Наглядное руководство по повышению эффективности работы организации

Цель любой организации — эффективно достичь своей максимальной производительности. Если у вас есть необходимые инструменты и методы для выявления проблем с производительностью, определения их первопричин, оптимизации процессов и обеспечения правильного управления производительностью сотрудников, это можно сделать без лишних затрат.

Именно об этих методах пойдет речь в настоящей публикации: мы познакомим вас с несколькими визуальными техниками, которые можно использовать для повышения эффективности работы организации.

Инструменты решения проблем

Решение проблем в деловой среде занимает больше времени, чем в любой другой ситуации. Для того, чтобы пройти путь от поиска проблемы до внедрения решения и проверки результатов, вам понадобится системный подход. Упростить весь этот процесс помогут следующие визуальные приемы.

Диаграммы взаимосвязей

Что это такое

Диаграмма взаимосвязей визуализирует причинно-следственные связи, существующие в наборе проблем. Если вы пытаетесь выяснить причинно-следственные связи, лежащие в основе проблемы, этот инструмент может вам помочь.

Как это сделать

Шаг 1: Первый шаг — определить проблему, которая замедляет прогресс вашей организации, процессов и т.д. Проблема должна находиться в верхней части диаграммы; чтобы сделать ее более заметной, вы можете выделить ее другим цветом или крупным шрифтом.

Шаг 2: Проведите мозговой штурм причин, которые, по вашему мнению, могут вызвать проблему, которую вы определили ранее.

Шаг 3: Проанализируйте выявленные вами причины и выясните причинно-следственную связь между ними. Связывайте причины и следствия стрелками. Если влияние причины на следствие сильнее, выделите его, сделав стрелку темнее. А если связь слабее, ее можно изобразить пунктирной линией.

Шаг 4: Далее необходимо проанализировать, в чем заключаются основные причины. Причину, от которой отходит сразу несколько стрелок, можно считать основной причиной вашей проблемы, а объект, к которому ведет множество стрелок, соответственно, представляет собой основной результат. Как только вы подробно в этом разберетесь, вам станет гораздо проще найти решение.

Шаблон диаграммы взаимосвязей
Шаблон диаграммы взаимосвязей (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Анализ первопричины

Что это такое

Анализ первопричины — это еще один инструмент, который используется для выявления корня проблемы. Это поможет вам разобраться в ее сути и найти долгосрочные решения.

Как это сделать

Существует ряд инструментов для проведения анализа первопричины. Вот они:

«5 причин»

Анализ по методу «5 причин» сделать довольно просто. Определив проблему, спросите свою команду, почему она возникла. Попросите их назвать причины. Спросите “почему” еще четыре раза, пока будете копать глубже и анализировать причину. Вы можете использовать шаблон диаграммы «5 причин», подобный приведенному ниже, чтобы записать информацию для быстрой проверки.

Шаблон "5 причин
Шаблон «5 причин» (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Диаграмма «рыбья кость» (диаграмма Исикавы/диаграмма причинно-следственных связей)

Ознакомьтесь с нашим Окончательным руководством по диаграммам Исикавы /«рыбья кость», чтобы узнать все, что вам нужно знать об этом типе диаграмм. Как только вы будете готовы к работе, используйте шаблон диаграммы «рыбья кость», подобный приведенному ниже, для проведения анализа первопричины.

Шаблон диаграммы «рыбья кость» (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Диаграммы сродства

Что это такое

Диаграмма сродства — это метод мозгового штурма, используемый для организации большого количества информации/данных путем группировки похожих или связанных идей в рамках одной темы. Кроме того, это отличный способ изучить проблему вместе со своей командой.

Как это сделать

Шаг 1: Определите проблему, для которой вам нужно найти решение. Если вы четко сформулируете проблему (например, как мы можем ускорить наши проекты), вашей команде будет легче предложить идеи.

Шаг 2: Заставьте свою команду подумать и предложить идеи решений поставленной проблемы. Они могут как высказывать свои собственные идеи, так и представить совместные, посовещавшись между собой.

Шаг 3: Распределите свои идеи по категориям или сгруппируйте их для удобства анализа. Вы можете использовать диаграмму взаимосвязей, диаграмму Исикавы или анализ по методу «5 причин» для дальнейшего поиска коренных причин анализируемой проблемы.

Диаграмма сродства
Шаблон диаграммы сродства (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Инструменты оптимизации процессов

Когда речь идет о снижении затрат, повышении качества услуг, увеличении производительности и улучшении качества, ключевым моментом является оптимизация процессов. Следующие визуальные инструменты, которые мы рассмотрим, помогут вам в реализации проектов по совершенствованию процессов.

Черепаховидные диаграммы

Что это такое

Черепаховидные диаграммы — это эффективный инструмент, который позволяет визуализировать такие элементы процесса, как участники, исходные данные, результаты работ, задействованные ресурсы и т.д. Это помогает понять процесс как с управленческой, так и с кадровой точки зрения.

Как это сделать

Вот как заполнить каждую ячейку черепаховидной диаграммы.

Исходные данные: Здесь вы должны упомянуть все исходные данные или ресурсы, например, документы, информацию, материалы, которые понадобятся вам для выполнения процесса.

Результаты: Каковы конечные результаты вашей работы? К ним могут относиться конечный продукт, документы и отчетность.

Участники: В этом разделе необходимо упомянуть ответственных за выполнение процесса, а также человеческие ресурсы, необходимые для завершения процесса.

С помощью чего?: Здесь необходимо перечислить материальные ресурсы, необходимые для выполнения процесса

Процесс/Как это делается?: Здесь вы оставите ссылки на документы, содержащие пошаговые инструкции.

Показатели: Перечислите показатели эффективности, которые помогут вам определить, является ли процесс успешным или неудачным

Шаблон диаграммы черепахи
Шаблон черепаховидной диаграммы (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Полный список методик оптимизации процессов, включающий инструменты Lean и “Шесть сигм”, приведен в нашей статье Простое руководство по методикам совершенствования процессов

Инструменты стратегического планирования

Стратегическое планирование — ключ к созданию конкурентного преимущества и повышению эффективности работы организации. Перечисленные ниже инструменты стратегического планирования используют визуальный подход и помогают эффективно формировать и реализовывать стратегии.

Сценарное планирование

Шаблон сценарного планирования
Шаблон сценарного планирования (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Что это такое

Сценарное планирование — это инструмент, который вы можете использовать для планирования будущего и предсказаний относительно того, как изменится ваша организация в соответствии с этими планами. В принципе, при сценарном планировании вы можете представить себе различные варианты развития событий, с которыми может столкнуться ваш бизнес в будущем. Это поможет вам придумать ответы, которые позволят достойно справиться в каждой из возможных ситуаций.

Как это сделать

Подробное руководство по проведению сценарного планирования можно найти в этой статье.

Шаг 1: Определите, какие факторы сильнее всего затрагивают ваш бизнес, например, изменения в экономике, новые технологии и т.д. Не забывайте о внутренних изменениях, которые могут повлиять и на вашу компанию. Примите во внимание все факторы, включая те, которые, по вашему мнению, могут положительно сказаться на вашей компании, и перечислите их.

Шаг 2: Какие факторы неопределенности оказывают наиболее сильное влияние на вашу компанию? Выберите две неопределенности, которые, по вашему мнению, окажут на нее наиболее серьезное влияние.

Шаг 3: Сформируйте матрицу, отложив на осях 2 неопределенности и факторы развития бизнеса. С помощью матрицы вы сможете разработать четыре правдоподобных сценария, которые помогут вам в принятии решений относительно будущего вашего бизнеса.

Шаг 4: Наконец, вы и ваша команда можете обсудить, как вам следует действовать при каждом из этих сценариев.

Анализ SOAR

Что это такое

SOAR означает “Сильные стороны, возможности, стремления и результаты”. Это система стратегического планирования, которая помогает организации сосредоточиться на том, что она делает хорошо, что следует улучшить и что нужно заинтересованным сторонам.

Как это сделать

Шаг 1: Когда вы будете подбирать команду для мозгового штурма, убедитесь, участники представляют разные отделы и обладают отличающимися навыками и опытом, чтобы вы могли рассмотреть различные точки зрения.

Шаг 2: Создайте анкету или руководство, на которое можно будет опираться при опросе участников во время сессии.

Шаг 3: Вместе с командой постарайтесь выяснить, какие положительные факторы способствовали успеху вашей компании в прошлом. Определите стремления и желаемые результаты для успешного будущего.

Шаг 4: Определите области возможностей и напишите формулировки целей для каждой из них. Кроме того, определите меры, которые помогут отслеживать успех организации.

Шаблон анализа SOAR
Шаблон анализа SOAR (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Анализ PESTLE

Что это такое

PESTLE-анализ помогает выявить и проанализировать ключевые внешние факторы, или макросилы, которые влияют на организацию. В ходе анализа PESTLE необходимо изучить и выявить изменения в каждой из следующих областей.

Политические факторы

Влияние правительства или государственной политики на вашу компанию или отрасль.

Экономические факторы

Как экономика и ее показатели могут повлиять на вашу организацию или вашу отрасль? Вам может понадобиться изучить такие детали, как уровень занятости, стоимость сырья, процентные ставки и т.д.

Социальные факторы

Изучение социальных факторов поможет вам лучше понять потребности и желания ваших клиентов. Например, изменение отношения, культурные изменения, уровень образования и т.д.

Технологические факторы

Как технологический прогресс повлияет на рост вашей компании и отрасли?

Юридические факторы

Вы должны быть осведомлены о правовом поле, в рамках которого вы работаете. Следите за изменениями в законодательстве и за тем, как они влияют на вашу деятельность.

Экологические факторы

В этом разделе вы должны указать, как изменения в окружающей среде, например, изменение климата, загрязнения и т.д., повлияют на развитие вашей компании.

Шаблон PESTLE-анализа
Шаблон PESTLE-анализа (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Чтобы больше узнать об инструментах стратегического планирования маркетинга, обратитесь к нашему полному списку инструментов планирования маркетинговой стратегии.

Инструменты повышения эффективности работы сотрудников

Организация может двигаться вперед только если за ней стоит сильная команда сотрудников, которые хорошо работают. Вот некоторые инструменты, которые вы можете использовать для развития своей команды, наставничества и коучинга со своими сотрудниками, чтобы помочь им повысить производительность и эффективность работы.

Матрица 9 boxes

Что это такое

Матрица 9 boxes — отличный инструмент для планирования и развития преемственности. Идея матрицы заключается в том, что, вписав в нее всех сотрудников, компания может понять, где место каждого сотрудника и куда его следует переместить в процессе дальнейших организационных изменений.

По оси Х откладывается текущая общую производительность, а по оси Y — потенциал сотрудников.

9 шаблон модели коробки
Матрица 9 boxes (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Как его использовать

Шаг 1: Начните с определения критериев и стандартов для каждой ячейки. Если вы проясните эти вопросы, вам будет легче распределить сотрудников по категориям

Шаг 2: Поместите каждого сотрудника в соответствующую ячейку. Чтобы облегчить себе задачу, возьмите с собой их анкеты.

Шаг 3: Регулярно приглашайте к себе сотрудников и планируйте их развитие. Это поможет вам увидеть, как они развивались и какие действия вам необходимо предпринять для дальнейшего роста вашей команды.

Модель GROW

Что это такое

Модель GROW — это полезный инструмент для структурирования сессий коучинга и наставнической работы с сотрудниками. Она помогает человеку прояснить, чего он хочет достичь и как он будет этого добиваться.

Как его использовать

Шаг 1: (G, Goal (Цель)) Первый шаг — определить цель, которую вы хотите достичь по итогу коуч-сессии. Целями здесь могут быть задачи, результаты работы и т.д. При постановке целей важно придерживаться критериев SMART.

Шаг 2: (R, Reality (Реальность)) Следующий шаг — анализ и получение представления о текущем состоянии, в котором находится обучаемый. Коуч может помочь своему клиенту самостоятельно провести эту оценку с помощью личного SWOT-анализа и определить его сильные и слабые стороны, а также риски и возможности. В конце этого этапа необходимо перечислить препятствия.

Шаг 3: (O, Options (Варианты)) Какие существуют решения для преодоления препятствий, которые вы перечислили? Вместе с обучаемым продумайте все возможные варианты.

Шаг 4: (W, Wrap up (Подведение итогов)) На этом этапе выбирается одно из решений и намечается план действий. С этого момента ответственность тренера заключается в том, чтобы мотивировать своего клиента следовать плану до тех пор, пока цель не будет достигнута.

Шаблон модели роста
Шаблон модели GROW (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Какие методы вы используете для повышения эффективности работы организации?

В этом руководстве по повышению эффективности работы организации мы предложили новый подход, основанный на визуальных инструментах. Мы надеемся, что он поможет вам повысить эффективность вашей организации и продуктивность сотрудников.

Не забудьте познакомить с ним своих коллег и поделитесь своими впечатлениями и соображениями в комментариях.

Leave a comment

*
*

три × 1 =

Вернуться наверх