Processus de recrutement en 7 étapes pour améliorer le taux de conversion de vos candidats et l’expérience des candidats

Augmenter le flux de candidats et le taux de conversion est devenu un défi commun à de nombreuses organisations. Pour attirer les bons talents au bon moment, vous devez connaître les étapes du processus de recrutement et mettre en place un processus de recrutement efficace. 

L’un de nos principaux objectifs pour cette année est d’élargir notre équipe. Au début, il était naturellement nécessaire de revoir notre processus de recrutement pour voir ce que nous pouvions faire pour augmenter notre taux de conversion des candidats.

Nous avons commencé par redéfinir notre processus de recrutement en fonction de nos besoins d’embauche. En conséquence, nous avons réussi à améliorer l’expérience des candidats, ce qui a conduit à une meilleure conversion des candidats.

Dans cet article, nous allons partager les étapes du processus de recrutement que nous avons suivi pour y parvenir. Commençons par le tout premier point qui consiste à développer un processus de recrutement infaillible.

Développer un processus de recrutement infaillible

Le processus de recrutement peut varier d’une entreprise à l’autre en fonction de la structure organisationnelle; du processus de sélection, de la nature des opérations, etc. Mais tout processus de recrutement bien planifié devrait aider l’équipe d’embauche à recruter le bon candidat.

Chez Creately, nous suivons un processus de recrutement en 7 étapes qui nous aide à trouver, attirer et retenir les bons candidats. Les étapes sont les suivantes :

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1. Identifier les besoins de recrutement.
2. Préparer les descriptions de poste.
3. Élaborer une stratégie de recrutement.
4. Sélectionner et présélectionner les candidats.
5. Mener des entretiens.
6. Évaluer et faire l’offre.
7. Embarquer le nouvel employé.

Étape 1 : Identifier les besoins de recrutement

Quels sont vos besoins actuels en matière de recrutement ? Il se peut qu’un employé vienne de partir ou qu’un nouveau poste vienne de s’ouvrir. Une fois que vous avez identifié les postes vacants, vous pouvez ensuite définir les spécifications du poste telles que les compétences, les connaissances, l’expérience, etc.

Vous pouvez déterminer vos besoins en matière de recrutement en vérifiant :

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• Toute lacune dans les performances, les compétences ou les aptitudes que vous devez combler.
• Une augmentation soudaine de la charge de travail que votre équipe ne semble pas pouvoir gérer.
• Tout employé qui quittera bientôt l’entreprise.

Chez Creately, nous utilisons un organigramme qui répertorie les employés actuels et leurs compétences. Cela nous permet de voir d’un coup d’œil quelles sont les compétences existantes au sein de notre entreprise et celles dont nous avons besoin à l’avenir. L’organigramme sera mis à jour avec chaque nouvelle embauche.

Étape 2 : Préparer les descriptions de poste

Une fois que vous connaissez les lacunes en matière de compétences, de connaissances et d’expérience que vous devez combler, définissez le rôle, les responsabilités et les fonctions du poste.

Une description complète du poste vous permet de savoir ce que vous devez rechercher chez les candidats potentiels. Il sert également de liste de contrôle que les candidats doivent cocher avant de décider qu’ils conviennent au poste et de postuler – ce qui signifie plus de candidatures pertinentes.

Les éléments qui doivent être inclus dans une description de poste sont les suivants :

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• Titre.
• Responsabilités.
• Qualifications et compétences nécessaires.
• Rémunération, avantages et bénéfices.
• Localisation.

Voici une petite astuce que nous appliquons chez Creately : avant de rédiger la description du poste, nous allons jusqu’à créer un personnage pour le candidat.

Tout comme le persona d’acheteur, le persona de candidat est une représentation semi-fictionnelle du candidat idéal pour le poste pour lequel vous recrutez.

Créer un persona de candidat vous aide à identifier ce que votre candidat recherche, comment et où le trouver. De plus, cela vous donne l’opportunité de :

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• Rédiger des descriptions de poste, des formulaires de candidature, des courriels, du matériel de formation, etc. plus pertinents.)
• Identifier les meilleurs canaux de recrutement.
• Créer un contenu de haute qualité et personnalisé pour attirer les candidats pertinents.
• Comprendre les besoins en candidats de vos parties prenantes.
• Actualiser et réutiliser à l’avenir.

Étape 3 : Élaborer votre stratégie de recrutement

C’est ici que vous décidez comment attirer et retenir les candidats idéaux. Vous devez vous demander si vous pouvez trouver un candidat potentiel au sein même de l’entreprise ou si vous devez recruter à l’extérieur.

Dans votre stratégie, vous devez prendre en compte :

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• La zone géographique que vous allez cibler.
• La méthode de recrutement (recommandations d’employés, médias sociaux, entretiens vidéo, etc.).
• Créer des annonces d’emploi pertinentes.
• Les canaux de diffusion des offres d’emploi (réseaux de médias sociaux, sites d’emploi, sites Web des entreprises, etc.).

Par ailleurs, ‘il serait utile de décrire l’ensemble du processus de recrutement sous la forme d’un organigramme. Cela nous a permis de bien organiser le processus; de garder toute l’équipe de recrutement sur la même longueur d’onde; de nous assurer que nous respectons le plan et que nous ne sautons aucune étape importante.

Étape 4 : Sélectionner et présélectionner les candidats

Votre stratégie de recrutement a été un énorme succès et vous avez accumulé une pile de candidatures très élevées. Quelle est donc la prochaine étape ?

Voici les étapes que nous suivons lorsque nous sommes confrontés à ce défi précis :

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• Tout d’abord, nous trions les candidatures pour trouver celles qui présentent les qualifications minimales.
• Ensuite, nous séparons les CV avec les références préférées. Nous considérons ici les expériences, les certifications; les compétences techniques et les aptitudes du candidat.
• Les candidats qui possèdent les qualifications minimales et les références requises seront présélectionnés.
• S’il y a des préoccupations concernant leur candidature, nous en prenons note afin de pouvoir les clarifier au cours de l’entretien.

Étape 5 : Processus d’entretien

Après le formulaire de candidature ou l’offre d’emploi, c’est ici que votre candidat potentiel entrera directement en contact avec vous. Il est donc temps de faire une bonne impression sur eux en tant qu’employeur potentiel.

Et c’est là que vous devez vous préoccuper le plus de l’expérience du candidat.

Voici ce que nous avons fait pour améliorer l’expérience des candidats :

Programme d’entretien visualisé

Pour faciliter la tâche de notre équipe et du candidat, nous avons visualisé le processus d’entretien. Il est clair et permet d’éliminer toute confusion.

Nous le joindrons au premier courriel que nous enverrons au candidat sélectionné. Cela les aide à comprendre la nature du processus, le temps qu’il prendra et à se préparer en conséquence.

Nous partageons le visuel, en soulignant les étapes réalisées et la prochaine étape à laquelle ils doivent se préparer dans les prochains e-mails.

Laissez-les réserver eux-mêmes les créneaux horaires préférés

Le fait d’être flexible et de montrer une volonté de travailler en fonction de l’emploi du temps de votre candidat est un atout majeur pour vous. Qu’il s’agisse de nos sessions de sélection téléphonique ou de nos sessions de discussion, nous laissons le candidat réserver lui-même un créneau horaire de son choix (en fonction de la disponibilité des créneaux horaires) avec Calendly.

Nous partagerons simplement le lien dans l’e-mail correspondant, ce qui nous permettra à tous les deux de travailler en toute transparence.

Étape 6 : Faites l’offre

C’est le moment de vérifier les références du candidat. Et si tout se vérifie, vous pouvez faire l’offre.

Toutefois, il est possible que le premier candidat prometteur que vous avez sélectionné ne l’accepte pas. Dans ce cas, vous devez être prêt à faire une offre au deuxième ou troisième meilleur candidat.

Étape 7 : Embarquement des employés

Vient ensuite l’intégration des employés. C’est le moment où vous faites en sorte que le nouvel employé s’installe. Il ne s’agit pas seulement de faire visiter le bureau à la nouvelle personne et de la présenter aux autres.

Il s’agit également de les aider à comprendre leurs responsabilités et de leur fournir les ressources et la formation nécessaires pour les aider à apprendre. Nous avons abordé ce sujet plus en détail dans ces deux ressources :

Meilleures pratiques en matière d’intégration des employés.

Le guide visuel de la formation des nouveaux employés.

Quel est votre processus de recrutement ?

Les étapes ci-dessus énumérées nous ont permis de simplifier et de rationaliser notre processus de recrutement. Mais nous ne nous sommes pas arrêtés là. Nous le surveillons fréquemment pour voir comment il fonctionne, ce qui nous aide à le maintenir optimisé.

Toutefois, ces étapes peuvent ne pas convenir à toutes les entreprises, car un processus de recrutement est spécifique à une organisation. Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas personnaliser ces étapes pour les adapter à vos propres besoins. 

Partagez avec nous les étapes supplémentaires que vous suivez dans votre processus dans la section des commentaires ci-dessous.