„Zasadą jest, że kiepski proces pochłonie dziesięć razy więcej godzin, niż wymaga sama praca”. – Bill Gates
Pierwszym krokiem w kierunku usprawnienia procesów pracy jest zidentyfikowanie tego, co je spowalnia. Istnieje wiele metodologii doskonalenia procesów pozwalających na identyfikację wąskich gardeł i nieefektywności w procesach. Niniejszy przewodnik zawiera krótkie omówienie każdej z technik doskonalenia procesów. Będziemy robić głębokie nurkowania na każdym następnie w tej serii. Tutaj wymieniamy najskuteczniejsze z nich, które można łatwo wykorzystać. Przewiń w dół, aby dowiedzieć się więcej o narzędziach Lean.
Narzędzia Six Sigma
Inne
Narzędzia Lean
Narzędzia Lean są wykorzystywane do eliminacji marnotrawnych etapów procesu lub działań, które nie dodają żadnej wartości. 8 bezużytecznych etapów, które można usunąć za pomocą następujących narzędzi Lean to:
- Usterki
- Nadprodukcja
- Oczekiwanie
- Niewykorzystane talenty
- Transport
- Zapasy
- Ruch
- Procesy dodatkowe
Pozbycie się tych marnotrawnych kroków w procesach pomoże Ci poprawić jakość produktów, skrócić czas realizacji i obniżyć koszty całkowite. Oto 3 narzędzia Lean, które możesz wykorzystać do usprawnienia swoich procesów biznesowych.
5S
Zorganizowane środowisko biurowe jest niezbędne dla efektywnych procesów. Dzięki metodzie 5S możesz stworzyć czyste, bezpieczne i produktywne środowisko dla swojego zespołu.
Ogólnie stosowane w:
Wszystkie rodzaje przemysłu, od produkcji do małych przedsiębiorstw.
Przydatne do:
- promowanie bezpieczeństwa,
- obniżenie kosztów,
- zwiększenie efektywności procesów/zespołów,
- usuwanie odpadów z procesów produkcyjnych.
Dokumentacja:
- Fotografie (miejsc pracy przed i po wdrożeniu 5S),
- Dokumenty lub listy kontrolne dotyczące działań zespołowych,
- Formularze ewaluacyjne do sprawdzania stanu realizacji pierwszych 3 kroków,
- Lista wskazówek, które pozwolą utrzymać biuro w porządku i czystości.
Łatwość użytkowania:
Nie wymaga żadnej analizy technicznej, może być stosowany przez każdego w pracy.
Jak używać:
Oto kroki, które należy podjąć przy wdrażaniu metody 5S
Mapowanie strumienia wartości
Mapa strumienia wartości to graficzna reprezentacja przepływu materiałów i informacji, które są potrzebne do dostarczenia produktu lub usługi do klienta.
Ogólnie stosowane w:
Przemysł wytwórczy
Przydatne do:
- Identyfikacji marnotrawstwa w ramach procesów i pomiędzy nimi,
- Uzyskanie wglądu w proces podejmowania decyzji i przepływy procesów,
- Identyfikacja i priorytetyzacja obszarów wymagających poprawy,
- Wyznaczanie mierzalnych celów dla zadań doskonalących.
Dokumentacja:
- Mapa stanu obecnego pokazująca, jak obecnie obsługujesz swoich klientów,
- Mapa stanu przyszłego pokazująca, jak będzie wyglądał proces po wprowadzeniu zmian.
Łatwość użytkowania:
Proces mapowania może trwać do 3 dni, ale z odpowiednim zespołem można to zrobić szybciej.
Jak używać:
Zapoznaj się z tym szybkim przewodnikiem po mapowaniu strumienia wartości, aby zacząć.
Kliknij szablon, aby edytować go online
Potrzebujesz więcej darmowych szablonów mapowania strumienia wartości, które możesz edytować?
Kaizen
Kaizen to technika, która wymaga ciągłego doskonalenia każdej funkcji w firmie. Może być realizowany poprzez cykl PDCA.
Ogólnie stosowane w:
Działy zarządzania, ale także przez osoby z kręgów kontroli jakości, analizatorów odpadów i zwykłych pracowników
Przydatne do:
- Ulepszanie procesów, jakości produktów/usług i satysfakcji klienta,
- Zwiększenie produktywności zespołu i satysfakcji z pracy,
- Promowanie większego bezpieczeństwa i szybszych dostaw.
Dokumentacja:
- Raporty o aktualnej sytuacji w miejscu pracy,
- Ankiety sprawdzające stosunek zespołu do satysfakcji z pracy,
- Plan strategii Kaizen mający na celu poprawę produktywności zespołu.
Łatwość użytkowania:
Jest to proces ciągły i wymaga aktywnego udziału całej firmy
Jak używać:
Postępuj zgodnie z poniższymi krokami na każdym etapie cyklu, aby uzyskać optymalne rezultaty.
Narzędzia Six Sigma
Six Sigma to po prostu mądrzejszy sposób zarządzania firmą. Chodzi o zbieranie danych na temat procesów, aby zrozumieć, co się dzieje. Dane te są następnie analizowane i interpretowane w celu znalezienia skutecznych sposobów na usprawnienie procesu. W ten sposób uzyskasz:
- Zwiększenie satysfakcji klienta,
- Skrócenie czasu cyklu,
- Zmniejszenie liczby wad.
Przyjrzyjmy się kilku narzędziom six sigma, które są powszechnie stosowane do usprawniania procesów w przedsiębiorstwach.
DMAIC
DMAIC to 5-etapowa metoda (bezpośredni potomek cyklu PDCA), która służy do usprawniania bieżących procesów. Jeśli Twoje produkty/usługi lub procesy biznesowe nie spełniają oczekiwań klientów lub nie działają dobrze, DMAIC może pomóc Ci dowiedzieć się dlaczego tak się dzieje i znaleźć długoterminowe rozwiązania problemu.
Ogólnie stosowane w:
Wszystkie rodzaje branż, w szczególności przez zespoły pracujące nad projektami
Przydatne do:
- Ulepszanie procesów lub produktów,
- Znajdowanie rozwiązań dla problemów w ramach procesów,
- Redukcja zbędnych kosztów i czasu.
Dokumentacja:
- Karta projektu,
- Mapa procesu z wejściami i wyjściami procesu,
- Dane dotyczące wyników projektu,
- Dokumentacja nowego rozwiązania.
Łatwość użytkowania:
Może być wdrożony w ciągu miesiąca lub w ciągu roku
Jak używać:
Poniżej przedstawiamy kroki, które należy podjąć, aby wdrożyć metodę DMAIC.
DMADV
DMADV, znany również jako Design for Six Sigma (DFSS) służy do tworzenia nowych procesów na poziomie jakości Six Sigma. Jeśli istniejące procesy nie spełniają wymaganych poziomów jakości nawet po ich optymalizacji, nadszedł czas na wykonanie DMADV, aby wprowadzić ewolucyjną zmianę. Lub innymi słowy, stworzyć nowy, lepszy proces.
Ogólnie stosowane w:
Wszystkie rodzaje przemysłu, szczególnie w produkcji.
Przydatne do:
- Opracowanie nowego procesu/produktu,
- Zmniejszenie liczby błędów w linii produkcyjnej,
- Poprawa satysfakcji klienta,
- Zwiększanie zysków.
Dokumentacja:
- Informacje o historycznych danych dotyczących procesu/produktu,
- Opinie klientów/ recenzje.
Łatwość użytkowania:
Metoda ta może być rozwijana w ciągu kilku miesięcy lub nawet lat.
Jak używać:
Wykonaj następujące kroki, aby wdrożyć DMADV.
Analiza przyczyn i skutków
Narzędzie to również znane jest jako diagram rybiej ości lub diagram Ishikawy. Jest to technika, która może być użyta do wizualnego pokazania przyczyn danego problemu lub efektu.
Ogólnie stosowane w:
Wszystkie rodzaje przemysłu.
Przydatne do:
- Identyfikowanie i analizowanie wszystkich możliwych przyczyn problemu/skutku,
- Prowadzenie zespołowych sesji burzy mózgów w celu rozwiązywania problemów.
Dokumentacja:
Dokumenty dotyczące informacji związanych z analizowanymi zagadnieniami.
Łatwość użytkowania:
Może pomóc zespołowi w zidentyfikowaniu i przeanalizowaniu przyczyn problemu podczas jednej sesji burzy mózgów.
Jak używać:
Oto najlepszy przewodnik po diagramach rybiej ości, który pomoże Ci zacząć.
Kliknij na szablon, aby edytować go online
Pobierz więcej darmowych szablonów diagramu rybiej ości, które możesz szybko edytować online.
Analiza SIPOC
Analiza SIPOC jest techniką, która pomaga uporządkować dane o ludziach i rzeczach, które są zaangażowane w procesy biznesowe.
Ogólnie stosowane w:
Przemysł wytwórczy.
Przydatne do:
- Identyfikacja wszystkich istotnych elementów potrzebnych do realizacji projektu usprawnienia procesu,
- Definiowanie złożonych projektów, które nie są odpowiednio zaplanowane,
- Zrozumienie procesu podczas fazy definiowania DMAIC.
Dokumentacja:
W analizie SIPOC dane będą wyszczególnione w każdej z poniższych kategorii, dlatego potrzebne będą informacje na ich temat.
- Dostawca: ludzie, działy, organizacje itp., które dostarczają Ci danych niezbędnych do realizacji procesu;
- Wejście: surowce, sprzęt, formularze lub informacje, a nawet ludzie, którzy są potrzebni do przeprowadzenia procesu;
- Proces: grafika przedstawiająca etapy procesu;
- Wyjście: lista rzeczy, które proces dostarcza do klienta wewnętrznego i zewnętrznego;
- Klient: lista klientów wewnętrznych i zewnętrznych, którzy będą otrzymywać Twoje dane wyjściowe.
Łatwość użytkowania:
Podczas sesji burzy mózgów wypełnianych jest 5 kolumn. Jeśli tylko zespół dostarczy odpowiednie informacje, diagram może być szybko uzupełniony i przeanalizowany.
Jak używać:
Zbierz swój zespół i zapisz powyższe informacje w diagramie/ tabeli, jak poniżej.
Mapy procesów
Mapy procesów w sposób graficzny przedstawiają każdy krok procesu. I są one istotną częścią dokumentacji procesu.
Ogólnie stosowane w:
Wszystkie rodzaje przemysłu, od produkcji do marketingu.
Przydatne do:
- Zrozumienie sposobu działania procesów,
- Identyfikacja obszarów procesów, które wymagają zmiany.
Dokumentacja:
- Dostępne informacje na temat mapowanego procesu,
- Opisy stanowisk pracy i zakresy obowiązków osób zaangażowanych w proces.
Łatwość użytkowania:
Aby stworzyć mapę procesu, potrzebny jest udział tych, którzy są w niego zaangażowani. Zebranie ich w jednym miejscu, zmapowanie procesu i jego analiza może trwać nawet kilka dni, zwłaszcza jeśli proces jest skomplikowany.
Jak używać:
Zbierz swój zespół, zrób burzę mózgów na temat kroków procesu, zidentyfikuj granice procesu, ułóż kroki w kolejności sekwencyjnej, narysuj mapę procesu i zweryfikuj, czy mapa jest dokładna.
schematu procesu Kliknij na szablon, aby edytować go online
Chcesz narysować mapę procesu / schemat przepływu? Skorzystaj z oprogramowania Creately do tworzenia schematów przepływu, aby zrobić to teraz!
Mapy procesów BPMN
Mapa Business Process Modeling Notation jest ustandaryzowanym sposobem tworzenia wizualnych modeli procesów biznesowych.
Ogólnie stosowane w:
Wszystkie rodzaje branż, w szczególności przez analityków biznesowych.
Przydatne do:
- Rozbicie procesów biznesowych w celu ułatwienia analizy,
- Identyfikacja błędów w procesach,
- Projektowanie całkowicie nowych procesów,
- Pomaganie interesariuszom w zrozumieniu sposobu prowadzenia działalności.
Dokumentacja:
Informacje o wejściach, wyjściach itp. procesu biznesowego.
Łatwość użytkowania:
Jeśli znasz standardy BPMN, narysowanie diagramu może być wykonane w ciągu jednego dnia, pod warunkiem, że masz jasny pomysł na to, jak rozwija się proces.
Pobierz więcej darmowych szablonów BPMN, które możesz edytować online.
Chcesz poszerzyć listę metod doskonalenia procesów biznesowych?
Omówiliśmy kilka przydatnych metod usprawniania procesów biznesowych, które możesz wykorzystać do usprawnienia przepływu pracy i zwiększenia produktywności swojego zespołu. Skorzystaj z nich i podziel się z nami tym, jak pomogły Ci osiągnąć Twoje cele. Jakie inne metody doskonalenia procesów stosujesz? W naszym kolejnym przewodniku przyjrzymy się bardziej szczegółowo mapowaniu procesów, istotnej technice usprawniania procesów biznesowych, która pomoże Ci zwiększyć wydajność i obniżyć koszty.
