Fluxos de trabalho não melhorados são a razão por trás de projetos mal sucedidos, perda de receita e funcionários desmotivados. Sem um fluxo de trabalho adequado no local, é impossível ser produtivo ou terminar o trabalho a tempo. É por isso que você precisa agilizar os fluxos de trabalho para manter as coisas organizadas e desordenadas. Este é um passo importante para que a sua equipa complete mais trabalho em menos tempo. Siga os passos abaixo para organizar os seus fluxos de trabalho e melhorar a eficiência da sua equipa.
Passos a seguir para agilizar os fluxos de trabalho
Passo 1: Crie a sua equipa
A melhoria do fluxo de trabalho é um projeto em si mesmo. Portanto, é necessária uma equipe competente para monitorar e executar as diferentes tarefas. Uma equipe é mais relevante se for uma grande empresa com vários departamentos e houver processos organizacionais que possam afetar todos eles. Nesse caso, é importante ter um representante de cada departamento na equipe do projeto. Use um organograma listando as funções e o departamento. Você pode utilizá-lo para destacar as relações de relato entre os membros da equipe durante o projeto.
Org Chart for Workflow Improvement ( Clique na imagem para editá-la online )
Passo 2: Recolher todos os documentos necessários
Reúna todos os documentos relacionados com os seus processos. Se você já tiver documentado seus processos organizacionais, isso seria muito mais fácil. Se ainda não o fez, inicie o seu projecto de melhoria do fluxo de trabalho com a documentação do processo. Aqui está o nosso Guia Fácil de Documentação de Processo para o ajudar. Examinar estes documentos de processo para identificar os responsáveis e verificar quando os processos são atualizados pela última vez ou se já não são viáveis.
Passo 3: Identificar Todos os Processos e Fluxos de Trabalho
Com a ajuda de sua equipe multifuncional, você pode identificar todos os processos atuais na sua organização. Além dos membros da equipe, você pode entrevistar chefes de departamento, donos de processos e outros gerentes de alto nível para coletar informações sobre os fluxos de trabalho e para ter certeza de que você listou todos os processos. Você pode criar um mapa mental para listar e categorizar ou priorizar os processos e fluxos de trabalho. 
Modelo de mapas mentais de melhoria do fluxo de trabalho ( Clique na imagem para editá-la online )
Passo 4: Avaliar os fluxos de trabalho existentes
Agora que você listou os fluxos de trabalho atuais na sua organização e os priorizou, é hora de avaliá-los para identificar as áreas a serem melhoradas. Se você já documentou os processos, você pode ter acesso a um mapa de processos para começar, mas se não tiver, crie um mapa de processos/ diagrama de fluxo de trabalho dos processos existentes. 
Modelo de mapa de processo para analisar o estado atual ( Clique na imagem para editar isto online )
Além disso, você também pode questionar o pessoal que realiza os processos para coletar informações sobre os bloqueadores e gargalos no fluxo de trabalho. Levar em consideração as condições de outros recursos (computadores, máquinas, etc.) necessários para completar o processo.
Passo 5: Analisar os Resultados
Agora que você sabe o que está funcionando e o que está retardando o processo, é hora de encontrar soluções. Pegue cada área que você considera um desperdício e encontre suas causas principais. Você pode usar o 5 Análise de porquês ou um diagrama de espinha de peixe para fazer isto. 
Diagrama de ossos de peixe para melhorar os fluxos de trabalho ( Clique na imagem para editar isto online )
À medida que você identifica as causas raiz, as soluções se tornariam aparentes para você. Você também pode usar ferramentas de análise de lacunas para reconhecer lacunas em seus processos e elaborar planos de ação para fechá-los. Quer mais técnicas que você pode usar para melhorar seus processos? Confira o nosso guia de Técnicas de Melhoria de Processo que compara ambas as ferramentas Lean e Seis Sigma para melhoria de processos
Passo 6: Criar um Mapa do Estado do Futuro
Ao marcar as áreas de melhoria e remover as etapas ineficientes dos seus processos, você será capaz de criar um processo que está no seu estado ideal. Isto pode ser chamado de mapa do estado do futuro. Você pode visualizar as etapas do seu processo com outro mapa de processo. Desta forma, todos na organização podem se referir a ela para uma rápida compreensão. Obtenha mais modelos de mapas de processo. Quando o mapa estiver pronto, reveja-o com os proprietários do processo, principais gestores e outras partes interessadas, para garantir que são precisos e viáveis.
Passo 7: Faça Alterações
Agora que você sabe onde aplicar as mudanças para agilizar os fluxos de trabalho e quais processos você precisa priorizar, é hora de aplicar as mudanças. Lembre-se de atualizar os seus documentos de processo com as versões atualizadas e compartilhe-os com o resto da organização. As mudanças repentinas que você pode ter feiro nos processos terão um impacto nos seus funcionários, assim como nos seus outros interessados. Portanto, você precisa de ferramentas adequadas para conduzir o sucesso organizacional de forma eficaz. Confira nossa lista de ferramentas de gerenciamento de mudanças para se adaptar facilmente a estas melhorias do fluxo de trabalho.
Que técnicas você usa para agilizar os fluxos de trabalho?
Independentemente do tamanho da empresa, é necessário um bom processo para melhorar os fluxos de trabalho, a fim de aumentar a eficiência e reduzir os custos. Neste guia, abordamos os passos que você precisa seguir para agilizar seus fluxos de trabalho para aumentar a produtividade de seus funcionários. Que outras medidas você toma para melhorar os fluxos de trabalho na sua organização? Informe-nos na seção de comentários abaixo.
