Unverbesserliche Arbeitsabläufe sind der Grund für erfolglose Projekte, entgangene Einnahmen und unmotivierte Mitarbeiter. Ohne einen ordnungsgemäßen Arbeitsablauf ist es unmöglich, produktiv zu sein oder die Arbeit rechtzeitig zu beenden. Deshalb müssen Sie Ihre Arbeitsabläufe rationalisieren, um Ordnung und Übersichtlichkeit zu schaffen. Dies ist ein wichtiger Schritt, damit Ihr Team mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen kann. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Arbeitsabläufe zu organisieren und die Effizienz Ihres Teams zu verbessern.
Schritte zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen
Schritt 1: Erstellen Sie Ihr Team
Die Verbesserung der Arbeitsabläufe ist ein Projekt für sich. Daher ist ein kompetentes Team erforderlich, das die verschiedenen Aufgaben überwacht und ausführt. Ein Team ist wichtiger, wenn es sich um ein großes Unternehmen mit mehreren Abteilungen handelt und es organisatorische Prozesse gibt, die alle Abteilungen betreffen können. In diesem Fall ist es wichtig, dass ein Vertreter aus jeder Abteilung im Projektteam vertreten ist. Verwenden Sie ein Organigramm, in dem die Aufgaben und Abteilungen aufgeführt sind. Sie können es verwenden, um die Berichtsbeziehungen zwischen den Teammitgliedern während des Projekts hervorzuheben.
Organigramm zur Verbesserung der Arbeitsabläufe (Klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)
Schritt 2: Sammeln Sie alle notwendigen Dokumente
Sammeln Sie alle Dokumente, die sich auf Ihre Prozesse beziehen. Wenn Sie Ihre organisatorischen Abläufe bereits dokumentiert haben, wäre dies sehr viel einfacher. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, sollten Sie Ihr Projekt zur Verbesserung der Arbeitsabläufe mit einer Prozessdokumentation beginnen. Hier ist unser Einfache Anleitung zur Prozessdokumentation um Ihnen zu helfen. Untersuchen Sie diese Prozessdokumente, um die verantwortlichen Parteien zu identifizieren und zu prüfen, wann die Prozesse zuletzt aktualisiert wurden oder ob sie nicht mehr praktikabel sind.
Schritt 3: Identifizieren Sie alle Prozesse und Arbeitsabläufe
Mit Hilfe Ihres funktionsübergreifenden Teams können Sie alle aktuellen Prozesse in Ihrer Organisation identifizieren. Neben den Teammitgliedern können Sie auch Abteilungsleiter, Prozessverantwortliche und andere Führungskräfte befragen, um Informationen über die Arbeitsabläufe zu sammeln und sicherzustellen, dass Sie alle Prozesse aufgelistet haben. Sie können eine Mind Map erstellen, um die Prozesse und Arbeitsabläufe aufzulisten und zu kategorisieren oder zu priorisieren.
Mindmap-Vorlage zur Workflow-Verbesserung ( Klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten )
Schritt 4: Bestehende Arbeitsabläufe bewerten
Nachdem Sie nun die aktuellen Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen aufgelistet und nach Prioritäten geordnet haben, ist es an der Zeit, diese zu bewerten, um die verbesserungswürdigen Bereiche zu ermitteln. Wenn Sie die Prozesse bereits dokumentiert haben, haben Sie vielleicht Zugang zu einer Prozesslandkarte, mit der Sie beginnen können, aber wenn nicht, erstellen Sie eine Prozesslandkarte / ein Workflow-Diagramm der bestehenden Prozesse.
Prozesslandkartenvorlage zur Analyse des Ist-Zustands ( Klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten )
Darüber hinaus können Sie auch die Mitarbeiter befragen, die die Prozesse durchführen, um Informationen über die Blockierer und Engpässe im Arbeitsablauf zu sammeln. Berücksichtigen Sie die Bedingungen anderer Ressourcen (z. B. Computer, Maschinen usw.), die für den Abschluss des Prozesses erforderlich sind.
Schritt 5: Analysieren Sie die Ergebnisse
Jetzt, da Sie wissen, was funktioniert und was den Prozess verlangsamt, ist es an der Zeit, Lösungen zu finden. Nehmen Sie jeden Bereich, den Sie als Verschwendung betrachten, und finden Sie die Ursachen dafür. Sie können die 5-Whys-Analyse oder ein Fischgrätdiagramm verwenden.
Fischgrätdiagramm zur Verbesserung der Arbeitsabläufe ( Klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten )
Wenn Sie die Ursachen ermitteln, werden die Lösungen für Sie offensichtlich. Sie können auch Tools zur Lückenanalyse verwenden, um Lücken in Ihren Prozessen zu erkennen und Aktionspläne zu erstellen, um sie zu schließen. Möchten Sie weitere Techniken zur Verbesserung Ihrer Prozesse anwenden? Sehen Sie sich unseren Leitfaden für Prozessverbesserungstechniken an, in dem Lean- und Six-Sigma-Tools zur Prozessverbesserung verglichen werden.
Schritt 6: Erstellen einer Future-State-Karte
Indem Sie die verbesserungswürdigen Bereiche markieren und die ineffizienten Schritte aus Ihren Prozessen entfernen, können Sie einen Prozess schaffen, der sich im Idealzustand befindet. Dies kann als Karte des zukünftigen Zustands bezeichnet werden. Sie können die Prozessschritte mit einer weiteren Prozesskarte visualisieren. Auf diese Weise kann sich jeder in der Organisation zum schnellen Verständnis darauf beziehen. Mehr Prozesslandkarten-Vorlagen gibt es hier. Sobald die Karte fertig ist, überprüfen Sie sie mit den Prozessverantwortlichen, leitenden Angestellten und anderen Beteiligten, um sicherzustellen, dass sie korrekt und durchführbar ist.
Schritt 7: Änderungen anwenden
Jetzt wissen Sie, wo Sie Änderungen vornehmen müssen, um die Arbeitsabläufe zu optimieren, und welche Prozesse Sie priorisieren müssen. Denken Sie daran, Ihre Prozessdokumente mit den aktualisierten Versionen zu aktualisieren und sie an den Rest der Organisation weiterzugeben. Plötzliche Änderungen, die Sie an Ihren Prozessen vornehmen, haben Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter und andere Interessengruppen. Sie brauchen also die richtigen Werkzeuge, um den Unternehmenserfolg effektiv voranzutreiben. Sehen Sie sich unsere Liste der Werkzeuge für das Änderungsmanagement zur nahtlosen Anpassung an diese Workflow-Verbesserungen an.
Welche Techniken verwenden Sie, um Arbeitsabläufe zu optimieren?
Unabhängig von der Größe des Unternehmens ist ein gutes Verfahren zur Rationalisierung der Arbeitsabläufe notwendig, um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken. In diesem Leitfaden haben wir die Schritte beschrieben, die Sie befolgen müssen, um Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern. Welche anderen Maßnahmen ergreifen Sie, um die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu optimieren? Lassen Sie es uns im Kommentarfeld unten wissen.
