Руководство SMART по оптимизации процесса планирования вашего проекта

Ваш систематический подход к управлению проектами – это та субстанция, на которой держится весь ваш бизнес. Плохое планирование может привести к гибели проекта еще до его начала. Согласно Институту управления проектами (PMI), управление проектами включает в себя “применение знаний, навыков, инструментов и методов к широкому спектру деятельности для выполнения требований конкретной задачи” В связи с огромным количеством сложных и технически сложных проектов в современном деловом мире, разработка сильного шаблона управления становится все более важным навыком. Суровая правда заключается в том, что многие компании еще не нашли эффективного ритма, который соответствовал бы их бизнес-целям. Для сравнения: на каждый миллиард долларов, инвестированный в США, приходится 122 миллиона долларов, потраченных впустую из-за недостаточной эффективности проекта. Учитывая это, для того чтобы ваш проект был успешным, крайне важно использовать SMART при планировании проекта. SMART-диаграмма - SMART в планировании проекта В конечном итоге, включение этой стратегии в ваш подход должно работать на ответы на 4 W.

  1. Что необходимо сделать?
  2. Почему мы это делаем?
  3. Кто будет участвовать в процессе?
  4. Откуда возьмутся необходимые ресурсы?

Так как же именно вы можете использовать SMART-цели в управлении проектами? Давайте погрузимся.

СПЕЦИФИКА

Наметить цели

Прежде всего, вам необходимо знать основные цели, ведущие к общей картине, и более мелкие цели, необходимые для ее достижения. Внимательно изучите масштаб поставленных задач и определите, чего именно вы хотите достичь и как это вписывается в вашу общую миссию. Например, предположим, вы запускаете новую функцию живого чата на своем сайте. Хотя будет много более мелких целей для обеспечения правильного внедрения новой системы, общие цели, вероятно, будут заключаться в улучшении поддержки пользователей и разъяснении того, что вы являетесь брендом, уделяющим первостепенное внимание успеху клиентов. Другими всеобъемлющими целями, которые вы можете рассмотреть в рамках любого конкретного проекта, могут быть следующие:

  • Своевременное выполнение работы
  • Не выходить за рамки установленного бюджета
  • Улучшение доставки продукции

Для этой части процесса начните с масштабных мыслей. Постановка колоссальных задач закладывает основу для всего проекта и позволяет легче придерживаться намеченного курса. Отсюда вы получите подробную информацию о том, что именно необходимо сделать для достижения основных целей. В качестве организационной помощи можно использовать Wunderlist – простой, но эффективный инструмент, позволяющий наметить крупные цели и систематически выполнять задачи. Вы можете быстро назначать людям задания, при этом все обновления будут управляться и синхронизироваться на нескольких мобильных устройствах. Скриншот Wunderlist

ИЗМЕРЯЕМЫЕ

Создайте список объектов поставки

Установление требований к поставляемым материалам – это жизнь и кровь проекта. Посмотрите глубже, и вы увидите, что результаты работы выходят далеко за рамки просто результатов. Они служат ориентирами для планирования, управления и выполнения задач от А до Я. В целом, существует два типа результатов, которые необходимо учитывать в процессе управления проектом: Проект и процесс. В целом, существует два типа результатов, которые необходимо учитывать в процессе управления проектом: Проект и процесс. Результатыпроекта относятся к результатам, основанным на конкретных потребностях. Как правило, это материальные предметы. Например, если проект заключается в разработке нового веб-сайта, то в качестве конечного результата могут выступать такие вещи, как целевые страницы или определенные завершенные элементы. Результатыпроцесса – это реализация деталей результата. Это связано с тем, как разыгрываются проекты. В качестве примера можно привести то, насколько хорошо проект укладывается в отведенные сроки или общее качество выполненной работы. На первом этапе необходимо определить результаты проекта. Как они будут производиться? Какие пункты имеют приоритет? Далее следуют результаты процесса. Что будет определять, эффективно ли выполняется проект? Каковы KPI? Эти результаты служат планом для всего процесса. Убедитесь, что каждый из них четко определен с минимальным количеством “серой зоны”.

ДОСТИЖЕНИЯ

Определить выплату взноса

Проще говоря, без квалифицированной команды у ваших проектов нет шансов. Тем не менее, первоклассная бригада не может работать без надлежащей системы распределения заданий. В конце концов, управление проектом – это, как правило, групповая работа. В зависимости от ваших целей и масштабов деятельности, скорее всего, возникнет необходимость в межведомственном сотрудничестве на протяжении всего проекта. После определения приоритетности задач менеджер будет отвечать за делегирование полномочий в течение всего срока реализации проекта. Например, предположим, что главная цель – повысить конверсию на сайте. Этот процесс, вероятно, потребует передачи информации о запросах в службу поддержки клиентов в отдел проектирования, чтобы помочь устранить узкие места. К счастью, мы живем в эпоху, когда доступны феноменальные ресурсы, помогающие оптимизировать подобные задачи и способствующие открытому общению. Для эффективного сотрудничества между отделами и отслеживания зависимостей Workzone – это функциональный инструмент управления проектами, находящийся между простым Basecamp и сложным JIRA, который дает вам полный обзор всех текущих проектов, с ETA, назначенными ролями и статусами подзадач в одном месте. Скриншот Workzone

РЕАЛИСТИКА

Определить факторы риска

Неважно, сколько предварительного планирования вы заложили в проект, почти всегда найдется что-то неожиданное, что выскочит и собьет все с курса. Итак, что же делает хороший руководитель проекта в таких ситуациях? Они сохраняют спокойствие и продолжают двигаться. Почему? Потому что они планировали неожиданности! Например, если вы работаете с новой командой, распространенный риск заключается в том, что люди не до конца знакомы с процедурами и некоторые факторы могут ускользнуть от внимания. Еще одним важным моментом может быть отношение к клиенту. Возможно, вы никогда раньше не работали с ними и не знакомы с их динамикой или ожиданиями. Начните с определения всех ваших неизвестных. После этого проведите мозговой штурм как можно большего количества потенциальных рисков. Разыграйте наихудший сценарий. Затем разработайте протокол о том, что делать, если эти проблемы возникнут снова. Невозможно предусмотреть все потенциальные опасности, которые могут разрушить вашу работу. Разработка надежного плана противодействия заминкам – это эквивалент использования страховочной сетки, чтобы проблемы не переросли в полноценные катастрофы.

ТАЙМИНГ

Установить сроки

Установление сроков неизбежно вызывает у работников чувство срочности. Самое главное здесь – быть реалистом. Стресс, вызванный необходимостью укладываться в нелепые сроки, может привести к недовольству работников или к тому, что качество будет принесено в жертву скорости. Проведите тщательное изучение проекта и всего, что с ним связано. Чем более детально будет проработан этот процесс, тем точнее будут сроки. Рассмотрите возможность внедрения диаграмм Ганта на ранних этапах развития вашего бизнеса. Эти диаграммы являются одним из самых популярных и эффективных шаблонов для передачи хода проекта и достигнутых вех. Каждое задание представлено полосой, соответствующей диапазону дат, что позволяет четко определить продолжительность выполнения задания. Понимание систем и процессов управления проектами, а также переменных и рисков, связанных с ними, имеет решающее значение для подготовки точных диаграмм Ганта. Creately предлагает диаграммы Ганта, оснащенные этой функцией, чтобы вы могли легко установить сроки завершения работ и связать их с этапами и зависимостями. Шаблон диаграммы Ганта для бизнес-плана Не помешает также позволить сотрудникам самим определять сроки, если показатели находятся в пределах разумного. Например, если вы добавляете полноценную функцию электронной коммерции на сайт вашей компании, то, скорее всего, потребуется ряд действий, интеграций и вводов от нескольких отделов – просто посмотрите на все те части, из которых состоит электронная коммерция. Начните с того, что позвольте командам разработчиков и проектировщиков выбрать предварительные даты сбора необходимой информации. Определив сроки, постарайтесь их придерживаться. Убедитесь, что они хорошо известны и отмечены в календаре каждого. Кроме того, приготовьтесь к тому, что вам придется стать силовиком. Чрезмерная снисходительность будет только способствовать затягиванию процесса и снижению эффективности работы.

Что вы думаете о SMART в планировании проектов?

Использование SMART в управлении проектами – один из лучших способов обеспечить успех. Однако независимо от того, насколько хорошо продумано каждое задание, вашей команде, вероятно, потребуется несколько попыток, чтобы полностью войти в курс дела. Обязательно предоставляйте критическую обратную связь. После завершения работы никогда не помешает сесть и оценить, что прошло хорошо, а что можно улучшить в будущем. Есть ли у вас опыт использования SMART-целей при планировании проектов? Какой еще инструмент вы используете для оптимизации проекта? Сообщите нам об этом в разделе комментариев ниже. Био автора Рэймонд Крэйн – цифровой маркетолог в E2M, агентстве контент-маркетинга, расположенном в Сан-Диего, Калифорния. Он специализируется на контент-маркетинге и социальных медиа

Leave a comment

*
*

три × 2 =

Вернуться наверх