Em alguns de nossos artigos anteriores discutimos sobre o que é modelagem de processos de negócios e quais são as técnicas de modelagem de processos. Neste artigo final da série vamos falar sobre a importância da modelagem de processos de negócios.
(1) Alinhe Operações com Estratégia de Novos Negócios
A implementação ou modificação de uma estratégia de negócios geralmente requer mudanças nas operações e nas pessoas que executam o trabalho. E, por natureza, as pessoas resistem à mudança. Assim, os processos, regras e o pessoal envolvido na antiga estratégia podem ter um impacto na nova estratégia. A Modelagem de Processos de Negócio ajuda nesse quesito ao:
- Ajudar os gestores e executivos a manterem a consistência entre os processos e, ao mesmo tempo, manterem um olho na estratégia geral da organização
- Assegurar que as tarefas e atividades operacionais realizadas pelos membros da equipe realmente ajudem a organização a implementar sua estratégia. Se os processos e as estratégias não estiverem alinhados, isso geralmente leva ao fracasso na execução. Porque mesmo que as tarefas operacionais sejam executadas corretamente, os objetivos organizacionais gerais não são alcançados.
- Implementar a Re-engenharia de Processos de Negócio (RPN), compreendendo os processos existentes e modificando-os para melhorar o desempenho – A análise dos processos de negócio ajuda a identificar gargalos e ineficiências nos processos e, assim, melhorá-los.
- Habilitar a Agilidade dos Processos, com uma capacidade de mudar e comunicar processos rapidamente para aproveitar novas oportunidades de negócios ou enfrentar desafios comerciais.
Modelos de processos de negócio ajudam a visualizar os processos para tomar uma melhor decisão
(2) Melhore a Comunicação do Processo
Um fator que diferencia negócios e equipes de sucesso é que eles têm uma ideia muito clara do que devem fazer, como devem fazer e qual é o papel exato de cada membro da equipe. A comunicação clara dos processos operacionais é fundamental para facilitar o bom funcionamento de uma equipe. A Modelagem de Processos de Negócios permite a documentação e a comunicação dos processos de negócios das organizações:
- A modelagem de processos oferece uma linguagem e metodologia comum e unificada para a comunicação de processos e informações sobre processos e regras de decisão.
- É ideal para treinamento de novas pessoas e transferência rápida de conhecimento porque com um processo completamente documentado qualquer novo membro da equipe pode ser treinado rapidamente sobre o que ele tem que fazer em qualquer situação que ele possa enfrentar.
- Minimiza o perigo em potencial da perda de membros da equipe, que resulta na perda de conhecimento do processo comercial.
- Ajuda os gestores de negócios a comunicarem as suas ideias de forma rápida e clara.
- Inicia a iniciativa de documentação do processo organizacional.
- Transforma a experiência da equipe em processos documentados
(3) Aumente o Controle e a Consistência
As organizações e empresas que têm sucesso são aquelas que asseguram que os seus processos e regras de negócio sejam bem concebidos e que sejam consistentemente aplicados da mesma forma todas as vezes. Este controle e consistência do processo é a chave para o sucesso de qualquer organização. A Modelagem de Processos de Negócios torna isso possível ao ajudar a:
- Formalizar os processos existentes que possam não estar bem documentados ou que tenham evoluído ao longo do tempo para “conhecimento informal”.
- Executar um processo de forma consistente porque, em vez de confiar nas pessoas para lembrar de fazer a coisa certa, o processo documentado pode ser dado aos usuários do negócio.
- Tomar melhores decisões porque o trabalho de adivinhação é eliminado, uma vez que os utilizadores empresariais podem ter as regras de negócio documentadas à sua frente.
- Manusear exceções mais rápido e melhor.
- Completar a conformidade regulamentar, assegurando que os processos documentados seguem as diretrizes da empresa e os regulamentos legais.
- Por os empresários no comando.
- Apoiar iniciativas de conformidade, tais como Six Sigma, ISO 9000
(4) Melhore a Eficiência Operacional
- No ambiente empresarial atual, todos os negócios e todos os gestores querem garantir que estão a alcançar os melhores resultados possíveis com os recursos disponíveis. Não há espaço para ineficiências e desperdícios.
- As etapas de simulação e análise da Modelagem de Processos de Negócio são ferramentas críticas para gestores e analistas para garantir que seus processos sejam otimizados e estejam funcionando com precisão.
- A Simulação de Processos permite a análise e compreensão dos fluxos do processo e ajuda os gestores a saberem se há espaço para uma maior otimização e eficiência.
- Ajuda a detectar as melhorias necessárias e a reduzir o tempo do ciclo do processo.
- Aumenta a produtividade dos recursos e pessoal existentes e assim permite que a equipe faça mais com menos.
- Facilita a experimentação sem riscos e incentiva a troca de ideias de melhoria de processos.
- A simulação de processos permite a modelagem de desenhos de processos antes de implementá-los de fato, minimizando assim as interrupções.
- Ele incentiva uma mentalidade de otimizar continuamente os processos críticos do negócio para melhorar incrementalmente a eficiência operacional.
- A análise do processo permite uma melhor utilização dos recursos.
(5) Ganhe Vantagem Competitiva
Todos os benefícios mencionados acima levam a uma vantagem competitiva significativa para uma organização que investiu tempo e esforço para documentar, simular e melhorar os seus processos de negócio. Estudos de muitas empresas de enorme sucesso têm demonstrado muitas vezes que elas tiveram sucesso não só por causa de melhores ideias ou melhores modelos de negócio. Mas também porque eles constantemente refinam e melhoram seus processos através da modelagem dos processos de negócios.
Uma ligeira melhoria numa atividade aqui e em outra ali leva a um processo globalmente melhor. E esses pequenos refinamentos ajudam as organizações a funcionarem eficientemente e a darem vantagem sobre os seus concorrentes.
Os pontos acima destacam a importância da modelagem de processos de negócios para uma organização. E isto marca o fim da série de artigos que compartilhamos sobre modelagem de processos de negócios.
Esperamos sinceramente que tenhamos ajudado a melhorar os seus conhecimentos sobre MPN e que você coloque em prática os conhecimentos adquiridos. Nós desenhamos modelos profissionais de processos MPN para que você posssa começar rápido também. Clique aqui para começar a criar qualquer diagrama MPN complexo. Como sempre, se você tiver alguma pergunta, sinta-se à vontade para fazê-las na seção de comentários.
