O que é documentação de processos | O guia fácil para documentação de processos

À medida que o seu negócio cresce, também cresce a sua complexidade. Há mais passos, mais pessoas e mais coisas envolvidas que nem sempre podem ser organizadas da maneira mais eficiente. Repensar como funciona o seu negócio pode parecer assustador, mas é certo que lhe trará grandes eficiências. A documentação do processo é o primeiro passo! Este guia fácil de documentação de processos irá ajudá-lo a fazer isso corretamente. Continue a ler para encontrar;

• O que é Documentação do Processo?
• Porquê fazê-lo: A Importância da Documentação do Processo
• Como documentar um processo
• Dicas e truques: Melhores Práticas de Documentação de Processos
• O que ganhas com isso: Benefícios da Documentação do Processo
• Modelos de Fluxograma de Processo de Arranque Fácil

O que é Documentação do Processo?

A documentação de processos fornece uma descrição detalhada de como realizar um processo empresarial. Inclui todos os tipos de documentos que suportam um processo, como

• políticas
• checklists
• tutoriais
• formulários
• capturas de tela
• links para outras aplicações
• mapas do processo

É utilizado como um guia para ajudar os funcionários em todos os níveis – incluindo os que tomam as decisões e as partes interessadas – a compreenderem rapidamente os processos da empresa.

Porque fazer? : A Importância da Documentação do Processo

A documentação de um processo irá ajudá-lo a alcançar 5 coisas fundamentais: 

1) Ajuda a melhorar os processos. Identifique gargalos e ineficiências, documentando os processos exatos. Você verá rapidamente quais processos você precisa melhorar ou se livrar. 

2) Ajuda a treinar os funcionários. Você pode usar documentos de processo para ajudar os novos funcionários a entenderem suas funções e se familiarizarem com os processos nos quais eles estarão envolvidos. Mesmo funcionários experientes ainda podem se referir a esses documentos sempre que quiserem ter certeza de que estão executando o processo corretamente. 

3) Ajuda a preservar o conhecimento da empresa. Mantenha um registro dos processos conhecidos apenas por algumas pessoas especializadas em fazê-los. Assim, mesmo quando eles saem, os recém-chegados podem retomar o trabalho facilmente.

 4) Ajuda a mitigar os riscos e a manter a consistência operacional.

 5) A documentação detalhada do processo é também uma parte vital das patentes e dos segredos comerciais.

Quem está envolvido na documentação do processo

Existem 3 papéis-chave de propriedade na documentação do processo. Em alguns casos, a mesma pessoa pode desempenhar os três papéis.

Como Documentar Processos

O uso de um método passo a passo para documentar um processo o ajudará a realizá-lo rapidamente.

Passo 1: Identificar e nomear o processo

Descubra qual processo você vai documentar primeiro. Determinar seu propósito (por que e como o processo beneficiará a organização) e fornecer uma breve descrição do processo.

Passo 2: Definir o Escopo do Processo

Forneça uma breve descrição do que está incluído no processo e do que está fora do escopo do processo, ou do que não está incluído no mesmo.

Passo 3: Explicar os limites do processo

Onde o processo começa e termina? O que o faz começar? E como é que sabes quando está feito? Definir bem estes limites.

Passo 4: Identificar as saídas do processo

Estabelecer o que será produzido pelo processo ou o resultado que o processo alcançará uma vez concluído.

Passo 5: Identificar as Entradas do Processo

Liste abaixo os recursos necessários para realizar cada uma das etapas do processo.

Passo 6: Brainstorming as etapas do processo

Reúna todas as informações sobre as etapas do processo, do início ao fim. Comece com o que aciona o processo ou comece no final do processo e siga as etapas até o ponto de partida.

A sessão de brainstorming deve envolver aqueles que são diretamente responsáveis pelas tarefas do processo ou alguém com amplo conhecimento sobre o mesmo, pois eles podem fornecer dados precisos.

Passo 7: Organize os Passos Sequencialmente

Pegue a lista de passos que você inventou e coloque-os em uma ordem sequencial para criar um fluxo de processo.

Mantenha o número de etapas no mínimo e se uma etapa incluir mais de uma tarefa, liste-as sob a etapa principal.

Passo 8: Descreva quem está envolvido

Decida cada indivíduo que será responsável pelas tarefas do processo. Definir os seus papéis. Não se esqueça de mencionar o seu título de trabalho em vez do seu nome.

Seja também atencioso com aqueles que estariam referenciando o documento. Escreva-o de uma forma que qualquer funcionário com um conhecimento razoável possa lê-lo e compreendê-lo.

Passo 9: Visualize o processo

Isto é para melhorar a clareza e a legibilidade da sua documentação. Usando um fluxograma de processo, visualize bem as etapas do processo que você identificou anteriormente.

Passo 10: Anote as exceções ao fluxo normal do processo

Um processo empresarial pode nem sempre seguir o mesmo fluxo devido a vários motivos. Mencione estas excepções e que medidas serão tomadas para as resolver.

Passo 11: Adicionar Pontos de Controlo e Medidas

Identificar onde os riscos podem ocorrer no processo e adicionar pontos de controle para ajudar o proprietário do processo ao monitorar o processo.

Estabelecer medidas para determinar a eficácia do processo e para ajudar a melhorá-lo.

Passo 12: Rever e testar o processo

Reúna todos os envolvidos e reveja o fluxograma do processo que você mapeou. Faltam alguns passos? Está tudo em ordem? Uma vez feito, teste o processo e veja se lhe escapou alguma coisa.

Dicas e truques: Melhores Práticas de Documentação de Processos

• Mantenha o documento simples e conciso. Embora deva ser tecnicamente preciso, deve ser fácil de seguir.
• Tenha um plano adequado para atualizar os documentos quando/se o processo mudar. Certifique-se de os rever pelo menos uma vez por ano.
• Ou escolha um dono do processo que possa fazer revisões regulares e notificar outras pessoas sobre as mudanças.
• Mantenha uma documentação separada para cada processo diferente para evitar confusão.
• Ao documentar os processos pela primeira vez, evite cobrir toda a organização de uma só vez. Comece a partir de um único processo dentro de um departamento ou de um grande processo comum a toda a organização.
• Armazene os documentos em um local de fácil acesso para qualquer pessoa que esteja procurando por eles.
• Certifique-se de que é fácil de ser revisto quando necessário e que a nova versão pode ser facilmente distribuída a todos os envolvidos.
• Tenha documentos armazenados on-line em um local central através de uma ferramenta de documentação de processos. Isto ajudará automaticamente com as duas práticas acima mencionadas.
• Use exemplos apropriados , gráficos, codificação por cores, capturas de tela, múltiplas plataformas, etc., conforme necessário.
• Certifique-se de que a documentação do processo esteja de acordo com os padrões existentes na sua organização.
• Se você estiver destacando o fluxo do processo em um formato verbal, sempre equilibre-o com gráficos – um fluxograma de processo.
• Acrescente faixas aos fluxogramas do seu processo empresarial para distinguir diferentes funções do processo, linhas de tempo, etc.
• Crie um guia de documentação de processos, que qualquer pessoa pode consultar como um modelo padrão para documentar um processo.
• Utilize o material documental existente, registos, entrevistas, estudos de caso, diários de campo do pessoal do projecto e o conhecimento dos funcionários para recolher informações para a documentação do processo.

O que te interessa: Benefícios da Documentação do Processo

• Ajuda a colocar todos na mesma página, fornecendo uma visão comum das etapas do processo. Uma visão comum é necessária para a consistência.
• Quando existe uma documentação clara do processo, as alterações aos processos podem ser feitas de forma rápida e direta.
• Ajuda a identificar as condições ideais para uma colaboração e desempenho eficazes.
• Ajuda a identificar gargalos e ineficiências nos processos (mesmo naqueles procedimentos “bem definidos”) que de outra forma podem passar despercebidos.
• Um processo claramente documentado poupa tempo e evita erros ao remover qualquer confusão e ao fornecer instruções claras.
• Diminui os custos e o gasto desnecessário de recursos.
• Ajuda a melhorar a qualidade geral dos processos e a qualidade dos resultados.
• Ajuda a aumentar a produtividade dos funcionários, bem como a sua satisfação.
• Uma vez que se regista claramente como os processos devem ser realizados, facilita a externalização do trabalho.
• A documentação dos processos também ajuda a automatizar facilmente os processos quando necessário.

Modelos de Documentação do Processo de Início Fácil

Basicamente, o mapeamento de processos ajuda a representar as informações documentadas como etapas do processo, funções do processo, entradas e saídas em uma imagem simplificada. A seguir estão os modelos de fluxograma de processos/modelos de mapeamento de processos que você pode editar rapidamente on-line com informações de seus processos organizacionais. Clique no modelo para abri-lo no editor do Creately. Modelo 1

Clique no modelo para editá-lo online

Modelo 2

Modelo 3

Modelo 4

Comentários sobre o Guia Fácil para Documentar Processos

Este guia de documentação de processos cobre tudo o que você precisa saber para documentar um processo adequadamente. Siga as etapas de documentação do processo que discutimos acima, e faça uso dos modelos de fluxograma do processo para garantir um processo de documentação de qualidade. Na nossa Comunidade, você pode encontrar mais modelos de fluxogramas de processo. Em nosso próximo guia, discutiremos técnicas de melhoria de processos que o ajudarão a racionalizar facilmente seus processos de negócios.