewenste resultaten voor een succesvolle toekomst.
Stap 4: Identificeer gebieden met mogelijkheden en schrijf voor elk daarvan een doel. Bepaal ook maatregelen waarmee het succes van de organisatie kan worden gemeten.
PESTLE-analyse
Wat is het?
De PESTLE-analyse helpt bij het identificeren en analyseren van de belangrijkste externe factoren of de macrokrachten die een organisatie beïnvloeden. Tijdens een PESTLE-analyse moet je veranderingen op elk van de volgende gebieden onderzoeken en vaststellen.
Politieke factoren
De invloed van de regering of het regeringsbeleid op je bedrijf of bedrijfstak.
Economische factoren
Hoe kunnen de economie en haar prestaties je organisatie of je bedrijfstak beïnvloeden? Details die je wellicht moet onderzoeken zijn onder meer de werkgelegenheid, grondstofkosten, rentetarieven, enz.
Sociale factoren
Door sociale factoren te onderzoeken kun je de behoeften en wensen van je klanten beter begrijpen. Bijvoorbeeld attitudeveranderingen, culturele veranderingen, opleidingsniveaus, enz.
Technologische factoren
Hoe zou de technologische vooruitgang de groei van je bedrijf en de industrie beïnvloeden?
Juridische factoren
Je moet je bewust zijn van de juridische gebieden waarin je opereert. En let op eventuele wijzigingen in de wetgeving en de gevolgen daarvan voor je bedrijfsvoering.
Milieufactoren
In dit gedeelte moet je aangeven hoe de veranderingen in het milieu, zoals klimaatverandering, vervuiling, enz. de groei van je bedrijf zouden beïnvloeden.
Voor meer marketingstrategische planningstools, zie onze Ultieme Lijst van Marketingstrategische Planningstools.
Werknemer Prestatie Verbetering Tools
Een organisatie kan alleen vooruit als zij wordt gesteund door een sterk team van goed presterende werknemers. Hier zijn enkele hulpmiddelen die je kunt gebruiken om je team te ontwikkelen en je werknemers te begeleiden en te coachen, zodat ze hun productiviteit en prestaties kunnen verbeteren.
9-Doos Model
Wat is het?
Het 9-dozenmodel is een geweldige tool voor opvolgingsplanning en ontwikkeling. Het idee achter de matrix is dat door uit te zoeken hoe alle werknemers in het raster passen, het bedrijf kan begrijpen waar elke werknemer thuishoort en hoe ze gepositioneerd moeten worden tijdens de organisatorische veranderingen die in de toekomst zullen plaatsvinden.
De X-as van het raster geeft de huidige algemene prestaties weer en de Y-as het potentieel van de werknemers.
Hoe gebruik je het?
Stap 1: Begin met het vaststellen van de criteria en de norm voor elk vak. Als je deze duidelijk hebt, is het makkelijker om elke werknemer te categoriseren
Stap 2: Plaats elke werknemer in zijn/haar respectievelijke doos. Om je bij de oefening te helpen, kun je de profielen van je werknemers bij je hebben.
Stap 3: Kom samen en plan de vooruitgang van je werknemer op regelmatige tijdstippen. Zo kun je zien hoe zij zich hebben ontwikkeld en welke acties je moet ondernemen om je team verder te laten groeien.
GROEI-model
Wat is het?
Het GROW-model is een nuttig instrument om je coaching- of mentorsessies met werknemers te structureren. Het helpt een persoon te verduidelijken wat hij wil bereiken en hoe hij dat zal doen.
Hoe gebruik je het?
Stap 1: (Doel) De eerste stap is het bepalen van het doel dat je aan het einde van de coachingsessie wilt bereiken. Doelstellingen kunnen hier streefdoelen, resultaten, enz. zijn. Bij het stellen van doelen is het belangrijk de SMART-criteria in acht te nemen.
Stap 2: (Realiteit) De volgende stap is het analyseren en een idee krijgen van de huidige toestand waarin de trainee zich bevindt. De coach kan zijn cliënt helpen een zelfevaluatie uit te voeren met een persoonlijke SWOT-analyse, en zijn sterke en zwakke punten, alsook bedreigingen en kansen in kaart brengen. Aan het eind van deze stap moeten de hinderpalen op een rijtje worden gezet.
Stap 3: (Opties) Welke oplossingen zijn er om de obstakels die je eerder hebt geïdentificeerd, te overwinnen? Brainstorm met de stagiair over alle mogelijkheden.
Stap 4: (Wil) In deze stap wordt een van de oplossingen gekozen en een plan van aanpak opgesteld. Vanaf nu is het de verantwoordelijkheid van de coach om zijn cliënt te motiveren het plan te volgen tot het doel is bereikt.
Welke technieken gebruik je om de organisatieprestaties te verbeteren
In deze gids hebben we gekozen voor een andere benadering – een visuele benadering – om de prestaties van organisaties te verbeteren en we hopen dat het je helpt de effectiviteit van je organisatie en de productiviteit van je werknemers te verhogen.
Vergeet niet om het te delen met je collega’s en laat ons weten wat je denkt over de gids in de commentaar sectie hieronder.
