6 najczęstszych problemów działu HR i jak je wizualnie rozwiązać

Jeśli należysz do zespołu HR, na pewno wypróbowałeś tysiąc i jeden sposobów na rozwiązanie typowych wyzwań i problemów kadrowych.

Tutaj jest pewien zwrot akcji.

Rozwiązywanie ich wizualnie może być łatwiejsze.

Poniżej przedstawiamy proste techniki wizualne, które można wykorzystać, aby skutecznie radzić sobie z typowymi wyzwaniami w zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Zatrudnianie

Niezależnie od tego, czy chodzi o uzupełnienie istniejącej kadry, czy zastąpienie tych, którzy odeszli z firmy, rekrutacja najbardziej utalentowanych pracowników może wiązać się z wieloma wyzwaniami w obszarze HR. Oto kilka technik wizualnych, które pomogą Ci skutecznie sobie z nimi poradzić.

Wykorzystaj mapowanie procesów do usprawnienia procesu zatrudnienia

Czy Twój proces zatrudniania pochłania zbyt wiele czasu, pieniędzy i zasobów? Nie przynoszą jednak żadnych rezultatów? Może trzeba ją odświeżyć.

Kompleksowe mapowanie procesów, które odwzorowuje cały proces, może dokładnie wskazać miejsca, w których należy wprowadzić usprawnienia.

Wskazówka: Upewnij się, że schemat procesu rekrutacji jest dostępny dla wszystkich osób zaangażowanych w proces, aby nie myliły się one co do kroków, za które są odpowiedzialne.

Wykorzystaj schematy blokowe do wizualizacji procesu rozmowy kwalifikacyjnej

Do maila z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną możesz dodać schemat blokowy wizualizujący proces rozmowy. Podkreśl również na schemacie czas, jaki może to zająć. Dzięki temu kandydat będzie przygotowany.

Oto cztery sposoby, w jakie menedżerowie mogą wykorzystać schematy blokowe, aby zwiększyć swoją efektywność.

Wyglądałoby to mniej więcej tak,

Wykorzystaj analizę SWOT, aby wybrać właściwych ludzi

Zrób analizę SWOT każdego z kandydatów z krótkiej listy. Określ, jakie są ich mocne i słabe strony oraz jakie szanse i zagrożenia mogą się pojawić, jeśli zatrudnisz ich na stałe. Dopasuj dane z analizy SWOT do swoich kryteriów wyboru, aby wybrać idealną osobę na dane stanowisko.

Oto darmowy, edytowalny szablon analizy SWOT, który pomoże Ci zacząć.

Przyjęcie na pokład i powitanie nowych pracowników

Zwiększenie zaangażowania i zatrzymanie nowych pracowników zależy od tego, jak skuteczny jest proces wdrażania do pracy. Poniżej podajemy, co można zrobić, aby poprawić to wizualnie.

Wykorzystaj schematy blokowe, aby usprawnić proces wprowadzania pracowników na rynek pracy

• Proces wprowadzenia pracownika do firmy obejmuje większość działów firmy, od działu kadr po zespół zajmujący się aranżacją wnętrz. Możesz użyć schematu blokowego, aby wyjaśnić kroki wykonywane przez każdy zespół. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i opóźnień;

Wskazówka: Dołącz go do maila powitalnego nowego pracownika i może on służyć jako program na pierwszy dzień w pracy, który pomoże mu się przygotować.

• Możesz też zaprojektować oddzielny schemat procesu orientacji, podkreślający wszystkie kluczowe wydarzenia, w których nowy pracownik będzie uczestniczył pierwszego dnia lub w pierwszym tygodniu. Dodaj tor pływacki, aby utworzyć oś czasu i zaznaczyć daty oraz czas.

Oto szablon diagramu przepływu w postaci toru pływackiego, który możesz wykorzystać do tego celu.

Użyj schematów organizacyjnych, aby wyjaśnić rolę i obowiązki

Przekaż nowo zatrudnionym pracownikom kompleksowy schemat organizacyjny firmy lub ich działu. Pomoże im to zrozumieć swoją rolę w firmie i szybko się do niej dostosować. Możesz również wyróżnić obowiązki na wykresach. A ułożenie ich w sposób hierarchiczny podkreśli strukturę raportowania.

Oto lista typów schematów organizacyjnych, których możesz użyć.

Szkolenia / Rozwój talentów / Ocena umiejętności

Aby wydobyć z pracowników to, co najlepsze, należy ich szkolić i rozwijać ich umiejętności. Oto jak to zrobić za pomocą technik wizualnych.

Wykorzystanie schematów blokowych do standaryzacji procesów szkoleniowych i opracowania strategii

• Po dokonaniu pomiaru aktualnej pojemności puli talentów w firmie, możesz wykorzystać schemat blokowy do stworzenia strategii rozwoju talentów. Wykorzystaj pasy do oddzielenia poszczególnych etapów, takich jak poszukiwanie kandydatów, selekcja, zatrudnianie i szkolenie;

• Podczas okresu szkolenia, nowo zatrudniona osoba przechodzi wiele programów szkoleniowych, od szkolenia wprowadzającego do szkolenia w zakresie alarmów pożarowych. Może się okazać, że trudno będzie śledzić kroki we wszystkich tych programach. Wykorzystaj schematy blokowe do tworzenia oficjalnych zapisów. Nie zapomnij podzielić się nimi z innymi.

Wykorzystaj schematy organizacyjne do stworzenia spisu umiejętności

Schemat organizacyjny, niosący szczegóły, takie jak rola stanowiska, obowiązki, lata doświadczenia i wiedza pracowników, może działać jako inwentarz umiejętności. Może się to przydać, gdy planujesz strategię rozwoju talentów i musisz wiedzieć, które działy wymagają rozwoju.

Oto szablon schematu organizacyjnego, który możesz edytować i rozszerzać o szczegóły własnej organizacji

Wykorzystanie analizy SWOT do oceny umiejętności

Tak jak analiza SWOT pomogła Ci wybrać właściwą osobę na dane stanowisko, możesz ją ponownie wykorzystać do oceny umiejętności obecnego personelu. Możesz nawet zachęcić swój zespół do przeprowadzenia osobistej analizy SWOT.

Przydzielanie zasobów

Projekt wymaga wielu zasobów, od ludzi po sprzęt i materiały.

To dużo środków do rozdysponowania.

Jeśli chodzi o przydzielanie odpowiednich osób, możesz ułatwić sobie zadanie, używając schematu organizacyjnego.

Wykorzystaj schematy organizacyjne, aby zidentyfikować właściwych ludzi

Planując projekty, trzeba rozdzielić zasoby. Kompleksowy schemat organizacyjny może powiedzieć Ci, kto w zespole/dziale jest odpowiedni na dane stanowisko i nad jakimi projektami obecnie pracuje

Wskazówka: Utrzymuj schemat organizacyjny, który jest zawsze aktualizowany i łatwo dostępny dla wszystkich pracowników. W ten sposób pracownicy sami mogą zaznaczyć swoją dostępność na schemacie.

Rozwiązywanie problemów

Skuteczny specjalista HR powinien być świetny w rozwiązywaniu problemów. Oto sztuczka wizualna, którą możesz wykorzystać do łatwego rozwiązywania problemów.

Wykorzystanie diagramów Ishikawy do identyfikacji przyczyn źródłowych

Diagramy Ishikawy to świetny sposób na zidentyfikowanie pierwotnych przyczyn danego problemu. Powiedzmy, że musisz wiedzieć, dlaczego poziom wydajności pracowników spada. Możesz zebrać się wokół zespołu i użyć diagramu rybiej ości, aby uchwycić punkty rzucane podczas sesji burzy mózgów.

Przeanalizuj dokładnie diagram rybiej ości, a z łatwością znajdziesz przyczynę swojego problemu.

Oto darmowy szablon diagramu rybiej ości, który możesz wykorzystać od razu.

Planowanie zasobów ludzkich

Planowanie zasobów ludzkich może stanowić wyzwanie, niezależnie od tego, czy chodzi o zatrudnianie, wprowadzanie pracowników na rynek pracy czy szkolenie.

Nie, jeśli..

Wykorzystasz mapę myśli do planowania swojej pracy

Mapy myśli to świetne narzędzie do planowania. Używaj map myśli do wspierania swobodnego przepływu pomysłów podczas sesji burzy mózgów i do wizualnej strukturyzacji informacji w taki sposób, aby dać Ci szybki przegląd tego, co planujesz.

Jakich metod używasz, aby rozwiązać typowe wyzwania i trudności w HR?

Zespół HR codziennie spotyka się z różnego rodzaju wyzwaniami, a klucz do ich skutecznego rozwiązania w większości przypadków jest taki sam: właściwa organizacja i łatwy dostęp do odpowiednich danych.

Techniki wizualizacji, które omówiliśmy powyżej, mogą pomóc Ci zrobić obie te rzeczy, skutecznie. Wykorzystaj je, aby usprawnić typowe zadania i poprawić efektywność swojego działu HR.

I nie zapomnij podzielić się z nami, jakie inne trudności i wyzwania związane z HR napotkałeś i jak je rozwiązałeś.