Un organigrama es una representación gráfica de las relaciones entre los departamentos, las funciones y las personas en una organización. También puede indicar el flujo de datos, responsabilidades y reportes bidereccionales . Su uso en todo el mundo es una prueba de su eficacia. A continuación se presentan algunas reglas para dibujar organigramas y las mejores prácticas para que su organigrama sea más significativo y útil.
Divide y vencerás
A menos que se trate de una pequeña empresa con pocos empleados, los organigramas van a ser definitivamente complejos, con muchas posibles interrelaciones entre departamentos o funciones.
Por ejemplo, una empresa multinacional puede tener sus filiales en diferentes países/mercados que tendrán una variedad de estructuras organizativas (dependiendo de la situación del mercado y las funciones de trabajo) y la empresa tendrá una estructura organizativa enorme y compleja.
Las Intente adaptar un organigrama como éste a un sitio web/documento
Cuando su organigrama se vuelve demasiado grande y complejo como el de arriba, puede dividirse en organigramas más pequeños. Puede dividirlo por departamento, proyecto, sitio, región, etc.
Lo que sea que tenga sentido para otros en su organización. Esto facilita al espectador la comprensión de las responsabilidades o las expectativas de cada departamento.
Al dividir el organigrama en pequeños gráficos, resulta mucho más fácil controlar el progreso o la carga de trabajo de los empleados. Para que sea más fácil repartir el trabajo entre los trabajadores con menos carga. También facilita mucho el análisis comparativo de una situación para poder racionalizar la asignación de recursos en función de las exigencias de las distintas situaciones.
Software de organigrama
Hay muchos programas de organigrama disponibles tanto en línea como locales que facilitan la creación de varios tipos de organigramas.
Cuando las grandes organizaciones tienen varios organigramas que abarcan sus subunidades, es probable que sea difícil estudiarlos juntos de un vistazo.
Con un gráfico que abarca varias páginas, también puede ser confuso resolver las conexiones entre cada entidad que aparece en el gráfico. Con Creately como su herramienta de diagramación, puede evitar este problema utilizando la función de enlace de diagramas. Esto permite a los espectadores del gráfico ver las conexiones entre los gráficos, navegar entre los diferentes gráficos y posiblemente como a los perfiles individuales de los empleados.
Por ejemplo, observe el siguiente organigrama. Muestra la máxima jerarquía de la empresa. Ahora haga clic en el cuadro resaltado (el cuadro azul del director general de la derecha) y le llevará a otro organigrama que desglosa aún más ese departamento. Puede volver rápidamente al gráfico original haciendo clic en los botones de flecha de la barra de herramientas inferior. Adelante, pruébelo usted mismo.
Hacer agrupaciones sensatas
Cuando los organigramas se descomponen en subgrupos, es imprescindible agruparlos y enlazarlos de forma razonable, ya que la conexión de cada gráfico y el flujo deben ser fácilmente comprensibles para el espectador.
La agrupación sensata se realiza en función de la diferenciación y agregación de individuos, puestos de trabajo, funciones o actividades. El flujo de información también requiere que se optimice dentro de cada grupo, pero al mismo tiempo que se diferencie claramente de los demás grupos.
Vinculación estructural
La vinculación estructural de los grupos debe realizarse con un mecanismo de integración (p. ej., funciones de enlace, grupos transversales, funciones o proyectos integradores y líneas de puntos) para ayudar a coordinar y compartir la información entre los grupos, lo que permitirá a la dirección de la organización proporcionar orientación y dirección en toda la organización.
5 tipos de estructuras organizativas
1. Estructura Organizativa Funcional
Es la estructura más común, la cual estáorganizada según las funciones o departamentos. Por ejemplo, finanzas, marketing, ventas, etc. Es adecuada para organizaciones pequeñas o con un solo programa que no necesitan gestionar una gran área geográfica.
Las ventajas de este modelo son;
– Desarrolla la profundidad de las habilidades en una función o departamento particular (la mayoría de los trabajos son de naturaleza funcional)
– Promueve la innovación funcional, la escala y la reducción de costes
– Es simple de hacer y fácil para que cada departamento entienda sus responsabilidades principales, y para que rinda cuentas
con imágenes Organigrama con imágenes (Haga clic en la imagen para modificarla en línea)
2. Estructura organizativa geográfica
Esta estructura se organiza en torno a grandes áreas geográficas. Es adecuada para empresas de gran tamaño con múltiples programas que a menudo difieren en función de la geografía, donde las diferencias locales son fundamentales para el éxito (por ejemplo, la normativa, la recaudación de fondos, la economía).
Las ventajas de este modelo son;
– Pone a disposición los recursos necesarios para tener éxito dentro de una geografía
– Permite una mayor personalización de los programas o servicios por región
– Permite un enfoque claro con la responsabilidad de los resultados por geografía
– Permite centrarse en las fuentes de financiación geográficas
3. Estructura organizativa por programas
Esta estructura se organiza en torno a grandes proyectos. Es adecuada para organizaciones y fundaciones multiservicios que tienen programas muy diferentes entre sí (por ejemplo, diferentes clientes, economía, etc.) y en los que los recursos y habilidades necesarios para el éxito de un programa son también muy diferentes. Sin embargo, los factores de cada programa son similares en todas las zonas geográficas.
Las ventajas de este modelo son;
– Promueve un conocimiento profundo dentro de un área de programa particular y puede promover la innovación del programa.
– Pone a disposición los recursos necesarios para tener éxito en un programa.
– Permite un enfoque claro con la responsabilidad de los resultados del programa.
– Permite centrarse en las fuentes de financiación que suelen estar orientadas a los programas.
4. Estructura organizativa Cliente/Mercado
Esta estructura se organiza en torno a los clientes que atiende la organización. Es adecuada para las empresas que tienen clientes muy diferentes que tienen diferentes requisitos de servicio (lo que resulta en diferentes programas proporcionados).
Las ventajas de este modelo son;
– Permite centrarse en el cliente y, por lo tanto, desarrollar programas adaptados a las necesidades de la población y obtener resultados..
– Permite un enfoque claro con la responsabilidad de los resultados por grupo de clientes.
– Permite centrarse claramente en los clientes y/o mercados más importantes.
5. Estructura organizativa matricial
Se trata de una estructura organizada para gestionar múltiples dimensiones, por ejemplo, el programa y la geografía. Debido a la dificultad de gestión, NO se recomienda utilizar este modelo.
Las ventajas de este modelo son;
– Permite a la organización (al menos en teoría) gestionar múltiples dimensiones organizativas simultáneamente
de Plantilla de organigrama de estructura matricial (Haga clic en la imagen para modificarla online
Algunos de estos tipos se pueden encontrar en nuestros de organigramas.
Referencias de la estructura: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx
Ruta de información clara / jerarquía
Al dibujar un organigrama que indique la jerarquía de la organización, deben resaltarse las vías claras de presentación de informes para que el espectador/empleado comprenda claramente la estructura de informes que debe seguir. Un método a utilizar sería el uso de un código de colores o colas visuales para indicar la ruta de notificación. Cuando se trata de organigramas matriciales, en los que las relaciones de información se establecen en forma de cuadrícula o matriz, en lugar de en la jerarquía tradicional, indicar una ruta de información clara es fundamental para el éxito del funcionamiento de la organización.
A continuación se muestra un buen ejemplo de organigrama no convencional de una organización plana (basada en equipos/funciones).
¿Cuáles son sus mejores prácticas en materia de organigramas?
Espero que este artículo sobre las mejores prácticas de estructura organizativa le haya resultado útil y que le haya ayudado a elaborar organigramas mucho más eficaces. Estas son algunas de las mejores prácticas de organigrama que seguimos en Cinergix. ¿Y cuáles son las suyas? Asegúrese de hacérnoslo saber en los comentarios.
