Prosty przewodnik do stworzenia skutecznego planu działania

Planujesz urzeczywistnić swoją wizję? Jaki jest Twój najlepszy sposób na uniknięcie wyzwań i problemów podczas tej podróży? Solidny plan działania.

Przedstawiliśmy 6 kroków wyjaśniających, jak napisać plan działania. Kiedy już się z nimi zapoznasz, skorzystaj z edytowalnych szablonów poniżej i zacznij planować natychmiast.

Co to jest plan działania

Plan działania to lista kontrolna kroków lub zadań, które musisz wykonać, aby osiągnąć wyznaczone cele.

Jest to istotna część procesu planowania strategicznego i pomaga w usprawnieniu planowania pracy zespołowej. Plany działania mogą być wykorzystywane nie tylko w zarządzaniu projektami, ale również przez osoby indywidualne do przygotowania strategii osiągnięcia ich własnych celów osobistych.

Elementy planu działania obejmują:

    null
  • Dobrze zdefiniowany opis celu, który ma zostać osiągnięty,
  • Zadania / kroki, które należy wykonać, aby osiągnąć cel,
  • Osoby, które będą odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań,
  • Kiedy te zadania zostaną wykonane (terminy i kamienie milowe),
  • Zasoby potrzebne do wykonania zadań,
  • Środki oceny postępów.

To, co jest wspaniałe w posiadaniu wszystkiego w jednym miejscu, to fakt, że ułatwia to śledzenie postępów i efektywne planowanie.

Plan działania nie jest czymś niezmiennym. W miarę rozwoju organizacji i zmiany okoliczności trzeba będzie dokonać przeglądu i dostosować się do najnowszych potrzeb.

Dlaczego potrzebujesz planu działania

Zdarza się, że firmy nie poświęcają zbyt wiele czasu na opracowanie planu działania przed podjęciem inicjatywy, co w większości przypadków prowadzi do porażki. „Brak planu to planowanie porażki” jak powiedział Benjamin Franklin.

Planowanie pomaga przygotować się na nadchodzące przeszkody i utrzymać się na właściwej drodze. A dzięki skutecznemu planowi działania, możesz zwiększyć swoją produktywność i utrzymać koncentrację.

Oto kilka korzyści płynących z planu działania, które powinieneś znać:

    null
  • Plan działania daje Ci jasny kierunek. Ponieważ plan działania podkreśla dokładnie, jakie kroki należy podjąć i kiedy należy je wykonać, będziesz wiedział dokładnie, co musisz zrobić;
  • Posiadanie spisanych i zaplanowanych w etapach celów da Ci powód do utrzymania motywacji i zaangażowania przez cały czas trwania projektu;
  • Mając plan działania, możesz śledzić swoje postępy w dążeniu do celu;
  • Ponieważ wypisujesz wszystkie kroki, które musisz wykonać w swoim planie działania, pomoże Ci to ustalić priorytety zadań na podstawie wysiłku i wpływu.

Jak napisać plan działania | Najlepsze metody

Z wyglądu, stworzenie planu działania wydaje się dość proste. Jest kilka ważnych kroków, które należy wykonać z rozwagą, aby uzyskać najlepsze z nich. Oto 6 prostych kroków jak napisać plan działania.

Krok 1: Zdefiniuj swój cel końcowy

Jeśli nie masz jasności co do tego, co chcesz robić i co chcesz osiągnąć, nastawiasz się na porażkę.

Planujesz nową inicjatywę? Zacznij od określenia, gdzie jesteś i gdzie chcesz być.

Rozwiązywanie problemów? Przeanalizuj sytuację i zbadaj możliwe rozwiązania, zanim ustalisz ich priorytety.

Następnie zapisz swój cel. Zanim przejdziesz do następnego kroku, przeprowadź swój cel przez kryteria SMART. Lub innymi słowy, upewnij się, że jest to cel:

    null
  • Konkretny – dobrze zdefiniowany i jasny,
  • Mierzalne – uwzględnij wymierne wskaźniki, aby śledzić postępy,
  • Osiągalny – realistyczny i możliwy do zrealizowania w ramach posiadanych zasobów, czasu, pieniędzy, doświadczenia itp.,
  • Istotny – zgodny z innymi celami,
  • Terminowy – posiada datę zakończenia.

Użyj tego arkusza do celów SMART, aby uprościć ten proces. Podziel się tym z innymi, aby uzyskać również ich opinie.

Arkusz SMART Cele
Arkusz celów SMART (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Aby dowiedzieć się więcej o wyznaczaniu i planowaniu celów, zapoznaj się z naszym prostym przewodnikiem po procesie wyznaczania celów.

Krok 2: Wymień kroki, które należy wykonać

Cel jest jasny. Co dokładnie powinieneś zrobić, aby go zrealizować?

Stwórz wstępny szablon, w którym wypiszesz wszystkie zadania do wykonania, terminy i osoby odpowiedzialne.

Prosty Plan Działania Szablon Jak Napisać Plan Działania
Prosty szablon planu działania (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Ważne jest, abyś upewnił się, że cały zespół jest zaangażowany w ten proces i ma dostęp do dokumentu. W ten sposób każdy będzie świadomy swoich ról i obowiązków w projekcie.

Upewnij się, że każde zadanie jest jasno określone i możliwe do wykonania. Jeśli natkniesz się na większe i bardziej złożone zadania, podziel je na mniejsze, łatwiejsze do wykonania i zarządzania.

Wskazówki: Użyj szablonu macierzy RACI, aby wyjaśnić role i obowiązki w projekcie oraz zaplanować projekty.

Krok 3: Ustalanie priorytetów zadań i dodawanie terminów

Nadszedł czas na reorganizację listy poprzez nadanie priorytetów zadaniom. Niektóre kroki, być może, trzeba będzie traktować priorytetowo, ponieważ mogą one blokować inne podetapy.

Dodaj terminy i upewnij się, że są one realistyczne. Przed podjęciem decyzji o terminach należy skonsultować się z osobą odpowiedzialną za wykonanie tego zadania, aby poznać jej możliwości.

Krok 4: Wyznacz kamienie milowe

Kamienie milowe mogą być uważane za mini cele prowadzące do celu głównego na końcu. Zaletą dodawania kamieni milowych jest to, że dają one członkom zespołu możliwość cieszenia się małymi sukcesami, a to pomaga im pozostać zmotywowanymi, nawet jeśli ostateczny termin jest odległy.

Rozpocznij pracę od celu końcowego i pracuj nad drogą powrotną, wyznaczając kamienie milowe. Pamiętaj, aby nie pozostawiać zbyt mało lub zbyt dużo czasu pomiędzy kamieniami milowymi, które wyznaczasz. Najlepszą praktyką jest zachowanie dwutygodniowego odstępu pomiędzy kamieniami milowymi.

Krok 5: Określenie potrzebnych zasobów

Przed rozpoczęciem projektu należy upewnić się, że dysponujemy wszystkimi zasobami niezbędnymi do realizacji zadań. A jeśli nie są one obecnie dostępne, należy najpierw opracować plan ich pozyskania.

Powinno to również obejmować Twój budżet. Możesz przypisać kolumnę planu działania do zaznaczania kosztów każdego zadania, jeśli takie istnieją.

Krok 6: Wizualizuj swój plan działania

Celem tego kroku jest stworzenie czegoś, co każdy może zrozumieć na pierwszy rzut oka i co może być udostępnione wszystkim.

Niezależnie od tego, czy Twój plan działania ma postać diagramu przepływu, wykresu Gantta czy tabeli, upewnij się, że jasno komunikuje elementy, które zidentyfikowaliśmy do tej pory – zadania, osoby odpowiedzialne za zadania, terminy, zasoby itp.

Dokument ten powinien być łatwo dostępny dla wszystkich i powinien być edytowalny.

Krok 7: Monitorowanie, ocena i aktualizacja

Przeznacz trochę czasu na ocenę postępów, jakie poczyniłeś ze swoim zespołem.

Na końcowym planie działania możesz oznaczyć zadania, które zostały wykonane, jako zrobione, zwracając uwagę na postępy w dążeniu do celu.

W ten sposób ujawnione zostaną również zadania, które są w toku lub opóźnione, w takim przypadku należy dowiedzieć się, dlaczego tak się dzieje i znaleźć odpowiednie rozwiązania. A następnie odpowiednio zaktualizować plan działania.

Szablony planów działania

Plan działania dla biznesplanu

Biznesowy plan działania Jak napisać plan działania
Szablon planu działania dla biznesplanu (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Łatwy przewodnik po sporządzaniu biznesplanu gotowego na prezentacje.

Plan działań marketingowych

Szablon planu działań marketingowych
Plan działań marketingowych (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Strategiczny plan działania

Szablon Planu Działań Strategicznych
Strategiczny plan działania (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Szablon planu działań korygujących

Szablon planu działań korygujących
Plan działań korygujących (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Znajdź więcej szablonów planów działań korygujących.

Prosty przewodnik po tworzeniu planu awaryjnego dla firm.

Szablon planu działania

Szablon planu działania
Szablon planu działania (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Masz więcej wskazówek na temat tworzenia planu działania?

Plan działania ma za zadanie poprowadzić Cię drogą do osiągnięcia Twoich celów. Przekształca Twoją wizję w możliwe do zrealizowania cele i kroki. Pomaga Ci to utrzymać koncentrację i motywację.

Zaczynając od pojedynczego pracownika w organizacji, a kończąc na większych działach, można wykorzystać plany działania, aby poprowadzić ich w kierunku realizacji celów.

Może masz zamiar stworzyć swój pierwszy plan działania albo jesteś już profesjonalistą w ich pisaniu. Tak czy inaczej, chcielibyśmy poznać Wasze opinie na temat tego, jak napisać plan działania. Podziel się nimi w sekcji komentarzy poniżej. 

Jak korzystać z cyklu PDCA (Deminga) do usprawnienia zespołowych sesji rozwiązywania problemów?
PDCA Cycle

Cykl PDCA to świetne narzędzie, które pomaga utrzymać zespół w ryzach oraz pomaga uporządkować jego myśli i działania. Zbyt często wiele zespołów ma tendencję do zbaczania z kursu, gdy są na wczesnym etapie pracy zespołowej i niewiele lub nic nie wiedzą o poprawie jakości. Tu właśnie może pomóc cykl PDCA.

Cykl PDCA wydaje się dość łatwy do zrozumienia, ale składa się na niego wiele warstw. W tym poście omówimy każdy etap cyklu PDCA i udostępnimy narzędzia, których możesz użyć, aby go przyspieszyć.

Dowiedzmy się, jak możesz wykorzystać tę potężną technikę, aby usprawnić sesje rozwiązywania problemów w swoim zespole.

Co to jest PDCA?

Najlepszym sposobem na opisanie tego cyklu jest grafika. Cykl ten przebiega zgodnie z ruchem wskazówek zegara poprzez cztery kroki: Planuj, Wykonaj, Sprawdź i Działaj (z ang. Plan, Do, Check i Act). Opisuje on proces, który zespół może wykonać, badając proces i opracowując plan, przeprowadzając test, sprawdzając wynik i wdrażając go na pełną skalę.

Cykl PDCA Cykl Deminga
Cykl PDCA (Kliknij na szablon, aby edytować go online)

Cykl PDCA jest iteracyjną, czteroetapową metodą zarządzania. Może być wykorzystywana przez zespoły do rozwiązywania problemów i znajdowania rozwiąań oraz do usprawniania procesów biznesowych. Wiele organizacji wykorzystuje cykl PDCA do organizowania swoich wysiłków w zakresie poprawy jakości.

Jedną rzeczą, o której należy pamiętać, stosując cykl PDCA, jest to, że jest to proces ciągły, a nie proces typu end-to-end, dlatego nigdy się nie kończy; kroki należy powtarzać wielokrotnie w celu ciągłego doskonalenia.

Gdy dojdziesz do ostatniego etapu, musisz wrócić do początku i zacząć wszystko od nowa. To ciągłe poszukiwanie problemów, doskonalenie systemu produkcji i obsługi oraz jakości i wydajności w celu ciągłego obniżania kosztów.

Jest to zasadnicza część filozofii lean manufacturing, popularnie stosowana jako ramy dla ciągłego doskonalenia w zarządzaniu i produkcji.

Cykl PDCA został pierwotnie opracowany w 1930 roku przez eksperta ds. jakości Waltera Shewarta – stąd znany jest również jako cykl Shewarta. Została ona później zastosowana w zarządzaniu przez dr. W. Edwardsa Deminga i stał się znany jako cykl Deminga.

Korzyści wynikające z zastosowania cyklu PDCA

    null
  • Metoda rozwiązywania problemów, która zapewnia szybki sposób na znalezienie skutecznego rozwiązania,
  • Zapewnienie stałego, ciągłego doskonalenia,
  • Może być wdrożony w firmach każdej wielkości i jest łatwy do zaadaptowania i wdrożenia,
  • Stworzenie możliwości stałego monitorowania efektywności realizowanego projektu,
  • Wykrywanie wszelkich zagrożeń i problemów na czas, zanim doprowadzą one do strat finansowych,
  • Zwiększenie świadomości pracowników na temat procesu i roli, jaką w nim odgrywają.

Wiąże się to jednak również z pewnymi wadami. Cykl PDCA wymaga zaangażowania wszystkich odpowiedzialnych osób, co może okazać się trudne, jeśli są one zaangażowane w inne projekty. Ponadto, wymaga wielu kroków, od analizy do testowania, dlatego nie jest doskonałym narzędziem do rozwiązywania nagłych problemów.

Kiedy stosować cykl PDCA

    null
  • Aby przeprowadzić nowy poprawy lub projekt zmiany,
  • Podczas projektowania nowego produktu, usługi lub procesu,
  • Podczas planowania, wdrażania i kontroli zgodności,
  • Do śledzenia i rozwiązywania problemów,
  • Wdrażanie ciągłego doskonalenia,
  • Ocenę procesu biznesowego związanego z konkretnym problemem, który jest rozwiązywany.

W większości organizacji model jest powszechnie wykorzystywany do wprowadzania zmian i usprawniania procesów.

Jak korzystać z cyklu PDCA

Cykl PDCA składa się z czterech etapów. Wymieniliśmy je poniżej wraz z krokami, jakie należy wykonać.

Plan – Identyfikacja i analiza problemu

Ten etap kończy się stworzeniem planu działania, który można przetestować. Aby to zrobić, należy najpierw zidentyfikować problem wraz z procesem, który wymaga poprawy.

    null
  1. Wybierz, zdefiniuj i opisz proces: początek, koniec, sekwencja kroków pomiędzy nimi, co robi, ludzi zaangażowanych, sprzęt, materiały i zasoby, które są wykorzystywane oraz warunki środowiskowe.
  2. Identyfikacja kluczowych graczy: klientów wewnętrznych i zewnętrznych, dostawców, właścicieli procesów i operatorów.
  3. Rozumienie oczekiwań klientów: identyfikacja specyficznych potrzeb zarówno klientów zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Czego chcą, kiedy, gdzie, w jakich ilościach itd.
  4. Badania: przejrzyj dostępne dane historyczne dotyczące procesu, aby zrozumieć jego wydajność i zidentyfikować dalsze dane, które będą potrzebne do właściwego zrozumienia procesu.
  5. Określ problem związany z procesem: na przykład, może on być spowodowany niespełnieniem oczekiwań klienta, dłuższym czasem cyklu, brakiem zasobów itp.
  6. Zidentyfikuj pierwotną przyczynę: przeprowadź burzę mózgów wokół problemu, aby znaleźć jego główne przyczyny.
  7. Znajdź rozwiązanie: Opracowanie rozwiązań, które można zastosować w celu usprawnienia procesu. Ustal priorytety rozwiązań na podstawie ich skuteczności.
  8. Opracowanie planu działania: Zidentyfikuj kroki, które musisz wykonać, aby wdrożyć plan, potrzebne zasoby, osoby odpowiedzialne oraz ustal ramy czasowe.

Oto kilka narzędzi, których możesz użyć w tym kroku,

  • Diagramy przepływu / mapy procesów: diagramy przepływu mogą być używane do wizualizacji procesu i zapewniają szybki przegląd przepływu kroków od początku do końca. Dodaj tory pływackie, dzięki którym możesz także wyróżnić różne działy lub zaangażowanych właścicieli.
Schemat przepływu pływaka Szablon
Szablon schematu toru pływackiego (Kliknij szablon, aby edytować go online)
  • Diagram pokrewieństwa: narzędzie to pomaga skategoryzować wszystkie dane, które zbierasz z badań, ankiet, informacji zwrotnych, rozmów itp. W ten sposób będziesz w stanie zrozumieć wszelkie tematy w danych, które mogą być przydatne przy szukaniu rozwiązania.
Schemat pokrewieństwa Szablon
Szablon diagramu pokrewieństwa (Kliknij szablon, aby edytować go online)
  • Diagram przyczynowo-skutkowy: narzędzie to przydaje się, gdy Ty i Twój zespół musicie przeprowadzić burzę mózgów wokół problemu, aby zidentyfikować jego podstawowe przyczyny.
Diagram przyczynowo-skutkowy dla cyklu PDCA
Diagram przyczynowo-skutkowy (Kliknij szablon, aby edytować go online)
  • Matryca wpływu i wysiłku: podczas ustalenia priorytetu rozwiązań można użyć matrycy wpływu i wysiłku, aby uszeregować rozwiązania na podstawie ich skutków i wysiłku, jaki trzeba włożyć w ich realizację.
Matryca efektywności oddziaływania
Matryca wpływu i wysiłku (Kliknij szablon, aby edytować go online)
  • Plan działania: wykorzystaj go, aby szybko zidentyfikować i przekazać reszcie zespołu kluczowe zadania, potrzebny personel, zasoby oraz ramy czasowe planu
Szablon planu działania
Szablon planu działania (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Wykonaj – Opracowanie rozwiązań i wdrożenie planu

Na tym etapie testowany jest plan opracowany w pierwszym kroku.

Próba powinna być przeprowadzona na małą skalę z udziałem klientów, w laboratorium lub w warunkach produkcyjnych. Wdrożenie małego projektu pilotażowego, aby najpierw zaobserwować wyniki, pomaga zidentyfikować błędy bez konieczności ponoszenia ogromnych kosztów całkowicie nieudanego projektu.

Równie ważne jest posiadanie określonych mierników, których można użyć, aby zrozumieć, jak skuteczne jest wybrane rozwiązanie w eliminowaniu zidentyfikowanego problemu.

Sprawdź – oceń wyniki

Zespół sprawdza wyniki planu testów na bieżąco. Czy wydajność procesu uległa poprawie? Czy grupa klientów zauważyła zmianę?

W trakcie zbierania danych z planu testów zidentyfikuj, co zadziałało, a co nie poszło zgodnie z planem.

Przeanalizuj dane i zmierz wyniki, aby określić, czy wybrane rozwiązanie może być wdrożone na dużą skalę. Jeśli rozwiązanie nie okazało się tak skuteczne, jak myślałeś, będziesz musiał opracować plan innego rozwiązania i powtórzyć kroki Wykonaj i Sprawdź ponownie.

Działaj – wykorzystaj informacje zwrotne do poprawy i zmiany planów

W tym kroku następuje pełna realizacja planu. Zastosuj usprawnienia, które odkryłeś podczas testu w planie przed jego wdrożeniem.

W tym kroku następuje pełna realizacja planu. Zastosuj usprawnienia, które odkryłeś podczas testu w planie przed jego wdrożeniem.

    null
  • Przekazanie pozostałym członkom organizacji informacji o ulepszonym planie i jego znaczeniu,
  • Zapewnienie niezbędnych szkoleń dla pracowników, aby pomóc im w modyfikacji ich ról zawodowych,
  • Standaryzacja procedur w celu zapewnienia, że wszyscy używają tego samego formatu podczas przeprowadzania procedury,
  • Wdrożenie procesu monitorowania i kontroli realizacji zmodyfikowanego procesu.

Tutaj możesz ponownie wykonać swój obecny stan przy użyciu schematu blokowego z kroku pierwszego, aby pokazać nowy i ulepszony proces.

Szablon diagramu przepływu dla Cyklu Deminga
Szablon schematu blokowego (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Gotowy na cykl PDCA?

Cykl Deminga lub cykl PDCA jest doskonałym narzędziem do kierowania działaniami doskonalącymi w organizacji. Kroki zilustrowane powyżej są dość łatwe do naśladowania i pozwolą generować skuteczne wyniki, jeśli trzymać się ich trzymał.

Chcesz się z nami podzielić informacjami na temat cyklu PDCA? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej. 

Jak ulepszyć swój biznesplan wykorzystując wizualizację?
Writing a Great Business Plan with Creately

Przez ostatnie 20 lat pomagałem przedsiębiorcom i właścicielom firm w pisaniu biznesplanów. W ten sposób nauczyłem się, że idealny biznesplan musi być zarówno funkcjonalny, jak i łatwy do czytania. 

Jeśli chodzi o funkcjonalność, biznesplan powinien przedstawiać jasny plan działania (roadmap), jak zamierzasz rozwijać swoją firmę. Jeśli chodzi o „łatwość czytania”, Twój plan nie może zawierać stron, ze ścianami tekstu, który sprawi, że czytelnicy będą się wzdrygać na myśl o nim. 

Raczej chcesz, aby ludzie cieszyli się, czytając twój plan i podejmowali działania, których pragniesz, takie jak finansowanie twojego biznesu. 

Na szczęście, dodając diagramy Creately do biznesplanu, można sprawić, że będzie on zarówno bardziej funkcjonalny, jak i łatwiejszy do czytania. 

Aby to potwierdzić, wykorzystałem mój podstawowy szablon biznesplanu i przeprowadziłem burzę mózgów na temat najlepszych miejsc, w których można dodać diagramy Creately, aby ulepszyć biznesplan. Poniżej przedstawiam pięć obszarów, w których Creately może zapewnić znaczącą wartość i poprawi Twój biznesplan.

Przegląd firmy

W części „Przegląd firmy” biznesplanu należy opisać, co firma osiągnęła do tej pory. Należy to zrobić, ponieważ przeszłe osiągnięcia są doskonałym wskaźnikiem przyszłego sukcesu. 

Wykres Creately, taki jak ten poniżej, jest doskonałym sposobem na pokazanie tych osiągnięć.

Ulepsz swój biznesplan - Przegląd firmy

Analiza branżowa

Bardzo ważne jest, aby czytelnicy zrozumieli wielkość Twojego rynku. 

Często zdarza się, że Twoja firma może konkurować na więcej niż jednym rynku. Użycie diagramu Venn w Creately to świetny sposób na szybkie wyjaśnienie czytelnikom rynki, na które kierujesz swoją ofertę oraz ich wielkość.

Analiza branży

Doskonałą techniką wizualizacji, która pozwoli zobrazować pozycję Twojej firmy w branży, jest analiza SWOT. 

Analiza SWOT ilustruje mocne i słabe strony, które istnieją w środowisku wewnętrznym firmy oraz szanse i zagrożenia, które istnieją w środowisku zewnętrznym organizacji. 

Pomoże skutecznie zaprezentować czytelnikowi aktualną pozycję i uwarunkowania Twojej firmy w branży. Creately posiada wiele profesjonalnie zaprojektowanych szablonów analizy SWOT, dzięki czemu można od razu rozpocząć pracę.
Analiza SWOT branży turystycznej

Kluczowe procesy operacyjne

Biznesplan powinien szczegółowo opisywać kluczowe codzienne procesy, które firma wykonuje w celu generowania sprzedaży i zysków. 

Posiadanie schematu przepływu Creately, takiego jak ten poniżej, pozwala na łatwe dokumentowanie procesów i przekazywanie ich czytelnikom.

Kluczowe procesy operacyjne

Kamienie milowe ograniczające ryzyko

Kamień milowy ograniczający ryzyko to kamień milowy, który po ukończeniu zmniejsza ryzyko niepowodzenia przedsięwzięcia. W związku z tym, inwestorzy i kredytodawcy muszą rozumieć kamienie milowe i ich wzajemne powiązania. 

Poniższy wykres Creately Gantt pozwala czytelnikowi szybko i łatwo zobaczyć kamienie milowe Twojej firmy. Można nawet dodać okresy, w których może być wymagane dodatkowe finansowanie.

milowe ograniczające ryzyko

Zespół Zarządzający

Wspaniałych pomysłów jest bez liku. Wspaniałych zespołów zarządzających już nie. 

Faktem jest, że jakość zespołu zarządzającego ma kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy. W biznesplanie należy wyszczególnić, kto wchodzi w skład zespołu i jaka jest struktura raportowania. 

Ponadto, jeśli musisz zatrudnić kluczową osobę, aby ulepszyć swój zespół, powinieneś zawrzeć w swoim planie tytuł i obowiązki tej osoby. 

Doskonałym sposobem na przedstawienie zespołu zarządzającego w planie jest schemat organizacyjny Creately, jak pokazano poniżej.

Ulepsz swój biznesplan za pomocą Org Charts

Podsumowując, uczynienie biznesplanu zarówno funkcjonalnym, jak i łatwym w odbiorze znacznie poprawi jego powodzenie, a Creately jest świetnym narzędziem do osiągnięcia tego w najprostszy sposób. 

Bio autora 

Dave Lavinsky jest seryjnym przedsiębiorcą oraz prezesem i założycielem firmy Growthink, która od 1999 roku pomogła setkom tysięcy przedsiębiorców stworzyć biznesplany. Dave jest również założycielem BusinessPlanTemplate.com, który oferuje szablony dla konkretnych nisz, od restauracji po biznesy internetowe.

5 narzędzi do analizy luk, które pozwolą zidentyfikować i wypełnić luki w Twojej firmie
Gap analysis tools

Jak dużo wykonałeś z tego, co planowałeś na początku roku? Czy wiesz, co zadziałało, a co nie? Dlaczego? 

Analiza luk może pomóc w porównaniu rzeczywistych wyników firmy lub projektu z wynikami, które zostały zaplanowane. W ten sposób dowiesz się, co właściwie zadziałało dla Ciebie, a co nie. 

Wymieniliśmy 5 narzędzi do analizy luk, które można wykorzystać podczas przeprowadzania analizy luk. Przewiń w dół, aby dowiedzieć się więcej.

Co to jest analiza luk?

Analiza luk służy do porównania sytuacji, w której się znajdujesz, z sytuacją, w której chciałbyś się znaleźć. Pomoże Ci to zidentyfikować luki pomiędzy tymi dwoma stanami i opracować plan działania, aby je zniwelować. 

Zasadniczo, pomaga znaleźć rozwiązania problemów, które powstrzymują Cię przed rozwojem jako firmy. 

Można ją wykonać na:

  • poziomie strategicznym – porównanie kondycji Twojej firmy z kondycją branży,
  • poziomie operacyjnym – porównanie aktualnego stanu funkcjonowania firmy ze stanem pożądanym.

Uwaga: Jest ona również znana jako analiza luki strategicznej, analiza potrzeb lub ocena potrzeb.

Jak przeprowadzić analizę luk

Nie istnieje standardowy proces przeprowadzania analizy luk, ponieważ powinien on być dostosowany do potrzeb firmy. Oto kroki, jakie powinna przejść typowa analiza luk.
Kroki analizy luk - Proces analizy l

Krok 1: Wybierz obszar, na którym chcesz się skupić

Przede wszystkim musisz wiedzieć, na czym skupić się podczas analizy.

Finanse, jakość produktu, marketing itp., wybierz konkretny obszar problemowy, który musisz przeanalizować. Na przykład, jeśli jest to marketing, specyficznym obszarem byłby marketing w mediach społecznościowych.

Bycie konkretnym pomoże Ci się lepiej skoncentrować podczas analizy luk.

Krok 2: Jakie są Twoje cele?

Kiedy już wiesz, jaki obszar musisz poprawić, nadszedł czas na wyznaczenie celów lub zadań. Cele te powinny być nie tylko realistyczne, co oznacza, że powinny być osiągalne w określonym czasie, ale także powinny być zgodne z Twoimi celami biznesowymi.

Cele, które wyznaczysz, pomogą Ci zdefiniować przyszły stan w 4 kroku.

Krok 3: Określenie aktualnego stanu rzeczy

Zanim zrobisz krok do przodu, musisz wiedzieć, na czym stoisz. W tym kroku określisz aktualny stan rzeczy.

Przeglądając raporty lub dokumentację procesu, przeprowadzając wywiady, burze mózgów itp. zbierz jak najwięcej danych, aby wyjaśnić, jak sobie radzisz obecnie.

Krok 4: Określenie przyszłego stanu rzeczy

Pamiętasz cele, które wyznaczyłeś w kroku 2? Osiągnięcie tych celów pomoże Ci osiągnąć stan przyszły lub pożądaną sytuację, w której chcesz, aby znalazła się Twoja firma.

Zdefiniuj, jakie są parametry idealnego stanu Twojej firmy.

Krok 5: Identyfikacja luk pomiędzy stan obecnym, a przyszłym

Teraz wiesz, jakie są atrybuty stanu obecnego i stanu przyszłego. Możesz określić, co powstrzymuje cię przed osiągnięciem twoich celów.

Po zidentyfikowaniu tych luk, wymyśl kroki, które musisz podjąć, aby je zlikwidować.

Narzędzia do analizy luk

Po zidentyfikowaniu luk należy zastanowić się, dlaczego one istnieją i co można z nimi zrobić. Istnieje kilka modeli analizy luk, które można wykorzystać do tego zadania. Poniżej wymieniliśmy kilka narzędzi do analizy luk, z których możesz skorzystać.

SWOT

Analiza SWOT skupia się na mocnych i słabych stronach w środowisku wewnętrznym oraz szansach i zagrożeniach w środowisku zewnętrznym. Pomaga to określić, gdzie stoisz w swojej branży lub na rynku. 

Jak to zrobić:

  1. Zbierz zespół z odpowiednich zespołów/działów.
  2. Stwórz macierz analizy SWOT, możesz użyć poniższego wzoru lub wybrać jeden z poniższych przykładów analizy SWOT.
  3. Wymień wewnętrzne mocne i słabe strony swojej firmy.
  4. Zanotuj szanse i zagrożenia występujące w branży/rynku.
  5. Ułóż każdy punkt w kolejności od najwyższego priorytetu na górze do najniższego na dole.
  6. Przeanalizuj, jak możesz wykorzystać swoje mocne strony, aby zminimalizować słabości i odeprzeć zagrożenia oraz, jak możesz wykorzystać szanse, aby uniknąć zagrożeń i pozbyć się słabości.

Zapoznaj się z tym materiałem, aby dowiedzieć się, jak skutecznie korzystać z analizy SWOT.

 Szablon analizy SWOT dla analizy luk

(Kliknij na szablon, aby edytować go online)

Diagram rybiej ości (Ishikawy)

Diagram rybiej ości, znany również jako diagram przyczyn i skutków lub diagram Ishikawy, pomaga zidentyfikować pierwotną przyczynę problemu lub skutku. Zawiera on listę z metodą 6 Ms (wymienionych w poniższym diagramie) i pomaga zobaczyć, jak odnoszą się one do głównego problemu. 

Jak to zrobić:

Oto krótki przewodnik po diagramie rybiej ości, który pomoże Ci zrozumieć, jak przeprowadzić analizę przyczynowo-skutkową.

Przykład diagramu kostki szachownicy

Kliknij, aby edytować szablon online

Pobierz więcej przykładów diagramu rybiej ości.

Model 7S McKinseya

Model 7S może pomóc w następujących celach:

  • Pomaga zrozumieć luki, które mogą pojawić się w biznesie,
  • Określa obszary, które należy zoptymalizować, aby zwiększyć wydajność firmy,
  • Ujednolica procesy i działy podczas fuzji lub przejęcia,
  • Bada wyniki przyszłych zmian w przedsiębiorstwie.

Model 7s odnosi się do kluczowych, wzajemnie powiązanych elementów organizacji. Są one następujące.

Model 7S McKinsey'a

(Kliknij na szablon, aby edytować go online)

Elementy te dzielą się na dwie grupy: elementy twarde, które są namacalne, ponieważ można je kontrolować, oraz elementy miękkie, które są niematerialne, ponieważ nie można ich kontrolować. 

Elementy twarde

  • Strategia – plan działań, które pomogą Twojej firmie uzyskać przewagę konkurencyjną,
  • Struktura – struktura organizacyjna,
  • Systemy – infrastruktura biznesowa i techniczna, której pracownicy używają do wykonywania swoich codziennych zadań.

Elementy miękkie

  • Wspólne wartości – zbiór przekonań lub cech, którymi kieruje się organizacja,
  • Styl – styl przywództwa w organizacji i kultura interakcji,
  • Personel – personel ogólny,
  • Umiejętności – kluczowe umiejętności pracowników.

Jak stosować:

  1. Zbierz wokół siebie kompetentny zespół.
  2. Sprawdź, czy elementy są do siebie odpowiednio dopasowane (poszukaj luk i słabych punktów w relacjach między elementami).
  3. Określ stan, w którym te elementy byłyby optymalnie dopasowane.
  4. Opracuj plan działania w celu dostosowania elementów.
  5. Wdrażaj zmiany i aktualizuj model 7s w przyszłości.

Oto bardziej szczegółowe spojrzenie na to, jak stosować Model 7S McKinseya.

Model Nadlera-Tushmana

Model Nadler-Tushman’a jest wykorzystywany do identyfikacji luk w wydajności w organizacji.

Opiera się ona na zasadzie, że wyniki firmy są rezultatem 4 elementów: pracy, ludzi, struktury i kultury. Im większa zgodność między tymi elementami, tym większa będzie wydajność.

Model kongruencji Nadler-Tushman'a

(Kliknij szablon, aby edytować go online)

Jak go stosować:

  1. Zbierz wszystkie dane, które wskazują na symptomy słabej wydajności.
  2. Określ i przeanalizuj dane wejściowe, które obejmują środowisko, zasoby i historię. Zdefiniuj strategię swojej organizacji.
  3. Określ, jakie produkty są wymagane na poziomie indywidualnym, grupowym i organizacyjnym, aby osiągnąć cele strategiczne.
  4. Zidentyfikuj luki pomiędzy pożądaną a rzeczywistą wydajnością oraz problemy z tym związane (zaznacz również koszty z nimi związane).
  5. Zbierz dane i opisz podstawowy charakter 4 głównych elementów organizacji.
  6. Oceń stopień zgodności pomiędzy tymi komponentami.
  7. Zobacz, w jaki sposób słaba zgodność i problemy związane z wynikami są ze sobą skorelowane. Sprawdź, czy słabe „dopasowanie” 4 głównych komponentów jest związane z problemami.
  8. Wymyśl kroki, które pozwolą rozwiązać przyczyny problemu.

Zapoznaj się z tym materiałem, aby uzyskać bardziej szczegółowe instrukcje na temat stosowania modelu Nadlera-Tushmana.

Model przyczynowy Burke-Litwin

Narzędzie to pomaga zrozumieć, w jaki sposób różne elementy organizacji odnoszą się do siebie w okresie zmian. Istnieje 12 elementów, które są wzajemnie powiązane i są następujące.

Przykład diagramu Burke'a-Litwina

Kliknij na szablon, aby edytować go online

Jak go zastosować

  1. Dowiedz się, skąd bierze się potrzeba zmian, czy ze środowiska zewnętrznego, czy z czynników transformacyjnych itp.
  2. Określ, który z elementów w każdej grupie jest odpowiedzialny za daną sytuację.
  3. Przeanalizuj kluczowy element wraz z pozostałymi 11 elementami. Zwróć szczególną uwagę na te, które są ściśle powiązane z identyfikowanym elementem.
  4. Ustal, jakie zmiany należy wprowadzić w głównym elemencie wraz z kilkoma innymi elementami, z którymi jest on ściśle powiązany.

Dowiedz się więcej na temat 12 czynników stymulujących zmiany, które Burke-Litwin wyróżnił tutaj.

Co sądzisz o narzędziach do analizy luk?

Analiza luk jest doskonałym sposobem na określenie parametrów kolejnego projektu lub działań mających na celu usprawnienie procesu. Omówiliśmy 5 rodzajów narzędzi do analizy luk, które możesz wykorzystać do zidentyfikowania luk w swojej działalności i określenia, co powinieneś zrobić dalej. 

Daj nam znać, jakich innych narzędzi analizy luk używasz podczas procesu analizy luk w swojej organizacji. 

Jeśli szukasz szablonów do analizy luki, mamy dla Ciebie propozycję! Sprawdź tę kompilację użytecznych szablonów analizy luk, które możesz wykorzystać dla wielu scenariuszy.

7 etapów procesu rekrutacji, które poprawią współczynnik konwersji i wrażenia kandydatów
Recruitment process steps

Zwiększenie przepływu kandydatów i współczynnika konwersji stało się powszechnym wyzwaniem w wielu organizacjach. Aby przyciągnąć odpowiednie talenty we właściwym czasie, musisz mieć sprawnie działający proces rekrutacji.

Jednym z naszych głównych celów na ten rok stało się powiększenie naszego zespołu. Na początku naturalnie pojawiła się potrzeba zrewidowania naszego procesu rekrutacji, aby sprawdzić, co możemy zrobić, aby zwiększyć współczynnik konwersji kandydatów.

Zaczęliśmy od przedefiniowania naszego procesu rekrutacyjnego zgodnie z naszymi potrzebami rekrutacyjnymi. W rezultacie udało nam się poprawić doświadczenia kandydatów, co doprowadziło do lepszej ich konwersji.

W tym artykule podzielimy się naszymi krokami, które podjęliśmy, aby zoptymalizować proces rekrutacji.

Opracowanie niezawodnego procesu rekrutacji

Proces rekrutacji może różnić się w poszczególnych firmach w zależności od struktury organizacyjnej, procesu selekcji, charakteru działalności itp. Jednak każdy dobrze zaplanowany proces rekrutacji powinien pomóc zespołowi rekrutującemu w znalezieniu odpowiedniego kandydata.

W Creately stosujemy 7-stopniowy proces rekrutacji, który pomaga nam znaleźć, przyciągnąć i zatrzymać odpowiednich kandydatów. Kroki są następujące:

    null
  1. Określenie potrzeb w zakresie zatrudniania.
  2. Przygotowanie opisu stanowisk pracy.
  3. Opracowanie strategii rekrutacji.
  4. Przesiew i krótka lista kandydatów.
  5. Przeprowadzanie wywiadów.
  6. Dokonanie oceny i złożenie oferty.
  7. Przyjęcie nowego pracownika.

Krok 1: Określenie potrzeb w zakresie zatrudniania

Jakie są Twoje obecne potrzeby w zakresie zatrudniania pracowników? Może to być pracownik, który właśnie odszedł lub nowe stanowisko pracy, które właśnie zostało otwarte. Po zidentyfikowaniu istniejących wakatów możesz zdefiniować specyfikację pracy, taką jak umiejętności, wiedza, doświadczenie itp.

Możesz określić swoje potrzeby w zakresie zatrudniania, sprawdzając:

    null
  • Wszelkie braki w wydajności, umiejętnościach lub biegłości, które należy uzupełnić,
  • Nagły wzrost obciążenia pracą, z którym Twój zespół nie może sobie poradzić,
  • Wszystkich pracowników, którzy wkrótce opuszczą firmę.

W Creately używamy schematu organizacyjnego, który zawiera listę obecnych pracowników i ich umiejętności. Pomaga nam to zobaczyć na pierwszy rzut oka, jakie umiejętności posiadamy w naszej firmie i jakich umiejętności będziemy potrzebować w przyszłości. Schemat organizacyjny będzie aktualizowany przy każdym nowym zatrudnieniu.

Schemat organizacyjny szablon z zakresem odpowiedzialności
Schemat organizacyjny z zakresem odpowiedzialności (Kliknij na szablon, aby edytować go online)

Krok 2: Przygotowanie opisu stanowisk pracy

Kiedy już wiesz, jakie braki w umiejętnościach, wiedzy i doświadczeniu musisz uzupełnić, zdefiniuj rolę, zakres odpowiedzialności i obowiązki na danym stanowisku.

Kompletny opis stanowiska pracy pomoże Ci zdobyć wiedzę, czego szukać u potencjalnych kandydatów. Służy również jako lista kontrolna dla kandydatów do zaznaczenia, zanim zdecydują, że są odpowiedni do danej roli i złożą aplikację – co oznacza więcej odpowiednich kandydatów.

Elementy, które powinny znaleźć się w opisie stanowiska pracy to:

    null
  • Tytuł,,
  • Obowiązki
  • Niezbędne kwalifikacje i umiejętności,
  • Wynagrodzenie, świadczenia i dodatki,
  • Lokalizacja.

Oto zgrabny mały trik, który stosujemy w Creately – przed napisaniem opisu stanowiska pracy, idziemy o krok dalej i tworzymy persony kandydatów.

Podobnie jak persona kupującego, persona kandydata do pracy jest na wpół fikcyjnym portretem idealnego kandydata na stanowisko, na które prowadzisz rekrutację.

Tworzenie persony kandydata pomaga określić, czego szuka Twój kandydat, jak i gdzie go znaleźć. I to daje ci takie możliwości jak:

    null
  • Napisanie bardziej odpowiedniego opisu stanowisk pracy, formularza podań o pracę, e-maili, materiałów szkoleniowych itp.),
  • Zidentyfikowanie najlepszych kanałów rekrutacji,
  • Tworzenie wysokiej jakości i spersonalizowanych treści w celu przyciągnięcia odpowiednich kandydatów,
  • Zrozumienie wymagań interesariuszy dotyczących kandydatów,
  • Aktualizacja i ponowne wykorzystanie w przyszłości.
Etapy procesu rekrutacji Persona Kandydata
Persona kandydata (Kliknij na szablon, aby edytować go online)

Krok 3: Opracowanie strategii rekrutacji

To tutaj decydujesz, jak przyciągnąć i zatrzymać idealnych kandydatów. W tym miejscu należy zastanowić się, czy można znaleźć potencjalnego kandydata w samej firmie, czy też trzeba zatrudnić kogoś z zewnątrz.

W swojej strategii musisz wziąć pod uwagę:

    null
  • Obszar geograficzny, do którego będziesz kierować swoje działania,
  • Sposób rekrutacji (polecenie pracownika, media społecznościowe, video wywiady itp.),
  • Tworzenie odpowiednich ogłoszeń o pracę,
  • Kanały zamieszczania ogłoszeń o pracę (sieci mediów społecznościowych, portale pracy, strony internetowe firm itp.).

Wiemy, że przydałoby się nakreślić cały proces rekrutacji w formie schematu blokowego.

Pomogło nam to utrzymać proces w dobrej organizacji, utrzymać cały zespół rekrutujący na bieżąco z informacjami, upewnić się, że trzymamy się planu i nie pomijamy żadnego ważnego kroku.

Schemat przebiegu procesu rekrutacyjnego Etapy procesu rekrutacyjnego
Schemat procesu rekrutacji (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Krok 4: Przesiew i krótka lista kandydatów

Twoja strategia rekrutacyjna była ogromnym sukcesem i zgromadziła niebotycznie wysoki stos aplikacji. Co dalej?

Oto kroki, które podejmujemy, gdy stajemy przed tym wyzwaniem

    null
  • Najpierw sortujemy zgłoszenia, aby znaleźć te, które spełniają minimalne kwalifikacje,
  • Następnie rozdzielamy CV z preferowanymi referencjami. Bierzemy tu pod uwagę doświadczenia kandydata, jego certyfikaty, kompetencje dziedzinowe i techniczne oraz umiejętności,
  • Kandydaci, którzy posiadają minimalne kwalifikacje i wymagane referencje, zostaną zakwalifikowani na krótką listę,
  • Jeśli są jakieś wątpliwości dotyczące ich aplikacji, zanotujmy je, abyśmy mogli je wyjaśnić podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Krok 5: Proces rozmowy kwalifikacyjnej

Po formularzu zgłoszeniowym lub ogłoszeniu o pracę, to właśnie tutaj potencjalny kandydat będzie miał z Tobą bezpośredni kontakt. Nadszedł więc czas, aby zrobić na nich dobre wrażenie jako na potencjalnych pracodawcach.

I to właśnie tutaj należy najbardziej zadbać o doświadczenie kandydata.

Oto, co zrobiliśmy, aby poprawić doświadczenia kandydatów

Wizualizacja programu rozmowy kwalifikacyjnej

Aby ułatwić to zarówno naszemu zespołowi, jak i kandydatowi, zwizualizowaliśmy proces rozmowy kwalifikacyjnej. Jest jasny i pomaga pozbyć się wszelkich niejasności.

Dołączymy go do pierwszego maila, który wyślemy do wybranego przez nas kandydata. Pomaga im to zrozumieć, na czym polega proces, ile czasu zajmie i pozwoli im odpowiednio się przygotować.

Wzór programu rozmowy kwalifikacyjnej
Szablon programu rozmowy kwalifikacyjnej (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Podzielimy się wizualizacją, podkreślając wykonane kroki i kolejny krok, do którego muszą się przygotować w następnych kilku e-mailach.

Program rozmów kwalifikacyjnych dla Kandydatów
Program rozmowy kwalifikacyjnej dla kandydata (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Pozwól kanduydatom samodzielnie zarezerwować preferowane przedziały czasowe

Bycie elastycznym i wykazanie chęci do pracy wokół harmonogramu kandydata jest wielkim plusem dla Ciebie. Od naszych telefonicznych sesji przesiewowych do sesji dyskusyjnych, pozwolilibyśmy kandydatowi zarezerwować preferowany przedział czasowy (w oparciu o dostępność przedziałów czasowych) samodzielnie z Calendly.

Po prostu podzielimy się linkiem w odpowiednim mailu, dzięki czemu będzie to bezproblemowe dla obu stron.

Krok 6: Złóż ofertę

To jest czas na sprawdzenie referencji kandydata. A jeśli wszystko się sprawdzi, możesz złożyć ofertę.

Istnieje jednak szansa, że pierwszy obiecujący kandydat, którego wybrałeś, może jej nie przyjąć. W takim przypadku należy być przygotowanym na rozszerzenie oferty na drugiego najlepszego lub trzeciego najlepszego kandydata.

Krok 7: Przyjęcie pracownika do pracy

Następnie przychodzi czas na przyjęcie pracowników. W tym miejscu nowy pracownik powinien się zaaklimatyzować. Nie chodzi tu tylko o oprowadzanie nowej osoby po biurze i przedstawianie jej innym.

Obejmuje to również pomaganie im w zrozumieniu ich obowiązków oraz zapewnianie niezbędnych zasobów i szkoleń, które pomogą im w nauce. W tych dwóch materiałach omówiliśmy ten temat bardziej szczegółowo.

Najlepsze praktyki wprowadzania pracowników na rynek pracy

Wizualny przewodnik po szkoleniach dla nowych pracowników

Jak wygląda Twój proces rekrutacyjny?

Te kroki pomogły nam uprościć i usprawnić nasz proces rekrutacji. Na tym nie skończyliśmy. Często monitorujemy proces, aby sprawdzić, jak działa, co pomaga nam w jego optymalizacji.

Jednak te kroki mogą nie pasować do wszystkich firm, ponieważ proces rekrutacji jest specyficzny dla danej organizacji. To nie znaczy, że nie można dostosować tych kroków do własnych wymagań. Podziel się z nami, jakie dodatkowe kroki stosujesz w swoim procesie w sekcji komentarzy poniżej. 

Prosty przewodnik po Customer Journey Maps z edytowalnymi szablonami
Guide to Customer Journey Mapping

Lepsza obsługa klienta, lojalność klienta i zwiększony ROI. To 3 rzeczy, które każda organizacja chciałaby osiągnąć w ciągu jednej nocy. Jest to możliwe, choć nie z dnia na dzień, ale z odpowiednim narzędziem i wysiłkiem.

Jednym z takich narzędzi jest Customer Journey Map, czyli mapa podróży klienta, która znajduje się na samym szczycie wraz z innymi potężnymi narzędziami, które pomagają skutecznie wprowadzać zmiany zorientowane na klienta.

W tym przewodniku wyjaśnimy, jakie kroki należy podjąć, aby stworzyć mapę podróży klienta, która przyniesie oczekiwane rezultaty, unikając jednocześnie typowych błędów popełnianych przez innych.

Co to jest Customer Journey Map?

Oczekiwania klientów rosną i będą rosły, zmuszając firmy do ciągłego wymyślania siebie na nowo, aby przetrwać. Powód? Dostępność wielu produktów i usług pod różnymi markami i ofertami. Co więcej, obecność platform internetowych, zwłaszcza mediów społecznościowych, dała klientowi większą kontrolę nad podejmowaniem decyzji.

To właśnie w takiej sytuacji mapa podróży klienta stała się tak popularna. Narzędzie to, znane również jako mapa doświadczeń klienta, wizualizuje doświadczenia klienta organizacji.

Chronologicznie przedstawia on każdy krok interakcji klienta z Twoją firmą. Mapa podróży klienta zazwyczaj zaczyna się od początkowego etapu, kiedy klient odkrywa Twój produkt/usługę i w zależności od celu, jaki chcesz osiągnąć, może rozciągać się tak długo, jak chcesz.

Ujawnia działania, emocje, punkty bólu i oczekiwania klientów w trakcie ich podróży. Pomaga to firmie spojrzeć na sprawy z perspektywy klienta, co z kolei pomaga firmie uzyskać głębokie zrozumienie potrzeb klienta.

Mapowanie podróży klienta przynosi wiele korzyści. A oto kilka z nich:

  • Określenie obszarów, w które firma powinna priorytetowo inwestować i poświęcać swój wysiłek,
  • Uzyskanie cennego wglądu w to, czego klient oczekuje od Twojej marki, jakie są jego wewnętrzne motywacje i potrzeby, co z kolei pomoże Ci poprawić doświadczenia klienta,
  • Odkryj luki pomiędzy oczekiwaniami klientów a ich obecnym doświadczeniem, korzystając z Modelu RATER,
  • Identyfikacja poważnych problemów w doświadczeniach klienta i ich proaktywna eliminacja.

Jak stworzyć mapę podróży klienta w 6 krokach

Na pierwszy rzut oka, mapa podróży klienta może wyglądać na łatwą do wykonania. Jest wiele szczegółów, na które trzeba zwrócić uwagę, przy jego tworzeniu. W kolejnych krokach uprościliśmy proces tworzenia mapy podróży klienta.

Jedną rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że mapy podróży klienta mogą się różnić w zależności od firmy na podstawie produktu/usługi, którą oferują i zachowania odbiorców.

Ważne jest również, aby podczas mapowania podróży mieć w pokoju odpowiednie osoby, które znają się na doświadczeniach klientów.

Krok 1: Zbuduj personę kupującego

Tworzenie mapy podróży klienta rozpoczyna się od zdefiniowania persony kupującego, czyli profilu klienta docelowego na podstawie szeroko wykonanych badań.

Persona kupującego zazwyczaj składa się z danych demograficznych, takich jak wiek, płeć, kariera itp. oraz innych danych behawioralnych i psychograficznych, takich jak cele klienta, zainteresowania, styl życia, wyzwania, itp.

Twoja firma może mieć jedną lub wiele person, w zależności od tego, do ilu segmentów odbiorców kierujesz swoje działania. Aby uniknąć stworzenia zbyt ogólnej mapy podróży klienta, należy stworzyć oddzielne mapy podróży klienta dla każdego z segmentów, które zidentyfikujemy.

Musisz również uważać, aby opierać się na rzeczywistych danych, a nie na założeniach, aby uniknąć tworzenia błędnego profilu klienta, który nie zrobi dla Ciebie zbyt wiele.

Możesz zebrać tyle danych, ile chcesz, korzystając z badań online, kwestionariuszy, ankiet, bezpośrednich opinii klientów, wywiadów i narzędzi takich jak Google Analytics.

Oto nasz przewodnik na temat tworzenia persony kupującego. Odwołaj się do niej, aby stworzyć własną personę kupującego w 4 prostych krokach. Zacznij od szablonu, aby zaoszczędzić czas.

Persona nabywcy
Persona klienta (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Stworzenie persony kupującego rzuci również światło na cele kupującego, co jest kolejną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę podczas mapowania podróży klienta.

Krok 2: Określ etapy cyklu klienta i punkty kontaktowe

Jakie są etapy, przez które przechodzi Twój klient, aby zetknąć się z Twoim produktem/usługą? Podział mapy podróży klienta na poszczególne etapy ułatwi jej zrozumienie i odniesienie się do niej.

Etapy mogą się różnić w zależności od sytuacji biznesowej, projektu lejka sprzedaży, strategii marketingowych itp. Zazwyczaj zawierają – Świadomość, Rozważanie, Decyzję i Zatrzymanie.

Opracuj mapę punktów styku, aby jeszcze lepiej wyjaśnić etapy cyklu życia klienta. Punkt styku odnosi się do każdego momentu w podróży, w którym klient styka się z Twoją marką (tj. strona internetowa, media społecznościowe, referencje, reklamy, punkt sprzedaży, rozliczenia itp.)

Dane zebrane podczas badania persony kupującego dadzą Ci całkiem dobre wyobrażenie o punktach styku klienta z etapami cyklu. Obejmują one kroki, które podejmują, gdy po raz pierwszy odkrywają Twoją markę, aż do zakupu produktu i kolejnych interakcji.

Identyfikacja wszystkich potencjalnych punktów styku może wydawać się przytłaczająca, ale zawsze możesz polegać na narzędziach takich jak Google Analytics, które wygenerują raporty behawioralne (pokazujące ścieżkę użytkownika na całej witrynie) oraz raporty przepływu celów (wyświetlające ścieżkę, jaką pokonuje użytkownik, aby dokonać konwersji celu), z którymi możesz pracować.

Możesz też skorzystać z tradycyjnej metody i postawić się w roli klienta i przejść przez jego podróż, aby zidentyfikować działania.

Jednocześnie postaraj się określić stan emocjonalny (zachwycony/sfrustrowany) klienta w momencie podejmowania przez niego poszczególnych działań. Wiedza o tym, jak się czują, pomoże Ci zrozumieć, czy przejdą z jednego etapu do drugiego w podróży.

Krok 3: Zrozumieć cele klientów

To właśnie tutaj należy skupić swoją uwagę na zrozumieniu celów, jakie klienci próbują osiągnąć na każdym etapie. Jeśli chodzi o optymalizację podróży klienta, bardzo pomocna będzie wiedza na temat tego, co klienci próbują osiągnąć.

Niektóre metody, które możesz tutaj wykorzystać to odpowiedzi z ankiet, transkrypty wywiadów, e-maile z obsługi klienta, testy z użytkownikami itp.

Kiedy już znasz cele, które klienci starają się osiągnąć na każdym etapie podróży, możesz dopasować je do punktów styku.

Krok 4: Identyfikacja przeszkód i punktów bólu klienta

Teraz już wiesz, co Twój klient próbuje osiągnąć na każdym etapie cyklu życia klienta i jakie kroki podejmuje, aby to osiągnąć.

Jeśli Twoja podróż klienta jest idealna, to nie będziesz miał klientów porzucających swoje zakupy, opuszczających strony docelowe bez wypełnienia formularzy, klikających CTA tylko po to, aby zamknąć zakładkę itp. Gdyby Twoja podróż nie miała żadnych blokad, nie potrzebowałbyś mapy podróży klienta.

W tym przypadku tak nie jest, prawda?

Może być wiele rzeczy, które robisz dobrze, aby doświadczenie klienta było płynne, ale nadal może być wiele blokad, które frustrują użytkowników. W tym kroku trzeba pracować nad identyfikacją tego, czym blokady i punkty bólu klientów są.

Może cena produktu jest zbyt wysoka albo koszty wysyłki są nieracjonalne, a może formularz rejestracyjny jest o kilka stron za długi. Zidentyfikowanie takich blokad pomoże Ci zastosować odpowiednie rozwiązania, aby poprawić doświadczenia klientów.

Tutaj również możesz oprzeć się na danych z badań, które zebrałeś tworząc personę kupującego.

Krok 5: Określ elementy, na których chcesz się skupić

Istnieje kilka rodzajów map podróży klienta, a każda z nich skupia się na różnych elementach. W zależności od celu możesz wybrać jeden z nich.

Stan obecny: Mapy te pokazują, w jaki sposób Twoi klienci wchodzą w interakcje z Twoją marką w danej chwili.

Stan na przyszłość: Ten typ mapy wizualizuje działania, które zakładasz lub wierzysz, że zostaną podjęte przez Twoich klientów.

Dzień z życia: Ten typ mapy stara się uchwycić to, co Twoi obecni klienci lub potencjalni klienci robią w ciągu jednego dnia w swoim życiu. Ujawnią one więcej informacji o Twoich klientach, w tym punkty bólu w prawdziwym życiu.

Krok 6: Usuń blokady

Teraz kiedy już znasz problemy/blokady, na które natrafiają Twoi klienci podczas interakcji z Twoją marką, skup się na ich priorytetyzacji i naprawie, aby ulepszyć każdy punkt styku z marką i zatrzymać klientów na wszystkich etapach podróży.

Klienci stale się zmieniają, tak samo jak Twoje mapy podróży klienta. Testuj i aktualizuj swoje mapy podróży klienta tak często, jak to konieczne, aby odzwierciedlić zmiany w klientach, jak również w Twoich produktach/usługach.

Oto kilka szablonów, z których możesz zacząć korzystać od razu.

Szablon mapy podróży klienta (Customer Journey Map)
Szablon mapy podróży klienta (Kliknij szablon, aby edytować go online)
Mapa podróży klienta (Customer Journey Map)
Szablon mapy podróży klienta (Kliknij szablon, aby edytować go online)
Szablon mapy podróży klienta (Customer Journey Map)
Szablon mapy podróży klienta (Kliknij szablon, aby edytować go online)
Szablon mapowania podróży klienta (Customer Journey Mapping Template)
Szablon mapowania podróży klienta (Kliknij szablon, aby edytować go online)

Gotowy do stworzenia mapy podróży klienta?

Mapy podróży klienta to świetny sposób na uzyskanie głębszego wglądu w klientów i ich doświadczenia z firmą. Poświęcenie czasu na zrozumienie, w jaki sposób Twoi klienci wchodzą w interakcje z Tobą, co czują i co chcą osiągnąć, może być bardzo pomocne w ich zatrzymaniu.

Podążaj za tymi 6 krokami, aby uzyskać właściwą mapę podróży klienta. Użyj szablonu, aby zaoszczędzić czas.

I nie zapomnij zostawić swojej opinii w sekcji komentarzy poniżej.