Bedeutung der Geschäftsprozessmodellierung für Ihr Unternehmen

In einigen unserer früheren Artikel haben wir über Business Process Modeling und Process Modeling Techniken gesprochen. In diesem letzten Artikel der Serie geht es um die Bedeutung der Geschäftsprozessmodellierung.

(1) Ausrichtung des Betriebs auf die neue Geschäftsstrategie

Die Umsetzung oder Änderung einer Unternehmensstrategie erfordert in der Regel Änderungen der Arbeitsabläufe und der Mitarbeiter, die die Arbeit ausführen. Und es liegt in der Natur des Menschen, dass er sich gegen Veränderungen wehrt. So können die Prozesse, Regeln und das Personal der alten Strategie Auswirkungen auf die neue Strategie haben. Die Geschäftsprozessmodellierung erleichtert dies auf folgende Weise:

• Sie helfen Managern und Führungskräften, die Konsistenz der Prozesse zu wahren und gleichzeitig die Gesamtstrategie des Unternehmens im Auge zu behalten
• Durch die Sicherstellung, dass die von den Teammitgliedern ausgeführten operativen Aufgaben und Tätigkeiten tatsächlich zur Umsetzung der Strategie der Organisation beitragen. Wenn die Prozesse und die Strategien nicht aufeinander abgestimmt sind, führt dies in der Regel zu Misserfolgen bei der Umsetzung. Denn selbst wenn die operativen Aufgaben korrekt ausgeführt werden, werden die übergeordneten Organisationsziele nicht erreicht.
• Implementieren Sie Business Process Re-engineering (BPR), indem Sie die bestehenden Prozesse verstehen und sie ändern, um die Leistung zu verbessern. Die Geschäftsprozessanalyse hilft bei der Identifizierung von Engpässen und Ineffizienzen in den Prozessen und somit bei deren Verbesserung.
• Ermöglichen Sie Prozessflexibilität, d. h. die Fähigkeit, Prozesse schnell zu ändern und zu kommunizieren, um neue Geschäftsmöglichkeiten zu nutzen oder geschäftliche Herausforderungen zu bewältigen.

(2) Verbesserung der Prozesskommunikation

Ein Bereich, der erfolgreiche Unternehmen und Teams auszeichnet, ist, dass sie eine sehr klare Vorstellung davon haben, was sie tun sollen, wie sie es tun sollen und was die genaue Rolle jedes Teammitglieds ist. Eine klare Kommunikation der Arbeitsabläufe ist entscheidend für das reibungslose Funktionieren eines Teams. Die Geschäftsprozessmodellierung ermöglicht die Dokumentation und Kommunikation der Geschäftsprozesse eines Unternehmens:

• Die Prozessmodellierung bietet eine gemeinsame, einheitliche Sprache und Methodik für die Kommunikation von Prozessen und Informationen über Prozesse und Entscheidungsregeln.
• Es ist ideal für die Schulung neuer Mitarbeiter und den schnellen Wissenstransfer, denn mit einem gründlich dokumentierten Prozess kann jedes neue Teammitglied sehr schnell darin geschult werden, was es in jeder Situation, mit der es konfrontiert werden könnte, zu tun hat.
• Minimiert die potenzielle Gefahr des Verlusts von Mitarbeitern und damit von Wissen über Geschäftsprozesse.
• Es hilft Geschäftsführern, ihre Ideen schnell und klar zu kommunizieren.
• Starthilfe für die organisatorische Prozessdokumentationsinitiative.
• Setzt die Erfahrungen des Teams in dokumentierte Prozesse um.

(3) Mehr Kontrolle und Konsistenz

Erfolgreich sind Organisationen und Unternehmen, die sicherstellen, dass ihre Geschäftsprozesse und -regeln gut konzipiert sind und jedes Mal auf die gleiche Weise angewendet werden. Diese Prozesskontrolle und -konsistenz ist der Schlüssel zum Erfolg in jeder Organisation. Die Geschäftsprozessmodellierung macht dies möglich, indem sie hilft:

• Bestehende Prozesse zu finalisieren, die möglicherweise nicht gut dokumentiert sind oder die sich im Laufe der Zeit zu “informellem Wissen” entwickelt haben.
• Einen Prozess in konsistenter Weise auszuführen, denn anstatt sich darauf zu verlassen, dass die Mitarbeiter sich daran erinnern, das Richtige zu tun, kann der dokumentierte Prozess den Geschäftsanwendern zur Verfügung gestellt werden.
• Bessere Entscheidungen finden zu können, da die Geschäftsanwender die dokumentierten Geschäftsregeln vor Augen haben und somit kein Rätselraten mehr nötig ist.
• Ausnahmen schneller und besser zu behandeln.
• Gesetzlichen Vorschriften vollständig einzuhalten, indem sichergestellt wird, dass die dokumentierten Prozesse den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
• Die Verantwortung an Geschäftsleute zu übertragen.
• Konformitätsinitiativen wie Six Sigma, ISO 9000 zu unterstützen

(4) Verbesserung der Betriebseffizienz

• In der heutigen Geschäftswelt möchte jedes Unternehmen und jede Führungskraft sicherstellen, dass sie mit den ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen die bestmöglichen Ergebnisse erzielen. Es gibt keinen Raum für Ineffizienz und Verschwendung.
• Die Prozesssimulation und die Analyseschritte der Geschäftsprozessmodellierung sind wichtige Werkzeuge für Manager und Analysten, um sicherzustellen, dass ihre Prozesse optimiert sind und korrekt ablaufen.
• Die Prozesssimulation ermöglicht die Analyse und das Verständnis der Prozessabläufe und hilft Managern zu erkennen, ob es Raum für weitere Optimierungen und Effizienzsteigerungen gibt.
• Es hilft, notwendige Verbesserungen zu erkennen und die Prozesszykluszeit zu reduzieren.
• Die Produktivität der vorhandenen Ressourcen und Mitarbeiter wird erhöht und ermöglicht es dem Team, mit weniger mehr zu erreichen.
• Es erleichtert das risikofreie Experimentieren und fördert den Austausch von Ideen zur Prozessverbesserung.
• Die Prozesssimulation ermöglicht die Modellierung von Prozessentwürfen, bevor diese tatsächlich umgesetzt werden, wodurch Störungen minimiert werden.
• Es fördert die Einstellung, geschäftskritische Prozesse kontinuierlich zu optimieren, um die betriebliche Effizienz schrittweise zu verbessern.
• Die Prozessanalyse ermöglicht eine bessere Ressourcennutzung

(5) Wettbewerbsvorteile erlangen

Alle oben genannten Vorteile führen zu einem erheblichen Wettbewerbsvorteil für ein Unternehmen, das Zeit und Mühe investiert hat, um seine Geschäftsprozesse zu dokumentieren, zu simulieren und zu verbessern. Untersuchungen vieler sehr erfolgreicher Unternehmen haben oft gezeigt, dass sie nicht nur aufgrund besserer Ideen oder besserer Geschäftsmodelle erfolgreich waren. Aber auch, weil sie ihre Prozesse durch Geschäftsprozessmodellierung ständig verfeinert und verbessert haben. Eine geringfügige Verbesserung bei einer Tätigkeit hier und einer anderen dort führt zu einem insgesamt besseren Prozess. Und diese kleinen Verfeinerungen tragen dazu bei, dass Unternehmen effizient arbeiten können und einen Vorteil gegenüber ihren Mitbewerbern haben. Die oben genannten Punkte verdeutlichen die Bedeutung der Geschäftsprozessmodellierung für ein Unternehmen. Dies ist das Ende unserer Artikelserie über die Modellierung von Geschäftsprozessen. Wir hoffen aufrichtig, dass sie dazu beigetragen hat, Ihr Wissen über BPM zu verbessern und dass Sie die gewonnenen Erkenntnisse in die Praxis umsetzen werden. Und wir haben professionell gestaltete Templates, damit Sie schnell loslegen können. Klicken Sie hier, um mit der Erstellung eines komplexen BPMN-Diagramms zu beginnen. Wie immer, wenn Sie irgendwelche Fragen haben, können Sie diese gerne in den Kommentaren stellen.