Zarówno schematy blokowe, jak i wykresy Gantta są skutecznymi narzędziami do planowania projektów. Jednakże, jeśli chodzi o realizację projektu, oba mają różne zastosowania. Dla złożonego planu o dłuższym czasie trwania lepszy jest wykres Gantta, a dla krótkoterminowych i mniejszych projektów schemat blokowy poradzi sobie sam. W niektórych przypadkach wykresy Gantta i diagramy przepływu są używane razem. Oba rodzaje wykresów można łatwo wykonać za pomocą narzędzi Creately.
Wykorzystanie schematów blokowych do planowania projektu
Schematy przepływu mogą być używane do wyświetlania postępu etap po etapie. Efektywnie pokazują sekwencję wydarzeń, gdzie zakończenie jednego etapu prowadzi do rozpoczęcia kolejnego. Jedynym minusem używania diagramu przepływu do planowania projektu jest to, że nie można dodać przedziału czasowego dla każdego etapu. Schematy blokowe planu projektu muszą pokazywać:
- Jasny początek.
- Wyraźnie oznakowane etapy przedstawione w prostokątnych polach.
- Pola w kształcie diamentu dla decyzji/kontroli jakości.
- Jasno określony cel.
Strzałki wskazują kierunek przepływu. W przypadku decyzji, strzałki „tak” i „nie” muszą wyraźnie wskazywać, jak należy postępować w przypadku różnych możliwych wyników. Korzystając z narzędzia do projektowania schematów blokowych, można łatwo wykonać prosty diagram przepływu dla małego projektu.
Mały projekt w prosty sposób opisany za pomocą schematu blokowego (Schemat blokowy projektu)
Jak widać na szablonie, schemat blokowy daje ładną wizualną reprezentację różnych etapów projektu, ale pomija jeden z najważniejszych elementów planowania projektu, czyli czas. Aby projekt mógł być zaplanowany i zarządzany efektywnie, musi być zaplanowany w czasie, a każdy etap musi być wykonany w określonym terminie.
Przy mniejszych projektach, takich, które można zrealizować w ciągu dnia lub dwóch, wystarczy schemat blokowy. Jednakże, podczas pracy nad większymi projektami, lepiej jest nakreślić procesy za pomocą diagramu przepływu, zanim użyjemy wykresu Gantta, aby zagłębić się w szczegóły.
Używanie wykresów Gantta do planowania projektu
W przeszłości zamieściliśmy wiele postów na ten temat, więc tutaj przedstawimy ten wykres w skrócie. Największą zaletą wykorzystania wykresów Gantta do planowania projektu jest to, że pozwalają one kierownikowi określić czas trwania każdej czynności. Wykresy Gantta pozwalają na efektywne wyświetlanie zależności między zadaniami, przepływów informacji i relacji między poszczególnymi działaniami. Nie kładą żadnego nacisku na logikę sterującą podejmowaniem decyzji. Do tworzenia wykresów Narzędzie Creately do projektowania wykresów Gantta może być używane do tworzenia wykresów dla prostych i złożonych projektów.
Szablon wykresu Gantta dostępny w Creately (Kliknij, aby użyć szablonu)
Używaj wykresów Gantta do planów wysokiego poziomu
Wykresy Gantta są idealne dla planów wysokiego poziomu i kompleksowego planowania. Załóżmy, że masz do zaplanowania skomplikowany projekt, który rozciąga się na kilka tygodni. Twoim pierwszym krokiem powinno być narysowanie mapy myśli i wymyślenie jak największej ilości zadań i podzadań związanych z projektem. Następnie należy zidentyfikować główne zadania i narysować schemat blokowy przy użyciu narzędzia Creatley do projektowania schematów blokowych.
Po zaprojektowaniu schematu blokowego powinieneś być w stanie wyraźnie zobaczyć wszystkie istotne zadania przed sobą. Teraz, aby stworzyć wykres Gantta, musisz znać dokładny czas trwania każdego zadania. Należy pamiętać o obliczaniu terminów, odpowiednim przydzielaniu zasobów i przypisywaniu każdemu istotnemu zadaniu ram czasowych. Wymień zadania i ich ramy czasowe w tabeli:
| Zadanie | Czas trwania pomocy |
| Zadanie A | 3 Tygodnie |
| Zadanie B | 2 Tygodnie |
| Zadanie C | 3 Tygodnie |
| Zadanie D | 4 Tygodnie |
Po określeniu czasu trwania podstawowych zadań, można zidentyfikować ich relacje, sprawdzić, czy mogą funkcjonować niezależnie, i dodać do tabeli:
| Zadanie | Czas trwania pomocy | Zależne od |
| Zadanie A | 3 Tygodnie | |
| Zadanie B | 2 Tygodnie | A |
| Zadanie C | 3 Tygodnie | B |
| Zadanie D | 4 Tygodnie | C |
Ponadto można określić, czy zadania mogą być wykonywane równolegle z innymi, czy też są sekwencyjne. W podanym przykładzie każde dotychczasowe zadanie jest zależne od poprzedniego i nie może być realizowane jednocześnie z innymi zadaniami.
W złożonym projekcie najprawdopodobniej pojawi się możliwość uruchomienia kilku zadań jednocześnie. Będziesz musiał tylko określić, które zadania mogą być uruchamiane niezależnie i będziesz musiał na bieżąco sprawdzać nowe zadania, które stają się dostępne po zakończeniu każdego z nich.
Po zidentyfikowaniu zadań, następnie narysowaniu diagramu przepływu, zidentyfikowaniu różnych typów zadań i ich wzajemnych powiązań, można łatwo skonstruować wykres Gantta dla złożonego projektu.
Jeśli masz zamiar rozpocząć złożony projekt i szukasz możliwości rysowania diagramów przepływu i wykresów Gantta, aby ułatwić planowanie i zarządzanie projektem, wypróbuj oprogramowanie Creately do tworzenia diagramów. Użyj diagramu przepływu, aby spojrzeć na projekt szerzej, a następnie użyj wykresu Gantta, aby wejść w szczegóły. Rozpocznij pracę szybciej dzięki naszym profesjonalnie przygotowanym szablonom wykresów Gantta. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z nami tutaj.
