Общая черта всех успешных команд — высокая эффективность коммуникации.
Эффективное командное взаимодействие — это ключ к продуктивной работе, предотвращению конфликтов, укреплению доверия и, в конечном итоге, своевременному достижению целей компании.
Проблемы с взаимодействием в команде являются благодатной почвой для неразберихи, стресса, задержек и нежелательных конфликтов.
Это подводит нас к следующему вопросу. Как улучшить коммуникацию внутри команды? Стратегий командного общения много, но сегодня мы не будем останавливаться ни на одной из них. Вместо этого мы поговорим о визуальных инструментах совместной работы и о том, как они могут помочь вам наладить взаимодействие в вашей команде вне зависимости от того, работаете ли вы очно, онлайн или в смешанном формате.
Возможно, сначала вам захочется схватиться за голову, но перетерпите этот момент. К концу этой статьи нашего блога ваша голова одобрительно закивает в знак согласия.
Давайте углубимся в этот вопрос.
Что такое визуальные техники совместной работы
Визуальные техники совместной работы подразумевают взаимодействие с использованием визуальных средств, таких как лист или доска, видеоконференции, составление диаграмм, символов, картинок, набросков и т.д.
Он используется как офисными, так и удаленными командами для различных целей, включая управление совещаниями, планирование проектов, создание прототипов, мозговые штурмы, дизайн-мышление и планирование спринтов.
Зачем нужны визуальные техники совместной работы
Общение друг с другом, конечно, на первый взгляд кажется достаточно простой задачей, однако на деле проекты нередко терпят неудачу, реализуются с недочетами, а члены команды отстают и путаются в задачах — и все это из-за неэффективности коммуникации.
С переходом многих команд на удаленную работу, в рамках которой предпочтение отдается перепискам, а не разговорам, проблемы с коммуникацией значительно усугубились.
Эффективным решением для преодоления этих распространенных проблем является использование визуальных методов как в информационных материалах, так и в процессе совместной работы. Вместо того, чтобы просто общаться друг с другом с помощью слов (в устной или письменной форме), используйте визуальные приемы для большей убедительности.
Доказано, что использование визуальных средств улучшает понимание и помогает лучше и быстрее обрабатывать информацию. Исследования показывают, что человек способен обрабатывать визуальные образы в 60 000 раз быстрее, чем текст, и что он запоминает 80% увиденного против 20% прочитанного и 10% услышанного. Вот почему для того, чтобы избежать путаницы и яснее донести мысль, текстовые сообщения лучше сопровождать визуальными образами.
Например, если вы хотите объяснить, как работает тот или иной процесс, используйте блок-схему, чтобы облегчить понимание материала его адресатами.
Пример визуальных техник совместной работы
Давайте попробуем на конкретном примере разобрать, как визуальные методы взаимодействия могут использоваться для улучшения коммуникации.
Групповой мозговой штурм. Эта творческая техника отлично подходит для сбора решений проблемы и генерирования инновационных проектных идей вместе с вашей командой.
Среди сложностей, которые могут снизить эффективность мозгового штурма, можно назвать необходимость поддержания интенсивности процесса и предоставления всем присутствующим равных возможностей внести свой вклад. Кроме того, когда из разных углов комнаты одновременно доносится целое множество разнообразных идей, некоторые из них могут так и не попасть в окончательный список.
Решение: мозговой штурм с использованием диаграммы связей, визуального инструмента для фиксации идей и их структурирования. Если вы используете онлайн-лист, благодаря которому у всех участников (даже у тех, кто подключился удаленно) будет доступ к одному и тому же пространству для совместной работы над диаграммой связей, все смогут внести равный вклад в ее создание по мере добавления своих идей. Кроме того, этот инструмент позволяет использовать изображения или символы вместо слов. Самое приятное, что в процессе работы не обязательно выступать или озвучивать свои предложения вслух, ведь все идеи будут зафиксированы в письменной форме и приняты во внимание.
В итоговой диаграмме связей будут четко определены все идеи и под-идеи, их взаимосвязи и их роль в решении поставленной задачи. Помимо этого, вы сможете поделиться ею с заинтересованными сторонами, когда придет время узнать их мнение.
Визуальное рабочее пространство онлайн
Большинство команд в наши дни работают удаленно (если не в полном составе, то хотя бы частично). Чтобы все могли в равной степени участвовать в совместной работе и визуализировать свои идеи, вам необходимо рабочее пространство в Интернете, которое поддерживает синхронное редактирование, видеоконференции, комментирование, отслеживание мыши в реальном времени и предварительный просмотр изменений.
Именно для этого нужен такой инструмент, как Creately. Он представляет собой бесконечный онлайн-лист, который команды могут использовать для общения и совместной работы над своими планами, проектами, стратегиями и идеями. Он предлагает возможности совместной работы в режиме реального времени, которые позволяют командам работать вместе так, будто они находятся в одной комнате.
Визуальные техники совместной работы для эффективной коммуникации внутри команды
Теперь, когда вы готовы размышлять, работать и общаться визуально, самое время подумать, с чего начать. Бесконечный лист — это не только бесконечные возможности, но непонимание, с чего же начать. Чтобы помочь вам сузить круг поиска и получить наилучшие результаты, мы приводим ниже несколько методов и шаблоны для работы.
Стратегическое планирование
При стратегическом планировании необходимо оценить текущую ситуацию и желаемые результаты и в соответствии с этим определить направление развития вашего бизнеса. Несомненно, этот процесс подразумевает интенсивную коммуникацию между членами команды и заинтересованными сторонами.
Собрав все и всех на одном листе, вы сможете избежать путаницы, которая обычно возникает при использовании невизуальных методов общения и совместной работы, бесконечных электронных писем, многочисленных созвонов, переписок и т.п.
Составление карты потребительского опыта
Составление карты потребительского опыта включает в себя описание и анализ опыта вашего клиента в процессе его взаимодействия с вашим брендом. Оно позволяет оценить действия, эмоции, болевые точки и ожидания клиентов на протяжении всего их пути.
Вы можете эффективно упростить коммуникацию вокруг этого процесса, если будете работать над ним со своей командой с использованием визуальных техник.
Проведение совещаний
На совещаниях проводятся многочисленные обсуждения, и чтобы сделать их как можно более продуктивными, необходимо правильно организовать и записать идеи, расставить приоритеты и разработать план действий.
Эта канва создается вокруг основных пунктов повестки совещания, таких как мозговой штурм, расстановка приоритетов идей, планирование действий и т.д. Отредактируйте элементы на листе и добавьте новые, если это необходимо для эффективного проведения совещания.
Ознакомьтесь с нашим руководством по эффективному проведению совещаний, чтобы узнать больше.
Как улучшить взаимодействие в команде с помощью визуальных инструментов совместной работы
Планирование спринта
Планирование спринта также подразумевает множество обсуждений, направленных на определение того, что может быть сделано во время спринта и какими методами будет выполняться запланированная работа. Собрав все эти элементы на одном листе, вы сможете посмотреть на них в прямом сопоставлении и составить общее впечатление.
Готовы попробовать визуальные методы совместной работы для эффективной командной коммуникации?
Фотография убедительнее тысячи слов. Вместо того чтобы многословно объяснять свои идеи, вы можете преобразовать их в нечто видимое и осязаемое с помощью простой диаграммы или эскиза, чтобы слушатели лучше и быстрее их поняли.
Вы можете с легкостью повысить эффективность общения в команде, включив в ежедневные совещания “канву”, где участники могут делиться своими идеями и развивать их в визуальной форме (блок-схемы, диаграммы связей, инфографика и т.д.), чтобы лучше объяснить их другим.
У вас есть свои советы по повышению эффективности взаимодействия в коллективе? Поделитесь ими в комментариях.