Onverbeterde workflows zijn de oorzaak van mislukte projecten, verloren inkomsten en ongemotiveerde werknemers. Zonder een goede workflow is het onmogelijk om productief te zijn of werk op tijd af te krijgen. Daarom moet je de workflows stroomlijnen om alles overzichtelijk en ordelijk te houden. Dit is een belangrijke stap om je team meer werk te laten afleveren in minder tijd. Volg de onderstaande stappen om je workflows te organiseren en de efficiëntie van je team te verbeteren.
Stappen om workflows te stroomlijnen
Stap 1: Stel je team samen
De workflow verbeteren is een project op zich. Daarom is een geschikt team nodig om de verschillende taken te controleren en uit te voeren. Een team is relevanter als het een groot bedrijf is met meerdere afdelingen en er organisatorische processen zijn die op al die afdelingen van invloed kunnen zijn. In dat geval is het belangrijk om van elke afdeling een vertegenwoordiger in het projectteam te hebben. Gebruik een organisatieschema met de functies en de afdeling. Je kunt het gebruiken om de rapportageverhoudingen tussen de teamleden tijdens het project te benadrukken.
Organisatieschema voor verbetering van de workflow ( Klik op de afbeelding om deze online te bewerken )
Meer organisatieschema sjablonen
Stap 2: Verzamel alle nodige documenten
Verzamel alle documenten met betrekking tot je processen. Als je je organisatorische processen al hebt gedocumenteerd, zou dit veel gemakkelijker zijn. Als je dat nog niet hebt gedaan, begin je workflowverbeteringsproject dan met procesdocumentatie. Hier is onze Eenvoudige gids voor procesdocumentatie om je te helpen. Bestudeer deze procesdocumenten om de verantwoordelijke partijen te identificeren en ga na wanneer de processen voor het laatst zijn bijgewerkt en of zij niet langer levensvatbaar zijn.
Stap 3: Identificeer alle processen en workflows
Met de hulp van je cross-functionele team kun je alle huidige processen in je organisatie in kaart brengen. Naast de teamleden kun je afdelingshoofden, proceseigenaars en andere topmanagers interviewen om informatie te verzamelen over de workflows en om er zeker van te zijn dat je alle processen hebt opgesomd. Je kunt een mindmap maken om de processen en workflows op een rijtje te zetten en te categoriseren of te prioriteren.
Workflow verbetering mind maps template ( Klik op de afbeelding om deze online te bewerken )
Stap 4: Bestaande workflows beoordelen
Nu je de huidige workflows in je organisatie hebt geïnventariseerd en gerangschikt op prioriteit, is het tijd om ze te beoordelen om de gebieden voor verbetering te identificeren. Als je de processen al hebt gedocumenteerd, heb je misschien toegang tot een proceskaart om te beginnen, maar als je dat niet hebt, maak een process map/ workflow diagram van de bestaande processen.
Proceskaart sjabloon om huidige staat te analyseren ( Klik op de afbeelding om dit online te bewerken )
Daarnaast kun je ook het personeel dat de processen uitvoert ondervragen om informatie te verzamelen over de blokkers en knelpunten in de workflow. Hou rekening met de voorwaarden van andere middelen (d.w.z. computers, machines, enz.) die nodig zijn om het proces te voltooien.
Stap 5: Analyseer de resultaten
Nu je weet wat werkt en wat het proces vertraagt, is het tijd om oplossingen te vinden. Neem elk gebied dat je als afval beschouwt en zoek de onderliggende oorzaken. Je kunt gebruik maken van de 5 waarom-analyse of een visgraatdiagram gebruiken om dit te doen.
Visgraatdiagram om workflows te verbeteren ( Klik op de afbeelding om dit online te bewerken )Naarmate je de hoofdoorzaken identificeert, worden de oplossingen duidelijk. Je kunt ook gebruik maken van hulpmiddelen voor kloofanalyse om hiaten in je processen te herkennen en actieplannen op te stellen om ze te dichten. Wil je meer technieken die je kunt gebruiken om je processen te verbeteren? Bekijk onze gids voor procesverbeteringstechnieken die zowel Lean als Six Sigma tools voor procesverbetering vergelijkt
Stap 6: Maak een toekomstige staat map
Door de verbeterpunten te markeren en de inefficiënte stappen uit je processen te verwijderen, zul je een proces kunnen creëren dat in zijn ideale staat verkeert. Dit kan de toekomstige-staat map worden genoemd. Je kunt de processtappen visualiseren met een andere process map. Op die manier kan iedereen in de organisatie er naar verwijzen voor snel begrip. Ontdek meer process map sjablonen. Zodra de map klaar is, moet je ze bespreken met de proceseigenaars, senior managers en andere belanghebbenden om ervoor te zorgen dat ze accuraat en haalbaar is.
Stap 7: Wijzigingen aanbrengen
Nu je weet waar je wijzigingen moet aanbrengen om de workflows te stroomlijnen en welke processen je prioriteit moet geven, is het tijd om wijzigingen toe te passen. Vergeet niet je procesdocumenten bij te werken met de bijgewerkte versies en ze te delen met de rest van de organisatie. Plotselinge veranderingen die je in processen aanbrengt, zouden een impact hebben op je werknemers en je andere stakeholders. Je moet dus over de juiste tools beschikken om je organisatie effectief te laten slagen. Bekijk onze lijst van tools voor wijzigingsbeheer om naadloos op deze workflowverbeteringen in te spelen
Welke technieken gebruik je om workflows te stroomlijnen
Ongeacht de grootte van het bedrijf, een goed proces om workflows te stroomlijnen is noodzakelijk om de efficiëntie te verhogen en de kosten te verlagen. In deze gids hebben we de stappen behandeld die je moet volgen om je workflows te stroomlijnen en zo de productiviteit van je werknemers te verhogen. Welke andere stappen onderneem je om de workflows in je organisatie te stroomlijnen? Laat het ons weten in de commentaar sectie hieronder.
