Las mejores sesiones de colaboración suelen tener lugar en torno a una pizarra. Usar palabras para representar una idea o representarlas con un elemento visual o diagrama, ayuda a mejorar el razonamiento y generar ideas e innovaciones más rápido.
Sin embargo, los días en que un equipo se reunía al frente de una pizarra blanca dentro de una sala de juntas compartiendo ideas se han acabado temporalmente, al menos hasta que termine la pandemia de COVID-19. Y mientras la mayoría de los equipos trabajan desde casa para apoyar esta última causa, las pizarras digitales o en línea se han convertido en una herramienta indispensable para ellos.
En este post, vamos a mostrar cómo se puede utilizar Creately – un espacio de trabajo visual / pizarra en línea – para mejorar los flujos de trabajo de equipos remotos a través de la colaboración visual en tiempo real.
La importancia de la colaboración visual para los equipos remotos
Cuando se trata de colaborar, hay muchas formas y herramientas para facilitar el proceso. Sin embargo, la colaboración a través de medios visuales destaca por algunas buenas razones.
- Nuestro cerebro puede captar las imágenes más rápido que el habla o el texto. Si quiere aclarar algo rápidamente, acompáñelo de un elemento visual en forma de diagrama, gráfico o esquema.
- Ayuda a superar las barreras lingüísticas. Todo el mundo entiende una imagen o un diagrama, y desglosar una idea compleja con un elemento visual ayuda a que todos la comprendan más rápido, sea cual sea el idioma que hablen.
- Proporciona estructura a los debates, reuniones y sesiones de planificación. Representar una idea,diseño,sistema o un proceso mediante un mapa mental, una maqueta, un diagrama de casos de uso o un diagrama de flujo, da a algo abstracto una forma que es comprensible para cualquiera, incluso para alguien con pocos conocimientos técnicos.
- Mejora la memoria. Cuando oímos algo, tendemos a recordar sólo el 10%, pero si lo acompañamos de una imagen, es probable que recordemos el 65% de la información.
- Estimula la imaginación, y por lo tanto, la innovación. ¿Quiere generar nuevas ideas más rápido? Empiece con un mapa mental. Ayuda significativamente a captar el flujo libre de pensamientos y a organizar las ideas.
- Ayuda a construir una comprensión común del panorama general. Cuando todos contribuyen a elaborar una idea en un espacio compartido, esto ayuda a alinear la visión y conocimiento del concepto.
- Aumenta la participación y el compromiso. Una pizarra en línea permite que todos tengan acceso al mismo espacio, lo que les permite expresarse libremente a través de medios visuales.
Cómo utilizar Creately para mejorar la colaboración a distancia
Como espacio de trabajo visual para la colaboración, Creately puede utilizarse de varias maneras para aumentar la eficiencia de los equipos remotos.
Lluvia de ideas y desarrollo de ideas
En una oficina, una sesión de brainstorming suele tener lugar frente a una pizarra. Para ello, los equipos remotos suelen utilizar videoconferencias o una plataforma de chat.
Un lienzo en línea es mucho más fácil de usar para lluvia de ideas que cualquiera de los métodos anteriores. Da acceso a todos al mismo espacio, lo que les permite compartir y debatir ideas en tiempo real.
Con Creately, puede iniciar una videollamada dentro de la propia aplicación y ver cómo su equipo añade ideas al lienzo durante la sesión. Para comenzar una sesión de brainstorming en Creately:
- Cree un documento, nómbrelo y añada colaboradores.
- Comience con una plantilla pre-definida como por ejemplo, la que se muestra a continuación.
- Asigne un facilitador para desarrollar el diagrama y organizar las ideas puestas en el lienzo.
- Codifique por colores el diagrama para destacar las ideas añadidas por diferentes personas.
- Utilice el mismo lienzo para discutir, finalizar y priorizar las ideas colectadas.
- Utilice los comentarios para añadir notas para quien quiera consultar el mapa más adelante.
- Comparta el enlace del documento en Slack, para que cualquiera pueda acceder rápidamente al diagrama.
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Sprint Planning
Una pizarra blanca es esencial para cualquier reunión de Sprint Planning. Y por suerte, con la disponibilidad de las pizarras online, los equipos que trabajan desde casa pueden seguir realizando sesiones como si estuvieran en una sala.
Para utilizar eficazmente Creately para la Planificación Sprint
- Tenga las plantillas listas antes de cada sesión y compártalas con el resto del equipo de Sprint Planning. También puede utilizar las plantillas prefabricadas disponibles..
- Asigne una persona para manejar y actualizar las plantillas.
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Reuniones y talleres en línea
Con videoconferencias integradas, un lienzo infinito, colaboración en tiempo real y una gran gama de plantillas editables, Creately puede utilizarse para el proceso de organización de una reunión o taller en línea.
Algunas de las mejores prácticas para reuniones en línea con Creately son:
- Tener las plantillas listas y compartirlas con el equipo antes de la reunión o taller
- Aclarar las directrices sobre su uso. Puede añadir una sección en la propia plantilla o hacerlo por separado
- Para facilitar el acceso, cree las plantillas utilizando la integración con Google Drive, que le permite controlar los permisos de acceso desde allí. También puede compartir un enlace habilitado para la edición en el canal de Slack correspondiente.
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Planificación de proyectos
Tanto si se trata de un proyecto de desarrollo, de diseño o de marketing, puede utilizar Creately para colaborar en torno a él utilizando las herramientas pertinentes.
Creately ofrece acceso a más de 50 tipos de diagramas, incluyendo diagramas de flujo, diagramas Gantt, diagramas UML, maquetas de interfaz de usuario, wireframes, mapas mentales, etc. Y las plantillas prefabricadas cubren una amplia gama de escenarios, desde cartas de proyectos hasta los modelos de marketing más populares.
- Involucre al equipo en todas las reuniones de planificación. Su aportación se puede captar eficazmente incorporando las plantillas de planificación de proyectos de Creately que figuran en nuestra Guía visual para planificar un proyecto
- Cree una carpeta separada que se comparta con el equipo en Creately y traslade a ella todos los documentos relacionados con el proyecto. Esto le permite mantener todos los recursos en una ubicación compartida.
- Utilice un diagrama de Gantt o un cronograma del proyecto para marcar el progreso de la tarea o del proyecto. Asigne a alguien la responsabilidad de actualizar el documento regularmente.
- Comparta los avances con las partes interesadas enviándoles un enlace de revisión a los documentos pertinentes de Creately
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¿Cuál es su opinión sobre la colaboración visual?
Lo visual hace que todo sea mejor. Creemos que Creately ya lo ha comprobado. La cuestión es cómo incorporar la colaboración visual para mejorar lo que se hace.
Pruebe incorporar Creately en sus tareas diarias y vea cómo puede ayudarle a mejorar su flujo de trabajo. Háganos saber su experiencia en la sección de comentarios más abajo.
Este post forma parte de la serie de Creately sobre consejos y buenas prácticas para trabajar desde casa. Más temas
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