Planujesz urzeczywistnić swoją wizję? Jaki jest Twój najlepszy sposób na uniknięcie wyzwań i problemów podczas tej podróży? Solidny plan działania.
Przedstawiliśmy 6 kroków wyjaśniających, jak napisać plan działania. Kiedy już się z nimi zapoznasz, skorzystaj z edytowalnych szablonów poniżej i zacznij planować natychmiast.
Co to jest plan działania
Plan działania to lista kontrolna kroków lub zadań, które musisz wykonać, aby osiągnąć wyznaczone cele.
Jest to istotna część procesu planowania strategicznego i pomaga w usprawnieniu planowania pracy zespołowej. Plany działania mogą być wykorzystywane nie tylko w zarządzaniu projektami, ale również przez osoby indywidualne do przygotowania strategii osiągnięcia ich własnych celów osobistych.
Elementy planu działania obejmują:
- null
- Dobrze zdefiniowany opis celu, który ma zostać osiągnięty,
- Zadania / kroki, które należy wykonać, aby osiągnąć cel,
- Osoby, które będą odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań,
- Kiedy te zadania zostaną wykonane (terminy i kamienie milowe),
- Zasoby potrzebne do wykonania zadań,
- Środki oceny postępów.
To, co jest wspaniałe w posiadaniu wszystkiego w jednym miejscu, to fakt, że ułatwia to śledzenie postępów i efektywne planowanie.
Plan działania nie jest czymś niezmiennym. W miarę rozwoju organizacji i zmiany okoliczności trzeba będzie dokonać przeglądu i dostosować się do najnowszych potrzeb.
Dlaczego potrzebujesz planu działania
Zdarza się, że firmy nie poświęcają zbyt wiele czasu na opracowanie planu działania przed podjęciem inicjatywy, co w większości przypadków prowadzi do porażki. „Brak planu to planowanie porażki” jak powiedział Benjamin Franklin.
Planowanie pomaga przygotować się na nadchodzące przeszkody i utrzymać się na właściwej drodze. A dzięki skutecznemu planowi działania, możesz zwiększyć swoją produktywność i utrzymać koncentrację.
Oto kilka korzyści płynących z planu działania, które powinieneś znać:
- null
- Plan działania daje Ci jasny kierunek. Ponieważ plan działania podkreśla dokładnie, jakie kroki należy podjąć i kiedy należy je wykonać, będziesz wiedział dokładnie, co musisz zrobić;
- Posiadanie spisanych i zaplanowanych w etapach celów da Ci powód do utrzymania motywacji i zaangażowania przez cały czas trwania projektu;
- Mając plan działania, możesz śledzić swoje postępy w dążeniu do celu;
- Ponieważ wypisujesz wszystkie kroki, które musisz wykonać w swoim planie działania, pomoże Ci to ustalić priorytety zadań na podstawie wysiłku i wpływu.
Jak napisać plan działania | Najlepsze metody
Z wyglądu, stworzenie planu działania wydaje się dość proste. Jest kilka ważnych kroków, które należy wykonać z rozwagą, aby uzyskać najlepsze z nich. Oto 6 prostych kroków jak napisać plan działania.
Krok 1: Zdefiniuj swój cel końcowy
Jeśli nie masz jasności co do tego, co chcesz robić i co chcesz osiągnąć, nastawiasz się na porażkę.
Planujesz nową inicjatywę? Zacznij od określenia, gdzie jesteś i gdzie chcesz być.
Rozwiązywanie problemów? Przeanalizuj sytuację i zbadaj możliwe rozwiązania, zanim ustalisz ich priorytety.
Następnie zapisz swój cel. Zanim przejdziesz do następnego kroku, przeprowadź swój cel przez kryteria SMART. Lub innymi słowy, upewnij się, że jest to cel:
- null
- Konkretny – dobrze zdefiniowany i jasny,
- Mierzalne – uwzględnij wymierne wskaźniki, aby śledzić postępy,
- Osiągalny – realistyczny i możliwy do zrealizowania w ramach posiadanych zasobów, czasu, pieniędzy, doświadczenia itp.,
- Istotny – zgodny z innymi celami,
- Terminowy – posiada datę zakończenia.
Użyj tego arkusza do celów SMART, aby uprościć ten proces. Podziel się tym z innymi, aby uzyskać również ich opinie.
Aby dowiedzieć się więcej o wyznaczaniu i planowaniu celów, zapoznaj się z naszym prostym przewodnikiem po procesie wyznaczania celów.
Krok 2: Wymień kroki, które należy wykonać
Cel jest jasny. Co dokładnie powinieneś zrobić, aby go zrealizować?
Stwórz wstępny szablon, w którym wypiszesz wszystkie zadania do wykonania, terminy i osoby odpowiedzialne.
Ważne jest, abyś upewnił się, że cały zespół jest zaangażowany w ten proces i ma dostęp do dokumentu. W ten sposób każdy będzie świadomy swoich ról i obowiązków w projekcie.
Upewnij się, że każde zadanie jest jasno określone i możliwe do wykonania. Jeśli natkniesz się na większe i bardziej złożone zadania, podziel je na mniejsze, łatwiejsze do wykonania i zarządzania.
Wskazówki: Użyj szablonu macierzy RACI, aby wyjaśnić role i obowiązki w projekcie oraz zaplanować projekty.
Krok 3: Ustalanie priorytetów zadań i dodawanie terminów
Nadszedł czas na reorganizację listy poprzez nadanie priorytetów zadaniom. Niektóre kroki, być może, trzeba będzie traktować priorytetowo, ponieważ mogą one blokować inne podetapy.
Dodaj terminy i upewnij się, że są one realistyczne. Przed podjęciem decyzji o terminach należy skonsultować się z osobą odpowiedzialną za wykonanie tego zadania, aby poznać jej możliwości.
Krok 4: Wyznacz kamienie milowe
Kamienie milowe mogą być uważane za mini cele prowadzące do celu głównego na końcu. Zaletą dodawania kamieni milowych jest to, że dają one członkom zespołu możliwość cieszenia się małymi sukcesami, a to pomaga im pozostać zmotywowanymi, nawet jeśli ostateczny termin jest odległy.
Rozpocznij pracę od celu końcowego i pracuj nad drogą powrotną, wyznaczając kamienie milowe. Pamiętaj, aby nie pozostawiać zbyt mało lub zbyt dużo czasu pomiędzy kamieniami milowymi, które wyznaczasz. Najlepszą praktyką jest zachowanie dwutygodniowego odstępu pomiędzy kamieniami milowymi.
Krok 5: Określenie potrzebnych zasobów
Przed rozpoczęciem projektu należy upewnić się, że dysponujemy wszystkimi zasobami niezbędnymi do realizacji zadań. A jeśli nie są one obecnie dostępne, należy najpierw opracować plan ich pozyskania.
Powinno to również obejmować Twój budżet. Możesz przypisać kolumnę planu działania do zaznaczania kosztów każdego zadania, jeśli takie istnieją.
Krok 6: Wizualizuj swój plan działania
Celem tego kroku jest stworzenie czegoś, co każdy może zrozumieć na pierwszy rzut oka i co może być udostępnione wszystkim.
Niezależnie od tego, czy Twój plan działania ma postać diagramu przepływu, wykresu Gantta czy tabeli, upewnij się, że jasno komunikuje elementy, które zidentyfikowaliśmy do tej pory – zadania, osoby odpowiedzialne za zadania, terminy, zasoby itp.
Dokument ten powinien być łatwo dostępny dla wszystkich i powinien być edytowalny.
Krok 7: Monitorowanie, ocena i aktualizacja
Przeznacz trochę czasu na ocenę postępów, jakie poczyniłeś ze swoim zespołem.
Na końcowym planie działania możesz oznaczyć zadania, które zostały wykonane, jako zrobione, zwracając uwagę na postępy w dążeniu do celu.
W ten sposób ujawnione zostaną również zadania, które są w toku lub opóźnione, w takim przypadku należy dowiedzieć się, dlaczego tak się dzieje i znaleźć odpowiednie rozwiązania. A następnie odpowiednio zaktualizować plan działania.
Szablony planów działania
Plan działania dla biznesplanu
Łatwy przewodnik po sporządzaniu biznesplanu gotowego na prezentacje.
Plan działań marketingowych
Strategiczny plan działania
Szablon planu działań korygujących
Znajdź więcej szablonów planów działań korygujących.
Prosty przewodnik po tworzeniu planu awaryjnego dla firm.
Szablon planu działania
Masz więcej wskazówek na temat tworzenia planu działania?
Plan działania ma za zadanie poprowadzić Cię drogą do osiągnięcia Twoich celów. Przekształca Twoją wizję w możliwe do zrealizowania cele i kroki. Pomaga Ci to utrzymać koncentrację i motywację.
Zaczynając od pojedynczego pracownika w organizacji, a kończąc na większych działach, można wykorzystać plany działania, aby poprowadzić ich w kierunku realizacji celów.
Może masz zamiar stworzyć swój pierwszy plan działania albo jesteś już profesjonalistą w ich pisaniu. Tak czy inaczej, chcielibyśmy poznać Wasze opinie na temat tego, jak napisać plan działania. Podziel się nimi w sekcji komentarzy poniżej.
