Het verhogen van de doorstroming en het conversiepercentage van kandidaten is in veel organisaties een veelvoorkomende uitdaging geworden. Om het juiste talent op het juiste moment aan te trekken, moet je over een efficiënt wervingsproces beschikken.
Een van onze belangrijkste doelen voor dit jaar is de uitbreiding van ons team. In het begin was er natuurlijk behoefte om ons wervingsproces opnieuw te bekijken om te zien wat we konden doen om onze kandidaatconversie te verhogen.
We zijn begonnen met het herdefiniëren van ons wervingsproces op basis van onze wervingsbehoeften. Het resultaat was dat we erin slaagden de kandidaatervaring te verbeteren, wat leidde tot een betere kandidaatconversie.
In deze post zullen we onze geoptimaliseerde wervingsproces stappen die we hebben genomen om het te optimaliseren delen.
Een onfeilbaar aanwervingsproces ontwikkelen
Het aanwervingsproces kan van bedrijf tot bedrijf verschillen, afhankelijk van de organisatiestructuur, het selectieproces, de aard van de activiteiten, enz. Maar een goed gepland aanwervingsproces moet het recruitment team helpen de juiste kandidaat aan te nemen.
Hier bij Creately volgen we een wervingsproces van 7 stappen dat ons helpt de juiste kandidaten te vinden, aan te trekken en te behouden. De stappen zijn;
- null
- Vaststellen van de aanwervingsbehoeften
- Opstellen van functiebeschrijvingen
- Uitwerken van een aanwervingsstrategie
- Screening en shortlist van kandidaten
- Gesprekken voeren
- Evalueer en doe het aanbod
- Aan boord van de nieuwe werknemer
Stap 1: Vaststellen van de wervingsbehoeften
Wat zijn je bestaande wervingsbehoeften? Misschien is er net een werknemer vertrokken of is er net een nieuwe baan vrijgekomen. Zodra je de bestaande vacatures hebt geïdentificeerd, kun je de functiespecificaties vaststellen, zoals vaardigheden, kennis, ervaring, enz.
Je kunt je wervingsbehoeften bepalen door het volgende te controleren:
- Eventuele gaten in prestaties, vaardigheden of bekwaamheden die je moet opvullen
- Een plotselinge toename van de werklast die je team niet aan lijkt te kunnen
- Alle werknemers die het bedrijf binnenkort zullen verlaten
Bij Creately gebruiken we een organisatieschema dat de huidige werknemers en hun vaardigheden weergeeft. Dit helpt ons in één oogopslag te zien welke vaardigheden er binnen ons bedrijf bestaan en welke vaardigheden we in de toekomst nodig hebben. Het organisatieschema zal bij elke nieuwe aanwerving worden bijgewerkt.
Stap 2: Opstellen van functiebeschrijvingen
Zodra je weet welke vaardigheden, kennis en ervaring je nodig hebt, definieer je de rol, verantwoordelijkheden en taken.
Een volledige functieomschrijving helpt je te weten wat je in potentiële kandidaten moet zoeken. Het dient ook als een checklist die kandidaten moeten afvinken voordat ze besluiten dat ze geschikt zijn voor de functie en solliciteren – wat betekent: meer relevante kandidaten.
De elementen die in een functiebeschrijving moeten worden opgenomen zijn
- null
- Titel
- Verantwoordelijkheden
- Noodzakelijke kwalificaties en vaardigheden
- Vergoeding, voordelen en extraatjes
- Locatie
Hier is een handig trucje dat we bij Creately volgen – voordat we de functieomschrijving schrijven, gaan we nog een stapje verder om een kandidaat-persoonlijkheid te creëren.
Net als de buyer persona is de job candidate persona een semi-fictief portret van de ideale kandidaat voor de functie waarvoor je mensen aanwerft.
Het creëren van een kandidaatpersona helpt je te bepalen waarnaar je kandidaat op zoek is, hoe en waar je hem kunt vinden. En het geeft je de mogelijkheid om
- null
- Meer relevante functiebeschrijvingen, sollicitatieformulieren, e-mails, opleidingsmateriaal, enz. te schrijven.)
- De beste recruiting channels te identificeren
- Hoogwaardige en gepersonaliseerde content te creëren om relevante kandidaten aan te trekken
- De kandidaat-eisen van je stakeholders te begrijpen
- Bijwerken en hergebruiken in de toekomst
Stap 3: Bedenk je aanwervingsstrategie
Dit is waar je beslist hoe hje de ideale kandidaten aantrekt en behoudt. Hier moet je nagaan of je binnen het bedrijf zelf een mogelijke kandidaat kunt vinden, dan wel of je van buitenaf moet aanwerven.
In je strategie moet je rekening houden met
- null
- Het geografische gebied waar je je op richt
- De wervingsmethode (doorverwijzingen van werknemers, social media, video-interviews, enz.)
- Creëren van relevante job advertenties
- Kanalen voor het plaatsen van personeelsadvertenties (netwerken van sociale media, job boards, bedrijfswebsites, enz.)
En wij weten dat het handig zou zijn om het hele wervingsproces in de vorm van een flowchart te hebben geschetst.
Dit hielp ons het proces overzichtelijk te houden, het hele wervingsteam op één lijn te houden, ervoor te zorgen dat we ons aan het plan hielden en geen belangrijke stap over te slaan.
Stap 4: Screening en shortlist van kandidaten
Je wervingsstrategie was een groot succes en je hebt een torenhoge stapel sollicitaties verzameld. Wat is het volgende?
Dit zijn de stappen die we volgen wanneer we voor deze uitdaging staan
- null
- Eerst sorteren we de sollicitaties om degene met de minimum kwalificaties te vinden
- Dan scheiden we de cv’s met de gewenste referenties. Hierbij kijken we naar de ervaringen, certificeringen, domein- en technische competenties en vaardigheden van de sollicitant.
- De kandidaten die de minimumkwalificaties en de vereiste bekwaamheden bezitten, worden op de shortlist geplaatst.
- Als er problemen zijn met hun sollicitatie, maken we daar een notitie van, zodat we die tijdens het gesprek kunnen ophelderen.
Stap 5: Interview proces
Na het sollicitatieformulier of de jobadvertentie is dit de plaats waar je potentiële kandidaat rechtstreeks met je in contact komt. Het is dus tijd om een goede indruk te maken op hen als potentiële werkgever.
En dit is waar je je het meest zorgen moet maken over de ervaring van de kandidaat.
Dit is wat wij hebben gedaan om de ervaring van de kandidaten te verbeteren
Gevisualiseerd interview programma
Om het zowel voor ons team als voor de kandidaat gemakkelijk te maken, hebben wij het interviewproces gevisualiseerd. Het is duidelijk en helpt alle verwarring weg te nemen.
Wij voegen het bij de eerste e-mail die wij naar onze geselecteerde kandidaat sturen. Dit helpt hen te begrijpen wat het proces inhoudt, hoeveel tijd het in beslag zal nemen en zich dienovereenkomstig voor te bereiden.
We delen het beeld, benadrukken de voltooide stappen en de volgende stap waarop ze zich moeten voorbereiden in de volgende paar e-mails.
Laat ze zelf voorkeurstijdstippen boeken
Flexibel zijn en de bereidheid tonen om rond het schema van je kandidaat te werken is een groot pluspunt voor jou. Van onze telefonische screening sessies tot discussiesessies, we laten de kandidaat zelf een voorkeurstijd reserveren (gebaseerd op de beschikbaarheid van tijdslots) met Calendly.
We delen gewoon de link in de betreffende e-mail, waardoor het voor ons beiden naadloos wordt.
Stap 6: Doe het aanbod
Dit is het moment om de referenties van de kandidaat na te gaan. En als alles klopt, kun je het bod doen.
De kans bestaat echter dat de eerste veelbelovende kandidaat die je hebt geselecteerd, het niet accepteert. In dat geval moet je bereid zijn het aanbod uit te breiden tot de op één of twee na beste kandidaat.
Stap 7: Onboarding van werknemers
Dan komt de onboarding van werknemers. Dit is waar je de nieuwe werknemer laat wennen. Dit houdt niet alleen in dat de nieuwe persoon op kantoor wordt rondgeleid en aan anderen wordt voorgesteld.
Dit houdt ook in dat zij worden geholpen hun verantwoordelijkheden te begrijpen en de nodige middelen en opleiding krijgen om hen te helpen leren. Wij hebben dit onderwerp in deze twee bronnen meer in detail behandeld.
Beste praktijken voor onboarding van werknemers
De visuele gids voor het opleiden van nieuwe werknemers
Wat is uw wervingsproces?
Deze stappen hebben ons geholpen ons wervingsproces te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Maar we hebben het daar niet bij gelaten. We houden regelmatig toezicht om te zien hoe het presteert, wat ons helpt het geoptimaliseerd te houden.
Het is echter mogelijk dat deze stappen niet geschikt zijn voor alle bedrijven, aangezien een wervingsproces organisatiespecifiek is. Maar dat betekent niet dat je deze stappen niet kunt aanpassen aan je eigen behoeften. Deel met ons welke extra stappen je in je proces volgt in de commentaarsectie hieronder.
