Jeśli projekt jest statkiem, to zarządzanie projektem jest jego żaglem. Zarządzanie projektem jest tym, co zapewnia dyrektywę dla danego projektu, tak aby mógł on być kierowany w stronę sukcesu. Jednak w trakcie realizacji projektu można napotkać niespotykane dotąd wyzwania związane z zarządzaniem projektami.
Creately, wraz z zespołem Proofhub i jego dyrektorem ds. marketingu Vartika Kashyap, zorganizowało czat na Twitterze, którego celem było rzucenie światła na 10 największych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami i jak ich uniknąć.
Poniżej znajduje się lista wyzwań i odpowiedzi uczestników.
Wyzwania
- Zlikwidowanie podziałów i zbudowanie środowiska, które zachęca do efektywnej i skutecznej współpracy i komunikacji w projekcie.
- Udział właściwego planowania w sukcesie projektu.
- Radzenie sobie z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem projektem, które pojawiają się, gdy zespół projektowy nie posiada umiejętności niezbędnych do rozwiązania danego problemu.
- Znaczenie planu awaryjnego w zarządzaniu projektem.
- Tworzenie środowiska odpowiedzialności, w którym zespół bierze odpowiedzialność za swoje działania i należycie wypełnia przypisane mu role.
- Poprawa zaangażowania interesariuszy i zapewnienie, że wszyscy są po tej samej stronie.
- Wyznaczanie jasnych celów i kryteriów sukcesu w celu zapewnienia powodzenia projektu.
- Znaczenie uzyskania odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami
- Usprawnienie współpracy zespołu projektowego i budowanie zaufania.
- Przydzielanie zasobów do projektu.
Jak zlikwidować podziały i zbudować środowisko, które sprzyja efektywnej i skutecznej współpracy i komunikacji w projekcie?
Zespół projektowy nie może funkcjonować w tzw. silosach. Pomyślna realizacja projektu zależy od tego, jak efektywnie każdy członek zespołu współpracuje ze sobą przy wykonywaniu zadań. W tym celu zespół Proofhub podkreślił znaczenie prowadzenia całej komunikacji związanej z projektem poprzez jeden wspólny portal dostępny dla wszystkich członków zespołu.
“Zbierz wszystkich na tym samym portalu komunikacyjnym i pozwól wszystkim zespołom uczestniczyć bez ograniczeń twórczych. Each one, teach one!”.
Proofhub
Uzupełniając wypowiedź Proofhub, CMO Vartika Kashyap również stwierdziła, że używanie narzędzi komunikacyjnych i budowanie zespołów wielofunkcyjnych może zapewnić skuteczną i efektywną współpracę przy projektach.
“ „Buduj zespoły wielofunkcyjne. Korzystaj z narzędzi komunikacyjnych. Zapewni to bardziej otwartą i przejrzystą kulturę “
Vartika Kashyap
A co z pracą zdalną? Pandemia spowodowała gwałtowny wzrost liczby modeli pracy zdalnej z powodu zamknięć i ograniczeń w podróżowaniu. Creately skierował do Kashyapa pytanie o dodatkowe kroki, jakie firma powinna podjąć, pozbywając się silosów w środowisku pracy zdalnej.
W odpowiedzi Kashyap podkreślił znaczenie przejrzystej kultury pracy.
“Uczyń przejrzystość nową kulturą. Traktuj komunikację jako ulicę dwukierunkową. Zwalczaj doły produktywności/zaangażowania za pomocą wirtualnych inicjatyw kulturowych.”
Vartika Kashyap
Badania wykazały, że około 39% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu braków w planowaniu projektu. W jaki sposób planowanie przyczynia się do sukcesu projektu?
Były prezydent USA Dwight D. Eisenhower stwierdził kiedyś, że „Plany są niczym, planowanie jest wszystkim” Plan jest niezbędny przy realizacji projektu.
Proofhub podkreślił, jak ważne jest posiadanie odpowiedniego planu projektu.
“ Planowanie projektu można porównać do kompasu i steru na żaglowcu. Bez nich nadal możesz dotrzeć do celu, tylko zajmie ci to 100 lat dłużej.”
Proofhub
Uczestniczka Nandini Sehedev zwróciła uwagę na liczne korzyści płynące z posiadania planu projektu.
“ Planowanie projektu ma zasadnicze znaczenie dla zapobiegania lub minimalizowania ryzyka i odsetka niepowodzeń. Planowanie projektu pomaga prowadzić sponsorów, zespoły, interesariuszy, a kierownik projektu dzięki temu nawiguje przez trudne fazy projektu.”
Nandini Sehdev
Jak radzić sobie z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem projektami, które pojawiają się, gdy zespołowi projektowemu brakuje umiejętności niezbędnych do rozwiązania danego problemu?
Podczas pracy nad projektem możesz napotkać niespotykane wcześniej wyzwania lub problemy. W takich okolicznościach możesz być w stanie rozwiązać je bez znaczącego wpływu na postęp projektu, jeśli jesteś uzbrojony w niezbędne umiejętności, aby sobie z nimi poradzić. Wyobraź sobie scenariusz, w którym nie wiesz jak rozwiązać problem? Jaka jest zatem droga naprzód?
Proofhub podkreślił, że współpraca zespołu w celu wizualizacji problemu zaowocuje inną perspektywą i prawdopodobnymi rozwiązaniami.
“ Zbierz zespół, każ im mówić, słuchaj ich i pomóż im zwizualizować, co jest nie tak. Większość zespołów jest zdolna do rozwiązywania problemów, ale wolno im to przychodzi. Jeśli staniesz się ich światłem przewodnim, znajdą wyjście z tunelu.”
Proofhub
Wizualne przestrzenie robocze, takie jak Creately, mogą być skuteczne w śledzeniu kroków wstecz i ponownej ocenie procesów. Na przykład, możesz użyć diagramu przyczynowo-skutkowego, aby określić podstawowe przyczyny problemu i użyć map myśli do burzy mózgów w celu znalezienia rozwiązań.
Jak uzupełnić braki w umiejętnościach? Komunikuj się otwarcie i stwórz środowisko, w którym członkowie zespołu mogą uczestniczyć w angażujących doświadczeniach edukacyjnych.
“ Otwarta komunikacja jest niezbędna, jeśli chcemy skutecznie zmniejszyć braki w umiejętnościach. Można również tworzyć angażujące doświadczenia edukacyjne i nie wystarczy tylko przeprowadzać programy edukacyjne, ale również oceniać, czy strategie są skuteczne, czy nie.”
Proofhub
Jak ważny jest plan awaryjny w zarządzaniu projektem?
Lekki wiatr w każdej chwili zamienić się w sztorm, a jeśli nie jesteś uzbrojony w odpowiednią sprawność, aby go wytrzymać, cała misja może się zatrzymać. Plan awaryjny może przygotować Cię do skutecznego radzenia sobie z nieoczekiwanymi okolicznościami.
“ Często mówi się, że Twój plan A nigdy nie powinien potrzebować planu B. Ale w rzeczywistości potrzebujesz planu C, D, E i F, tak na wszelki wypadek. Nieprzewidywalność polega na martwieniu się dzisiejszymi problemami, które mają potencjał, aby jutro doprowadzić cię do szaleństwa.”
Proofhub
Jak stworzyć środowisko odpowiedzialności, w którym zespół bierze odpowiedzialność za swoje działania i należycie wypełnia przypisane mu role?
Pierwszym krokiem do zapewnienia odpowiedzialności w zarządzaniu projektem jest jasne określenie celów projektu i odpowiednie przypisanie odpowiedzialności członkom zespołu. Należy jednak pamiętać, że istnieje różnica między odpowiedzialnością a rozliczalnością.
Na przykład, osoba, która została przydzielona do konkretnego zadania, może być odpowiedzialnym członkiem zespołu. Odpowiedzialność jest wspólna. Odpowiedzialny członek zespołu jest osobą podejmującą ostateczne decyzje dotyczące danego zadania.
Kashyap wierzy, że wyposażenie ludzi w umiejętności i zasoby niezbędne do wykonywania ich pracy sprawi, że będą oni odpowiedzialni.
“ Twoim celem powinno być zapewnienie pracownikom umiejętności i zasobów potrzebnych do wykonywania pracy, a następnie stworzenie środowiska, w którym łatwo jest im wziąć odpowiedzialność za swoje decyzje i działania“
Vartika Kashyap
Z drugiej strony, Proofhub podkreślił, że jasne zrozumienie oczekiwań związanych z projektem i konsekwencji odpowiedzialności każdej osoby stworzy środowisko odpowiedzialności.
“ Odpowiedzialność jest najlepiej rozumiana, gdy oczekiwania są jasne, a konsekwencje wyraźniejsze. Pokaż im cały zestaw gry – cel, lotki, jak trafić, i co się stanie, gdy nie trafią w tarczę“
Proofhub
Creately postawił pytanie: „co się dzieje, gdy członkowie zespołu nie wywiązują się ze swoich obowiązków?” W odpowiedzi Proofhub stwierdził, że pierwszym krokiem jest rozmowa z daną osobą, a następnie przekazanie jej informacji zwrotnej na temat tego, jak należy zmienić sposób działania.
“ Pierwszym krokiem jest rozmowa z osobami, których to dotyczy. Następnie należy przekazać informację zwrotną, aby osoby te wiedziały, co należy zmienić. To, czego dowiesz się podczas dyskusji, stanowi kontekst dla kolejnych działań, które podejmiesz.”
Proofhub
Niezaangażowany klient może być przyczyną wielu problemów. Jak poprawić zaangażowanie interesariuszy i upewnić się, że wszyscy są po tej samej stronie?
Kolejnym kluczowym czynnikiem warunkującym sukces projektu jest zaangażowanie interesariuszy. Zaangażowanie interesariuszy ma na celu uzyskanie wsparcia i informacji zwrotnej od interesariuszy projektu, aby zapewnić realizację jego celów.
Dobre zarządzanie interesariuszami obejmuje właściwą analizę interesariuszy z wykorzystaniem rejestru interesariuszy w celu zidentyfikowania ich wymagań. Zaangażowanie interesariuszy jest zwykle większe na początku projektu i maleje w miarę jego realizacji. Aby tego uniknąć, ważne jest, aby utrzymywać stałą komunikację z interesariuszami za pomocą narzędzi do współpracy, narzędzi do komunikacji zdalnej itp.
“ Przekazuj swoim klientom aktualizacje min-by-min, informacje wewnętrzne, raporty na czas i rozmawiaj z nimi według ustalonego harmonogramu. Zwab ich do zaangażowania, a nigdy nie będziesz musiał odwracać od nich wzroku. To jest to, co nasi klienci najbardziej kochają w korzystaniu z ProofHub!“
Proofhub
Źle zdefiniowane cele i zadania mogą zatopić projekt. Jak wyznaczać jasne cele i kryteria sukcesu, aby zapewnić powodzenie projektu?
Zawsze powinieneś wyznaczać cele SMART. Następnym krokiem jest opracowanie jasnego planu działania, aby osiągnąć te cele, w ramach czasu trwania projektu. Posiadanie takiego planu działania zapewni jasne zrozumienie, kto jest, za co odpowiedzialny, wraz z terminami realizacji poszczególnych zadań.
“ Jasny cel to coś, na co klient, menedżer i pracowni, wszyscy muszą wyrazić zgodę. Kluczem jest to, aby nie pozwolić nikomu wyprzedzić się w ustalaniu celów.”
Proofhub
Sehdev powtórzył, że wyznaczenie celów prowadzi do zdefiniowania celów, które pozwolą na osiągnięcie tego celu. To będzie Twoje światło przewodnie podczas całego projektu.
“ Wyznaczenie celu skłania do opracowania propozycji, a następnie zdefiniowania rozwiązań, które pomogłyby w osiągnięciu celu. Kiedy znasz swoje cele, możesz zdefiniować zadania, czyli – jak, dlaczego i co musisz zrobić, aby zaplanować projekt.”
Nandini Sehdev
Tymczasem Kashyap podkreślił, że odpowiednie połączenie planowania, kontroli i monitorowania może zadecydować o tym, jak projekt może zostać ukończony w ramach harmonogramu i budżetu.
“ Właściwe połączenie planowania, kontrolowania i monitorowania może mieć wpływ na to, jak kierownicy projektów kończą projekt na czas, w ramach budżetu i z wysokiej jakości rezultatami.“
Vartika Kashyap
Jak ważne jest, aby uzyskać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami?
Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami może zwiększyć produktywność i wydajność zespołów wielofunkcyjnych. Przyspiesza i ułatwia komunikację oraz wspomaga proces podejmowania decyzji.
W tym celu Proofhub podkreślił, że jest to jedna z najważniejszych decyzji przy prowadzeniu projektu.
“ Zdecydowanie, jedna z najważniejszych decyzji. Większość zespołów zbyt późno uświadamia sobie, jak wiele mogą poprawić, mając do dyspozycji odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami. 85,000+ naszych użytkowników zgodziłoby się z tym!“
Proofhub
Jakie są główne czynniki, na które należy zwrócić uwagę przy zakupie narzędzia do zarządzania projektami? Analiza wymagań projektu i celów wyznaczonych przez zespół pomoże Ci określić oprogramowanie do zarządzania projektami, które będzie dla Ciebie najlepsze.
“ Poznaj swoje wyzwania, abyś mógł lepiej nakreślić swoje potrzeby, zrozumieć, jak narzędzia mogą pomóc i zdefiniować kryteria oceny narzędzi“
Proofhub
Jak poprawić współpracę w zespole projektowym i budować zaufanie?
Komunikacja jest kluczem do poprawy współpracy w projekcie i budowania zaufania. Ważne jest, aby stworzyć środowisko, w którym członkowie zespołu mogą dzielić się wiedzą i wspólnie pracować nad pokonywaniem wyzwań.
“ Dziel się wiedzą bez ograniczeń. Uczcie się od siebie nawzajem. Elastycznie przesuwanie obciążenia, pozwoli wyeliminować nieoczekiwane wąskie gardła i pomagać sobie nawzajem w realizacji zadań i dotrzymywaniu terminów oraz dzielić się zasobami“
Vartika Kashyap
Proofhub również podkreślił, że lepsza komunikacja zaowocuje lepszą współpracą, ponieważ każdy będzie mógł dzielić się swoimi pomysłami.
“ Współpraca polega na mówieniu i zachęcaj ludzi z twojego zespołu do wyrażania siebie. Menedżerowie muszą zachęcać do nowych pomysłów i pozwolić wszystkim na swobodne wyrażanie siebie. To wszystko zaowocuje lepszą współpracą“
Proofhub
Narzędzia takie jak Creately mogą pomóc w lepszej współpracy, w czasie rzeczywistym, nawet jeśli pracujesz zdalnie. Takie narzędzia zapewniają płynną współpracę.
Czy istnieją jakieś techniki przełamywania lodów, które można wykorzystać do budowania zaufania?
“ Przejrzystość. Zaoferuj zaufanie swojemu zespołowi, proś o komunikację i informacje zwrotne oraz reaguj na komunikację i informacje zwrotne“
Proofhub
Jakie czynniki powinny być brane pod uwagę przy przydzielaniu zasobów do projektu?
Efektywna alokacja zasobów ma na celu przydzielenie ograniczonych zasobów w możliwie najbardziej odpowiedni i ekonomiczny sposób. Odpowiedzialność ta często spoczywa na kierowniku projektu, który ma zapewnić, że każdy zasób jest właściwie przydzielony i rozliczony.
Kashyap podkreślił, że w zarządzaniu projektami chodzi o to, by osiągnąć więcej za mniej.
“ Alokacja zasobów w zarządzaniu projektami polega na osiąganiu więcej za mniej. Przeanalizuj zakres projektu, określ zasoby, miej plan awaryjny na wypadek zmian klienta i podziel projekt na mniejsze zadania“
Vartika Kashyap
Z kolei Proofhub podkreślił znaczenie posiadania narzędzia do zarządzania projektami.
“ Dostępność zasobów źródłowych, wymagania dotyczące umiejętności projektowych, cele projektu, istniejące zadania, obciążenie projektu – Podczas gdy wszystkie te elementy są niezbędne, inteligentne narzędzie do zarządzania projektami pomoże Ci uczynić te punkty mniejszym zmartwieniem“
Proofhub
Podczas zarządzania projektem na pewno napotkasz nieprzewidziane wyzwania i bariery. Ważne jest, że jesteś wyposażony w odpowiednie umiejętności i narzędzia, aby przezwyciężyć takie wyzwania i zakończyć projekt z sukcesem.
