Best Practices für aussagekräftige Organigramme

Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der Beziehungen zwischen den Abteilungen, Funktionen und Mitarbeitern eines Unternehmens. Es kann auch den Datenfluss, die Verantwortung und die Berichterstattung von unten nach oben oder von oben nach unten anzeigen. Der weltweite Einsatz ist ein Beweis für die Wirksamkeit. Im Folgenden finden Sie einige Regeln für die Erstellung von Organigrammen und bewährte Verfahren, die Ihr Organigramm aussagekräftiger und nützlicher machen.

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Wenn Sie nicht gerade ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern sind, werden Ihre Organigramme mit Sicherheit komplex sein und möglicherweise viele Beziehungen zwischen den Abteilungen oder Funktionen aufweisen.

Ein multinationales Unternehmen kann beispielsweise seine Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern/Märkten haben, die eine Vielzahl von Organisationsstrukturen aufweisen (abhängig von der Marktsituation und den Arbeitsfunktionen), und das Unternehmen wird eine riesige und komplexe Organisationsstruktur haben.

Bewährte Verfahren für Organigramme können Ihnen helfen, komplexe Organigramme wie dieses zu bewältigen

Versuchen Sie, ein Organigramm wie dieses in eine Website/ein Dokument einzupassen

Wenn Ihr Organigramm zu groß und komplex wird, wie das obige, kann es in kleinere Diagramme aufgeteilt werden. Sie können sie nach Abteilung, Projekt, Standort, Region usw. aufteilen.

Was auch immer es ist, das für andere in Ihrer Organisation Sinn macht. Dies erleichtert es dem Betrachter, die Zuständigkeiten oder Erwartungen der einzelnen Abteilungen zu verstehen.

Durch die Unterteilung des Organigramms in kleine Diagramme wird es viel einfacher, den Fortschritt oder die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu überwachen. So lässt sich die Arbeit leichter auf weniger belastete Arbeitnehmer verteilen. Es erleichtert auch die vergleichende Analyse einer Situation, so dass die Ressourcenzuweisung auf die Anforderungen der verschiedenen Situationen abgestimmt werden kann.

Organigramm-Software

Es gibt unterschiedliche Organigramm-Softwares, sowohl online als auch offline, die die Erstellung verschiedener Arten von Organigrammen erleichtern.

Management Team Organigramm

Wenn große Organisationen mehrere Organigramme für ihre Untereinheiten haben, ist es wahrscheinlich schwierig, diese auf einen Blick zu erfassen.

Bei einem Diagramm, das sich über mehrere Seiten erstreckt, kann es auch verwirrend sein, die Verbindungen zwischen den einzelnen Einheiten im Diagramm herauszuarbeiten. Mit Creately als Ihr Tool zur Erstellung von Organigrammen können Sie dieses Problem vermeiden, indem Sie die Diagrammverknüpfungsfunktion nutzen. Auf diese Weise können die Betrachter des Diagramms die Verbindungen zwischen den Diagrammen sehen, zwischen den verschiedenen Diagrammen navigieren und möglicherweise zu einzelnen Mitarbeiterprofilen wechseln.

Sehen Sie sich zum Beispiel das folgende Organigramm an. Es zeigt die oberste Hierarchie des Unternehmens. Klicken Sie nun auf das hervorgehobene Kästchen (das rechte blaue CEO-Kästchen), und Sie gelangen zu einem weiteren Organigramm, das diese Abteilung weiter aufschlüsselt. Sie können schnell zum ursprünglichen Diagramm zurückkehren, indem Sie auf die Pfeilschaltflächen in der unteren Symbolleiste klicken. Probieren Sie es doch einfach mal selbst aus.

Sinnvolle Gruppierungen vornehmen

Bei der Aufgliederung von Organigrammen in Unterdiagramme ist eine sinnvolle Gruppierung und Verknüpfung unabdingbar, da der Zusammenhang der einzelnen Diagramme und der Ablauf für den Betrachter leicht verständlich sein sollten.

Eine sinnvolle Gruppierung erfolgt auf der Grundlage der Art und Weise, wie Personen, Stellen, Funktionen oder Tätigkeiten unterschieden und zusammengefasst werden. Auch der Informationsfluss muss innerhalb der einzelnen Gruppen optimiert werden, wobei eine klare Abgrenzung zu den anderen Gruppen erfolgen muss.

Strukturelle Verknüpfung

Die strukturelle Verknüpfung der Gruppen sollte mit einem Integrationsmechanismus erfolgen (z. B. Verbindungsrollen, bereichsübergreifende Gruppen, Integrationsrollen oder Projekte und gestrichelte Linien), um die Koordinierung und den Austausch von Informationen zwischen den Gruppen zu unterstützen, so dass die Organisationsleitung in der Lage ist, die gesamte Organisation anzuleiten und zu steuern.

5 Arten von Organisationsstrukturen

1. Funktional Organisatorische Struktur

Die häufigste Struktur, die nach Funktionen oder Abteilungen organisiert ist. Zum Beispiel Finanzen, Marketing, Vertrieb usw. Geeignet für kleine oder einzelne programmatische Organisationen, die nicht über ein großes geografisches Gebiet hinweg verwalten müssen.

Die Vorteile dieses Modells sind:

 Vertiefung der Fähigkeiten in einer bestimmten Funktion oder Abteilung (die meisten Stellen sind funktionaler Natur)

– Förderung funktionaler Innovation, Skalierung und niedrigere Kosten

– Einfache Bewerkstelligung und für jede Abteilung leicht zu verstehen, was ihre Hauptaufgaben sind, und sie zur Verantwortung zu ziehen

Organigramm mit Bildern

Organigramm mit Bildern (Klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

2.Geografisch Organisatorische Struktur

Diese Struktur ist nach großen geografischen Gebieten gegliedert. Geeignet für große Unternehmen mit mehreren Standorten, die sich oft von Land zu Land unterscheiden und bei denen lokale Unterschiede für den Erfolg ausschlaggebend sind (z. B. Vorschriften, Mittelbeschaffung, Wirtschaft).

Die Vorteile dieses Modells sind;

Bereitstellung der für den Erfolg in einer Region erforderlichen Ressourcen

– Ermöglicht eine stärkere Anpassung von Programmen oder Dienstleistungen nach Regionen

– Ermöglicht eine klare Fokussierung mit Verantwortlichkeit für die Ergebnisse nach Regionen

– Ermöglicht die Konzentration auf geografische Finanzierungsquellen

3. Programm-Organisationsstruktur

Diese Struktur ist auf Großprojekte ausgerichtet. Geeignet für Multi-Service-Organisationen und Stiftungen, die über Programme verfügen, die sich stark voneinander unterscheiden (z.B. unterschiedliche Kunden, Wirtschaft, etc.) und bei denen die für den Erfolg eines Programms erforderlichen Ressourcen und Fähigkeiten ebenfalls sehr unterschiedlich sind. Die Faktoren für jedes Programm sind jedoch in allen Regionen ähnlich.

Die Vorteile dieses Modells sind;

Förderung eines tiefen Verständnisses innerhalb eines bestimmten Programmbereichs und von Programminnovationen 

– Bereitstellung der für den Erfolg eines Programms erforderlichen Ressourcen 

– Ermöglicht einen klaren Fokus mit Verantwortlichkeit für die Programmergebnisse

– Ermöglicht die Konzentration auf Finanzierungsquellen, die oft programmorientiert sind

4. Kunden-/Markt-Organisationsstruktur

Diese Struktur orientiert sich an den Kunden/Klienten, die von der Organisation bedient werden. Sie eignet sich für Unternehmen, die sehr unterschiedliche Kunden haben, die unterschiedliche Serviceanforderungen haben (was zu unterschiedlichen angebotenen Produkten führt).

Die Vorteile dieses Modells sind;

Ermöglicht die Konzentration auf den Kunden und damit die Entwicklung von Produkten, die auf die Bedürfnisse der Klienten zugeschnitten sind, und die Fähigkeit, “Ergebnisse” zu erzielen

– Ermöglicht einen klaren Fokus mit Verantwortlichkeit für die Ergebnisse nach Kundengruppen

– Ermöglicht eine klare Fokussierung auf die wichtigsten Kunden und/oder Märkte

5. Matrix-Organisationsstruktur

Dabei handelt es sich um eine Struktur zur Verwaltung mehrerer Dimensionen, z. B. Programm und Geografie. Aufgrund der Schwierigkeit der Verwaltung wird die Verwendung dieses Modells NICHT empfohlen.

Die Vorteile dieses Modells sind;

Ermöglicht es der Organisation, (zumindest theoretisch) mehrere organisatorische Dimensionen gleichzeitig zu verwalten

Organigramm-Vorlage der Matrixstruktur

Organigramm-Vorlage der Matrixstruktur (Klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

Einige dieser Typen finden Sie in unseren Organigramm-Beispielen.

Structure References: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

Klarer Berichtsweg / Hierarchie

Beim Zeichnen eines Organigramms, das die Organisationshierarchie zeigt, müssen klare Berichtswege hervorgehoben werden, damit der Betrachter/Mitarbeiter ein klares Verständnis der Berichtsstruktur erhält, der er/sie folgen soll. Eine Methode wäre die Verwendung einer Farbcodierung oder visueller Linien zur Kennzeichnung des Berichtswegs. Bei Matrix-Organigrammen, bei denen die Berichtsbeziehungen in Form eines Gitters oder einer Matrix und nicht in Form einer traditionellen Hierarchie aufgebaut sind, ist die Angabe eines klaren Berichtsweges entscheidend für den Erfolg der Organisation.

Nachfolgend finden Sie ein gutes Beispiel für ein unkonventionelles Organigramm einer flachen (team-/funktionsbasierten) Organisation.

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Was sind die besten Praktiken für Ihr Organigramm?

Wir hoffen, dass Sie diesen Artikel über die besten Praktiken im Bereich der Organisationsstruktur nützlich fanden und dass er Ihnen geholfen hat, effektivere Organigramme zu erstellen. Dies sind einige der bewährten Verfahren für Organigramme, die wir bei Cinergix anwenden. Und welche sind Ihre? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.

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