Przy wielu definicjach i wielu sposobach postępowania, modelowanie procesów biznesowych (BPM) może być nieco mylące, szczególnie dla początkujących. Ale kiedy wejdziesz głębiej, zdasz sobie sprawę, że nie ma dużej różnicy w większości podejść. Ten poradnik dotyczący modelowania procesów biznesowych pomoże Ci dowiedzieć się więcej na temat różnych definicji, cech, historii BPM. Pokrótce omówimy również różne techniki modelowania procesów biznesowych.
Definicja modelowania procesów biznesowych
Spośród wielu definicji dostępnych online dla Business Process Modeling, poniżej przedstawiamy tylko kilka, które zwróciły naszą uwagę;
- BPM jest mechanizmem służącym do opisywania i komunikowania obecnego lub planowanego przyszłego stanu procesu biznesowego.
- BPM jest środkiem reprezentacji kroków, uczestników i logiki decyzyjnej w procesach biznesowych.
- BPM jest metodą poprawy efektywności i jakości organizacji. Jej początki związane były z działalnością kapitałową/nastawioną na zysk, ale metodologia ta ma zastosowanie do każdej zorganizowanej działalności.
- BPM ma na celu poprawę wyników biznesowych poprzez optymalizację efektywności łączenia działań w zakresie dostarczania produktu lub usługi.
- BPM to zestaw działań mających na celu reprezentowanie procesów biznesowych w sposób formalny, umożliwiający analizę i dalsze doskonalenie tych procesów.
- Modelowanie procesów biznesowych to połączenie różnych etapów związanych z procesami, takich jak mapowanie procesów, odkrywanie procesów, symulacja procesów, analiza procesów i doskonalenie procesów.
Ponieważ to wszystko jest prawdą, można to podsumować jako jak praca jest wykonywana w przedsiębiorstwie lub organizacji.
Jak ewoluowało BPM
BPM pojawił się szybko w ciągu ostatnich dwóch do trzech dekad i zastąpił poprzednie praktyki efektywności organizacyjnej, takie jak Time and Motion Study (TMS) lub Total Quality Management (TQM). Taki popyt na BPM wynika z:
- Zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności wszystkich organizacji, w tym służb publicznych i rządu
- Wzrost wykorzystania systemów informacyjnych i komunikacyjnych
- Nowoczesna złożoność biznesu
BPM można uznać za narzędzie zarządzania jakością ze względu na jego I) charakter techniczny, 2) nacisk na proces oraz 3) podejście analityczne i odpowiedzialność powstające w procesie poprawy jakości, na rynku. Modelowanie procesów biznesowych jest bardzo przydatne w zarządzaniu zmianą w organizacji.
Wybitne funkcje modelowania procesów biznesowych
Poniżej znajduje się skrócona lista funkcji BPM;
- BPM jest zazwyczaj diagramem przedstawiającym sekwencję czynności. Zazwyczaj pokazuje on zdarzenia, akcje i połączenia lub punkty połączeń, w kolejności od końca do końca.
- Koncentruje się on głównie na procesach, działaniach i czynnościach, itp.
- Model procesów biznesowych obejmuje zarówno procesy informatyczne, jak i ludzkie.
- Modelowanie procesów biznesowych jest wielofunkcyjne, zwykle łączące pracę i dokumentację więcej niż jednego działu w organizacji.
- Zasoby charakteryzują się w BPM pod względem sposobu ich przetwarzania.
- Ludzie (zespoły, działy, itp.) występują w BPM pod względem tego, co robią, do czego i zazwyczaj kiedy oraz z jakich powodów, zwłaszcza gdy istnieją różne możliwości lub opcje, jak w diagramie przepływu.
- Modelowanie procesów biznesowych może również obejmować działania procesów i systemów organizacji zewnętrznych, które zasilają proces podstawowy.
- W dużych organizacjach modele procesów biznesowych są zazwyczaj analizowane i przedstawiane bardziej szczegółowo niż w małych, ze względu na skalę i złożoność.
- Modelowanie procesów biznesowych jest również w pewnym stopniu zdefiniowane przez różne narzędzia lub oprogramowanie komputerowe, które jest wykorzystywane do stosowania jego metod. Narzędzia te ewoluują wraz ze zmianą czasu i dlatego zaleca się, aby zachować otwarty umysł na temat tego, jak można stosować BPM.
Model procesu biznesowego Hierarchia
Poniższa hierarchia jest stosowana głównie w modelowaniu procesów dla dużych przedsiębiorstw. Kategoryzuje on wszystkie procesy w organizacji do pięciu poziomów, dzięki czemu łatwiej jest usprawnić wynik
Historia modelowania procesów biznesowych
Początki BPM sięgają wieków wstecz. Przejdźmy więc szybko do podsumowania jego historii.
W dawnych czasach produkcja w przemyśle chałupniczym odbywała się przez jedną osobę wykonującą jeden przedmiot od początku do końca. Kiedy fabryki stały się standardem, wielu pracowników wykonujących prace na przedmiocie w danym czasie okazało się czasochłonnych i nieefektywnych.
W 1776 r. “Podział pracy” – Adam Smith przekonywał, że przerwanie procesu produkcyjnego i stworzenie swoistych zadań po prostu i przyśpieszy ten proces. Pokazał, że gdyby poszczególne etapy produkcji były realizowane przez różne osoby w łańcuchu działań, wynik byłby znacznie bardziej efektywny. Stąd narodził się proces biznesowy.
Wczesnelata 1900. “Czas i ruch” – Myśląc naprzód, Frederik Winslow Taylor połączył swoje “badania nad czasem” z “badaniami nad ruchem” Franka i L. Gilbretha, co zaowocowało nowymi naukowymi metodami zarządzania (1911) i niesławnymi badaniami “czasu i ruchu”. Badania te dokumentowały i analizowały procesy pracy w celu skrócenia czasu i zmniejszenia liczby działań związanych z każdym z procesów, poprawiając zarówno wydajność, jak i efektywność pracowników. Zostało to entuzjastycznie przyjęte przez pracodawców i postrzegane z cynizmem i wrogością przez pracowników.
Od początku do połowy 1900 r. “jeden najlepszy sposób” – Frank Gilbreth opracował pierwszą metodę dokumentowania przepływu procesów. W 1921 r. przedstawił swój referat “Process charts – First Steps to Finding the One Best Way” Amerykańskiemu Stowarzyszeniu Inżynierów Mechaników (ASME). Do 1947 roku powszechnie przyjęto standard ASME dla schematów procesowych, używając oryginalnej notacji Gilbretha.
W 1930 roku rozczarowanie linią montażową – w pierwszej dekadzieXX wieku “czas i ruch” był pojęciem znanym, zgodnym z nowoczesną erą “naukową”. Jednak już w 1936 roku nastąpiło rozczarowanie, które znalazło odzwierciedlenie w filmie Charliego Chaplina “Modern Times”. Film satyryzował produkcję masową i linię montażową, echo kulturowego rozczarowania ponurą bieżnią przemysłu w czasie wielkiej depresji. Być może nie jest przypadkiem, że teorie optymalizacji wydajności i tych, którzy czerpią z nich największe korzyści, są silniej kwestionowane lub krytykowane, gdy cykl gospodarczy przechodzi w recesję.
Przepływ pracy w połowie 1970 roku – Badania i rozwój automatyki biurowej kwitły w latach 1975-1985. Ustanowiono specjalistyczne technologie przepływu pracy oraz termin “workflow”. Chociaż BPM ma swoje historyczne korzenie w przepływie pracy, istnieją dwie kluczowe różnice:
- Procesy oparte na dokumentach, wykonywane przez ludzi, są przedmiotem zainteresowania systemów przepływu pracy, podczas gdy BPM skupia się zarówno na ludziach, jak i procesach systemowych.
- Workflow dotyczy procesów w obrębie działu, podczas gdy BPM zajmuje się procesami obejmującymi całą organizację.
W 1980 roku era jakość – Quality or Total Quality Management (TQM) była modną teorią zarządzania i procesów biznesowych, opanowaną przez Deminga i Jurana. Używany początkowo w inżynierii i produkcji, opiera się na japońskiej filozofii Kaizen lub na ciągłym doskonaleniu. Celem było osiągnięcie stopniowej poprawy procesów w zakresie kosztów, jakości, obsługi i szybkości.
Kluczowe aspekty Kompleksowego Zarządzania Jakością stały się obecnie głównym nurtem i zostały z powodzeniem dostosowane do potrzeb przedsiębiorstw z lat 2000. Six Sigma i Lean Manufacturing są najbardziej znanymi z tych metodyk.
W 1990 roku re-inżynieryjny procesów biznesowych (BPR)
We wczesnych latach 90-tych pojawiła się re-engineering procesów biznesowych i zaczął nabierać rozpędu w środowisku biznesowym. Podczas gdy TQM (w tym momencie w obliczu spadku popularności) miało na celu stopniową poprawę procesów biznesowych, BPR domagało się radykalnej zmiany procesów biznesowych i wydajności.
W 1993 roku Michael Hammer i James Champy rozwinęli tę koncepcję w swojej książce “Re-engineering the Corporation”: Manifest rewolucji w biznesie”. Stwierdzili oni, że proces ten jest rewolucyjny, przyspieszony i drastyczny, a nie ewolucyjny i stopniowy. Był to ogromny sukces, a organizacje i konsultanci przyjęli go z zapałem. Przemysł re-inżynieryjny rozwijał się i triumfował, zanim zaczął słabnąć.
Pod koniec lat dziewięćdziesiątych XX wieku podejście do BPR jako całości organizacyjnej straciło na znaczeniu. Dla większości organizacji okazała się zbyt długa, dlatego też została źle wykonana i w konsekwencji została odsunięta na bok jako podejście całościowe.
Krytycy tej całkowicie “nowa miotła” metodologii powiedzieliby, że nie można zacząć od czystego łupka w już istniejącej organizacji. Inna krytyka dotyczyła dehumanizacji i mechanizacji, skupiania się na działaniach, a nie na ludziach (Tayloryzm).
Wiąże się to przede wszystkim z terminami “opóźnianie”, “restrukturyzacja” i “redukcja” organizacji, a wszystkie te terminy są traktowane łącznie jako eufemizmy zwolnień. Nie to, co przewidzieli Hammer i Champy.
W latach 2000., Modelowanie Procesów Biznesowych (BPM) Najlepsze zasady reinżynierii Procesów Biznesowych przetrwały w BPM, w mniej drastycznej, mniej brutalnej i bardziej sterowalnej skali. Dzięki wyciągniętym wnioskom, Modelowanie Biznesowych procesów może i działa, ale musi być traktowane z ostrożnością. Klucz jest w realizacji. Gdy jest prowadzona i wdrażana z wyczuciem i w sposób całościowy, może być korzystna zarówno dla firmy, jak i jej pracowników.
Dla pracowników tonących w administracji, których znaczna część powtarza się lub jest ponownie wprowadzana do wielu baz danych, BPM może być wspaniałą rzeczą. Może to uwolnić czas na skupienie się na “wartościowych” zadaniach, które wzmacniają i nagradzają: rozmowa i słuchanie klientów, podejmowanie decyzji lub robienie tego, w czym są dobrzy, a nie zajmowanie się nudnymi i bezsensownymi obowiązkami.
BPM jest skuteczny jak każda inna metodologia. W niewłaściwych rękach może udusić i przeszkadzać organizacji i jej ludziom. Narzędzie nie daje wyników – liczy się tylko to, jak się go używa.
Różne techniki modelowania procesów biznesowych
Przy wdrażaniu modelowania procesów biznesowych istnieje wiele technik, które zostały wypróbowane i przetestowane na przestrzeni lat. Niektóre z nich mogą mieć kilka wad, a niektóre okazały się skuteczne.
- Technika wykresów przepływu
- Diagramy przepływu danych – Technika Yourdona
- Diagramy aktywności rolek (RAD)
- Diagramy interakcji ról (RID)
- Wykres Gantta
- Zintegrowana definicja modelowania funkcji (IDEF)
- Kolorowe siatki Petri-nets (CPN)
- Metody zorientowane na obiekt (OO)
- Technika przepływu pracy
- Symulacja
- Notacja modelowania procesów biznesowych (BPMN)
- Diagram Aktywności UML
Szczegółowy przegląd powyższych technik BPM zostanie omówiony w kolejnym artykule. Creately obsługuje większość technik wymienionych na powyższej liście.
Twoje przemyślenia na temat tego samouczka dotyczącego modelowania procesów biznesowych
Twoja opinia jest tym, co nas napędza i pomaga nam dostarczać treści, aby lepiej spełniać Twoje potrzeby. Jeśli masz jakieś pytania dotyczące tego artykułu, zostaw komentarz, a my skontaktujemy się z Tobą jak najszybciej.
Bądźcie na bieżąco z naszym kolejnym artykułem, w którym szczegółowo omówimy różne techniki BPM.
Więcej samouczków dotyczących diagramów
- Samouczek schematu sekwencyjnego: Kompletny przewodnik z przykładami
- Ultimate Flowchart Guide ( Kompletny samouczek Flowchart z przykładami )
- Samouczek dotyczący diagramów przypadków użycia ( Przewodnik z przykładami )
