Простое руководство по отображению процессов

Планируете новую стратегию? Хотите повысить удовлетворенность клиентов? Хотите узнать, почему некоторые из ваших проектов терпят неудачу? Составление схемы процесса – это первый шаг для выяснения того, как и почему можно ответить на эти вопросы. В этом руководстве по составлению карт процессов мы покажем вам;

Что такое карта процессов?

Карта процесса наглядно показывает этапы рабочей деятельности и людей, которые участвуют в выполнении каждого этапа. При составлении схемы процесса вы просто рисуете рамку для каждого этапа и соединяете их стрелками, чтобы показать поток. Вы можете использовать онлайн-инструмент для легкого создания карты процессов. Базовая карта процесса будет выглядеть следующим образом; Пример базовой карты процесса

Символы карты процесса

Каждый этап процесса представлен в виде фигуры на карте процесса. Эти формы также называют формами блок-схем. Существует около 30 стандартных форм, которые можно использовать при составлении карт процессов. Однако мы считаем, что для большинства людей использование нескольких наиболее распространенных форм будет более понятным.

Форма Имя Используйте
Деятельность/процесс Деятельность/процесс Для представления этапа/действия процесса
Решение Решение Представлять решение, которое необходимо принять
Начало или конец Начало/конец Для представления начала и конца процесса
Стрелка Стрелка Для представления связи между двумя ступенями и направления потока
Документ Документ Представление данных или информации, которые могут быть прочитаны людьми

Полный набор форм карты процесса/технологической карты находится в нижней части данного руководства.

Типы карт процессов

Ниже приведен список различных типов карт процессов с кратким описанием и указанием того, когда вы можете использовать каждый из них. Выберите тип карты процесса, который наиболее подходит для вашей цели.

Основная блок-схема

Базовая блок-схема – это простая карта, визуализирующая этапы процесса, включая его входы и выходы. Когда использовать:

  • планировать новые проекты
  • моделировать и документировать процесс
  • решать проблемы
  • помочь командам лучше доносить идеи
  • Для анализа и управления рабочими процессами

Как рисовать: Это руководство по блок-схемам, которое необходимо для того, чтобы научиться их рисовать.

Высокоуровневая карта процесса

Это также известно как карта цепочки создания стоимости или карта “сверху вниз”. Он показывает основную деятельность процесса. В нем нет подробного описания точек принятия решения, цикла доработки, задействованных ролей и т.д. Когда использовать:

  • разрабатывать и определять бизнес-процессы
  • определить ключевые шаги и основные детали процесса

Как рисовать:

  1. перечислите самые основные этапы процесса (не более 5-6 этапов)
  2. расположите их по порядку, горизонтально
  3. перечислите каждый подшаг (опять же, не более 5-6 шагов) под основными шагами

Подробная карта процесса

Блок-схема, на которой показана расширенная версия процесса. Это означает, что все детали подпроцессов содержатся в данном типе карты. Когда использовать:

  • предоставить все детали (входы и выходы), связанные с этапом процесса
  • документировать точки принятия решений в рамках процесса

Как рисовать:

  1. определить границы процесса
  2. что запускает процесс? Используйте SIPOC для определения входов процесса
  3. определить, что происходит сразу после каждого входа (постоянно спрашивайте “что будет дальше?”, пока не дойдете до выхода)

Кросс-функциональная блок-схема

Блок-схема, которая показывает взаимосвязи между этапами процесса и функциональными подразделениями (командами/отделами), ответственными за них, с помощью плавающих дорожек. Она также известна как блок-схема развертывания. Когда использовать:

  • определить ключевые роли, ответственные за процесс, и то, как они связаны друг с другом
  • показать, как процесс протекает через границы компании
  • для выявления возможных сбоев процесса, дублирования, задержек, переделок, чрезмерных проверок и т.д.

Как рисовать:

  1. Соберите компетентную и компетентную межфункциональную команду
  2. Определить заинтересованные стороны
  3. перечислить заинтересованные стороны процесса (на основе того, насколько они близки к потребителю процесса), начиная с потребителя процесса
  4. добавить плавательные дорожки для разделения колонн между каждой заинтересованной стороной
  5. добавить шаги, выполняемые каждой заинтересованной стороной в своей соответствующей плавательной дорожке
  6. соедините шаги стрелками, чтобы обозначить поток

SIPOC

SIPOC показывает ключевые элементы процесса, такие как поставщики, входы, процесс, выходы и клиенты. Когда использовать:

  • определение ключевых элементов процесса перед составлением подробной карты
  • для определения масштабов сложных процессов
  • могут быть использованы на этапе “Измерение” методологии DMAIC

Как рисовать:

  1. Нарисуйте таблицу из 5 столбцов для поставщиков, входов, процесса, выходов и клиентов
  2. Начните с составления схемы процесса из 5-6 высокоуровневых шагов
  3. Определить результаты
  4. Определите клиентов
  5. Определите входы процесса
  6. Определите поставщиков каждого из производственных ресурсов
  7. Проверить диаграмму SIPOC с руководителем проекта и другими заинтересованными сторонами

Карта потока создания ценности

Карты потока создания стоимости визуализируют поток материалов и информации, необходимый для доставки вашего продукта потребителю. Когда использовать:

  • для регистрации измерений входов и выходов этапов процесса
  • выявление отходов внутри и между процессами
  • документировать, анализировать и улучшать поток информации и материалов
  • получить представление о процессе принятия решений и протекания процессов
  • определить, где сосредоточить будущие проекты или подпроекты

Как рисовать: Вот исчерпывающее руководство по картированию потока создания стоимости, чтобы освоить их построение. Обратите внимание, что карты потока создания ценности имеют другой набор форм, но принципы составления карт процессов остаются теми же.

Как создать карту процессов| Шаги составления карты процессов

Теперь, когда вы знаете, что такое символы карты процесса и какие типы карт процесса существуют, готовы ли вы создать карту процесса? Вот шаги, которые вам необходимо выполнить: Шаги составления карт процессов - Создание карт процессов - шаг за шагом

Шаг 1: Определите процесс, который вам необходимо отобразить

Решите, с чего вы хотите начать. Дело в процессе, который не дает результатов? Важен ли процесс для вашей новой стратегии? Или это связано с процессом, который непосредственно влияет на удовлетворенность клиентов? А затем дайте ему имя.

Шаг 2: Соберите правильную команду

Вклад каждого участника процесса необходим для того, чтобы убедиться, что при составлении карты вы охватили все аспекты процесса. Правильная команда должна включать тех, кто осуществляет процесс и управляет им, а также предоставляет исходные данные.

Шаг 3: Соберите всю необходимую информацию

  • Где начинается и заканчивается процесс?
  • Каковы шаги между этими двумя точками?
  • Каковы входы и выходы процесса?
  • Кто и что делает? Когда, где и как?

Шаг 4: Организуйте шаги в последовательном порядке

Пусть ваша команда расположит каждый шаг в последовательном порядке от начала до конца.

Шаг 5: Нарисуйте карту базового процесса

Нарисуйте карту процесса, которая показывает его в том виде, в котором он есть сейчас. Помните о <лучших практиках составления карт процессов>.

Шаг 5: Проанализируйте карту, чтобы найти области для совершенствования

Выявление неэффективности и узких мест в процессах. Какие этапы следует исключить? Где вы можете внести улучшения?

Шаг 6: Внедрение улучшений и их мониторинг

Сначала внедряйте улучшения в меньшем масштабе. Если они работают лучше, вы можете применить их в более широком масштабе. Проведите мониторинг нового и усовершенствованного процесса, чтобы понять, как он функционирует и нуждается ли в дальнейшей оптимизации.

Лучшие практики составления карт процессов

  • Прежде чем определить этапы процесса, начните с определения начальной и конечной точек процесса. Это помогает установить границы
  • Сделайте ваши технологические карты максимально простыми и понятными для чтения и понимания любым сотрудником вашей компании
  • Сохраняйте на карте только необходимые детали. Не меньше и не больше, чем необходимо для определения областей, требующих улучшения
  • Убедитесь, что при составлении карты процесса вы используете правильные символы, чтобы избежать путаницы
  • Включите всех ключевых заинтересованных лиц при составлении схемы процесса, чтобы не упустить важную информацию или шаги

Другие лучшие практики составления карт процессов?

Преимущества картирования процессов

Поскольку вы уже читаете о картировании процессов, мы полагаем, что вы знаете, по крайней мере, несколько преимуществ такого картирования. Однако внимательно прочитайте этот раздел, так как он поможет вам убедить других!

  • Значительно облегчает понимание и донесение информации о процессе среди команд, заинтересованных сторон или клиентов
  • Служит полезным инструментом для тестирования сценариев и оценки “что-если”
  • Можно использовать в качестве маркетингового инструмента, чтобы доказать инвесторам или промышленным клиентам, что ваши бизнес-процессы надежны
  • Является требованием многих типов стандартов и сертификации, таких как ISO 9000
  • Делает документацию по процессам более удобной для чтения
  • Распространять информацию о ролях и обязанностях тех, кто в этом участвует
  • Помогает выявить недостатки в процессе и определить, где следует внести улучшения
  • Помогает командам проводить мозговой штурм идей по улучшению или новым изменениям, которые помогут решить такие проблемы, как удержание сотрудников, снижение доходов и т.д.
  • Помогает снизить затраты, связанные с разработкой продуктов и услуг
  • Повышение эффективности работы команды и удовлетворенности сотрудников
  • Может использоваться в качестве учебного материала для подготовки новых сотрудников
  • Помогает измерить эффективность рабочих процессов

Шаблоны карт процессов

Ниже приведены несколько шаблонов карт процессов, которые можно редактировать онлайн с помощью редактора Creately. Шаблон 1

Пример карты процесса 1

Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

Шаблон 2 Шаблон карты процесса 2 Шаблон 3 Шаблон карты процесса 3 Хотите больше бесплатных редактируемых шаблонов карт процессов?

Символы отображения процессов (продолжение)

В дополнение к основным символам, которые мы обсуждали ранее, при составлении карт процессов используются также следующие символы. Символы процессов/операций

Форма Имя Используйте
Предопределенный процесс Предопределенный процесс / подпрограмма Для представления процесса, который уже предварительно определен
Альтернативный процесс Альтернативный процесс Для представления этапа процесса, который является альтернативой обычному этапу процесса
Задержка Задержка Представляет собой задержку или паузу перед продолжением технологического процесса
Ручная петля Ручная петля Для представления автоматизированных шагов, которые необходимо остановить вручную
подготовка Подготовка Представлять собой нечто, что необходимо изменить или скорректировать в процессе, прежде чем продолжить работу

Разветвление и управление символами потока

Форма Имя Используйте
Разъем Коннектор на странице Для представления точки контроля в технологическом процессе
Разъем вне страницы Коннектор вне страницы Для представления перекрестных ссылок и ссылок на процесс из другого процесса на другой странице
Объединить Объединить Для представления шага, который объединяет несколько шагов в один
Выписка Выписка Для представления процесса, который разделен на параллельные пути
Или Или Для представления логики “или
Adder И Для представления логики “и

Входные и выходные символы

Форма Имя Используйте
Данные Данные Для представления входов в процесс и выходов из него
Множественные документы Множественные документы Для представления нескольких документов
Дисплей Дисплей Представление данных, которые отображаются для чтения на экране или дисплее
Ручной ввод Ручной ввод Для представления этапов процесса, которые будут выполняться человеком вручную

Символы хранения файлов и информации

Форма Имя Используйте
Хранимые данные Хранимые данные Для представления хранимых данных
база данных База данных Для представления базы данных
Прямые данные Хранилище прямого доступа Чтобы представить жесткий диск
Внутреннее хранение Внутреннее хранение Для представления внутреннего устройства хранения данных

Символы обработки данных

Форма Имя Используйте
Свернуть Свернуть Представляет собой этап, на котором данные организуются стандартным образом
Сортировать Сортировать Для представления сортировки предметов в определенном порядке

Что вы думаете о руководстве по составлению карт процессов?

Карты процессов являются не только важной частью документирования процессов, но и популярной методологией улучшения бизнес-процессов. Следуйте руководству по созданию эффективных карт бизнес-процессов и делитесь с нами любыми проблемами, которые у вас могут возникнуть, даже если это другая техника составления карт процессов, которую вы используете лично. В нашем следующем руководстве мы рассмотрим диаграммы, которые можно использовать для повышения эффективности управления персоналом.

Leave a comment

*
*

девятнадцать − 10 =

Вернуться наверх