Práticas organizacionais recomendadas para organogramas significativos

Um organograma é uma representação gráfica das relações entre os departamentos, funções e pessoas de uma organização. Também pode indicar o fluxo de dados, responsabilidade e relatórios de baixo para cima ou de cima para baixo. A sua utilização em todo o mundo é uma prova da sua eficácia. Abaixo estão algumas regras para desenhar organogramas e melhores práticas de organogramas para tornar o seu organograma mais significativo e útil.

Dividir e Conquistar

A menos que você seja uma pequena empresa com poucos funcionários, os organogramas serão definitivamente complexos, com possivelmente muitas inter-relações entre departamentos ou funções.

Por exemplo, uma empresa multinacional pode ter suas subsidiárias em diferentes países/mercados que terão uma variedade de estruturas de organização (dependendo da situação do mercado e das funções de trabalho) e a empresa terá uma enorme e complexa estrutura organizacional.

Organizational chart best practices can help you overcome complex org charts like these

Tente ajustar um organograma como este a um website/documento

Quando o seu organograma se torna muito grande e complexo como o acima, ele pode ser dividido em gráficos menores. Você pode dividi-lo por departamento, projeto, local, região, etc.

O que quer que seja que faça sentido para os outros na sua organização. Isto facilita ao espectador compreender as responsabilidades ou as expectativas de cada departamento.

Ao decompor o organograma em pequenos gráficos, torna-se muito mais fácil monitorar o progresso ou a carga de trabalho dos funcionários. Para que seja mais fácil distribuir o trabalho entre os trabalhadores com menos carga. Também torna muito mais fácil fazer uma análise comparativa de uma situação para que a alocação de recursos possa ser racionalizada para atender às demandas de diferentes situações.

Org Chart Software

Há muitos softwares de organogramas disponíveis online e offline que facilitam a criação de vários tipos de organogramas.

Orgânica da Equipe de Gestão

Quando grandes organizações têm múltiplos organogramas cobrindo suas sub-unidades, é provável que seja difícil estudá-los juntos num relance.

Com um gráfico cobrindo várias páginas também pode ser confuso trabalhar as conexões entre cada entidade mostrada no gráfico. Com Creately como sua ferramenta de diagramação de, você pode evitar este problema usando o recurso de ligação de diagramas. Isto permite aos visualizadores do gráfico ver as conexões entre os gráficos, navegar entre os diferentes gráficos e possivelmente gostar de perfis individuais dos empregados.

Por exemplo, dê uma olhada no organograma abaixo. Mostra a hierarquia superior da empresa. Agora clique na caixa destacada (a caixa azul do lado direito do CEO) e ela o levará para outro organograma que subdivide ainda mais esse departamento. Você pode voltar rapidamente para o gráfico original clicando nos botões de seta na barra de ferramentas inferior. Vá em frente e experimente você mesmo.

Faça Agrupamentos Sensible

Quando os organogramas estão sendo decompostos em sub-cartas, o agrupamento e a ligação sensata é uma necessidade, uma vez que a ligação de cada diagrama e o fluxo deve ser facilmente compreensível para o espectador.

O agrupamento sensato é feito com base na forma como indivíduos, empregos, funções ou atividades são diferenciadas e agregadas. O fluxo de informação também requer otimização dentro de cada grupo mas, ao mesmo tempo, diferenciá-lo claramente dos outros grupos.

Vinculação Estrutural

A ligação estrutural dos grupos deve ser realizada com um mecanismo de integração (por exemplo: funções de ligação, grupos interunidades, funções integradoras ou projectos e linhas pontilhadas) para ajudar na coordenação e partilha de informação entre grupos, o que permitirá à liderança da organização fornecer orientação e direcção em toda a organização.

5 Tipos de Estruturas de Organização

1. Funcional Estrutura Organizacional

A estrutura mais comum organizada de acordo com as funções ou departamentos. Por exemplo, finanças, marketing, vendas, etc. Adequado para pequenas ou únicas organizações programáticas que não precisam gerenciar em uma grande área geográfica.

Os benefícios deste modelo são;

– Desenvolve competências profundas numa determinada função ou departamento (a maioria das funções são funcional por natureza)
– Promove a inovação funcional, a escala e a redução de custos
– É simples de fazer e fácil para cada departamento compreender as suas principais responsabilidades, e responsabilizá-los

Organizational Chart with Images

Organizational Chart with Images (Clique na imagem para modificar online)

2.Estrutura Organizacional Geográfica

Esta estrutura está organizada em torno das principais geografias. Adequado para empresas que são grandes com múltiplos programas que muitas vezes estão em diferentes localidades onde as diferenças locais são críticas para o sucesso (por exemplo, regulamentação, angariação de fundos, economia).

Os benefícios deste modelo são;

– Disponibiliza os recursos necessários para o sucesso dentro de uma geografia/localidade

– Permite uma maior customização dos programas ou serviços por região

– Possibilita um foco claro com responsabilidade pelos resultados por geografia/localidade

– Permite focar nas fontes de financiamento geográficas

3. Estrutura Organizacional de Programa

Esta estrutura está organizada em torno de grandes projetos. Indicado para organizações e fundações multi-serviços, que possuem programas muito diferentes entre si (por exemplo, clientes diferentes, economia, etc.) e onde os recursos e habilidades necessárias para o sucesso de um programa também são muito diferentes. No entanto, os fatores para cada programa são semelhantes em todas as localidades.

Os benefícios deste modelo são:

– Promove uma profunda compreensão dentro de uma área específica do programa e pode promover a inovação do programa

– Disponibiliza os recursos necessários para o sucesso dentro de um programa

– Possibilita um foco claro com responsabilidade pelos resultados do programa

– Permite focar em fontes de financiamento que são frequentemente orientadas para programas

4. Estrutura Organizacional de Cliente/Mercado

Esta estrutura é organizada em torno dos clientes/públicos atendidos pela organização. É adequado para empresas que têm clientes muito diferentes que têm diferentes requisitos de serviço (resultando em diferentes programas fornecidos).

Os benefícios deste modelo são:

– Proporciona foco a ser colocado no cliente, permitindo assim o desenvolvimento de programas adaptados às necessidades da população e a capacidade de obter “resultados”

– Possibilita um foco claro com responsabilidade pelos resultados por grupo de clientes

– Possibilita um claro enfoque nos clientes e/ou mercados mais importantes

5. Estrutura Organizacional de Matriz

Esta é uma estrutura organizada para gerenciar múltiplas dimensões, por exemplo, programa e geografia. Devido à dificuldade de gestão, este modelo NÃO é recomendado para ser utilizado.

Os benefícios deste modelo são:

– Permite à organização gerir (pelo menos teoricamente) múltiplas dimensões organizacionais simultaneamente

Organizational Chart Template of Matrix Structure

Organizational Chart Template of Matrix Structure (Clique na imagem para modificar online)

Alguns destes tipos podem ser encontrados em nossos exemplos de gráficos.

Referências de Estrutura: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

Claro Caminho de relatório/Hierarquia

Ao desenhar um organograma empresarial que indique a hierarquia organizacional, é necessário destacar caminhos claros para que o visualizador/empregado tenha uma compreensão clara da estrutura de relatórios que deve seguir. Um método a usar seria usar um código de cores ou filas visuais para indicar o caminho do relatório. Quando se trata de gráficos de organização em matriz – onde as relações de comunicação são definidas como uma grade, ou matriz – ao contrário da hierarquia tradicional, indicar um caminho claro de relato é fundamental para o sucesso da operação da organização.

Abaixo está um bom exemplo de um organograma não convencional de uma organização plana (baseada em equipe/função).

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Quais são as melhores práticas do seu organograma?

Espero que tenha achado útil este artigo sobre as melhores práticas de estrutura organizacional e que o tenha ajudado a fazer organogramas muito mais eficazes. Estas são algumas das melhores práticas do organograma que seguimos na Cinergix. Quais são as suas? Não deixe de nos avisar nos comentários.

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