Поскольку в этом году все больше команд вынуждены работать дома, сейчас как никогда важно найти способы оптимизации рабочих процессов.
Особенно это касается такого процесса, как мозговой штурм, который является организованным, подробным и иногда даже кропотливым процессом. Даже если мозговой штурм проводится в условиях физического присутствия всех участников в одном пространстве, он требует полной вовлеченности и внимания.
А когда команда работает из дома, это создает дополнительные трудности, которые необходимо преодолевать.
Вы уже прочитали наше Полное руководство по удаленной работе?
Из этой публикации вы узнаете, как за 6 шагов провести эффективный мозговой штурм онлайн с вашей удаленной рабочей командой.
Шаг 1. Определите участников
Несмотря на то, что при проведении мозгового штурма в режиме онлайн количество участников обычно не превышает 8-10 человек, для того, чтобы этот вид деятельности был эффективным, важно обеспечить максимально разнообразную команду.
В зависимости от цели встречи состав участников может меняться. Убедитесь, что в выбранную вами команду входят люди с различными навыками и опытом в обсуждаемой сфере.
Повысьте эффективность работы, включив в свою команду интровертов и экстравертов, творческих и нетворческих участников. Это позволит получить более разнообразные ответы.
Когда все вы сидите в одном офисе, все, что вам нужно сделать для обеспечения присутствия коллег по команде, — это сходить в их кабинет и позвать их; однако когда все работают в разных частях континента/земного шара, необходимо приложить дополнительные усилия для согласования с ними времени проведения встречи.
Шаг 2. Отправьте ознакомительное письмо о совещании
Цель такого письма — объяснить команде, что их ждет, и позволить им заранее подготовиться к сессии.
Электронное письмо должно содержать подробное объяснение цели совещания (а именно проблемы и искомые решения), любые вспомогательные материалы, повестку дня, ссылки на соответствующие инструменты и ресурсы, событие в календаре, а также приглашение на встречу по электронной почте.
После отправки письма свяжитесь с коллегами (написав им личное письмо или сообщение в чат) и удостоверьтесь, что они получили приглашение. Вы также можете напомнить им о необходимости провести исследование по теме, чтобы заранее сформулировать идеи, что, в свою очередь, сэкономит время во время совещания.
Шаг 3. Выберите эффективный инструмент для мозгового штурма в онлайн-формате
Вне зависимости от того, какой инструмент вы выберете, будь то платформа для обмена сообщениями, видеоконференция или интерактивная доска, убедитесь, что он достаточно эффективен, чтобы удовлетворить потребности вашей удаленной рабочей команды.
Slack — это платформа не только для общения, но и для мозгового штурма. Выберите конкретный канал (или создайте новый) для проведения сессии и через приглашение по электронной почте или на самом канале сообщите всем о времени проведения и задачах. Во время сессии каждый может внести свои идеи, отправляя сообщения. В конце сессии у вас образуется целый список идей, которые вы впоследствии сможете проанализировать и расставить приоритеты.
Это отличный инструмент для проведения видеоконференций, особенно если они предполагают большое количество участников. Хотя, как и во время очного мозгового штурма, вы можете в устной форме обсуждать вопросы в рамках видеозвонка, вы также можете использовать опцию чата для ввода текстовых сообщений. Однако для повышения эффективности работы лучше назначить координатора, который будет отвечать за фиксирование идей, высказанных другими участниками.
Creately :
Creately — это онлайн-доска, на которой команды могут совместно разрабатывать идеи в режиме реального времени, используя визуальные образы или диаграммы, например, диаграммы связей. Перед совещанием создайте документ, присвойте ему название и поделитесь доступом к нему, добавив адреса электронной почты участников или просто поделившись ссылкой на документ в своем канале Slack, чтобы предоставить команде мгновенный доступ. Вы также можете использовать плагин Creately для Google Drive, чтобы создавать и управлять файлами прямо из Google Drive. Как только совещание начнется, каждый получит возможность делиться своими идеями на листе (изменения будут отображены в режиме предварительного просмотра по ссылке, которой вы поделились на своем канале Slack).
Шаг 4. Установите лимит времени и придерживайтесь его
Одна вещь, которую часто упускают из виду во время удаленного мозгового штурма, — это время. Важно всегда уважительно относиться к планам участников, поскольку затягивание совещания крадет у них их личное время.
Иногда участники удаленно работающих команд находятся в разных часовых поясах, поэтому для вас это может быть спокойное позднее утро, а кому-то незапланированные лишние полчаса могут значительно сократить обеденный перерыв.
Шаг 5. Используйте подходящие методы мозгового штурма
Хотя методов мозгового штурма целое множество, не все из них могут использоваться во время проведения этого вида работы в онлайн-формате. Например, такой прием, как ролевой мозговой штурм, эффективнее всего работает, когда все находятся в одной комнате.
Кроме того, выбор техники мозгового штурма напрямую связан с его темой. Например, диаграммы связей лучше всего подходят для генерирования идей, в то время как такие техники, как “5 причин” или диаграмма Исикавы, могут лучше помочь в решении проблемы или поиске первопричины вопроса.
Важно упомянуть о методе, который будет использоваться, перед началом работы, разъяснив правила или рекомендации, связанные с этим методом.
Вот список полезных инструментов для генерации идей. Они связаны с ресурсами, объясняющими, как их использовать.
- Анализ 5 причин
- Причинно-следственный анализ (Диаграмма Исикавы)
- Диаграмма «Цветок лотоса»
- Шесть шляп мышления
- Доски настроения
- SCAMPER
- SIPOC
- Доски идей
Шаг 6. Завершить совещание
После того, как вы собрали всю необходимую информацию, выделите время (оно должно быть предусмотрено в повестке дня), чтобы потратить его на структурирование данных и подведение итогов.
Диаграмма сродства поможет вам распределить данные по категориям, расставить приоритеты и представить результаты команде, а также заинтересованным сторонам.
Основное руководство по проведению мозгового штурма в онлайн-формате
Затем необходимо разработать план действий, для чего понадобится отдельное совещание. Или, при наличии в повестке дня такого пункта, вы можете быстро определить комплекс необходимых мер, используя шаблон плана действий.
Готовы ли вы к следующему мозговому штурму в режиме онлайн?
Мозговой штурм онлайн более эффективен, чем очный, по нескольким веским причинам. В этом формате у более активных участников меньше шансов тянуть одеяло на себя, затмевая своих более тихих коллег. Поскольку мозговой штурм в режиме онлайн усиливает ощущение анонимности, он побуждает таких интровертных участников охотнее делиться своими творческими идеями.
Более того, поскольку все находятся не в одной комнате, при проведении мозгового штурма в Интернете увеличивается разнообразие идей; поскольку шанс попасть под влияние чужих идей минимален, участники могут высказывать принципиально разные мысли независимо друг от друга.
Есть ли у вас свои советы, как успешно провести мозговой штурм онлайн? Хотите ими поделиться? Напишите в комментариях под публикацией.
