Najlepsze spotkania w ramach współpracy często odbywają się wokół tablicy. Zapisanie myśli słowami lub naszkicowanie jej za pomocą wizualizacji bądź diagramu pomaga lepiej myśleć, tworzyć pomysły i szybciej wprowadzać innowacje.
Jednak czasy, w których zespół skupiony wokół tablicy w sali konferencyjnej wpadał wspólnie na pomysły, tymczasowo minęły – przynajmniej do czasu, gdy COVID-19 zostanie całkowicie wyeliminowany. Podczas, gdy większość zespołów pracuje w domu, aby wspomóc współpracę w tych trudnych czasach, tablice cyfrowe lub tablice online stały się dla nich nieodzownym narzędziem.
W tym wpisie pokażemy, jak można wykorzystać Creately – wizualną przestrzeń roboczą/tablicę online do współpracy w czasie rzeczywistym – do usprawnienia organizacji pracy zdalnego zespołu poprzez współpracę wizualną.
Znaczenie współpracy wizualnej dla zespołów zdalnych
Jeśli chodzi o współpracę, istnieje wiele sposobów i narzędzi ułatwiających ten proces. Jednak współpraca za pomocą środków wizualnych wyróżnia się z kilku powodów.
- Nasze mózgi szybciej przyswajają obrazy niż mowę i tekst. Jeśli chcesz coś szybko wyjaśnić, dołącz do tego wizualizację w postaci diagramu, wykresu lub szkicu.
- Pomaga pokonać bariery językowe. Każdy rozumie obraz lub diagram, a rozbicie złożonej idei na wizualne elementy pomaga każdemu szybciej ją przyswoić, niezależnie od języka, jakim się posługuje.
- Nadaje strukturę dyskusjom, spotkaniom i sesjom planowania. Szkicowanie pomysłu, projektu, systemu lub procesu za pomocą mapy myśli, makiety UI, diagramu przypadków użycia lub diagramu przepływu danych nadaje czemuś abstrakcyjnemu kształt, który jest zrozumiały dla każdego – nawet dla kogoś z niewielką wiedzą techniczną.
- Wzmacnia pamięć. Kiedy coś słyszymy, mamy tendencję do zapamiętywania tylko 10% tego, ale kiedy towarzyszy temu obraz, prawdopodobnie zapamiętamy 65% przedstawionych informacji.
- Pobudza wyobraźnię, a tym samym innowacyjność. Chcesz szybciej wpadać na nowe pomysły? Zacznij od Mapy myśli, która pomaga uchwycić swobodny przepływ myśli i uporządkować pomysły w sensowny sposób.
- Pomaga budować wspólne zrozumienie szerszego obrazu sytuacji. Kiedy wszyscy biorą udział w kreśleniu pomysłu na wspólnej przestrzeni, pomaga to ujednolicić ich wizję i wiedzę na temat koncepcji.
- Zwiększa udział i zaangażowanie. Tablica online daje wszystkim dostęp do tej samej przestrzeni, pozwalając na swobodne wyrażanie siebie za pomocą wizualnych środków przekazu.
Jak wykorzystać Creately do usprawnienia zdalnej współpracy
Jako wizualna przestrzeń robocza do współpracy, Creately może być wykorzystywana na wiele sposobów w celu zwiększenia wydajności zdalnych zespołów.
Burza mózgów i rozwój pomysłów
W biurze sesja burzy mózgów zwykle odbywa się przed tablicą. Zespoły zdalne najczęściej korzystają w tym celu z wideokonferencji lub platformy umożliwiającej prowadzenie rozmów.
Tablice online są o wiele bardziej przyjazne burzy mózgów niż którakolwiek z powyższych metod. Daje to wszystkim dostęp do tej samej przestrzeni, umożliwiając dzielenie się i omawianie pomysłów w czasie rzeczywistym.
Dzięki Creately możesz rozpocząć rozmowę wideo w samej aplikacji i obserwować, jak Twój zespół dodaje pomysły na tablicy podczas trwania sesji. W celu efektywnej sesji burzy mózgów na Creately wykonaj poniższe kroki:
- Utwórz dokument, nadaj mu nazwę i dodaj współpracowników;
- Zacznij od gotowego szablonu, takiego jak ten poniżej;
- Wyznacz facylitatora do opracowania diagramu i porządkowania pomysłów umieszczonych na tablicy;
- Oznacz kolorami diagram, aby podkreślić pomysły dodane przez różne osoby;
- Użyj tej samej tablicy do omówienia, sfinalizowania i nadania priorytetu zebranym pomysłom;
- Użyj komentarzy, aby dodać notatki dla każdego, kto będzie się później odwoływał do mapy;
- Udostępnij link do dokumentu na Slacku, aby dać każdemu szybki dostęp do diagramu.
Więcej materiałów
Niezbędny przewodnik po tym, jak przeprowadzić burzę mózgów online
Lista najlepszych niezbędnych wizualnych technik burzy mózgów
Planowanie Sprintu
Tablica jest niezbędna na każdym spotkaniu planowania sprintu. Na szczęście, dzięki dostępności tablic online, zespoły pracujące w domu mogą nadal prowadzić sesję tak, jakby znajdowały się w jednym pomieszczeniu.
Aby efektywnie wykorzystać Creately do planowania sprintu, należy postępować według poniższych wskazówek:
- Przed każdą sesją należy przygotować szablony i udostępnić je pozostałym członkom zespołu planowania sprintu. Możesz również skorzystać z gotowych szablonów dostępnych poniżej.
- Wyznacz osobę do obsługi i aktualizacji szablonów
Więcej materiałów
Niezbędny przewodnik do planowania sprintu z zespołami pracującymi w domu
Najlepszy przewodnik dla początkujących – Scrum
Spotkania i warsztaty online
Dzięki wbudowanym wideokonferencjom, nieskończonej wirtualnej przestrzeni, współpracy w czasie rzeczywistym oraz szerokiej gamie edytowalnych szablonów, Creately może wspierać cały proces prowadzenia spotkań lub warsztatów online.
Niektóre najlepsze praktyki dla spotkań online Creately obejmują:
- Przygotowanie szablonów i przekazanie ich zespołowi przed spotkaniem lub warsztatem;
- Wyjaśnienie wytycznych dotyczących sposobu wykorzystania szablonu. Możesz dodać sekcję na samym szablonie lub zrobić to osobno;
- Aby zapewnić łatwy dostęp do szablonów, utwórz je za pomocą integracji Creately Google Drive, która pozwala kontrolować uprawnienia dostępu z tego miejsca lub udostępnij link umożliwiający edycję na odpowiednim kanale Slack.
Więcej materiałów
Jak prowadzić produktywne spotkania zdalne
Planowanie projektu
Niezależnie od tego, czy chodzi o projekt rozwojowy, projekt designu czy projekt marketingowy, Creately można wykorzystać do współpracy nad nimi dzięki użyciu odpowiednich narzędzi.
Creately oferuje dostęp do ponad 50 typów diagramów, w tym diagramów przepływu, wykresów Gantta, diagramów UML, makiet UI,narzędzie do tworzenia szkieletów stron, map myśli itp. Gotowe szablony obejmują szeroki zakres scenariuszy, od kart projektów po popularne modele marketingowe.
- Zaangażuj zespół we wszystkie spotkania związane z planowaniem. Ich wkład można efektywnie wykorzystać, stosując szablony planowania projektu Creately wymienione w naszym Wizualnym przewodniku po planowaniu projektu;
- Utwórz osobny folder, który jest współdzielony z zespołem w Creately i przenieś do niego wszystkie dokumenty związane z projektem. Pozwala to na utrzymanie wszystkich zasobów we wspólnej lokalizacji;
- Użyj wykresu Gantta lub osi czasu projektu, aby zaznaczyć postępy w realizacji zadania/projektu. Wyznacz osobę odpowiedzialną za regularne aktualizowanie dokumentu;
- Informowanie interesariuszy o postępach poprzez wysyłanie im linków do odpowiednich dokumentów Creately.
Więcej materiałóww
Jak efektywnie zarządzać projektem zdalnie
Łatwy przewodnik po tworzeniu efektywnej osi czasu projektu
4 sposoby wykorzystania Creately do usprawnienia współpracy zdalnej
Łatwy przewodnik po tworzeniu udanej karty projektu
Zrozumienie etapów cyklu życia zarządzania projektem
Jakie jest Twoje zdanie na temat współpracy wizualnej?
Wizualizacje sprawiają, że wszystko jest lepsze. Wydaje nam się, że funkcjonalności Creately jednoznacznie na to wskazują. Pytanie brzmi: jak wykorzystać wizualną współpracę, aby ulepszyć to swoje działania.
Spróbuj włączyć Creately do swoich codziennych zadań i zobacz, jak może Ci to pomóc usprawnić przepływ pracy. Daj nam znać o swoich doświadczeniach w sekcji komentarzy poniżej.
Ten post jest częścią serii porad i najlepszych praktyk Creately dotyczących pracy w domu. Więcej tematów obejmuje
- Praktyczny przewodnik jak pracować w domu jako zespół
- Niezbędny przewodnik po tym, jak przeprowadzić burzę mózgów online
- Jak sprawić, by zespoły pracujące w domu współpracowały lepiej
- Ostateczny przewodnik po przeprowadzaniu udanej rozmowy kwalifikacyjnej na odległość
- Najlepsze praktyki przyjmowania pracowników zdalnych
- 5 skutecznych narzędzi do współpracy dla zespołów pracujących w domu
- Jak szkolić pracowników zdalnych | Najlepsze praktyki i narzędzia
- Przewodnik menedżera po zdalnym zarządzaniu zespołem
- Jak uniknąć WFH Burnout: Przyczyny i zapobieganie
- Niezbędne wskazówki dotyczące bezpieczeństwa cybernetycznego dla pracowników pracujących w domu
