¿Qué es la documentación de procesos? | La guía sencilla para la documentación de procesos

A medida que su empresa crece, también lo hace su complejidad. Hay más pasos, más personas y más cosas implicadas que no siempre se organizan de la manera más eficiente. Repensar el funcionamiento de su empresa puede parecer desalentador, pero está destinado a conseguir una mayor productividad . La documentación de procesos es el primer paso para ello. Esta sencilla guía de documentación de procesos le ayudará a hacerlo de la forma correcta.. Siga leyendo para conocer más a detalle.;

• ¿Qué es la documentación de procesos?
• ¿Por qué hacerlo?: La importancia de la documentación de los procesos
• ¿Cómo documentar un proceso?
• Consejos y trucos: Mejores prácticas de documentación de procesos
• ¿Qué hay para ústed?: Beneficios de la documentación de procesos
• Plantillas de diagramas de flujo de procesos fáciles de iniciar

¿Qué es la documentación de procesos?

La documentación de los procesos proporciona una descripción detallada de cómo llevar a cabo un proceso empresarial. Incluye todo tipo de documentos que apoyan un proceso, como

• políticas
• listas de control
• tutoriales
• formularios
• capturas de pantalla
• enlaces a otras aplicaciones
• mapas de procesos

Se utiliza como guía para ayudar a los empleados de todos los niveles, incluidos los responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas, a comprender rápidamente los procesos de la empresa.

¿Por qué hacerlo? : La importancia de la documentación de los procesos

Documentar un proceso le ayudará a conseguir 5 cosas clave: 

1) Ayuda a mejorar los procesos. Identificar los cuellos de botella y las ineficiencias documentando los procesos exactos. Verá rápidamente qué procesos debe mejorar o eliminar.

2) Ayuda a formar a los empleados. Puede utilizar los documentos de procesos para ayudar a los nuevos empleados a entender sus funciones y a familiarizarse con los procesos en los que van a participar. Incluso los empleados con experiencia pueden consultar estos documentos siempre que quieran asegurarse de que están ejecutando el proceso correctamente. 

3) Ayuda a preservar el conocimiento de la empresa. Mantenga un registro de los procesos que sólo conocen unas pocas personas especializadas en hacerlos. De este modo, incluso cuando se marchen, los recién llegados podrán retomar el trabajo fácilmente.

 4) Ayuda a mitigar los riesgos y a mantener la coherencia operativa. 

5) La documentación detallada de procesos también es una parte vital de las patentes y los secretos comerciales.

¿Quién interviene en la documentación de los procesos?

En la documentación de los procesos hay tres funciones clave de propiedad. En algunos casos, la misma persona puede desempeñar las tres funciones.

¿Cómo documentar los procesos?

Utilizar un método paso a paso para documentar un proceso le ayudará a realizarlo rápidamente.

Paso 1: Identificar y nombrar el proceso

Averigüe qué proceso va a documentar primero. Determine su propósito (por qué y cómo el proceso beneficiará a la organización) y proporcione una breve descripción del proceso.

Paso 2: Definir el alcance del proceso

Describa brevemente lo que se incluye en el proceso y lo que queda fuera del alcance del mismo, o lo que no se incluye en él.

Paso 3: Explicar los límites del proceso

¿Dónde empieza y termina el proceso? ¿Qué hace que se ponga en marcha? ¿Y cómo se sabe cuándo está hecho? Defina bien estos límites.

Paso 4: Identificar los resultados del proceso

Establecer qué producirá el proceso o qué resultado obtendrá el proceso una vez que se haya completado.

Paso 5: Identificar las entradas del proceso

Anote los recursos necesarios para llevar a cabo cada uno de los pasos del proceso.

Paso 6: Lluvia de ideas sobre los pasos del proceso

Reúna toda la información sobre los pasos del proceso desde el principio hasta el final. O bien, se empieza por lo que desencadena el proceso o por el final del proceso y se rastrean los pasos hasta el punto de partida.

En la sesión de brainstorming deben participar los responsables directos de las tareas del proceso o alguien con amplios conocimientos del mismo, ya que pueden aportar datos precisos.

Paso 7: Organizar los pasos secuencialmente

Tome la lista de pasos que ha elaborado y pongalos en orden secuencial para crear un flujo de procesos.

Mantenga el número de pasos al mínimo y si un paso incluye más de una tarea, enumérelos bajo el paso principal.

Paso 8: Describa quiénes son los implicados

Defina a cada persona que será responsable de las tareas del proceso. Definir sus funciones. No olvide mencionar su cargo en lugar de su nombre.

También hay que tener en cuenta a las personas que van a hacer referencia al documento. Redáctelo de forma que cualquier empleado con conocimientos razonables pueda leerlo y entenderlo.

Paso 9: Visualizar el proceso

Esto es para mejorar la claridad y legibilidad de su documentación. Utilizando un diagrama de flujo del proceso, visualice claramente los pasos del proceso que ha identificado anteriormente.

Paso 10: Anote las excepciones al flujo normal del proceso

Un proceso empresarial puede no seguir siempre el mismo flujo debido a diversas razones. Mencione estas excepciones y qué medidas se tomarán para solucionarlas.

Paso 11: Añadir puntos de control y mediciones

Identifique dónde podrían producirse riesgos en el proceso y añada puntos de control para ayudar al propietario del proceso cuando lo supervise.

Establezca mediciones o KPI’s para determinar la eficacia del proceso y ayudar a mejorarlo.

Paso 12: Revisar y probar el proceso

Reúna a todos los implicados y revisen el diagrama de flujo del proceso que ha trazado. ¿Falta algún paso? ¿Está todo en orden? Una vez hecho esto, pruebe el proceso y compruebe si ha omitido algo.

Consejos y trucos: Mejores prácticas para documentación de procesos

• Mantenga el documento simple y conciso. Aunque debe ser técnicamente preciso, debe ser fácil de comprender.

• Disponer de un plan adecuado para actualizar los documentos si el proceso cambia. Asegúrese de revisarlos al menos una vez al año.

• Asignar un propietario del proceso que pueda hacer revisiones periódicas y notificar los cambios a los demás.

• Mantenga una documentación separada para cada proceso diferente para evitar confusiones.

• Al documentar los procesos por primera vez, evite abarcar toda la organización a la vez. Empiece por un solo proceso dentro de un departamento o un proceso importante común a toda la organización.

• Guarde los documentos en un lugar de fácil acceso para cualquier persona que los busque.

• Asegúrese de que sea fácil de revisar cuando sea necesario y que la nueva versión pueda distribuirse fácilmente a todos los implicados.

• Tener los documentos almacenados en línea en una ubicación central a través de una herramienta de documentación de procesos. Esto ayudará automáticamente con las dos mejores prácticas mencionadas anteriormente.

• Utilice ejemplos adecuados , gráficos, códigos de colores, capturas de pantalla, plataformas múltiples, etc., según sea necesario.

• Asegúrese de que la documentación de los procesos se ajuste a las normas existentes en su organización.

• Si promueve el flujo del proceso de forma mayormente verbal, acompañelo siempre con gráficos: un diagrama de flujo de preferencia..

• Añada swimlanes a sus diagramas de flujo de procesos empresariales para distinguir los diferentes roles de los procesos, los plazos, etc.

• Crear una guía de documentación de procesos, a la que cualquiera pueda referirse como plantilla estándar para documentar un proceso.

Utilizar el material documental existente, los registros, las entrevistas, los estudios de casos, los diarios de campo del personal del proyecto y los conocimientos de los empleados para recopilar información para la documentación del proceso.

Qué hay para usted: Beneficios de la documentación de procesos

• Ayuda a que todo el mundo esté en la misma página proporcionando una visión común de los pasos del proceso. Una visión común es necesaria para la coherencia.

• Cuando existe una documentación clara de los procesos, éstos pueden modificarse de forma rápida y sencilla.

• Ayuda a identificar las condiciones ideales para una colaboración y un rendimiento eficaz.

• Ayuda a identificar cuellos de botella e ineficiencias en los procesos (incluso en aquellos procedimientos “bien refinados”) que de otro modo podrían pasar desapercibidos.

• Un proceso claramente documentado ahorra tiempo y evita errores al eliminar cualquier confusión y proporcionar instrucciones claras.

• Disminuye los costes y el gasto innecesario de recursos.

• Ayuda a mejorar la calidad general de los procesos y la calidad del resultado.

• Ayuda a aumentar la productividad y la satisfacción de los empleados.

• Al quedar claramente registrado cómo deben realizarse los procesos, se facilita la externalización del trabajo.

• La documentación de los procesos también ayuda a automatizarlos fácilmente cuando es necesario.

Plantillas de documentación de procesos fáciles de utilizar

Básicamente, el mapeo de procesos ayuda a representar la información documentada, como los pasos, las funciones, las entradas y las salidas en una imagen racionalizada. A continuación encontrará plantillas de diagramas de flujo de procesos/plantillas de mapas de procesos que puede editar rápidamente en línea con información de sus procesos organizativos. Haga clic en la plantilla para abrirla en el editor de Creately.

Plantilla 1

Plantilla 2

Plantilla 3

Plantilla 4

Comentarios sobre la Guía fácil de documentación de procesos

Esta guía de documentación de procesos cubre todo lo que necesita saber para documentar un proceso correctamente. Siga los pasos que hemos comentado anteriormente y utilice las plantillas de diagramas de flujo de procesos para garantizar un proceso de documentación de calidad. En nuestra Comunidad, puede encontrar más plantillas de diagramas de flujo de procesos. En nuestra próxima guía, hablaremos sobre las técnicas de mejora de procesos que le ayudarán a agilizar sus procesos empresariales fácilmente.