Каждый проект – это опыт обучения. Неудачи предупреждают нас, чтобы мы не повторяли тех же ошибок. Успехи помогают нам эффективно ориентироваться в наших текущих и будущих проектах. Для успешного управления проектом необходим надлежащий процесс фиксации неудач, побед и областей для улучшения. Именно это и делает метод извлечения уроков из проекта.
В этом посте мы рассмотрим, как эффективно избежать неудач проекта, используя извлеченные уроки. Шаблоны, представленные в этом посте, можно редактировать в режиме онлайн. Используйте их, чтобы продвинуться в решении задач.
Что такое извлеченные уроки проекта?
Извлеченные уроки – это основной – как положительный, так и отрицательный – опыт, собранный на протяжении всего жизненного цикла проекта, а также по его завершении. Размышляя над этими знаниями и пониманием, вы можете преобразовать полученные знания в действия, необходимые для улучшения текущих систем и процессов и обеспечения успеха будущих проектов.
Для некоторых организаций извлеченные уроки в управлении проектами – это неформальный процесс, в ходе которого они обсуждают и документируют опыт проекта на этапе закрытия. Другие организации проводят сессию извлечения уроков в конце каждого этапа проекта. Менеджеры проекта, члены проектной группы, а также руководители группы могут участвовать в сессии извлеченных уроков для рассмотрения отчетов и принятия решений о том, как преобразовать полученные знания в действия.
Сессии по извлечению уроков могут проводиться на разных этапах проекта в зависимости от его сложности; в конце каждого этапа, по завершении проекта или в режиме реального времени по мере его выполнения.
Почему извлечение уроков должно быть неотъемлемой частью управления проектами
Документирование извлеченных уроков и их распространение в организации помогает избежать неудач и снизить их вероятность. Это также помогает создать передовой опыт, который можно использовать в будущих начинаниях.
Проведение сессий, посвященных извлеченным урокам, также способствует укреплению доверия между членами команды; предоставление им возможности поделиться собственным видением того, что было правильно и неправильно в ходе проекта, позволит им почувствовать себя более вовлеченными и будет способствовать их более активному участию в процессе управления проектом.
В конечном итоге, извлеченные уроки могут оказать реальное влияние на процессы в компании и на то, как работают команды.
Процесс извлечения уроков
Процесс извлечения уроков включает пять этапов. Их цель – извлечь важные уроки, полученные участниками встречи в ходе проекта, и определить, как успешно применить эти знания для достижения лучших результатов в будущих проектах. Шаги таковы,
Шаг 1: Определить извлеченные уроки
Начните с анализа того, что прошло хорошо, а что не очень, в ходе проекта, который вы только что завершили, и что нужно улучшить. Это должно быть сделано во время сессии по извлечению уроков, в которой участвуют ключевые заинтересованные стороны проекта.
- При подготовке к сессии фасилитатор должен разослать участникам опросник. Он должен включать конкретные вопросы, связанные с различными аспектами проекта (т.е. управление проектом, ресурсы, коммуникации, требования и т.д.). Не менее важно получить их отзывы о том, что сработало, что не сработало и что в нем следует улучшить. Ответы на вопросы анкеты не только помогут участникам лучше подготовиться к сессии, но и сами ответы помогут направить дискуссию между ними.
- Обобщите результаты опроса и проанализируйте их вместе с другими ключевыми отчетами в ходе сессии, чтобы определить неудачи и победы проекта. По его окончании должны быть выработаны рекомендации по улучшению проекта в будущем.
Вы можете использовать подобную таблицу, как показано ниже, для записи отзывов и ключевых моментов, обсуждавшихся во время сессии.
Шаг 2: Документировать полученные уроки
Следующим этапом процесса является документирование результатов с составлением подробного отчета. Он должен включать отзыв участника о сильных и слабых сторонах проекта и рекомендации по его улучшению.
После завершения работы над отчетом поделитесь им с соответствующими внутренними и внешними заинтересованными сторонами проекта. В то время как вы можете создать обзор подробного отчета для руководства, подробный отчет может быть отправлен в виде вложения для дальнейшего использования.
Шаг 3: Проанализировать полученные уроки
На этом этапе процесса проанализируйте и систематизируйте полученные уроки, чтобы определить, как их применить. Затем принимается решение о необходимом обучении сотрудников и совершенствовании процессов управления проектами.
В качестве следующего шага вы можете составить план действий с указанием необходимых шагов, ответственных лиц/подразделений, ресурсов и сроков.
Шаг 4: Архивировать полученные уроки
Храните все документы об извлеченных уроках в легкодоступном месте, например, на общем диске (например, Google Drive), делая их легкодоступными для команды проекта, а также для других команд в организации и заинтересованных сторон.
Шаг 5: Извлечение извлеченных уроков
Обратитесь к документам об извлеченных уроках, чтобы улучшить текущие процессы проекта. Оптимизируйте возможность поиска этих документов, создавая папки для каждого типа проекта и правильно организуя их по дате или названию проекта. Если инструмент, который вы используете для хранения отчетов, предлагает возможность поиска по ключевым словам, любому человеку будет гораздо проще их получить.
Как избежать неудач проекта с помощью извлеченных уроков
Вот несколько шагов, которые вы можете включить в процесс извлечения уроков для обеспечения успеха проекта.
Часто проводите заседания, посвященные извлеченным урокам
В проекте многое может пойти не так, как надо, особенно если речь идет о крупной комплексной инициативе. Поэтому хорошо бы записывать ключевую информацию раньше, а не ждать до конца проекта. По прошествии времени вы можете не сохранить ключевые идеи или, в случае неудачи, информация может быть намеренно пропущена.
Иметь стандартный процесс и набор инструментов
Многие организации часто не могут фиксировать уроки, полученные в ходе проектов, потому что у них нет определенного процесса.
Правильно подобранный набор шагов делает его более необходимым и может помочь команде войти в привычку записывать уроки, полученные в ходе проектов. Аналогичным образом, наличие заранее определенного набора инструментов для сбора информации, хранения отчетов и документов и обмена ими в рамках организации поможет еще больше упорядочить процесс.
Использовать уроки, полученные при планировании рисков
Во время оценки рисков нового проекта обратитесь к отчетам о прошлых извлеченных уроках соответствующих проектов, чтобы легко определить потенциальные риски. После этого можно переходить к разработке стратегий смягчения последствий.
Иметь команду, усвоившую уроки
Вы можете применять метод извлеченных уроков – или активно записывать опыт, мысли и впечатления в режиме реального времени – на протяжении всего проекта. Уточните, как вы будете применять метод, и выберите команду, которая будет принимать участие и играть активную роль.
Лучшей практикой является включение членов из разных областей проекта, чтобы собрать различные точки зрения. Количество членов команды должно составлять от 3 до 10 человек.
Ведение такого журнала регистрации опыта проекта поможет проводить более эффективные занятия по извлечению уроков.
Как бы вы использовали извлеченные уроки в управлении проектами?
В этом посте мы определили, что такое извлеченные уроки в управлении проектами, процесс извлечения уроков и как эффективно применять этот метод, чтобы избежать провала проекта, а также полезные шаблоны.
Убедитесь, что фиксация, анализ и извлечение уроков являются частью каждого вашего проекта. Не менее важным является планирование следующего набора шагов для эффективного применения полученных уроков. Эти постоянные усилия помогут воспитать культуру постоянного совершенствования в вашей организации.
