Een organisatieschema is een grafische voorstelling van de relaties tussen de afdelingen, functies en mensen van een organisatie. Het kan ook de stroom van gegevens, verantwoordelijkheid en rapportage van bottom-up of top-down aangeven. Het gebruik ervan over de hele wereld is een bewijs van de doeltreffendheid ervan. Hieronder vind je enkele regels voor het tekenen van organisatieschema’s en de beste praktijken voor organisatieschema’s om je organisatieschema’s zinvoller en effectiever te maken.
Verdeel en heers
Tenzij je een klein bedrijf bent met weinig werknemers, zullen organisatieschema’s waarschijnlijk complex zijn, met mogelijk veel onderlinge verbanden tussen afdelingen of functies.
Een multinationale onderneming kan bijvoorbeeld haar dochterondernemingen hebben in verschillende landen/markten die een verscheidenheid aan organisatiestructuren zullen hebben (afhankelijk van de marktsituatie en de werkfuncties) en het bedrijf zal een enorme en complexe organisatiestructuur hebben.
Probeer een organisatieschema als deze maar toe te voegen aan een website of document
Wanneer je organisatieschema te groot en te complex wordt, zoals het diagram hierboven, kan het worden opgesplitst in kleinere diagrammen. Je kunt het opsplitsen per afdeling, project, site, regio enz.
Wat voor anderen in je organisatie zinvol is. Dit maakt het voor de kijker gemakkelijker om de verantwoordelijkheden of de verwachtingen van elke afdeling te begrijpen.
Door het organisatieschema op te splitsen in kleine diagrammen wordt het veel gemakkelijker om de voortgang of de werklast van werknemers te controleren. Zodat het werk beter verdeeld kan worden over werknemers met minder belasting. Het maakt het ook zeer gemakkelijk om een vergelijkende analyse van een situatie te maken, zodat de toewijzing van middelen kan worden gestroomlijnd om aan de eisen van verschillende situaties te voldoen.
Org Chart Software
Er is veel organisatieschema-software beschikbaar, zowel online als offline, die het maken van verschillende soorten organisatieschema vergemakkelijkt.
Wanneer grote organisaties meerdere organisatieschema’s hebben die betrekking hebben op hun subafdelingen, wordt het waarschijnlijk moeilijk om deze in één oogopslag te bestuderen.
Als een grafiek meerdere bladzijden beslaat, kan het ook verwarrend zijn om de verbanden tussen elke in de grafiek weergegeven entiteit uit te werken. Met Creately als je organisatieschema diagramming tool, kun je dit probleem voorkomen door gebruik te maken van de diagram linking functie. Dit stelt de kijkers van de grafiek in staat de verbanden tussen de grafieken te zien, tussen de verschillende grafieken te navigeren en eventueel naar individuele werknemersprofielen te gaan.
Kijk bijvoorbeeld eens naar het onderstaande organisatieschema. Het toont de tophiërarchie van het bedrijf. Klik nu op het gemarkeerde vakje (het blauwe rechtse vakje van de CEO) en het zal je naar een ander organisatieschema brengen dat die afdeling verder uitsplitst. Je kunt snel teruggaan naar de oorspronkelijke grafiek door te klikken op de pijltjesknoppen in de onderste werkbalk. Ga je gang en probeer het zelf.
Maak verstandige groeperingen
Wanneer organisatieschema’s worden opgesplitst in sub-diagrammen, is een verstandige groepering en koppeling een must, aangezien de samenhang van elk diagram en de stroom gemakkelijk te begrijpen moeten zijn voor de kijker.
Verstandig groeperen gebeurt op basis van de wijze waarop individuen, banen, functies of activiteiten worden onderscheiden en samengevoegd. De informatiestroom moet ook binnen elke groep worden geoptimaliseerd, maar tegelijkertijd duidelijk worden onderscheiden van de andere groepen.
Structurele koppeling
De groepen moeten structureel aan elkaar worden gekoppeld met een integratiemechanisme (b.v. verbindingsfuncties, unit-overschrijdende groepen, integrator-rollen of projecten en stippellijnen) om te helpen bij de coördinatie en het delen van informatie tussen de groepen, zodat de leiding van de organisatie sturing en richting kan geven aan de hele organisatie.
5 Soorten Organisatiestructuren
1. Functioneel Organisatorische Structuur
De meest voorkomende structuur georganiseerd volgens functies of afdelingen. Bijvoorbeeld financiën, marketing, verkoop enz. Geschikt voor kleine organisaties of organisaties met één programma die niet over een groot geografisch gebied hoeven te beheren.
Voordelen van dit model zijn;
– Ontwikkelt diepgaande vaardigheden in een bepaalde functie of afdeling (de meeste banen zijn functioneel van aard)
– Bevordert functionele innovatie, schaal en lagere kosten
– Is eenvoudig te doen en het is makkelijk voor elke afdeling om te begrijpen wat hun kernverantwoordelijkheden zijn, en hen ter verantwoording te roepen
Organisatieschema met afbeeldingen (Klik op afbeelding om online te wijzigen)
2. Geografisch Organisatiestructuur
Deze structuur is georganiseerd rond grote geografische gebieden. Geschikt voor grote bedrijven met meerdere programma’s die vaak geografisch verschillen en waarbij lokale verschillen doorslaggevend zijn voor succes (bv. regelgeving, fondsenwerving, economie).
Voordelen van dit model zijn;
– stelt de middelen ter beschikking die nodig zijn om in een geografie te slagen
– Maakt meer maatwerk mogelijk van programma’s of diensten per regio
– Duidelijke focus met verantwoording voor resultaten per geografie
– Maakt het mogelijk zich te concentreren op geografische financieringsbronnen
3. Programma Organisatorische Structuur
Deze structuur is georganiseerd rond grote projecten. Geschikt voor multi-service organisaties en stichtingen, die programma’s hebben die sterk van elkaar verschillen (b.v. verschillende klanten, economie, enz.) en waar de middelen en vaardigheden die nodig zijn om een programma te laten slagen, ook zeer verschillend zijn. De factoren voor elk programma zijn echter vergelijkbaar in alle geografische gebieden.
Voordelen van dit model zijn;
– Bevordert een diepgaand inzicht binnen een bepaald programmagebied en kan programma-innovatie bevorderen
– Stelt de middelen ter beschikking die nodig zijn om binnen een programma te slagen
– Maakt duidelijke focus mogelijk met verantwoording voor de resultaten van een programma
– Maakt het mogelijk zich te concentreren op financieringsbronnen die vaak programmagericht zijn
4. Klant/Markt Organisatorische Structuur
Deze structuur is georganiseerd rond klanten/cliënten die door de organisatie worden bediend. Het is geschikt voor bedrijven die zeer verschillende klanten hebben die verschillende dienstvereisten hebben (wat resulteert in verschillende geleverde programma’s).
Voordelen van dit model zijn;
– De klant staat centraal, zodat programma’s kunnen worden ontwikkeld die zijn toegesneden op de behoeften van een populatie en “resultaten” kunnen worden geboekt
– Duidelijke focus met verantwoordelijkheid voor resultaten per klantengroep
– Duidelijke focus op de belangrijkste klanten en/of markten
5. Matrix-organisatiestructuur
Dit is een structuur die is georganiseerd om meerdere dimensies te beheren, b.v. programma en geografie. Vanwege de moeilijkheidsgraad van het beheer wordt het gebruik van dit model NIET aanbevolen.
Voordelen van dit model zijn;
– De organisatie in staat stelt (althans theoretisch) meerdere organisatorische dimensies tegelijk te beheren
Organisatieschema Sjabloon of Matrix Structure (Klik op afbeelding om online te wijzigen)
Sommige van deze types vind je in onze voorbeelden.
Structuurverwijzingen: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx
Duidelijk rapportagetraject / hiërarchie
Bij het tekenen van een organisatieschema dat de organisatorische hiërarchie aangeeft, moeten duidelijke rapportagepaden worden aangegeven, zodat de kijker/werknemer een duidelijk inzicht krijgt in de rapportagestructuur die hij/zij moet volgen. Een van de methoden is het gebruik van een kleurcodering of visuele rijen om het rapportagetraject aan te geven. Wanneer het gaat om Matrix organisatieschema’s waarbij de rapportagelijnen zijn opgezet als een raster, of matrix, in plaats van in de traditionele hiërarchie, is het aangeven van een duidelijk rapportagepad van cruciaal belang voor het succes van de werking van de organisatie.
Hieronder staat een goed voorbeeld van een niet-conventioneel organisatieschema van een platte (op teams/functies gebaseerde) organisatie.
Wat zijn de beste praktijken op het gebied van organisatieschema’s?
Hopelijk vond je dit artikel over de beste praktijken op het gebied van organisatiestructuur nuttig en heeft het je geholpen om effectievere organisatieschema’s te maken. Dit zijn enkele van de beste methoden voor organisatieschema’s die we volgen in Cinergix. En wat zijn de jouwe? Laat het ons weten in de commentaren.
