Qu’est-ce que la documentation des processus | Le guide facile de la documentation de processus

La complexité de votre entreprise s’accroît au fur et à mesure qu’elle se développe. Cependant, il y a plus d’étapes, plus de personnes, et plus de choses impliquées qui ne sont pas toujours organisées de la manière la plus efficace. Repenser le fonctionnement de votre entreprise peut sembler décourageant, mais cela vous permettra de réaliser des gains d’efficacité importants. La documentation des processus est le premier pas dans cette direction ! Ce guide simple de la documentation des processus vous aidera à bien faire les choses. 

Lisez la suite pour découvrir :

• Qu’est-ce que la documentation des processus ?
• Pourquoi le faire : L’importance de la documentation des processus
• Comment documenter un processus
• Conseils et astuces : Meilleures pratiques en matière de documentation des processus
• Ce que vous y gagnez : Avantages de la documentation des processus
• Modèles d’organigramme de processus de démarrage facile

Qu’est-ce que la documentation des processus ?

La documentation des processus fournit une description détaillée de la manière d’exécuter un processus d’entreprise. En effet, il comprend tous les types de documents qui soutiennent un processus, tels que :

• stratégies;
• listes de contrôle;
• tutoriels;
• formulaires;
• captures d’écran;
• liens vers d’autres applications;
• cartes de processus.

Il est utilisé comme un guide pour aider les employés à tous les niveaux, y compris les décideurs et les parties prenantes, à comprendre rapidement les processus de l’entreprise.

Pourquoi le faire ? : L’importance de la documentation des processus

La documentation d’un processus vous aidera à atteindre 5 objectifs clés : 

1) Aide à améliorer les processus. Identifier les goulots d’étranglement et les inefficacités en documentant les processus exacts. Vous verrez rapidement quels sont les processus que vous devez améliorer ou supprimer.

 2) Aide à la formation des employés. Vous pouvez utiliser les documents relatifs aux processus pour aider les nouveaux employés à comprendre leur rôle. De plus, à se familiariser avec les processus dans lesquels ils seront impliqués. Même les employés expérimentés peuvent toujours se référer à ces documents lorsqu’ils veulent s’assurer qu’ils exécutent correctement le processus. 

3) Aide à préserver les connaissances de l’entreprise. Conservez un registre des processus connus uniquement de quelques personnes spécialisées dans leur réalisation. Ainsi, même lorsqu’ils partent, les nouveaux arrivants peuvent reprendre le travail facilement.

4) Aide à atténuer les risques et à maintenir la cohérence opérationnelle. 

5) La documentation détaillée des processus est également un élément essentiel des brevets et des secrets commerciaux.

Qui est impliqué dans la documentation des processus ?

Il existe 3 rôles clés de propriétaire dans la documentation des processus. Dans certains cas, la même personne peut jouer les trois rôles.

Comment documenter les processus ?

L’utilisation d’une méthode étape par étape pour documenter un processus vous aidera à le faire rapidement.

Alors, voici quelques étapes à suivre :

Étape 1 : Identifier et nommer le processus

Déterminez le processus que vous allez documenter en premier. Ensuite, déterminez son objectif (pourquoi et comment le processus sera bénéfique à l’organisation) et fournissez une brève description du processus.

Étape 2 : Définir la portée du processus

Fournissez une brève description de ce qui est inclus dans le processus et de ce qui est hors du champ d’application du processus, ou de ce qui n’y est pas inclus.

Étape 3 : Expliquer les limites du processus

Où commence et où se termine le processus ? Qu’est-ce qui le fait démarrer ? Et comment savez-vous quand c’est fait ? Définissez bien ces limites.

Étape 4 : Identifier les résultats du processus

Établir ce qui sera produit par le processus ou le résultat que le processus atteindra une fois terminé.

Étape 5 : Identifier les intrants du processus

Dressez la liste des ressources nécessaires à la réalisation de chacune des étapes du processus.

Étape 6 : Remue-méninges sur les étapes du processus

Rassemblez toutes les informations sur les étapes du processus, du début à la fin. De cette façon, vous pouvez soit commencer par ce qui déclenche le processus, soit commencer à la fin du processus et remonter les étapes jusqu’au point de départ.

La session de brainstorming doit impliquer les personnes directement responsables des tâches du processus ou une personne ayant une connaissance approfondie de celui-ci; car elles peuvent fournir des données précises.

Étape 7 : Organisez les étapes de manière séquentielle

Prenez la liste d’étapes que vous avez établie et placez-les dans un ordre séquentiel pour créer un flux de processus. De plus, limitez le nombre d’étapes au minimum et si une étape comprend plus d’une tâche, énumérez-les sous l’étape principale.

Étape 8 : Décrire qui est impliqué

Décidez de chaque personne qui sera responsable des tâches du processus. En plus, définissez leurs rôles. N’oubliez pas de mentionner le titre de leur poste plutôt que leur nom.

Soyez également attentif aux personnes qui feront référence au document. Rédigez-le de manière à ce que tout employé ayant des connaissances raisonnables puisse le lire et le comprendre.

Étape 9 : Visualiser le processus

Visualiser le processus pour améliorer la clarté et la lisibilité de votre documentation. 

À l’aide d’un organigramme de processus, visualisez clairement les étapes du processus que vous avez identifiées précédemment.

Étape 10 : Notez en bas les exceptions au déroulement normal du processus

Un processus d’entreprise peut ne pas toujours suivre le même déroulement pour diverses raisons. Alors, mentionnez ces exceptions et les mesures qui seront prises pour y remédier.

Étape 11 : Ajouter des points de contrôle et des mesures

Identifiez les endroits où des risques pourraient survenir dans le processus et ajoutez des points de contrôle pour aider le propriétaire du processus lors de la surveillance du processus. De plus, établissez des mesures pour déterminer l’efficacité du processus et pour aider à l’améliorer.

Étape 12 : Revoir et tester le processus

Réunissez toutes les personnes concernées et examinez l’organigramme des processus que vous avez tracé. Y a-t-il des étapes manquantes ? Tout est en ordre ? Une fois que c’est fait, testez le processus et voyez si vous n’avez rien oublié.

Conseils et astuces : Meilleures pratiques en matière de documentation des processus

• Veillez à ce que le document soit simple et concis. En plus, il doit être techniquement précis, mais aussi facile à suivre.

• Disposez d’un plan approprié pour mettre à jour les documents lorsque le processus change. De plus, veillez à les revoir au moins une fois par an.

• Vous pouvez également désigner un propriétaire de processus qui pourra effectuer des révisions régulières et informer les autres des changements.

• Conservez une documentation distincte pour chaque processus différent afin d’éviter toute confusion.

• Lorsque vous documentez des processus pour la première fois, évitez de couvrir l’ensemble de l’organisation en une seule fois. Commencez par un seul processus au sein d’un département ou un processus majeur commun à toute l’organisation.

• Stockez les documents dans un endroit facilement accessible à toute personne qui les recherche.

• Veillez à ce qu’il soit facile à réviser en cas de besoin et que la nouvelle version puisse être facilement distribuée à toutes les personnes concernées.

• Faites en sorte que les documents soient stockés en ligne dans un emplacement central via un outil de documentation des processus. Ainsi, cela contribuera automatiquement aux deux meilleures pratiques mentionnées ci-dessus.

• Utilisez des exemples appropriés , des graphiques, un codage couleur, des captures d’écran, des plateformes multiples, etc… si cela est nécessaire.

• Assurez-vous que la documentation du processus est conforme aux normes existantes de votre organisation.

• Si vous mettez en évidence le déroulement du processus sous forme verbale, équilibrez-le toujours par des graphiques – un organigramme du processus.

• Ajoutez des swimlanes à vos organigrammes de processus d’entreprise pour distinguer les différents rôles des processus, les échéances, etc.

• Créer un guide de documentation des processus, auquel chacun peut se référer comme modèle standard pour documenter un processus.

• Utilisez le matériel documentaire existant, les enregistrements, les entretiens, les études de cas, les journaux de terrain du personnel du projet. En plus, vous pouvez utiliser les connaissances des employés pour recueillir des informations pour la documentation du processus.

Ce que vous y gagnez : Avantages de la documentation des processus

• Aide à mettre tout le monde sur la même longueur d’onde en fournissant une vue commune des étapes du processus. Car, une vue commune est nécessaire pour la cohérence.

• Lorsqu’il existe une documentation claire sur les processus, il est possible d’apporter des modifications aux processus en temps voulu et de manière simple.

• Aide à identifier les conditions idéales pour une collaboration et des performances efficaces.

• Aide à identifier les goulots d’étranglement et les inefficacités dans les processus (même dans les procédures “bien définies”) qui pourraient autrement passer inaperçus.

• Un processus clairement documenté permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs en éliminant toute confusion et en fournissant des instructions claires.

• Diminue les coûts et les dépenses inutiles de ressources.

• Contribue à améliorer la qualité globale des processus et la qualité du résultat.

• Contribue à accroître la productivité et la satisfaction des employés.

• Puisque la manière dont les processus doivent être exécutés est clairement consignée, il est plus facile d’externaliser le travail.

• La documentation des processus permet également d’automatiser facilement les processus lorsque cela est nécessaire.

Modèles de documentation de processus de démarrage facile

Fondamentalement, la cartographie des processus permet de représenter les informations documentées telles que les étapes du processus; les rôles du processus; les entrées et les sorties dans une image simplifiée. 

Vous trouverez ci-dessous des modèles d’organigramme et de cartographie des processus que vous pouvez rapidement modifier en ligne Ceci contient les informations relatives à vos processus organisationnels. Cliquez sur le modèle pour l’ouvrir dans l’éditeur Creately.

Modèle 1

Modèle 2

Modèle 3

Modèle 4

Commentaires sur le Guide facile de la documentation des processus

Ce guide de documentation des processus couvre tout ce que vous devez savoir pour documenter correctement un processus. Suivez les étapes de documentation de processus que nous avons abordées ci-dessus. Et utilisez les modèles d’organigramme des processus pour garantir un processus de documentation de qualité. Dans notre Communauté, vous pouvez trouver d’autres modèles d’organigrammes de processus. 

Dans notre prochain guide, nous aborderons les techniques d’amélioration des processus qui vous aideront à rationaliser facilement vos processus d’entreprise.