Większość projektów kończy się niepowodzeniem, ponieważ interesom i wymaganiom interesariuszy poświęca się zero uwagi.
Podczas gdy kluczowi interesariusze są w stanie sprawić, że projekt zakończy się niepowodzeniem, należy opracować odpowiedni plan identyfikacji ich potrzeb, komunikacji i współpracy z nimi.
Plan zarządzania interesariuszami powinien być kluczowym elementem planowania projektu.
W tym poście przyjrzymy się, czym jest zarządzanie interesariuszami i jakie są poszczególne etapy procesu zarządzania interesariuszami.
Wprowadziliśmy również kilka narzędzi wizualnych, które możesz wykorzystać podczas każdej z faz oraz edytowalne szablony.
Czym jest zarządzanie interesariuszami?
Interesariusz to ktoś, kto ma udział lub kogo dotyczy projekt i jego wynik.
Może to obejmować zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne podmioty, takie jak członkowie zespołu projektowego, sponsorzy projektu, kadra kierownicza, klienci, dostawcy, partnerzy i rząd.
Zarządzanie interesariuszami to proces zarządzania oczekiwaniami i ich wymaganiami.
Proces zarządzania obejmuje identyfikację i analizę interesariuszy oraz systematyczne planowanie komunikacji i angażowanie się w działania z nimi.
Proces zarządzania interesariuszami
Poniżej przedstawiamy kluczowe kroki w zarządzaniu interesariuszami. Przestrzeganie tych kroków pomoże Ci skutecznie spełnić wymagania interesariuszy i sprawi, że będą oni zadowoleni.
Identyfikacja interesariuszy
Pierwszym krokiem jest identyfikacja interesariuszy projektu. Możesz zacząć od spisania wszystkich osób, na które projekt ma wpływ.
Nie musisz się jeszcze martwić o przypisanie im kategorii, wystarczy, że zanotujesz ich imię lub nazwę firmy, którą reprezentują. Aby zidentyfikować interesariuszy, musisz zadać sobie następujące pytania:
- null
- Na kogo będzie miał wpływ (pozytywny i negatywny) Twój projekt?
- Kto będzie zainteresowany Twoim projektem?
- Kto ma władzę nad Twoim projektem?
- Kto chce, aby Twój projekt zakończył się niepowodzeniem?
- Kto chce, aby Twój projekt zakończył się sukcesem?
Szablon mapy myśli, taki jak ten, może pomóc Ci w ich wypisaniu.
Kiedy mamy już pełną listę interesariuszy, łatwiej jest ich skategoryzować. Na przykład, można je pogrupować i łatwo podzielić na zewnętrzne i wewnętrzne podmioty. Możesz w tym celu wykorzystać podobną mapę interesariuszy, jak ta powyżej.
Analiza interesariuszy
W tym kroku ocenisz interesariuszy pod względem wpływu i ich zainteresowania, jakie mają w stosunku do Twojego projektu. Kategoryzacja interesariuszy w ten sposób, pozwoli zdecydować, którym interesariuszom powinieneś poświęcić najwięcej, a którym najmniej uwagi.
Macierz wpływu i zainteresowania
Macierz wpływu i zainteresowania jest najczęściej stosowaną techniką w analizie interesariuszy. To narzędzie pomoże Ci określić, co i jak często będziesz komunikować swoim interesariuszom.
Duży wpływ / Duże zainteresowanie (Ściśle współpracuj i starannie zarządzaj)
Interesariusze, których umieścisz w tym kwadrancie, to kluczowi gracze. Chociaż będziesz musiał poświęcić najwięcej starań, aby nawiązać z nimi kontakt, powinieneś informować ich na bieżąco o projekcie.
Duży wpływ / Niskie zainteresowanie (Utrzymanie zadowolenia)
Podejmij odpowiednie starania, aby ci interesariusze byli zadowoleni. Ale nie przesadzaj z komunikacją, aby ich nie znudzić.
Niski wpływ / Duże zainteresowanie (Informuj na bieżąco)
Przekaż tym osobom odpowiednie informacje na temat projektu i upewnij się, że nie mają one żadnych zastrzeżeń do projektu.
Niski wpływ / Niskie zainteresowanie (Monitoruj)
Monitoruj tych interesariuszy i ich zainteresowanie projektem oraz dostarczaj im odpowiednich informacji, nie przeciążając ich.
Diagram cebulowy – priorytetyzacja interesariuszy
Teraz, kiedy już wiesz, na czym stoi każdy z interesariuszy, możesz użyć schematu organizacyjnego lub diagramu cebulowego, jak ten poniżej, aby nadać im priorytety w oparciu o ich znaczenie dla projektu i hierarchię.
Analiza SWOT interesariuszy
Innym doskonałym narzędziem do analizy ważności interesariuszy i nadawania im priorytetów jest analiza SWOT.
Dzięki niemu możesz ocenić swoich interesariuszy na podstawie ich mocnych i słabych stron, zagrożeń, jakie stwarzają dla projektu oraz możliwości, jakie mogą wnieść w jego pomyślne zakończenie.
Planowanie z udziałem interesariuszy
Teraz, kiedy masz już pomysł na to, jak i jak często powinieneś komunikować się i angażować swoich interesariuszy, nadszedł czas na stworzenie planu, który pozwoli Ci dostarczyć odpowiednią wiadomość do odpowiedniego interesariusza w odpowiednim czasie.
Zanim przystąpisz do tworzenia planu komunikacji, powinieneś mieć pod ręką profil interesariuszy.
Profile te (powinieneś mieć jeden dla każdej kategorii interesariuszy) powinny zawierać listę ich potrzeb, zainteresowań, celów, odpowiedzialności, poziomu wpływu i zainteresowania, kanałów komunikacji itp.
Następnie można opracować plan komunikacji dla każdego profilu interesariuszy. Plan powinien określać takie informacje, jak
- null
- Rodzaj informacji, która powinna zostać przekazana (kluczowe informacje),
- Podejście do kwestii zaangażowania,
- Kanały komunikacji (np. e-maile, newslettery, rozmowy wideo itp.),
- Częstotliwość angażowania interesariusza i faza projektu, w której należy go zaangażować.
Zaangażowanie interesariuszy
To tutaj realizujesz swój plan komunikacji, który stworzyłeś.
Podczas aktywnej współpracy z interesariuszami, należy stale monitorować ich sytuację, aby zidentyfikować, czy mogą mieć problemy z jakimkolwiek rozwojem projektu.
Podejmij niezbędne działania, aby się do nich ustosunkować w celu uzyskania ich stałego wsparcia.
Należy również uważać, aby wybrać odpowiednie podejście do zaangażowania w zależności od rodzaju interesariusza. Na przykład, można użyć kosztownych metod, takich jak spotkania bezpośrednie, szerokie konsultacje itp. z interesariuszami, którzy mają duży wpływ i duże zainteresowanie (kluczowi gracze) w projekcie.
Zarezerwuj mniej kosztowne metody, takie jak newsletter i e-maile dla tych, do których powinieneś skierować minimum wysiłku.
Zmierz efektywność swojej strategii zaangażowania i wprowadź niezbędne modyfikacje, aby usprawnić ją w razie potrzeby.
Dodatkowe wskazówki dotyczące zarządzania interesariuszami?
Nie ważne czy interesariusz jest na szczycie listy, czy na samym dole, każdy interesariusz w projekcie musi być zarządzany i zaangażowany. Utrzymanie ich zadowolenia jest kluczem do udanego projektu.
W tym wpisie opisaliśmy, jak dokładnie powinieneś podejść do identyfikacji i analizy interesariuszy oraz stworzenia skutecznego planu angażowania ich w działania.
Zapoznaj się również z naszym postem na temat tworzenia planu komunikacji z klientem, aby dowiedzieć się szczegółowo, jak stworzyć skuteczny plan komunikacji dla swoich interesariuszy.
